L’esperienza di Joseph & Hetrick: Aumento delle entrate del 50% con TaxDome

Incontra Randy Joseph e Deva Hetrick, co-fondatori di Joseph & Hetrick, LLC. Nel 1988 Randy ha aperto il suo studio fiscale e lo ha gestito con successo fino al 2011, quando ha deciso di vendere lo studio. Inizialmente intenzionata a ritirarsi e a concentrarsi sull’arte, sull’attivismo comunitario e a trascorrere il tempo con la sua famiglia, i piani di Randy furono sconvolti da un nuovo piano: sua figlia, Deva, decise che voleva imparare il mestiere di famiglia.

Nel 2013, il team madre-figlia ha unito le forze e co-fondato la loro nuova azienda di cui sono entrambe partner. Il duo ha scoperto che la loro miscela unica di esperienza, imprenditorialità e fiducia ha permesso loro di avere successo. Attualmente, si stanno concentrando sulle assunzioni e sull’espansione della loro attività – con TaxDome. Nel 2021, il loro obiettivo è quello di aumentare le entrate del 50%.

Abbiamo chiesto a Deva cosa li ha portati a questo obiettivo così alto e come pensano di raggiungerlo:

“Questo autunno [2020] abbiamo pensato molto ai nostri obiettivi di crescita, abbiamo deciso di assumere un amministratore e passare a TaxDome. Volevamo davvero migliorare la nostra attività con tutta la tecnologia remota. Quindi siamo nella fase in cui ci stiamo liberando di un sacco di vecchi software ora che tutto può essere fatto all’interno di TaxDome”.

Espandere il team

Assumere nuovo personale può sembrare una sfida. Per anni hai avuto processi in atto. Ma assumere una nuova persona significa riconsiderare o addirittura ricostruire i flussi di lavoro che già avevi.

Joseph & Hetrick ha avuto la fortuna di assumere Linden che si è trasformato in un vero e proprio membro del team con le proprie idee e responsabilità.

“All’inizio abbiamo assunto un amministratore per spostare i file da Dropbox e ShareFile in TaxDome. Ma una volta entrati in TaxDome ci hanno aiutato a sviluppare processi migliori, automazioni e messaggistica all’interno di TaxDome. Ci piace che Linden sia in grado di inviare messaggi ai nostri clienti in TaxDome, quindi le persone stanno imparando a conoscerci tutti e tre come una squadra”.

Coinvolgere Linden nello sviluppo dei processi intorno a TaxDome ha fatto realmente la differenza. Guarda Randy e Deva mentre parlano dell’assunzione e dell’inserimento del nuovo personale:

Eliminare le app in eccesso e passare al digitale

Randy ammette che la loro crescita ha avuto successo perché sono un’azienda intergenerazionale. Non si sentiva così a suo agio con le nuove tecnologie, ma Deva ha guidato il cambiamento.

Quando le aziende iniziano ad abbracciare la tecnologia nella loro pratica, tendono a sottoscrivere molte applicazioni diverse per soddisfare le loro esigenze aziendali. Con TaxDome che è una soluzione tutto-in-uno, Joseph & Hetrick sono stati in grado di ridurre i costi e il sovraccarico di applicazioni eliminando molti strumenti di cui non hanno più bisogno.  

“Ci siamo sbarazzati di ShareFile, Dropbox, Zoho e Right Signature. Zoho era il nostro vecchio CRM, ShareFile era il portale dei clienti e Dropbox per i nostri file aziendali interni. Era una follia. Ora è molto più semplice con TaxDome”.

TaxDome ha anche permesso al team di convertirsi finalmente in uno studio privo di supporti cartacei al 100%. Ci sono voluti 7 anni a Joseph & Hetrick per sbarazzarsi finalmente delle carte. Randy spiega:

“Ho rinunciato ai supporti cartacei 10 anni fa. Quando si inizia, c’è ancora molta carta in giro. Così, quando abbiamo iniziato questo studio insieme, ero determinata a non trascinare Deva nei vecchi metodi , ma a spingerci verso nuove possibilità con il suo aiuto. Abbiamo abbandonato quasi del tutto la carta mettendo insieme diversi strumenti”.

Far crescere la loro base di clienti

L’utilizzo della tecnologia moderna non solo ha avuto un impatto sulle operazioni interne dello studio, ma ha ottenuto un grande feedback dai loro clienti. I millenniali vogliono (e si aspettano) un’esperienza utente meravigliosa. 

“Una gran parte della nostra base di clienti sono sviluppatori di software e persone nell’industria tecnologica di Seattle. Lavoriamo con molti dipendenti di Amazon, Microsoft, così come altre startup tecnologiche. Volevamo essere sicuri di essere al livello dei nostri clienti. Ed è una medaglia d’onore che indossiamo ora”.

Molti nuovi clienti si rivolgono a Joseph & Hetrick tramite referenze, e il loro processo di inserimento rapido e semplificato fa un’enorme impressione sui clienti. Deva ricorda:

“Recentemente ho inserito una persona che vive in un altro stato. Stava cercando di decidere se voleva rimanere con il suo studio locale. Quando ha deciso di venire con noi, e l’abbiamo accolto un’ora dopo, ha detto: ‘Wow, il solo fatto di usare TaxDome mi rende felice di essere passato alla vostra azienda’. Penso che in questo modo i clienti si rendano conto che ci prendiamo cura di loro “.

Automatizzare la comunicazione con i clienti

Abbiamo chiesto a Randy e Deva qual’è la cosa peggiore della stagione delle tasse. E la loro risposta è stata: la comunicazione interrotta con i clienti. 

“Eravamo ad un certo punto in cui avevamo molti clienti nel cuore della stagione delle tasse e non avevamo il tempo di informarli su ciò che stava accadendo dietro le quinte. Una delle peggiori email o chiamate che ricevevamo era “Qual’è lo stato della mia dichiarazione dei redditi?” Perché sai che quella persona è seduta lì a preoccuparsi”.

Deva era ossessionata dal mantenere i clienti al corrente dello stato delle pratiche. Di conseguenza, l’azienda si è bloccata nella sua crescita perché stava dando troppa attenzione in prima persona ai suoi clienti.

“Odiavo l’idea che i clienti non sapessero. Abbiamo circa 250 clienti al momento, e ci piace dare un’attenzione personale. Con i messaggi automatici e le e-mail in TaxDome, ci sentiamo davvero a nostro agio. È una delle prime volte in cui stiamo inserendo un sacco di nuovi clienti ogni settimana”.

Joseph & Hetrick hanno automatizzato la loro comunicazione con un mix di email automatiche, messaggi e organizzatori:

• Per i nuovi clienti inviano un’email automatico di benvenuto ed un messaggio che chiede loro di caricare la loro dichiarazione dei redditi dell’anno precedente
• Inviano un regalo di benvenuto ai clienti dopo il loro inserimento (con un’attività automatica creata per Linden)
• Inviano organizzatori per raccogliere la data di nascita ed altri dati invece di chiamarli per chiederli
• Assegnano attività ai clienti e chiedono loro di confermare nella casella quando completate, così il team sa quando hanno finito la loro richiesta
• Quando i clienti finiscono di caricare, automove innesca e-mail automatiche per informarli che lo studio ha ricevuto e inizierà la revisione.
• Quando il team archivia la dichiarazione, un’e-mail automatica viene inviata al cliente per informarlo.

Guarda altri trucchi di automazione di Joseph & Hetrick LLC:

Con Inbox+ e Secure Messages, Joseph & Hetrick LLC mantiene tutte le comunicazioni dei clienti in TaxDome. Invece di passare costantemente al setaccio centinaia di thread di e-mail in Gmail o Outlook, il team ora ha un accesso rapido alle comunicazioni per l’intero progetto.  

I co-fondatori sono convinti che uno studio moderno ha bisogno di tecnologie semplificate per fare soldi, attrarre clienti e fornire una buona esperienza ai clienti. Non si può più gestire un business e fare soldi alla vecchia maniera.  

Aiuta la tua azienda a migliorare l’esperienza del cliente e ad aumentare le entrate con TaxDome.