Webinar e Q&A: Panoramica dei prodotti TaxDome per il Q4

Di recente abbiamo organizzato un live webinar su cinque aggiornamenti dei prodotti TaxDome che saranno presto disponibili per tutti voi. Più di 2.000 persone si sono unite al cofondatore e Chief Product Officer Ilya Radzinsky: grazie a tutti coloro che hanno dedicato del tempo per rendere l’evento un successo. 

Se non avete potuto partecipare, non temete: potete guardare la registrazione completa del webinar qui sotto. Per rispondere ad alcune delle vostre domande, abbiamo trascritto la sessione di domande e risposte in questo blog.

Ecco una breve panoramica di ciò che abbiamo discusso: 

• Comunicazione SMS bidirezionale
• Preventivi e lettere di incarico
• TaxDome Marketplace
• Reportistica (piattaforma analitica alimentata dall’intelligenza artificiale)
• Nuova applicazione mobile per gli studi professionali

Volete saperne di più su queste interessanti funzionalità di TaxDome? Prenotate una demo con il nostro team di implementazione: 

Trascrizione delle domande e risposte

Ecco la trascrizione delle domande e risposte del webinar. Abbiamo raggruppato le domande e le risposte nelle seguenti categorie per facilitare la navigazione:

• Comunicazione via SMS
• Proposte e EL
• Mercato TaxDome
• Reporting e AI
• Fatturazione e pagamenti
• Tutto il resto

Comunicazione via SMS

I clienti devono scaricare un’app per rispondere ai messaggi SMS inviati da TaxDome?

No, possono rispondere e avviare conversazioni proprio come farebbero normalmente con i loro telefoni cellulari.

È possibile inviare messaggi SMS utilizzando le automazioni?

Sebbene la versione iniziale non includa l’automazione degli SMS, prevediamo di includerla in una delle versioni future.

Con gli SMS di massa, potete confermare che i clienti vedranno solo i loro messaggi?

Sì, ogni cliente riceverà il proprio messaggio SMS. Se risponde, il thread del messaggio sarà visibile solo a lui e a voi, non agli altri clienti. È possibile utilizzare gli shortcode per personalizzare i messaggi di massa.

Gli SMS sono diversi dal modo in cui comunichiamo attualmente con i clienti attraverso TaxDome? 

Sì, la comunicazione via SMS vi permette di raggiungere i vostri clienti dove si trovano, sui loro telefoni, in un modo che è loro molto familiare. Il tutto senza che i clienti debbano accedere al loro portale clienti. Insieme alle chat sicure e alle email sincronizzate, ora avete accesso ai tre canali di comunicazione più popolari in un unico posto. 

I clienti dovranno accettare la comunicazione via SMS?

I vostri clienti non devono fare nulla per poter ricevere messaggi SMS dal vostro studio. Quando si registrano a TaxDome e accettano i termini e le condizioni, accettano di ricevere messaggi SMS da parte vostra. 

Possiamo inviare messaggi SMS utilizzando i tag?

Sì. È possibile filtrare l’elenco dei clienti, ad esempio in base ai tag, e quindi inviare un SMS di massa ai contatti risultanti.

Ci sarà un’opzione per disabilitare la messaggistica SMS se non vogliamo utilizzarla nel nostro studio?

Sì, certo. La comunicazione via SMS è del tutto facoltativa: si sceglie di utilizzarla. Una volta impostata, è possibile scegliere di disattivarla nuovamente in qualsiasi momento.

La comunicazione via SMS supporta gli MMS (Multimedia Messaging Service)? 

Poiché la maggior parte delle aziende utilizzerà gli SMS per inviare i promemoria, gli SMS saranno il sistema principale utilizzato e gli MMS non saranno supportati nella prima versione. In considerazione delle preoccupazioni relative alle informazioni personali, consigliamo di utilizzare chat sicure o altri strumenti sicuri all’interno di TaxDome per lo scambio di documenti e altre informazioni personali. 

Dobbiamo conoscere il gestore telefonico di ogni cliente?

Per inviare un SMS è sufficiente conoscere il numero di telefono del cliente. Non è necessario conoscere l’operatore. 

Dovremo avere un numero di telefono separato per gli SMS? Ne ho ancora uno del mio vecchio software.

Come parte del processo di registrazione, vi verrà fornito un nuovo numero di telefono per la messaggistica SMS. Non è possibile riutilizzare un vecchio numero di telefono. 

I messaggi SMS sono talvolta associati a problemi di sicurezza. C’è qualcosa di cui dobbiamo essere a conoscenza quando utilizziamo gli SMS in TaxDome?

Gli SMS sono un ottimo modo per inviare un promemoria, un breve messaggio o un invito all’azione: i messaggi di testo hanno tassi di apertura significativamente più alti rispetto alle email tradizionali. Tuttavia, non è l’ideale per inviare documenti o altre informazioni sensibili. Per questo consigliamo di utilizzare la funzionalità di chat sicura di TaxDome. Come promemoria, è possibile inviare un numero illimitato di chat.

Ci sarà una scheda “Comunicazioni” sul lato sinistro per navigare correttamente tra i messaggi di massa?

Sì, il nostro team sta lavorando alla riprogettazione della piattaforma e alla creazione di sezioni più globali che renderanno la navigazione sul sito di TaxDome ancora più semplice. Il nuovo design è previsto per l’inizio del prossimo anno.

La comunicazione via SMS supporta i numeri di telefono di tutti gli oltre 25 Paesi in cui viene utilizzato TaxDome?

La prima iterazione della comunicazione via SMS sarà disponibile solo per le aziende degli Stati Uniti e del Canada. Aggiungeremo altre opzioni per gli altri Paesi nelle prossime versioni.

Qui negli Stati Uniti, abbiamo dovuto iniziare a creare delle “campagne” e ad avere dei piani dettagliati su come intendiamo utilizzare gli SMS per scopi commerciali. Questo sarà necessario per utilizzare gli SMS su TaxDome?

Quando si imposta la comunicazione via SMS su TaxDome, viene richiesto di fornire tutte le informazioni necessarie per la registrazione della campagna. Queste informazioni saranno verificate da Twilio.

Quando verrà rilasciata la messaggistica SMS? Un cliente deve essere registrato in TaxDome per ricevere messaggi SMS?

Prevediamo di rilasciare questa nuova funzione a fine dicembre. I messaggi SMS arrivano direttamente al numero di telefono di un contatto, che non deve necessariamente utilizzare TaxDome per ricevere il testo. Per inviare un messaggio a un cliente, tuttavia, è necessario aggiungerlo come contatto in un account di TaxDome.

Se inviamo un SMS e un cliente non vuole riceverne altri in futuro, è possibile avere un’opzione di opt-out? 

Questa opzione non fa parte della versione iniziale, ma se ci sarà richiesta, la prenderemo in considerazione.

La cronologia degli SMS verrà memorizzata?

Assolutamente sì! La cronologia degli SMS si trova nella scheda “Comunicazione” del profilo del cliente.

Gli SMS verranno visualizzati nei normali messaggi sul telefono o nel portale TaxDome?

Verranno visualizzati nel portale TaxDome sotto la scheda “Comunicazione” per uno specifico account cliente. Inoltre, riceverete notifiche su TaxDome quando ci saranno nuovi SMS dai vostri clienti.

I clienti possono inviarci messaggi SMS senza che siamo noi a iniziare la conversazione?

Sì, una volta fornito il numero di telefono, i clienti possono inviare messaggi SMS.

Una volta selezionato un numero di telefono, Twilio utilizzerà lo stesso numero ogni volta che invierà un SMS al cliente?

Sì, esatto.

Il nuovo numero di SMS riceverà telefonate? Se sì, come si risponde, tramite l’app TaxDome? In caso contrario, cosa succederà quando qualcuno chiamerà il numero (invece di inviare un SMS)?

Il numero ricevuto sarà disponibile solo per la messaggistica SMS, non per le chiamate. Se un cliente prova a chiamare il numero, sentirà un messaggio di “numero non disponibile”.

Ci sarà un costo aggiuntivo per la messaggistica SMS?

Sì. Verrà pagata una tariffa a Twilio per la registrazione e la verifica del marchio, insieme al numero di telefono. Gli SMS saranno fatturati separatamente in base all’utilizzo, in modo simile a KBA.

Non ho i numeri di telefono dei miei clienti su TaxDome. Esiste un modo semplice per aggiungerli tutti insieme o devo aggiungere ogni numero di telefono singolarmente?

Consultate questo articolo su come aggiornare in blocco i contatti esistenti: CRM (avanzato).

Se decido di non utilizzare la messaggistica SMS, il cliente vedrà la funzione come presente ma non disponibile? Oppure non ci sarà affatto?

Il cliente non la vedrà se non è abilitata. Questa funzione è disponibile solo per lo studio. Non viene aggiunto nulla al portale clienti.

Preventivi e lettere di incarico

TaxDome si integra con Ignition per o preventivi?

TaxDome sostituisce Practice Ignition con i preventivi integrati, senza costi aggiuntivi.

I preventivi e le lettere di incarico possono essere aggiunti come automazioni nei flussi di lavoro?

Sì, possono essere aggiunti come automazioni. I preventivi e le lettere di incarico sostituiscono completamente la funzionalità Mandati che avevamo in precedenza, con delle funzionalità molto più ampie.

I preventivi e le lettere di incarico avranno la possibilità di fatturazione automatica mensile?

Sì, questa funzione è già presente nel Programma di Accesso Anticipato e verrà estesa a tutti gli utenti nelle prossime settimane.

I preventivi e le lettere di incarico possono essere utilizzati per qualsiasi tipo di attività, come ad esempio la contabilità, il bilancio, la consulenza? 

Sì, esatto! I preventivi e le lettere di incarico sono completamente personalizzabili e flessibili. È possibile personalizzarli in base alle esigenze della propria azienda.

In Preventivi e le lettere di incarico possiamo inviare ai clienti varie opzioni e poi fatturare in base alla loro scelta?

Sembra che la domanda riguardi i “Pacchetti”: abbiamo in programma di aggiungere la possibilità di far scegliere ai clienti più pacchetti all’interno di un preventivo nella prima metà del 2024.

È possibile disattivare le opzioni di pagamento nei preventivi e nelle lettere di incarico? Non sempre vogliamo farci pagare subito.

Sì, i preventivi e le lettere di incarico sono completamente personalizzabili. Se non volete fatturare subito, potete scegliere di inviare un listino prezzi dei vostri servizi anziché una fattura. Se scegliete questa opzione, potrete creare le fatture in seguito con un solo clic.

I preventivi e le lettere di incarico saranno stampabili in un PDF dall’aspetto professionale?

Sì, lo saranno.

Le fatture generate automaticamente tramite i preventivi e le lettere di incarico saranno collegate automaticamente alla scheda di lavoro da cui proviene il preventivo?

Sì, se un preventivo e una fattura una tantum sono state create utilizzando l’automazione del flusso di lavoro, saranno automaticamente collegate a un lavoro. Se invece le fatture una tantum o ricorrenti sono state create come parte di un preventivo, non saranno automaticamente collegate a un lavoro. Stiamo pensando di aggiungere questa funzionalità in futuro.

I preventivi e le lettere di incarico avranno più opzioni per caratteri, colori e altri elementi di design?

L’editor dei preventivi dispone attualmente di un font di base, ma stiamo pensando di aggiungere altre funzioni di personalizzazione, tra cui font ed elementi di design, nel prossimo futuro. Raccomandiamo vivamente di utilizzare le opzioni multimediali per promuovere il vostro marchio: loghi e soprattutto video.

Se ora possiamo differenziare e personalizzare le lettere di incarico, significa che possiamo scegliere quali vengono inviate automaticamente nei progetti?

Sì! È possibile personalizzare tutte le automazioni e i modelli utilizzati. 

TaxDome Marketplace

Possiamo vedere in anteprima il contenuto di un modello prima di acquistarlo dal TaxDome Marketplace?

I modelli presenti sul TaxDome Marketplace avranno contenuti video e screenshot, oltre a descrizioni approfondite.

Ci saranno modelli per le imposte canadesi sul TaxDome Marketplace?

Sì! Ci saranno molti modelli. Se volete aggiungere i vostri modelli al TaxDome Marketplace, potete diventare dei creator!

Sarà possibile vedere chi ha creato i modelli sul TaxDome Marketplace?

Sì, sarà possibile vedere il nome del creator.

L’attuale libreria di modelli di TaxDome sarà sostituita dal TaxDome Marketplace?

Sì, è così.

Gli utenti potranno valutare o recensire i modelli e gli strumenti disponibili sul TaxDome Marketplace?

Sì, gli utenti potranno scrivere recensioni e lasciare valutazioni fino a cinque.

Reportistica e intelligenza artificiale

La reportistica è disponibile per tutti o solo per i proprietari e gli amministratori?

La sezione dei report sarà disponibile di default per i proprietari e i ruoli di amministratore. Ai dipendenti può essere concesso l’accesso su base individuale.

Di solito ci servono dei report prima delle riunioni che derivano dai flussi di lavoro di TaxDome. Sarà possibile?

Sì! Sarà possibile creare report su quasi tutti i dati presenti su TaxDome, tra cui fatture, registrazioni temporali, lavori, attività e progetti (flussi di lavoro). 

Quando vedremo una maggiore integrazione dell’intelligenza artificiale nella piattaforma, al di là dei report? 

Nei prossimi mesi aggiungeremo sempre più funzionalità e integrazioni, e il nostro team è sempre alla ricerca di ulteriori opzioni e funzionalità di IA. Restate sintonizzati per ulteriori informazioni!

Pago ai miei commercialisti una percentuale della parcella che fatturano. Ora possiamo ottenere delle entrate dai membri del team?

È sempre stato possibile farlo, ma ora è possibile farlo in modo ancora più efficiente grazie alle funzionalità di reporting basate sull’intelligenza artificiale illustrate in questo webinar.

App mobile dello studio e dei clienti

È possibile caricare i documenti in una cartella del cliente utilizzando l’app mobile dello studio?

Al momento no, ma la buona notizia è che presto verrà rilasciata una versione aggiornata dell’app mobile dello studio che consentirà di caricare e visualizzare i documenti. La nuova app mobile per gli studi professionali è stata trattata in questo webinar. 

I clienti possono caricare nell’app mobile un PDF multipagina o solo una pagina alla volta? 

I clienti possono caricare PDF di qualsiasi numero di pagine, senza alcun limite. Possono anche utilizzare lo scanner nativo. Ecco i link alle app mobili dei clienti su iOS e Android! 

Esiste un modello di email di presentazione dell’app? 

Sì! Il modello nella vecchia libreria di modelli si chiama “EN (US) Introducing TaxDome -intro email” – EN significa inglese. Abbiamo anche aggiunto questo PDF, che vi consigliamo di inviare ai vostri clienti. Il documento illustra l’applicazione mobile e altri miglioramenti apportati ai clienti per mostrare loro come il vostro studio stia investendo nella loro esperienza.

Fatturazione e pagamenti

Potremo ricevere pagamenti ACH?

Sì, su TaxDome è già possibile accettare pagamenti ACH e altri addebiti bancari (per saperne di più sui pagamenti ACH), oltre ai pagamenti con carta di credito.

Come si segna una fattura come pagata?

Per contrassegnare una fattura come pagata, è necessario creare un pagamento manuale. A tale scopo, andare su +NUOVO nella parte superiore della barra laterale sinistra, selezionare Pagamento e poi selezionare la fattura che si desidera contrassegnare come pagata. Per ulteriori informazioni su questa procedura, consultare il sito: Correzione di fatture e pagamenti.

TaxDome salva le informazioni bancarie per i pagamenti con ACH o carta di credito?

No, TaxDome non salva le informazioni bancarie. Tuttavia, se si utilizzano i pagamenti automatici, le informazioni di pagamento dei clienti saranno memorizzate nel proprio account Stripe. Ciò significa che i clienti dovranno inserire i dati della carta di credito o dell’ACH una sola volta e tutti i pagamenti futuri verranno effettuati automaticamente. 

Esiste un’opzione che consente ai clienti di pagare le spese di transazione?

Non ancora, ma contiamo di aggiungere questa funzione in futuro.

Abbiamo intenzione di affrontare il tema delle fatture ricorrenti?

Le fatture ricorrenti sono disponibili come opzione indipendente da un po’ di tempo, ma ora abbiamo aggiunto questa funzionalità anche ai Preventivi e alle lettere di incarico, che saranno disponibili per tutti gli utenti la prossima settimana!

Il pagamento con carta di debito è disponibile in Canada?

Sì, è già disponibile (per saperne di più, cliccate qui).

Ora possiamo accettare addebiti bancari utilizzando Stripe su TaxDome?

Sì, oltre ai pagamenti con carta di credito è possibile accettare anche addebiti bancari tramite Stripe. 

C’è un modo per offrire un prezzo più basso se il cliente paga con il proprio conto bancario anziché con la carta di credito?

Non al momento.

Tutto il resto

C’è una tempistica per il rilascio di questi nuovi prodotti?

Sì! Tutto ciò che è stato illustrato in questo webinar sarà rilasciato nelle prossime settimane.

I rilasci dei prodotti di cui avete parlato in questo webinar sono tutti inclusi nel nostro attuale abbonamento o avranno un costo aggiuntivo? 

Tutte queste nuove funzionalità saranno disponibili per ogni utente di TaxDome senza costi aggiuntivi. Gli SMS comporteranno un costo di utilizzo (simile a quello di KBA) e il Marketplace avrà modelli sia gratuiti che a pagamento. Tutti i modelli di TaxDome sono gratuiti.

Possiamo aggiungere un link TaxDome al nostro sito web in modo che i nuovi clienti possano caricare i loro documenti?

Sì, è possibile. Per maggiori informazioni, consultare questo articolo: Come ottenere i documenti dai clienti. 

Si sa quando sarà completata l’integrazione con Xero?

È nei nostri piani, e il nostro team sta già lavorando duramente per impostare questa integrazione, ma al momento non abbiamo date specifiche per il suo rilascio.

È prevista l’aggiunta di una NON logica ai progetti e ai questionari quando si utilizzano i tag?

Sì!

Quando aggiungerete la possibilità che le risposte del questionario aggiornino automaticamente i campi personalizzati dell’account?

È previsto per il Q1 del 2024.

È possibile eliminare file in blocco su TaxDome?

Sì, naturalmente. È possibile farlo sia nel browser che sul TaxDome Drive.

TaxDome dispone di una componente di monitoraggio orario?

Sì! Disponiamo di una funzione di monitoraggio orario.  Per saperne di più, cliccate qui: Voci orarie.

C’è un modo per limitare ciò che il personale contabile può vedere all’interno di una cartella di documenti dell’account? Ho visto che posso limitare il personale regolare solo a determinati clienti, ma non ho trovato un modo per limitarlo solo ad alcune delle cartelle di quell’account.

Ottima domanda, ci stiamo lavorando proprio ora! Sarà possibile aggiungere diritti di accesso specifico ai documenti, in modo che i contabili non vedano documenti a cui non hanno bisogno di accedere. 

Come si possono disattivare automaticamente i promemoria di TaxDome quando i clienti completano l’attività richiesta?

Consultate questo articolo per informazioni su come impostare e interrompere i promemoria: Promemoria manuali e automatici.  

Come si inviano le email di massa ai clienti?

Tutto è spiegato in questo articolo: Inviare email.

Dove è possibile ottenere maggiori informazioni sulle caratteristiche del modulo di recupero delle trascrizioni IRS?

Consultare questo articolo: Integrazione IRS. 

Sono residente negli Stati Uniti ma ho molti clienti di lingua russa. Per alcuni di loro sarebbe molto utile poter utilizzare TaxDome in russo.

Attualmente offriamo le lingue danese, olandese, inglese (USA e Regno Unito), finlandese, francese, tedesco, italiano, norvegese, portoghese (compreso il portoghese brasiliano), spagnolo e svedese. Aggiungeremo altre lingue man mano che la richiesta aumenterà. È possibile richiedere nuove funzionalità sulla bacheca delle richieste di funzionalità (per saperne di più, cliccare qui).

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Nelle prossime settimane organizzeremo altri webinar per esplorare in modo più approfondito ciascuna di queste interessanti funzionalità di TaxDome, a partire dai preventivi e dalle lettere di incarico. Restate sintonizzati per ulteriori informazioni e inviti!