Mei 2023 update

Wij hebben een aantal belangrijke updates doorgevoerd: terugkerende facturen, een opnieuw ontworpen interface voor berichten (voortaan Chats genaamd) en een beter overzicht van voor een klant uitgevoerde opdrachten. We hebben ook het documentbeheer, het klantenportaal en de workflowsectie aangepast. Zonder verder oponthoud, laten we onze tanden in wat nieuw is zetten.

Voorproefje: 

Binnenkort zult u in TaxDome SMS-berichten kunnen versturen en ontvangen. Hierdoor krijgt uw bedrijf een extra communicatiekanaal om met uw klanten samen te werken. We werken ook aan een nieuwe ingebouwde mobiele app voor klanten, offertes (om prospects gemakkelijk in klanten om te kunnen zetten) en een verbeterde tijdsregistratie en facturering binnen TaxDome. 

Bekijk in deze video een overzicht van de nieuwe functies en verbeteringen:

💰Facturering

Terugkerende facturen: elimineer administratief werk en krijg automatisch betaald

Met terugkerende facturen kunt u klanten op een regelmatige, vooraf bepaalde basis (wekelijks, maandelijks, enz.) facturen sturen. Ze zijn vooral nuttig als u klanten voortdurend terugkerende diensten levert. Wij hebben onlangs een diepgaande webinar gepresenteerd waarin deze functie werd geïntroduceerd en voorbeelden werden gegeven van hoe u deze in uw praktijk kunt toepassen. U kunt de opname van de webinar en het transcript van de vragen en antwoorden hier bekijken.

Hieronder vindt u in een verkorte video een overzicht van de functie en de ervaring van zowel aan de kant van het bedrijf als de klant:

Terugkerende facturen automatiseren het factureringsproces, zodat u facturen maar één keer hoeft in te stellen. Als u automatische betalingsautorisatie inschakelt, hoeven uw klanten ook maar één keer hun kaart/bankgegevens in te voeren: het geld wordt dan automatisch volgens een afgesproken schema geïncasseerd.

Doorloop onze checklist over het opstellen van terugkerende facturen om automatisch en onmiddellijk betaald te worden voor uw terugkerende diensten.

Betalingsautorisatie is momenteel alleen beschikbaar met Stripe als standaard betalingsprovider. U kunt echter nog steeds terugkerende facturen maken als u CPACharge gebruikt – maar uw klanten zullen dan wel elke keer hun betalingsgegevens moeten invoeren. Dit komt omdat betalingsautorisatie is uitgeschakeld. U kunt zowel Stripe als CPACharge inschakelen in uw platform – u hoeft CPACharge niet uit te schakelen om Stripe in te schakelen.

Lees hier meer over het gebruik van terugkerende facturen en hoe ze uw bedrijf ten goede komen>>

QBO-integratie-update: minder foutmeldingen en automatische matching van factuurnummers voor wie meerdere facturatiesystemen gebruikt

We hebben automatische verificatie toegevoegd om dubbele factuurnummers te voorkomen. Factuurnummers worden nu automatisch toegekend op basis van de meest recente facturen in QBO.

Wij kennen automatisch factuurnummers toe wanneer:

• Het factuurnummer leeg is gelaten 
• De factuur via een automatisering is gemaakt
• De factuur automatisch als onderdeel van een terugkerende factuur is gegenereerd
• Facturen in bulk zijn gecreëerd

️Als u handmatig een factuurnummer invoert dat al in QBO in gebruik is, stellen wij u op de hoogte en stellen wij het volgende beschikbare nummer voor.

Aanvullende QBO sync-updates die binnenkort komen:

• Velden voor het bijhouden van QuickBooks klassen en locaties worden aan het factuurscherm toegevoegd
• Het wordt mogelijk om voor elke dienst een aparte QuickBooks inkomstenrekening te selecteren.
• Wij voegen een statusweergave toe, zodat u kunt zien welke diensten met QuickBooks zijn gesynchroniseerd.

Om meer te leren over de update, leest u ons Helpartikel>>

Aangepaste velden toevoegen aan PDF-facturen

U kunt uw facturen nu met aangepaste velden aanpassen.  Zo kunt u alle gewenste informatie over de klant in de factuur opnemen.

Om aangepaste velden aan facturen toe te voegen, gaat u naar het subtabblad Bedrijfs Details in de Instellingen en schakelt u vervolgens de velden die u wilt in. De velden ‘adres, stad, staat en e-mail’ zijn standaard zichtbaar, maar u kunt ook andere opties zien door te klikken op Laat meer zien.

Voor meer informatie over aangepaste velden, leest u ons Helpartikel>>

Gebruik shortcodes voor facturen om tijd te besparen en een persoonlijk tintje toe te voegen

Pas uw facturen aan met behulp van shortcodes om een persoonlijk tintje toe te voegen. Shortcodes kunnen worden toegevoegd aan de factuurbeschrijving en klantberichten, en kunnen alle rekeninginformatie bevatten, inclusief aangepaste velden.

Shortcodes kunnen voor uw teamleden ook tijd besparen. Shortcodes kunnen worden aangemaakt voor:

• Eenmalige facturen
• Terugkerende facturen
• Eenmalige factuursjablonen
• Bulk eenmalige facturen

Om meer te leren over hoe shortcodes werken, bezoekt u ons Helpportaal>>

💬 Chats

Herontworpen chats: de weg vrijmaken voor een uniforme communicatiefeed

Wij hebben verschillende belangrijke verbeteringen aangebracht in de interface en de functionaliteit van ons berichtensysteem (voortaan Chats genaamd). Met deze update willen wij drie doelen bereiken:

1. Nieuwe functies toevoegen
2. Een gebruiksvriendelijkere interface
3. De weg voor een uniforme communicatie voorbereiden

Hier zijn enkele van de belangrijkste toevoegingen:

• Prominente taak-checklists (vergrendeld voor klanten)
• Chats sorteren in “Gelezen” en “Ongelezen”
• Mogelijkheid om inhoud te bekijken (zoals documenten, taken, links en afbeeldingen)
• Mogelijkheid om verzonden berichten te bewerken en te verwijderen
• Taken opnieuw naar klanten verzenden
• Verborgen tabblad gearchiveerde chats

U vindt Chats in het tabblad Communicatie. Binnenkort komt er ook SMS-integratie: dan kunt u binnen TaxDome tekstberichten verzenden naar en ontvangen van uw klanten.

📚 Documentbeheer

Meer aangepaste meldingsvoorkeuren voor documenten: ontvang alleen de meldingen die u belangrijk vindt

U kunt nu zelf bepalen welke specifieke documentmeldingen u wilt ontvangen. Er zijn nu aparte meldingen voor wanneer documenten door uw klanten zijn ondertekend, geüpload en goedgekeurd.

Zo kunt u kiezen welke gebeurtenissen een melding activeren. U kunt ook kiezen waar meldingen verschijnen: in uw Inbox+, e-mail of beide.

Lees ons helpartikel om te leren hoe u uw notificatiemeldingen kunt instellen>>

👨‍👩‍👧‍👧 Klantenportaal

Nieuwe instellingen voor de vooruitbetalingsoptie in het klantenportaal

Standaard hebben alle bedrijven de mogelijkheid om vooruitbetalingen te accepteren, maar wij hebben nu extra instellingen toegevoegd om u te helpen dit aan te passen aan uw bedrijfsvoorkeur.

• U kunt ervoor kiezen de vooruitbetalingsknop in uw portaal te laten zien of uit te schakelen 
• Betalingsopties toegevoegd — indien ingeschakeld, kunt u bepalen via welke betalingsmethode klanten kunnen vooruitbetalen: bankoverschrijving, creditcard of beide.

Om betalingen te accepteren (en ook vooruitbetalingen mogelijk te maken) moet een betalingsprovider (Stripe/CPACharge)  aangesloten zijn. Leer hoe u de vooruitbetalingsoptie kunt configureren>>

🤖 Workflow

Nieuw toegangsrecht: welke teamleden pijplijn-herhalingsschema’s kunnen bewerken

Voor elke gebruiker kunt u de toegangsrechten aan zijn functie aanpassen. Wij hebben een nieuw toegangsrecht toegevoegd dat specifiek betrekking heeft op de workflow – u kunt bepalen wie van uw teamleden taakherhalingen kan wijzigen. Indien uitgeschakeld, kunnen teamleden echter nog steeds pijplijnen bekijken (als ze in het ‘Beschikbaar voor’ veld staan of de desbetreffende pijplijn) — maar ze hebben niet de optie om het herhalingsschema te wijzigen.

Leer hoe u de workflow toegangsrechten voor uw teamleden kunt bijwerken>>

Gebruik recente opdrachten om snel het laatste werk te zien waar de klant u voor heeft aangenomen

Context is koning: weten welke opdrachten u in het verleden voor een klant hebt uitgevoerd, is belangrijk. Daarom hebben wij de Recente opdrachten sectie aan accountprofielen toegevoegd. Het laat de vijf laatste opdrachten waaraan u hebt gewerkt zien, met snelle toegang tot elke opdracht.

Leer hoe u recente opdrachten kunt zien>>

U kunt nu ook opdrachten aan elkaar koppelen. Dan kan bijvoorbeeld een formulier aangifte inkomstenbelasting pas worden voltooid als het formulier aangifte voor partners is gedaan. Door de twee opdrachten aan elkaar te koppelen, kunt u ervoor zorgen dat de aangifte inkomstenbelasting niet voortijdig wordt afgerond. 

Zie hoe u opdrachten aan elkaar kunt koppelen>>

📚 Hulp & Opleiding

• Automatiseer uw payroll workflow in 70 minuten met TaxDome voor Payroll
• We hebben nu een aparte tips & tricks sectie speciaal voor belastingvoorbereiders vol met advies over hoe u nieuwe belastingklanten werft, documenten verzamelt, omgaat met uitstel, en nog veel meer  

🔥 Overig

• Snelle navigatie naar alle gekoppelde accounts wanneer een contact wordt bekeken is hersteld
• U kunt nu tijdregistraties bewerken die momenteel een “In Behandeling” status hebben
• Neemt u al deel aan ons vroegtijdige toegangsprogramma? Vroegtijdige toegangsleden mogen als eerste onze nieuwe functies gebruiken en becommentariëren. Lees erover en neem deel aan het programma>>

Al het bovenstaande — plus 63 meer tweaks en verbeteringen! Word lid van onze Facebook Community om vragen te stellen, functies aan te vragen of gewoon wat met andere TaxDome gebruikers te chatten. 

Voor het geval dat u het gemist heeft, volgt hier een samenvatting van de belangrijkste functies die we in ons vorige artikel hebben behandeld.