Brooklyn FI Ervaring: Hoe U Uw Bedrijf met behulp van Moderne Technologieën 3x Groter Laat Groeien

Ontmoet Shane Mason, mede-oprichter van Brooklyn FI. Shane is al meer dan 10 jaar een registeraccountant en hij is als bijbaantje begonnen met het doen van belastingaangiftes. Maar in de afgelopen 3 jaar hebben Shane en zijn team het dienstenpakket van Brooklyn FI verbreed: van alleen belastingaangifte tot accounting, advies en strategie. Dit geeft Brooklyn FI een voorspelbare stroom van inkomsten en stelt hen in staat om te groeien.

We stonden ervan te kijken hoe snel Brooklyn FI is gegroeid: in twee jaar tijd van een solopreneur naar 5 medewerkers en in hun eerste jaar met TaxDome naar 13 medewerkers. We vroegen hem hoe ze dat voor elkaar gekregen hebben:

“Wat betreft de schaalvergroting van de op dienstverlening gebaseerde business, zijn we uitgekomen op een model dat heel goed werkt. Proces, workflows, hoe vaak we communiceren met de klanten en de prestaties die we leveren, evenals de tarieven die we hanteren. Het is belangrijk om de verwachtingen waar te maken, ons personeel te managen, en klanten aan te nemen die in ons straatje passen. Dit alles houdt ons op koers en stelt ons in staat exponentieel te groeien.”

Shane heeft ook ambitieuze plannen voor verdere groei:
“Ik verwacht binnen twee jaar naar 25 mensen te gaan. Ik denk dat we dan ook een Directeur Belastingen, een Directeur Accounting, en een Directeur Financiële Planning zullen hebben, die elk verantwoordelijk zal zijn voor zijn of haar eigen verticalen”.

Workflow komt eerst

Als een bedrijf wil nadoen wat Brooklyn FI heeft gedaan, raadt Shane aan om zich te concentreren op hulpmiddelen die hen helpen processen op te bouwen.

“Je moet uitzoeken hoe je iemand anders met minder ervaring en minder domeinexpertise dan jij, jouw werk kunt laten doen. Concentreer je helemaal op processen, delegatie, workflow tools. Zorg ervoor dat je systeem gemakkelijk en snel iteraties in processen mogelijk maakt. Dat wil zeggen, je krijgt misschien sjablonen, maar je moet ze gemakkelijk kunnen aanpassen. Met de automatisering in TaxDome konden we herhaalbare processen creëren die niet afhankelijk zijn – dit is van cruciaal belang om te kunnen groeien.”

Kijk ook eens hoe Boundless Tax hun klantenonboarding workflow volledig geautomatiseerd heeft.

Naarmate ze groeien heeft Brooklyn FI steeds meer functionaliteit nodig om hun klanten de beste service te bieden en interne processen te stroomlijnen. Shane’s team streeft er dan ook naar om zo min mogelijk tools te gebruiken en TaxDome is daarbij een grote hulp geweest.

“”Hoe meer tools een product bevat -— hoe beter. Door TaxDome te gebruiken, gebruiken we niet langer QBO, Jetpack Workflow, Trello, en Intuit Link. We zijn in staat om volledig op afstand te werken — en we doen ook niet meer aan persoonlijke vergaderingen.”

Houd in één oogopslag de voortgang van uw taken bij.

Op de vraag hoe hij en zijn team de onboarding bij TaxDome hebben ervaren, vertelde Shane dat TaxDome vrij intuïtief was voor het team om op te pikken. 

“Het is vrij gemakkelijk om alles te vinden, zelfs als nieuwe gebruiker. Het kostte ons ongeveer drie maanden om het volledig onder de knie te krijgen. En er zijn zoveel nieuwe functies die worden uitgerold, dus we zijn altijd bezig om nieuwe functionaliteit te implementeren.”

Een van de andere dingen waar Brooklyn FI naar kijkt in termen van workflow zijn integraties, vooral Zapier. Het is een goede manier om nieuwe integratie toe te voegen als andere tools optimale oplossingen bieden.

Groeien in een startup modus

Vanuit een zakelijk perspectief was het hebben van een zakenpartner voor Shane nogal wat. Hij en zijn mede-oprichter AJ Ayers hebben een goede relatie en houden elkaar verantwoordelijk voor de plannen die ze maken. 

“Ik ben de man van de ideeën en mijn zakenpartner richt zich op de uitvoering. Die synergie is van cruciaal belang en stelt ons in staat om zo snel te groeien. Er is een boek Rocket Fuel genaamd dat ik kan aanraden – het gaat allemaal over hoe je grip kunt krijgen op je bedrijf, vooral diegenen die na het aannemen van een paar werknemers op een plateau blijven steken”

We vroegen Shane op welke manier Brooklyn FI nieuwe teamleden inwerkt zonder het proces te vertragen.

“Voor onboarding gebruiken we veel Loom video’s en Guru voor interne wiki over processen en workflow. En TaxDome, natuurlijk, — al onze processen vinden plaats binnen onze CRM Tool.”

Shane Mason met zijn zakenpartner AJ Ayers.

Klantcommunicatie verbeteren 

De klanten op de hoogte houden van al het werk dat achter de schermen plaatsvindt, was een van de moeilijkste dingen voor Brooklyn FI. 

“Wij doen er veel aan om de informatie van klanten te krijgen en wij werken hard om een accurate representatie van hun jaar samen te stellen. Wij willen dat de klant daarvan op de hoogte is, zodat zij weten waarom zij ons betalen. Het kost ons een week of twee om hun aangifte voor te bereiden en ze vragen zich altijd af hoe het er mee staat. Hen op de hoogte houden was een uitdaging.”

De overstap naar TaxDome was een opluchting voor beide partijen.

“Zoals in elk bedrijf, gebeurt er veel achter de schermen waar de klanten geen weet van hebben — herzien, voorbereiden, controleren, afronden. In TaxDome hebben we geautomatiseerde e-mails die zo zijn ingesteld dat elke keer dat een klant naar die stap in de workflow gaat er een e-mail uitgaat — zodat de klant op de hoogte is van wat er achter de schermen gebeurt. Dit handmatig werk kostte vroeger veel tijd, dus onze klanten op de hoogte houden is nu een peulenschil geworden.”

Met geautomatiseerde acties kun je klanten automatisch informeren.

Het gebruik van TaxDome’s klantportaal heeft ook een ander belangrijk probleem opgelost – nu hebben we een portaal dat gemakkelijk te gebruiken is en die klanten ook erg waarderen. 

“We gebruikten een ander programma met Intuit — wachtwoord resetten was een probleem. Het was niet white-labled en het had niet de functionaliteit die we nodig hadden. Nu krijgen we alleen maar positieve feedback van klanten. Over het algemeen praten klanten niet over portals, dus dat mensen zich er positief over uitlaten is fijn.

Het klantportaal is zo gemakkelijk als Whatsapp of andere apps die uw klanten gebruiken.

Als reactie op de bedrijfstak als geheel, moet Shane toegeven dat een van de grootste klachten over accountants in het algemeen het gebrek aan communicatie is — klanten vragen zich altijd af wat er aan de hand is. Brooklyn FI blijft groeien door het toepassen van herhaalbare processen, waardoor klanten meer van hen onder de indruk zijn en ze zich kunnen onderscheiden van anderen.

Gebruik de ervaring van Brooklyn FI om uw bedrijf te laten groeien en zoveel mogelijk processen te automatiseren. Heeft u daar hulp bij nodig? Doe mee met onze dagelijkse live demo met Q&A!