Eisen voor digitale handtekeningen voor accountants in de EU: een uitgebreide handleiding

Digitale handtekeningen hebben een revolutie teweeggebracht in de boekhoudsector en ze helpen accountants om over te stappen van oude, op papier gebaseerde processen naar naadloze digitale workflows. Maar hoewel ze op het eerste gezicht eenvoudig lijken, komt er bij digitale handtekeningen veel meer kijken. 

In dit artikel gaan we in op de wettelijke vereisten voor digitale handtekeningen in de Europese Unie (EU), de verschillende soorten digitale handtekeningen die beschikbaar zijn en hoe accountants ze effectief kunnen gebruiken.

Inzicht in digitale handtekeningen in de EU

Dankzij digitale handtekeningen is het niet langer nodig om een document te printen, met een fysieke pen te ondertekenen en het vervolgens op de post te doen of in te scannen. In plaats daarvan kunnen accountants en hun klanten met elk apparaat, in slechts enkele seconden, documenten ondertekenen en overeenkomsten formaliseren. 

Het vervangen van pen en papier door een digitaal teken roept echter allerlei vragen op over geldigheid en authenticiteit. Als een document met slechts een paar klikken op elk apparaat kan worden ondertekend, hoe kunnen we er dan zeker van zijn dat het door de juiste persoon is ondertekend en niet door iemand anders? 

Om deze vraag te beantwoorden, zijn er regels opgesteld om ervoor te zorgen dat digitale handtekeningen voldoen aan strenge verificatie- en veiligheidseisen. Hierdoor kunnen accountants en andere professionals vragen om digitale handtekeningen die juridisch bindend en betrouwbaar zijn.

Digitale handtekening en elektronische handtekening — wat is het verschil?

De termen “digitale handtekening” en “elektronische handtekening” worden vaak door elkaar gebruikt, ze hebben echter een iets andere betekenis. Het begrijpen van het verschil tussen de twee is essentieel om de juiste software voor e-handtekeningen te kiezen en ervoor te zorgen dat de relevante wetgeving wordt nageleefd. 

Elektronische handtekening

Een elektronische handtekening, ook wel bekend als e-handtekening, is een brede term die meerdere verschillende methoden omvat om de toestemming of goedkeuring op een digitaal document van een ondertekenaar vast te leggen. 

Digitale handtekening

Een digitale handtekening is een soort elektronische handtekening die gebruik maakt van cryptografische technieken om de identiteit van de ondertekenaar digitaal te garanderen, waardoor ze fraudebestendig en onmogelijk na te maken zijn. Als gevolg hiervan worden digitale handtekeningen gebruikt op professionele gebieden en in sterk gereguleerde branches, waaronder de boekhouding en accountancy.

Wat houdt de eIDAS-verordening in?

In de EU stelt de verordening voor elektronische ID, Authenticatie en Vertrouwensdiensten, bekend als eIDAS, de normen vast voor elektronische transacties, waaronder handtekeningen, tijdstempels, zegels en documenten. eIDAS werd bijna tien jaar geleden van kracht en moet ervoor zorgen dat digitale interacties tussen bedrijven betrouwbaar, snel, veilig en efficiënt zijn.

Ondanks het vertrek uit de EU heeft het Verenigd Koninkrijk een gewijzigde versie van eIDAS aangenomen, bekend als UK eIDAS, waarin veel van de belangrijkste aspecten van de oorspronkelijke EU-versie zijn behouden.

Verschillende soorten elektronische handtekeningen in Europa

eIDAS deelt elektronische handtekeningen in drie verschillende categorieën in: standaard elektronische handtekeningen (SES), geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES) en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES). Elk type heeft een ander juridisch gewicht en biedt verschillende niveaus van zekerheid over de geldigheid. Laten we ze in meer detail bekijken.

Standaard elektronische handtekeningen (SES)

SES is de meest eenvoudige beschikbare vorm van e-handtekening. In plaats van een sterke authenticatie van de ondertekenaar of identiteitsverificatie, vereist SES alleen kennis van het e-mailadres van de ondertekenaar of een bevestiging dat ze een unieke toegangscode hebben ontvangen voordat ze kunnen ondertekenen.

Geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES)

AdES is een stap hoger dan SES en vereist strengere regels op het gebied van vertrouwen, geldigheid en gegevensbeveiliging. Volgens eIDAS zijn er drie belangrijke vereisten voor AdES:

1. De ondertekenaar moet gekoppeld zijn aan de handtekening via een unieke identificatiecode – zie dit als een digitale pen die eigendom is van de ondertekenaar
2. De ondertekenaar heeft als enige controle over deze “digitale pen” – niemand anders heeft er toegang toe
3. De handtekening moet kunnen detecteren of er mee geknoeid is

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)

QES gaat nog een stap verder en voldoet aan alle drie de vereisten van AdES. Daarnaast maakt het echter ook gebruik van gekwalificeerde certificaten en multifactorverificatie om de ondertekenaar te identificeren. 

Verder gebruikt QES derde partijen, bekend als gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners, om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Dit biedt een extra laag van zekerheid, waardoor QES het hoogst mogelijke niveau van veiligheid en betrouwbaarheid biedt voor e-handtekeningen in de EU. QES zijn zelfs de enige e-handtekeningen die door eIDAS expliciet worden erkend als wettelijk gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen.

Hoe kunnen accountants elektronische handtekeningen gebruiken?

Elektronische handtekeningen, en digitale handtekeningen in het bijzonder, bleken voor accountants een game-changer te zijn. Het stelt hen in staat om ouderwetse, op papier gebaseerde processen af te schaffen en in plaats daarvan volledig digitale workflows te omarmen. 

Elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt om elk soort elektronisch document of formulier te ondertekenen. Maar omdat elk type digitale handtekening zijn eigen voordelen heeft, zijn sommige handtekeningen meer geschikt voor bepaalde toepassingen dan andere. Hier zijn enkele voorbeelden: 

• Wanneer kan SES gebruikt worden? Accountants gebruiken SES meestal voor alledaagse transacties en dagelijkse verkoop- en inkoopovereenkomsten. Ze kunnen ook worden opgenomen in eenvoudige formulieren die een e-handtekening vereisen, zoals vragenlijsten die worden gebruikt voor het verzamelen van documenten of informatie over klanten.
• Wanneer kan AdES gebruikt worden? Omdat AdES een hoger niveau van veiligheid en zekerheid biedt, kunnen accountants ze gebruiken voor het ondertekenen van contracten, overeenkomsten en andere soortgelijke juridische documenten.
• Wanneer kan QES gebruikt worden? Als de meest veilige en betrouwbare vorm van een digitale handtekening kunnen accountants QES gebruiken voor transacties van hoge waarde of voor elk document of proces dat onderhevig is aan strenge wettelijke eisen.

Is het legaal om elektronische handtekeningen te gebruiken voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden?

Ja, het is legaal om elektronische handtekeningen te gebruiken voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden, maar de specifieke wettelijke vereisten voor een elektronische handtekening zijn afhankelijk van het rechtsgebied, het type document en de branche of transactie waar het betrekking op heeft.

Voor accounting- en belastingdoelen, is QES de gouden standaard. Zoals we al eerder vermeldden, is dit het enige type digitale handtekening dat expliciet juridisch gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening, wat betekent dat het wettelijk bindend is en zo betrouwbaar en veilig mogelijk.

Omdat bij het verificatieproces van de QES een vertrouwde derde partij betrokken is, brengen aanbieders van e-handtekeningen meestal een bedrag per QES in rekening om de kosten van dit proces te dekken. Daarom kun je voor het ondertekenen van minder belangrijke documenten, zoals formulieren voor het verzamelen van documenten van klanten, beter SES gebruiken, wat meestal gratis is.

Hoe maak je een elektronische handtekening?

Hoewel er verschillende gratis alternatieven zijn die je kunt gebruiken, zoals handgeschreven handtekeningen, scans en het uploaden van een afbeelding van je handtekening, zijn deze tijdrovend en komen ze zeer onprofessioneel over. Om op grote schaal effectieve, wettelijk bindende digitale handtekeningen te maken, heb je de juiste software nodig. 

Er zijn genoeg op opzichzelfstaande tools voor documentbeheer en elektronische handtekeningen, zoals DocuSign, Adobe Acrobat Sign en Dropbox Sign, die allemaal geïntegreerd kunnen worden met je bestaande boekhoudsoftware. Als alternatief kun je een uitgebreide praktijkbeheersoftware zoals TaxDome gebruiken, dat wettelijk bindende e-handtekeningen biedt naast een hele reeks hulpmiddelen ontworpen om je boekhoudkundige workflows te automatiseren.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen?

Elektronische handtekeningen bieden een breed scala aan voordelen voor accountantskantoren, van kostenbesparingen en verhoogde efficiëntie tot groenere processen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Verhoogde efficiëntie: accountants en klanten kunnen overal, altijd en op elk apparaat met slechts een paar klikken documenten ondertekenen – ze hoeven geen tijd te verspillen aan het afdrukken, scannen of plaatsen van documenten.
• Kostenbesparingen: hoewel software voor e-handtekeningen kosten met zich meebrengt, bespaar je geld op papier, inkt en afdrukapparatuur, om nog maar te zwijgen van de tijd die je vrijmaakt door digitaal te gaan.
• Verbeterde beveiliging en naleving: hoewel QES-handtekeningen juridisch gelijkwaardig zijn aan handgeschreven handtekeningen, zijn ze eigenlijk veiliger en betrouwbaarder omdat ze niet vervalst kunnen worden.
• Ingebouwde controletrajecten: de meeste software voor e-handtekeningen biedt gedetailleerde auditsporen, inclusief tijdstempels, waardoor het auditproces eenvoudiger wordt.
• Gemak en toegankelijkheid: documenten overal kunnen ondertekenen met toegang tot internet is een game-changer – vooral voor klanten, die nu een naadloze digitale ervaring verwachten wanneer ze contact hebben met je bedrijf.
• Milieuvoordelen: elektronische handtekeningen minimaliseren de behoefte aan papier en andere fysieke benodigdheden, wat helpt om je ecologische voetafdruk te verkleinen.

Best practices voor het implementeren van elektronische handtekeningen

De voordelen die we hierboven hebben beschreven zijn niet vanzelfsprekend. Om ze te realiseren, moet je best practices implementeren. In dit gedeelte belichten we een aantal stappen die je kunt nemen om e-handtekeningen effectief te integreren in je boekhoudworkflows.

De wet- en regelgeving begrijpen

Het is de moeite waard om je op de hoogte te stellen van de relevante regelgeving voor digitale handtekeningen en hoe die van toepassing is op het werk dat je als accountant doet. Dit helpt je ook bij het kiezen van de juiste software.

In de EU en het VK, zou dit eIDAS zijn, maar als je klanten in de VS hebt, moet je ook kijken naar de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) evenals de Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Kies de juiste oplossing voor elektronische handtekeningen

Geen twee aanbieders van e-handtekeningen zijn hetzelfde. Sommige zijn opzichzelfstaande tools voor e-handtekeningen, terwijl andere uitgebreide platforms voor praktijkbeheer zijn. Sommige bieden alleen basis SES, terwijl andere juridisch bindende QES bieden. Sommige hebben strikte limieten voor e-handtekeningen, terwijl andere onbeperkt e-handtekeningen aanbieden. 

Besteed wat tijd aan het onderzoeken van de verschillende opties. Weeg ze af tegen je professionele doelen, wettelijke vereisten en budget. We raden je ook aan om online gebruikersbeoordelingen te bekijken om een idee te krijgen van wat bestaande klanten vinden.

Duidelijk beleid en procedures opstellen

Gezien de strenge wettelijke eisen die aan elektronische handtekeningen worden gesteld, is het belangrijk om duidelijke beleidsregels en procedures op te stellen die antwoord geven op vragen als:

• Hoe passen elektronische handtekeningen in je huidige boekhoudkundige workflows?
• Welk type elektronische handtekening (SES, AdES, QES) ga je gebruiken in verschillende situaties?
• Wie is bevoegd om elektronische handtekeningen aan te maken en aan te vragen?

Voor gedetailleerde training zorgen 

Voor een succesvolle implementatie van een nieuw systeem voor elektronische handtekeningen is een gedetailleerde training nodig over het gebruik van de software, maar ook over de wettelijke vereisten en de repercussies als deze niet worden nageleefd. Om de efficiëntie te verhogen, moet je ervoor zorgen dat werknemers weten hoe ze e-handtekeningen in hun bestaande workflows kunnen integreren.

Maak kennis met TaxDome: software voor digitale handtekeningen voor accountants – en nog veel meer!

TaxDome ondersteunt alle drie de soorten e-handtekeningen die in eIDAS worden beschreven. Je krijgt onbeperkt gratis SES als onderdeel van je TaxDome licentie, terwijl AdES en QES beide een kleine vergoeding per handtekening hanteren om het verificatieproces te dekken. Voor onze klanten in de VS bieden we ook op kennisgebaseerde verificatie (KBA) om naleving van de Amerikaanse belastingdienst (IRS) te garanderen. 

Al onze e-handtekeningen voldoen niet alleen aan de eIDAS-normen, maar ook aan de belangrijkste vereisten van de ESIGN Act en UETA, zodat je e-handtekening- en documentworkflows veilig, beveiligd en in overeenstemming met de wet zijn.

Voor meer informatie over hoe AdES en QES in TaxDome werken, lees je dit artikel.

TaxDome is echter veel meer dan alleen software voor elektronische handtekeningen. Als uitgebreid platform voor praktijkbeheer, krijg je alle tools die je nodig hebt om je klanten, teams, projecten, documenten en workflows te beheren. In tegenstelling tot veel andere e-handtekeningsystemen is TaxDome speciaal ontworpen voor accountants, met functies zoals:

• Branchespecifieke handtekeningsjablonen
• Naadloze integratie met boekhoud- en belastingsoftware
• Terugkerende betalingen met geïntegreerde e-handtekeningen
• Geautomatiseerde workflows die verzoeken om e-handtekeningen automatisch verzenden wanneer bepaalde acties worden geactiveerd

Conclusie

Met elektronische handtekeningen kunnen accountants en hun klanten binnen enkele seconden op elk apparaat documenten ondertekenen. In de digitale wereld van vandaag is dit meer dan een fijne bijkomstigheid – het is een verwachting. Simpel gezegd, bedrijven die blijven vasthouden aan papieren formulieren en handgeschreven handtekeningen blijven zeker achter.

Om e-handtekeningen effectief te implementeren in je bedrijf is de juiste planning, voorbereiding en training nodig. Maar de belangrijkste factor is misschien wel de technologie die je gebruikt. 

Met TaxDome beschik je over e-handtekeningen die aan de wettelijke eisen voldoen – inclusief SES, AdES en QES – naast een reeks krachtige functies voor documentbeheer. 

Maar dat is nog niet alles. In tegenstelling tot opzichzelfstaande tools voor elektronische handtekeningen is TaxDome een uitgebreid platform voor praktijkbeheer, dat alle tools en processen biedt die je nodig hebt om een zeer efficiënt en winstgevend accountantskantoor te runnen.

Om het zelf eens te ervaren, vraag je vandaag nog een demo aan!