Hoe U Effectief Factureert voor Uw Accounting- en Belastingdiensten

Als een belastingdeskundige is het aanbieden van kwaliteitsdiensten aan klanten en op tijd betaald worden voor de bloeiende activiteiten van uw bedrijf een essentieel onderdeel. Maar het is nu eenmaal zo dat de manier waarop u binnen uw bedrijf met de facturerings- en betalingsprocessen omgaat het verschil maakt. Stel uzelf één vraag: Bent u klaar voor een soepele workflow en een maximale cashflow in het komende belastingseizoen? Zo niet, dan moet u leren hoe u ervoor kunt zorgen dat cliënten elke keer weer hun rekeningen op tijd betalen.

Als u uw klanten niet effectief factureert, zult u uiteindelijk door vertragingen, niet-betrokken klanten en andere problemen geld verliezen. Hier zijn vijf manieren waarop u uw factureringsproces met TaxDome kunt updaten, verbeteren en automatiseren. Op die manier kunt u zich meer op uw werk richten en cashflowproblemen voorkomen.

Audit en update uw betalingsbeleid

Wanneer verzendt u facturen? Betalen klanten vooraf een voorschot? Wat als een klant u niet betaalt? Wanneer maant u ze aan? Rekent u rente voor te late betalingen? Dit zijn enkele van de vragen over facturering waarmee belastingadvieskantoren te maken krijgen.

Kleine bedrijven hebben vaker met betalingsachterstanden te maken dan u denkt. Verschillende belastingdeskundigen hebben op Facebook hun ervaringen gedeeld over de uitdagingen waarmee zij werden geconfronteerd toen zij handmatig facturen verstuurden en hoopten dat klanten op tijd zouden betalen. In sommige gevallen betaalden klanten pas voor geleverde diensten nadat er juridische stappen waren ondernomen, met alle kosten van dien voor de belastingdeskundigen.

Deze boekhoud- en belastingdeskundigen zijn het erover eens dat het automatiseren van hun factureringsproces hen veel stress, waardevolle tijd en zelfs geld heeft bespaard. Hierdoor kregen ze meer tijd hadden om hun bedrijf te runnen in plaats van achter debiteuren aan te gaan.

Bron: Facebook

Om problemen zoals deze te vermijden, moet u eerst uw betalingsbeleid doorlichten en updaten. Dit houdt in dat u duidelijke facturerings- en betalingsvoorwaarden moet vastleggen. 

Dat is misschien wel de beste manier om misverstanden bij cliënten te voorkomen. Hier zijn enkele van de voorwaarden die belastingdeskundigen in hun contracten met klanten moeten opnemen, inclusief de facturering: 

• Een duidelijke definitie van de diensten die aan de klant geleverd worden
• De betalingsvoorwaarden- en vervaldata 
• Tijdlijn voor de levering van een dienst
• Garanties die bij de dienst van toepassing zijn
• De boete bij te late betaling – b.v., 2% per maand
• Termijnen voor te late levering en betalingen
• De kennisgeving die nodig is om de samenwerkingsovereenkomst te beëindigen

TaxDome maakt het eenvoudig om betalingen van klanten te innen door het u mogelijk te maken met behulp van onze TaxDome Contracten uw betalingsbeleid automatisch te koppelen aan uw facturering. U kunt automatisch een contract naar uw klanten laten sturen om te laten ondertekenen. En het mooie is, ze kunnen het in TaxDome via een web- of mobiele app ondertekenen – met push notificaties wordt het nog eenvoudiger! 

Hoe klanten TaxDome contracten via the app ondertekenen. 

Wij leveren kant-en-klare contractsjablonen. Die kunt u aan uw behoeften aanpassen.

Kopieer een contract uit de TaxDome bibliotheek en pas het aan de behoeften van uw bedrijf aan.

Verschillende snelle, gemakkelijke betalingsmogelijkheden bieden

Uit een recent onderzoek van Fiserv is gebleken dat 70% van de respondenten vindt dat het aanbieden van meerdere betalingsmethoden hun algemene tevredenheid over de facturateur vergroot. Sommige internationale klanten betalen u misschien nog steeds per cheque, maar hoe zit het met degenen die de voorkeur geven aan andere betalingsvormen zoals creditcards bijvoorbeeld? Of degenen die graag betalingen doen vanaf hun smartphone of pc? 

Voor een effectieve facturering moet u verschillende snelle, gemakkelijke en betaalbare betalingsmogelijkheden accepteren. Vertel uw klanten dat u nu verschillende soorten betalingen accepteert om de kans op tijdige betalingen te vergroten en de klanttevredenheid te verbeteren. TaxDome biedt een volledig geïntegreerde beveiligde betalingsverwerking zodat uw klanten u altijd en overal kunnen betalen. Wij accepteren creditcard betalingen via Stripe en CPACharge. ACH betalingen worden binnenkort mogelijk.

Operationaliseren van snelle facturering

Een van de beste manieren om de cashflow van uw bedrijf te maximaliseren is door tijdig en consequent te factureren. Maar tijdens het drukke belastingseizoen kan deze taak gemakkelijk van uw toenemende to-do lijst afglijden. Klanttevredenheid is vaak gekoppeld aan de voltooiing van het werk, en als de diensten worden geleverd zoals verwacht is de kans groter dat cliënten u snel zullen betalen. 

Hoe langer u wacht met het factureren van klanten, hoe waarschijnlijker het is dat ze er langer over doen om u te betalen. Zorg voor een snelle betaling door uw factureringstijdstip en -frequentie automatisch in te stellen op basis van het soort aangeboden diensten. Bijvoorbeeld direct na het invullen van belastingaangiften en voor doorlopende maandelijkse diensten. TaxDome automatiseert dit proces voor uw bedrijf.

Hiermee kunnen u en geautoriseerde teamleden facturen voor eenmalige diensten sturen of automatische facturen naar klanten sturen wanneer een opdracht naar een nieuwe fase in de pijplijn gaat. Het enige wat u hoeft te doen, is eerst aangepaste factuursjablonen maken. U kunt ook herinneringen voor facturen instellen om klanten op de hoogte te stellen.

Standaardiseer uw betalingsmogelijkheden

Als u uw factureringsproces wilt stroomlijnen, moet u ook uw betalingsopties standaardiseren. Wilt u dat klanten een voorschot van 25% of 50% betalen voordat ze met de diensten beginnen? Of wilt u ze een flexibele betaling in gelijke maandelijkse termijnen aanbieden? U bepaalt zelf hoe u uw klanten factureert, maar u hebt een gestandaardiseerde manier nodig om de betaling van hun facturen efficiënter te maken.

TaxDome maakt het u gemakkelijk om op bepaalde data automatisch terugkerende betalingen per creditcard of een andere methode in te stellen, terwijl u ook automatisch factureringsmails en herinneringen naar klanten kunt sturen.

Koppel Klantdocumenten aan Facturen

Hoe zorgt u ervoor dat cliënten betalen voor de diensten die u levert en de tijd die u steekt in het opstellen van documenten? TaxDome maakt dit gemakkelijk. Geen zorgen meer over openstaande vorderingen door klantdossiers te koppelen aan specifieke facturen. Op deze manier zullen klanten zien dat er een nieuw bestand beschikbaar is, maar ze kunnen het niet downloaden of bekijken totdat de factuur betaald is.

Zodra betaald is wordt het document automatisch ontgrendeld zodat de klant toegang heeft tot zijn account. Het koppelen van documenten aan facturen zorgt ervoor dat u elke keer betaald wordt voor uw diensten en voorkomt de onzekerheid van het wachten op klanten om te betalen voor geleverde diensten. 

 Kimberlian C. – “De functie die voor mij de doorslag gaf was de mogelijkheid om een document aan een factuur te koppelen. Ik hoefde niet meer voor betaling achter een klant aan te jagen.”

Geef uw klanten een uniforme factureringservaring

U heeft nu inmiddels al uw betalingsbeleid aangepast, andere gebruiksvriendelijke en snelle betalingsopties opgezet, prompte facturering ingevoerd en uw betalingsopties gestandaardiseerd.

Al deze processen spelen een grote rol bij het stroomlijnen van uw factureringsproces. TaxDome automatiseert uw factureringsproces, zodat u uw klanten een uniforme ervaring kunt bieden.

Klanten kunnen eenvoudig facturen betalen, documenten ondertekenen, uploaden en berichten sturen, allemaal in één op maat gemaakt portaal zonder dat ze meerdere logins hoeven te onthouden. U kunt TaxDome ook integreren met betalingsopties zoals QuickBooks en Stripe om al uw facturen en betalingen te synchroniseren met het interne boekhoudsysteem van uw bedrijf.