Documenti, fotocopie, archiviazione: quanto costa la carta ad uno studio?

Eliminare la carta dagli uffici non è solamente la scelta più responsabile, ma è sicuramente anche quella più conveniente. Ma le aziende e gli studi professionali, se ne sono accorti? Analizziamo insieme la situazione.

La carta e il mantenimento dei file costano risorse e spazio agli studi, mentre la digitalizzazione dei documenti offre sicuramente dei vantaggi a lungo termine. 

Nonostante la tecnologia abbia sostituito gran parte dei processi all’interno di uno studio, mediamente passano tra le mani di un impiegato circa 10,000 fogli l’anno e considerando che  il costo di una risma di carta è di circa $3,30 dollari, i costi che implicano la gestione della carta all’interno di uno studio sono molto più alti. Secondo uno studio fatto da PairSoft, il costo per l’archiviazione di un documento è pari a $20, recuperare un documento smarrito costa $120 e $220 per riprodurlo… a tutte queste cifre vanno aggiunti i costi per gli scaffali, armadi e scatoloni necessari per l’archiviazione, senza contare il costo per l’acquisto o il noleggio di una stampante per l’ufficio con relativo toner. E non dimentichiamoci uno tra i costi fondamentali di tutto questo: il costo della persona che stampa, fa le fotocopie e poi le archivia…ore e ore pagate affinché qualcuno stampi e archivi documenti, che potrebbero essere salvati sul cloud in pochi clic. Alla fine dei conti il costo della carta per un’azienda è pari a 30 volte il suo prezzo di acquisto. La digitalizzazione dei documenti e l’archiviazione su cloud fa sì che tutti i documenti vengano archiviati ed organizzati in un unico luogo: trovare il documento che si cerca richiederà solo pochi istanti.

Eliminare la carta: digitalizzazione dei documenti

La principale soluzione a questo spreco di risorse è il passaggio al digitale e la transizione viene favorita da due fattori chiavi:

1. L’archiviazione su cloud
2. L’utilizzo di uno scanner integrato

Per fortuna TaxDome offre tutto questo con il suo software all-in-one per gli studi professionali. 

L’archiviazione sicura dei documenti riduce al minimo il rischio di perdita di documenti e informazioni. Le aziende hanno accesso costante ai loro file, quindi non vi è alcun rischio di perdita di dati. I documenti vengono digitalizzati e possono essere creati o archiviati, da qualsiasi luogo in cui si abbia una connessione internet. Inoltre una delle ragioni per cui si dovrebbero preferire i documenti digitali a quelli cartacei è che i file cartacei sono più a rischio di danneggiamento da parte di fattori naturali e intemperie. Questo aspetto non va assolutamente sottovalutato, visto anche il periodo di gravi crisi climatiche e catastrofi naturali che stiamo attraversando. Tutti questi aspetti sottolineano il fatto che la gestione sicura dei documenti aumenta la redditività e professionalità di uno studio. 

La scansione dei documenti non solo aiuta gli studi a risparmiare sui costi di gestione, ma aumenta la produttività aziendale. Tutte le ore passate a cercare e archiviare documenti, potranno essere spese per attività più redditizie.  Grazie alla scansione dei documenti, i dipendenti hanno accesso immediato a tutti i documenti aziendali. I file sono modificabili e condivisibili, aumentando la collaborazione all’interno del luogo di lavoro. Grazie alla digitalizzazione dei documenti e l’eliminazione della carta, le spese fisse costituite dalla carta in uno studio, possono essere eliminate dal bilancio e tali risorse potranno essere utilizzate per altre attività.

TaxDome incoraggia una gestione sostenibile degli studi fiscali, che permetta di essere contemporaneamente green, redditizia ed efficiente dal punto di vista economico. Eliminare la carta farà bene all’ambiente e ai tuoi affari.