Belangrijkste kenmerken van een accounting CRM: klantrelaties managen

Het juiste CRM-systeem hebben is cruciaal voor het onderhouden van klantrelaties, van het eerste contact tot retentie op de lange termijn. Om je te helpen de beste tool te kiezen, hebben we de top 10 CRM’s voor accountants die er op de markt zijn onderzocht en met elkaar vergeleken.

In dit artikel bespreken we welke functies een accounting CRM effectief maken. Of je nu op zoek bent naar je eerste systeem of een bestaand systeem wilt upgraden, je leert waar je op moet letten om je bedrijf naar nieuwe hoogten te brengen.

Integraties met essentiële software

Het managen van klantgegevens in meerdere systemen leidt vaak tot inefficiëntie. Daarom is het belangrijk dat een CRM voor accounting gemakkelijk met je belangrijkste software integreert: belastingvoorbereidingsprogramma’s, betalingsverwerkingsdiensten, zakelijke apps en meer.

TaxDome biedt bijvoorbeeld meer dan 2000 integraties met belasting- en boekhoudoplossingen, betalingsproviders, marketingtools, planners en meer. 

Door je CRM te koppelen aan deze basissystemen kun je alle klantinformatie gecentraliseerd en up-to-date houden, waardoor je efficiënter kunt werken en je klanten een betere, persoonlijkere service krijgen.

Klanten- en accountbeheer

Klantenbeheer is de kern van elk CRM-systeem. Maar de diepgang en geavanceerdheid van deze functie maken het verschil.

De ideale CRM voor accountants moet een uitgebreide hub voor klantenbeheer bieden. Dit omvat de mogelijkheid om gemakkelijk contactgegevens, communicatiegeschiedenis, accountstatus en andere belangrijke gegevens voor zowel huidige als toekomstige klanten bij te houden. Geavanceerde functies zoals aangepaste velden, tags, filters en bulkacties kunnen je helpen om de CRM zo te configureren dat het past bij de unieke workflows van jouw bedrijf.

In TaxDome kun je al deze belangrijke informatie, inclusief statussen, taken, contacten, enz. bekijken op één enkel dashboard. Dit maakt het eenvoudig om de volledige levenscyclus van een klant te beheren, van het vastleggen van de eerste lead tot de voortdurende dienstverlening.

Workflowautomatisering

Het bijhouden van papierwerk en het uitschrijven van facturen zijn slechts twee van de vele repetitieve administratieve taken waar accountants dagelijks mee te maken hebben. Om tijd te besparen moet een effectieve CRM ten minste enkele van deze processen stroomlijnen, zoals:

• Klant-onboarding, met e-mail- en contractsjablonen, mogelijkheden voor e-handtekeningen, en beveiligde documentdeling
• Datamanagement, met de mogelijkheid om gegevens en documenten van klanten automatisch op een centrale locatie op te slaan
• Betalingsprocessen, met functies voor tijdregistratie, facturering, en online betalingsverwerking

Dit houdt klanten op de juiste koers zonder dat je team voortdurend handmatig contact met ze hoeft op te nemen.

De automatiseringsfuncties van TaxDome omvatten bijvoorbeeld de mogelijkheid om klanten automatisch te informeren over lopende vragenlijsten, contracten, facturen, chatberichten, handtekeningen, goedkeuringen en meer.

Teamsamenwerking

Accounting is een teamsport, maar via silo’s communiceren kan zelfs de meest getalenteerde professionals tegenwerken. Een effectieve CRM moet de samenwerkingstools bieden om je personeel gefocust, op één lijn en in harmonie samen te laten werken.

De mogelijkheid om taken te koppelen, verantwoordelijkheden te controleren en deadlines in te stellen is hierbij essentieel, zodat iedereen weet wat er gedaan moet worden. Met flexibele rolgebaseerde rechten kun je de toegang en zichtbaarheid in het hele team regelen. En de mogelijkheid om collega’s te vermelden bij opdrachten, taken, chats en andere contexten bevordert een betere coördinatie.

Met TaxDome kun je de grenzen van teamwerk verleggen. Gebruikers kunnen klantenaccounts “volgen” en zo op de hoogte blijven van hun activiteiten. Aanpasbare meldingen helpen iedereen op basis van hun individuele voorkeuren op de hoogte te blijven.

Zelfbedieningstool voor klanten

Door klanten in staat te stellen zichzelf te bedienen, kun je je team vrijmaken om zich te richten op werk van hogere waarde. De klant profiteert ook van een handigere ervaring als hij zelfstandig toegang heeft tot informatie en belangrijke taken uitvoert, zoals het uploaden van documenten of het betalen van facturen.

Via het klantenportaal van TaxDome kunnen klanten bijvoorbeeld communiceren, documenten elektronisch ondertekenen en zelfs de status van hun werk volgen — allemaal binnen een gecentraliseerde werkplek. 

Veiligheid

Gegevensbeveiliging en naleving van regelgeving zijn kritieke overwegingen voor accountantskantoren die te maken hebben met gevoelige financiële informatie. Een goede accounting CRM moet het volgende bieden:

• Veilig documentbeheer met versleuteling en toegangscontrole
• Naleving van wettelijke vereisten, waaronder GDPR en SOC 2
• Tweefactorauthenticatie en rolgebaseerde toestemmingen
• Veilige klantenportalen en kanalen voor het delen van gegevens
• Maatregelen voor back-up en herstel van gegevens

Door prioriteit te geven aan robuuste beveiligingsprotocollen kunnen accountantskantoren klantgegevens beschermen, risico’s beperken en vertrouwen opbouwen rond de omgang met gegevens.

Merkopbouw 

Zorg ervoor dat je CRM je merk versterkt in plaats van dat het er afbreuk aan doet. Kies er een waarmee je de visuele identiteit van je bedrijf kunt toevoegen aan de klantervaring, van de inlogpagina tot de mobiele app. Deze platforms, zoals TaxDome, voelen aan als een verlengstuk van je boekhoudpraktijk, niet als een tool van een derde partij.

Rapportage

Een accounting CRM is een schat aan waardevolle gegevens — van klantactiviteiten tot teamproductiviteit. Maar om de echte kracht van deze informatie te benutten, heb je robuuste rapportagemogelijkheden nodig. 

Op de lange termijn zal dit je bedrijf in staat stellen om verkoop- en marketinginspanningen te optimaliseren, het beheer van de klantlevenscyclus te verbeteren en de inkomsten te verhogen. Met TaxDome kun je alle belangrijke inzichten van je bedrijf bekijken op een zeer aanpasbaar dashboard, waarbij je widgets kunt toevoegen en verwijderen om de belangrijkste statistieken weer te geven. 

Belangrijkste conclusies

Een goede accounting CRM software fungeert als een centraal punt voor alle informatie, e-mails en taken die te maken hebben met het beheren van klanten. De belangrijkste functies zijn:

• Integraties met belastingsoftware, facturatiesystemen en andere belangrijke boekhoudprogramma’s
• Uitgebreide mogelijkheden voor klant- en accountbeheer
• Workflowautomatisering voor het stroomlijnen van routinetaken
• Samenwerkingstools voor naadloos teamwerk
• Zelfbedieningsportalen voor klanten
• Robuuste beveiligings- en nalevingsmaatregelen
• Aanpassingsopties voor merken
• Inzichtelijke rapportage en analytics

Zorg er bij het evalueren van CRM-opties voor dat je een oplossing vindt die voor jouw bedrijf de juiste balans vindt tussen robuuste functies en betaalbaarheid. Ga niet simpelweg voor de goedkoopste of duurste optie — geef prioriteit aan waarde op de lange termijn en schaalbaarheid.

Neem de tijd om je behoeften grondig te beoordelen, om onderzoek te doen naar toonaangevende CRM-aanbieders en verschillende platforms uit te proberen. Met de juiste CRM software voor accountantskantoren als ruggengraat van je tech stack, ben je goed uitgerust om in een wereld die steeds digitaler wordt goed voor de dag te komen.