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Viviamo nell’era digitale, dove la maggior parte delle nostre interazioni, sia personali che professionali, avviene online. Di conseguenza, la necessità di firmare elettronicamente i documenti in modo sicuro e legalmente vincolante è diventata una parte fondamentale della nostra vita quotidiana. È qui che entrano in gioco le Firme Elettroniche Qualificate (QES) e le Firme Elettroniche Avanzate (AdES), potenti strumenti per l’autenticazione digitale.
Siamo entusiasti di condividere un aggiornamento significativo progettato per arricchire ulteriormente le nostre funzionalità di firma elettronica, in particolare per gli studi contabili che operano nell’Unione Europea (UE). Con questo aggiornamento, introduciamo nella nostra piattaforma le Firme elettroniche avanzate (AdES) e le Firme elettroniche qualificate (QES).
AdES e QES sono delle firme elettroniche legalmente vincolanti, in linea con le più recenti normative UE. Sebbene entrambi i metodi offrano dei livelli di sicurezza ottimali, la QES si distingue come il tipo di firma elettronica più sicuro e affidabile per le aziende dell’UE. Ciò è dovuto principalmente al rigoroso processo di verifica dell’identità del firmatario da parte di una terza parte qualificata, che fornisce un ulteriore livello di fiducia e credibilità.
Analizzeremo come funzionano le firme elettroniche avanzate (AdES) e le firme elettroniche qualificate (QES) all’interno di TaxDome, evidenziandone le funzionalità e i vantaggi per le imprese contabili che operano nell’UE.
Cosa sono le firme elettroniche qualificate (QES)?
Le firme elettroniche qualificate sono una forma avanzata di firma elettronica che soddisfa i più elevati standard di sicurezza e autenticità. In molti Paesi sono legalmente riconosciute come equivalenti alle firme autografe. Per ottenere lo status di QES, il processo di firma elettronica deve seguire le rigide normative stabilite dalle autorità governative o dalle autorità di regolamentazione.
Cosa sono le firme elettroniche avanzate (AdES)?
Le firme elettroniche avanzate sono un tipo di firma elettronica più comune, che offre un livello di sicurezza e autenticità inferiore rispetto alle QES. Tuttavia, le AdES hanno ancora validità legale in molte giurisdizioni e sono ampiamente utilizzate in una varietà di contesti, dai contratti commerciali ai documenti personali.
Come funzionano le firme elettroniche qualificate (QES)?
Le firme elettroniche qualificate si basano su tecnologie crittografiche avanzate. Di solito prevedono l’uso di certificati digitali emessi da autorità di certificazione affidabili. Di seguito una panoramica del processo:
- Identificazione del firmatario: prima di firmare digitalmente un documento, il firmatario deve passare attraverso un rigoroso processo di identificazione per garantire la sua autenticità.
- Creazione della firma: una volta identificato correttamente, il firmatario utilizza la propria chiave privata per creare una firma digitale unica e vincolante.
- Collegamento al documento: la firma digitale viene poi collegata al documento elettronico in questione, assicurando che qualsiasi modifica al documento venga rilevata.
- Convalida: il destinatario del documento può verificare l’autenticità della firma digitale utilizzando la chiave pubblica corrispondente al certificato digitale del firmatario. Questo conferma che il documento non è stato alterato dopo la firma e che il firmatario è chi dice di essere.
Vantaggi delle firme elettroniche qualificate (QES) e delle firme elettroniche avanzate (AdES):
Maggiore sicurezza: le firme elettroniche qualificate si basano su solide tecnologie di crittografia che garantiscono l’integrità e l’autenticità dei documenti firmati. Anche le firme elettroniche avanzate offrono un livello di sicurezza ragionevole, sebbene non raggiungano gli standard QES più severi.
Legalità: sia le QES che le AdES sono riconosciute da leggi e regolamenti specifici in molti Paesi, il che conferisce loro lo stesso valore legale delle firme autografe.
Efficienza e risparmio di tempo: entrambe le forme di firma elettronica eliminano la necessità di stampare, firmare manualmente e scansionare i documenti, riducendo significativamente il tempo necessario per completare transazioni e contratti.
Facilità di tracciamento e gestione: i documenti firmati elettronicamente con QES o AdES sono facilmente rintracciabili e gestibili per tutto il loro ciclo di vita, consentendo un accesso rapido e semplice ogni volta che è necessario.
Accessibile: Le firme elettroniche qualificate e avanzate offrono la comodità di firmare digitalmente i documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, eliminando le limitazioni geografiche e temporali associate alle firme autografe.
Perché utilizzare QES e AdES in TaxDome?
L’utilizzo delle firme elettroniche avanzate (AdES) e qualificate (QES) in TaxDome non è solo un requisito legale in molti casi in tutta l’UE. È anche una scelta prudente per i documenti di valore sostanziale o sensibili. L’utilizzo di questi metodi offre il massimo livello di garanzia sull’autenticità del firmatario e sull’integrità della firma stessa.
In precedenza, per accedere ad AdES o QES era necessario passare da TaxDome ad uno strumento di firma elettronica separato. Con questo aggiornamento, invece, l’intero processo può essere condotto facilmente all’interno di TaxDome, ottimizzando i flussi di lavoro sia per voi che per i vostri clienti.
Questa nuova funzione non è solo comoda, ma anche conveniente: la maggior parte dei metodi costa appena 3 euro per firma, un prezzo nettamente inferiore a quello offerto da altri concorrenti. Non è necessario impegnarsi in pacchetti iniziali, ma è possibile raccogliere le firme in base alle necessità, pagando solo per ciò che si utilizza.
Per le aziende con sede nell’UE, questo aggiornamento garantisce l’accesso alle soluzioni di firma elettronica più sicure, affidabili e conformi alla legge. Vi invitiamo ad esplorare queste funzionalità in prima persona. Se avete domande sull’implementazione, il nostro team di assistenza sarà a vostra disposizione.
Mentre la società continua a progredire verso l’era digitale, QES e AdES svolgono un ruolo sempre più importante nell’autenticazione e nella sicurezza dei documenti elettronici. Non solo semplificano e velocizzano il processo di firma, ma garantiscono anche l’integrità, l’autenticità e la legalità dei documenti firmati digitalmente, promuovendo la fiducia e l’efficienza nelle transazioni commerciali e nelle collaborazioni online.
Adalberto Andrade è il Country Manager di TaxDome in Brasile e Portogallo. È responsabile di tutte le operazioni in questi Paesi, come vendite, assistenza ed espansione del marchio. Attraverso il suo lavoro, cerca di contribuire allo sviluppo dei suoi clienti e di generare maggiori entrate in modo prolifico.
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