Esperienza di Total Tax Services: Come raddoppiare il numero dei clienti con il minimo sforzo

Incontra Cassandra Centeno, proprietaria di Total Tax Services. Cassandra si sta preparando per la sua terza stagione fiscale. L’anno scorso ha fatto crescere il numero dei clienti fino a 150, e ha intenzione di raddoppiare questo numero quest’anno.

Negli anni precedenti, Total Tax Services ha ottenuto clienti solo tramite raccomandazioni. Quest’anno, stanno facendo crescere il numero dei clienti con l’aiuto dei social media e del marketing a pagamento. Cassandra aveva previsto di assumere dei dipendenti all’inizio, ma ha capito che poteva automatizzare la maggior parte del suo lavoro amministrativo con TaxDome. I nuovi clienti hanno già iniziato ad iscriversi ai suoi servizi dai video di TikTok con consigli fiscali.

“Ho visto che TaxDome può automatizzare l’onboarding – è grandioso per inserire i clienti quando arrivano al mio sito dagli annunci. Ho fatto iscrivere due persone che non so nemmeno chi siano. A volte pubblico video su TikTok con consigli fiscali – e ho messo il mio sito web nel mio profilo. Sono andati sul mio sito, hanno cliccato su get started, e sono entrati nel portale senza che io facessi nulla”.

Esempi di storie su Facebook che mantengono coinvolti i clienti di Total Tax Services.

Convincere i clienti a passare al mondo virtuale

Total Tax Services è stato uno studio virtuale fin dall’inizio, ma non così virtuale come Cassandra voleva che fosse. Fortunatamente, TaxDome ha fornito a Total Tax Services un portale clienti con etichetta vuota, in modo che i loro clienti non abbiano bisogno di utilizzare altri strumenti.

“Quando il cliente si iscrive, appare come gototaltax.com invece di un sito generico. Questo è importante per il mio marchio”.

Cassandra mira ad incontrare i clienti di persona il più raramente possibile, mantenendo tutta la comunicazione online. Naturalmente, non a tutti i clienti piace. Le abbiamo chiesto come convince questi clienti:

“Spiego loro che l’online li avvantaggia. Tutto quello che si può fare di persona si può fare anche online. 

Ho avuto alcune persone che dicono che preferiscono incontrarsi di persona, e quando mi respingono, spiego quanto sopra. Oggi, prendere tempo per lasciare il lavoro o la casa per incontrare un appuntamento fiscale non è necessario. Possiamo farlo a distanza – da quando ho spinto su questo, sta funzionando alla grande. È molto raro perdere un cliente per questo. Ma alla fine, è importante gestire la propria attività come si preferisce”.

Per aiutare i clienti a passare al mondo virtuale, Total Tax Services ha inviato una posta fisica per invitare i clienti ad unirsi al portale. Cassandra spiega:

“Non avevo l’email di tutti i miei clienti, ma ho fatto sapere loro via posta fisica di iscriversi sul mio sito, e molti di loro hanno già iniziato a farlo. Molti dei miei clienti mi seguono sui social media, quindi possono trovare queste informazioni lì. Avere un processo facile per iscriversi rende molto facile per me inserire i miei vecchi clienti alla nuova piattaforma”.

Automatizzare il business delle tasse

Total Tax Services utilizza TaxDome al massimo per sbarazzarsi del noioso lavoro amministrativo. Cassandra ha impostato un semplice processo (flusso di lavoro) che fa avanzare automaticamente i lavori della dichiarazione dei redditi – come un’enorme lavagna Trello – ma senza che lei cambi lo stato manualmente.  

Sembrava che molte attività nel processo non richiedessero la sua attenzione: e-mail, organizzatori di tasse, lettere di impegno – tutti questi sono ora inviati automaticamente mentre Cassandra sta passando del tempo con sua figlia. 

“Quando i clienti si iscrivono, il modulo di iscrizione chiede loro se sono interessati alle tasse personali o aziendali. A seconda delle loro risposte, verrà loro assegnato automaticamente un organizzatore fiscale in base alle loro esigenze. Riceveranno anche una lettera di incarico automatica. Prima, facevo questo manualmente e usavo DocuSign, che dovevo pagare. Non appena firmano la loro lettera di impegno, ricevono un’e-mail e un messaggio che sto già lavorando alla loro dichiarazione.

Si trasferisce automaticamente all’interno del flusso di lavoro – non devo trasferire manualmente il cliente”.

Taglio dei costi del business fiscale

Come nuova imprenditrice, Cassandra si sforza di tagliare i costi dove possibile. Le abbiamo chiesto quale software Total Tax Services utilizzava prima di TaxDome.

“Prima di TaxDome, ho provato alcuni sistemi, ma erano troppo noiosi. Il cliente doveva completare troppe informazioni. Il cliente poteva farlo su Turbotax, io invece voglio che il cliente presenti i documenti, dopodichè farò io il lavoro per loro. Ora mi sono liberato di DocuSign, PayPal e Wave Accounting, la mia vecchia applicazione di gestione della pratica. TaxDome non è solo un CRM – è un portale, le firme, la fatturazione – tutto in un’unico posto”.

Per espandere il business più velocemente, Total Tax Services aveva bisogno di soddisfare le esigenze dei clienti con una spesa minima. E TaxDome ha completato tutto permettendo a Cassandra di pagare un solo prezzo per molti strumenti.

“Ho chiesto a una delle mie clienti come le sembrava il processo, e ha detto che era fantastico avere tutto in un unico posto e meno password da ricordare. Ho solo 24 anni – i miei clienti hanno la mia stessa età, e preferiscono decisamente un portale online facile”.

Guarda il video completo di Cassandra che descrive il suo flusso di lavoro con esempi: