”Klaar met Uploaden” – nieuwe knop en opties voor klantenportaal

Hoe laten klanten mijn bedrijf weten dat ze klaar zijn met het uploaden van documenten?

Veel bedrijven worstelen met de vraag: “Hoe laten mijn klanten me weten dat zij klaar zijn met het uploaden van documenten? 

In het algemeen bevelen wij aan dat bedrijven gebruik maken van workflow en nuttige functies die een duidelijke “voltooid” status hebben, zoals organizers (die klanten kunnen indienen) en klantentaken (die klanten kunnen voltooien). Een voorbeeld van hoe dit werkt, kunt u bekijken in deze korte 2 minuten durende video waarin we laten zien hoe een Opdracht (belastingaangifte, maandelijkse boekhouding, enz.) – automatisch van “de klantenkant” naar “uw kant” kan verhuizen wanneer de klanten hun organizer indienen. Dit maakt het gemakkelijk voor u om altijd te weten wie wat moet doen; wacht u op de klant, of wachten zij op u?

Workflowautomatisering helpt niet alleen met het verzamelen van gegevens, maar ook met het communiceren van uw waarde

Voor alle bedrijven, of u nu een team van vijf, een team van 20 of een eenmanszaak bent, raden wij aan gebruik te maken van workflowautomatisering. Met de automatisering van TaxDome kunt u niet alleen interne updates implementeren, maar ook externe communicatie. Die maakt bij elke stap van het proces uw waarde voor klanten duidelijk.

Kellie Parks is boekhoudster en partner van TaxDome – in het screenshot hieronder deelt ze haar ervaring als klant van een dienst (ongediertebestrijding) waarvoor ze een maandelijkse vergoeding betaalde. Terwijl de dienst inderdaad werd geleverd, had zij, als leek, geen goed idee van de waarde van de dienst (ze is een expert in veel dingen, maar niet in ongediertebestrijding). De sleutel hier is om te begrijpen dat dit precies is hoe uw klanten zich voelen als ze niets van u horen. En met TaxDome automatiseringen kunt u niet alleen het verzamelen van klantgegevens automatiseren, maar ook bij elke stap van het proces de externe communicatie. 

“Ik vergat hoe slecht het was door hoe goed het was”. Terwijl het maandelijkse werk dat u levert de ‘functie’ is, kunt u door (via automatisering in TaxDome) te communiceren – uw waarde uitleggen (emotie). Dit is wat uw kantoor en klantervaring zal onderscheiden van uw concurrenten, wat de retentie zal verhogen en een hechtere relatie tussen kantoor en klant zal opbouwen.

En hier is Eric Gray van Evolution Accounting die bespreekt hoe hij dit in TaxDome heeft geïmplementeerd en welk effect het heeft gehad op de klantervaring.

Beschikbare middelen om automatisering op te zetten en workflow in uw praktijk te implementeren

Ter herinnering: TaxDome support is gratis en bij elke licentie inbegrepen. We hebben ook kant-en-klare sjablonen die u met plug-and-play in uw praktijk kunt implementeren. Bekijk onze Webinar: Maak u klaar voor het belastingseizoen en daarnaast kunt u ook het exacte sjabloon dat in deze webinar is gebruikt kopiëren uit de sjabloonbliotheek. Inmiddels zijn er nog meer functies beschikbaar, maar het algemene idee dat we willen overbrengen is hetzelfde.

Stappen die wij aanbevelen om mee te beginnen:

1. TaxDome Academy cursus – gratis en inbegrepen
2. 1:1 training – gratis en inbegrepen

Hieronder vindt u een 2 minuten durende video uit onze Academy cursus over workflow die automatisering en communicatie met de klant laat zien.

Buiten de opties die TaxDome direct gratis aanbiedt, kunt u ook gebruikmaken van TaxDome gecertificeerde consultants. Dit zijn gescreende externe dienstverleners die diensten en individuele instellingen voor bedrijven aanbieden. Het zijn vaak andere praktijkmensen of technologie-experts die diensten op maat leveren.

‘Klaar met uploaden’ knop opties voor klantenportaal

Degenen die deze functies niet gebruiken, hebben meer ambigue workflows. Eerder dit jaar hebben we functies geïntroduceerd om dit probleem aan te pakken, namelijk het selectievakje ‘Klaar met uploaden’ dat verschijnt nadat een klant een document heeft geüpload. 

Uit tests en feedback is gebleken dat dit weliswaar helpt, maar ook dat bedrijven op zoek waren naar een duidelijkere oplossing die altijd zichtbaar is, en niet alleen na het uploaden van een document.

Met deze release kan een duidelijke “Klaar met uploaden” knop worden toegevoegd aan de klantenportaal homepage en de Documentensectie. Wanneer hierop wordt gedrukt, worden medewerkers van uw team die het account volgen in hun Inbox+ en/of e-mail afhankelijk van uw  notificatie-instellingen op de hoogte gesteld. Deze functie is optioneel en kan worden in- of uitgeschakeld in uw Bedrijfsinstellingen.

Kies de opties die het beste voor uw bedrijf werken

Met deze release kunt u kiezen of en welke knoppen u in uw portaal wilt inschakelen.

1. ‘Klaar met uoloaden’ knop in de interface
   a. Indien ingeschakeld, verschijnt de knop in het begingedeelte van het portaal en ook in het documentgedeelte van het portaal.
2. ‘Klaar met uploaden’ vakje in document-uploadmenu
   a. Indien ingeschakeld, verschijnt de knop nadat een document is geüpload in de zijbalk voor het uploaden van documenten 

Met betrekking tot deze functie zullen wij ook een “commentaar”-vakje toevoegen (optioneel) waar klanten extra context voor u kunnen toevoegen nadat zij op de knop “Klaar met uploaden” hebben gedrukt.

Voor een uitgebreidere uitleg van deze functie, zie ons helpartikel hierover.