TaxDome neemt voor de tweede keer deel aan Tili -ja Veropäivät te Helsinki, Finland

TaxDome was verheugd deel te nemen aan Tili- ja Veropäivät 2023, het belangrijkste en langverwachte jaarlijkse evenement voor de accountants-, belasting- en boekhoudsector in Helsinki, Finland. Dit was de tweede keer dat TaxDome de kans kreeg om zijn software op het evenement te tonen, zodat we een bekend gezicht onder de deelnemers waren.

Het evenement werd na twee jaar van virtuele evenementen live in het “Helsingin Messukeskus” beurscentrum gehouden en de sfeer was elektrisch. De organisatoren, deelnemers en exposanten waren het hele evenement door een en al glimlach. Het evenement werd ook gedeeltelijk virtueel uitgezonden, zodat honderden accountants, boekhouders, loonadviseurs en besluitvormers ook de cursussen en lezingen konden volgen om zo op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in de sector. In totaal telde het evenement 1200 deelnemers, waarvan de helft lijfelijk aanwezig was.

Taloushallintoliitto (Finse Vereniging van Accountants, Belastingadviseurs en Auditing), TaxDome’s belangrijkste partner in Finland sinds december 2021, was de gastheer van het evenement. TaxDome maakte van de gelegenheid gebruik om te netwerken met andere professionals uit de sector, hun visie op de toekomst van de sector te delen en aan te geven hoe hun software een rol kan spelen bij het stimuleren van innovatie en groei.

Al met al was het evenement voor TaxDome een groot succes. Het leverde waardevolle bekendheid op en bracht het bedrijf in contact met een groot aantal professionals uit de sector. Het TaxDome team wil alle deelnemers bedanken voor hun deelname en om het evenement tot een groot succes te maken. We zien u allen graag terug op de volgende Tili- ja Veropäivät.

Het centraliseren van de communicatie met klanten en het delen van documenten en gegevens was een gewild onderwerp op het evenement.

Tijdens het tweedaagse evenement kregen wij veel vragen over dit onderwerp en hadden wij de kans om speciaal te laten zien hoe software kan helpen bij de ondersteuning van dagelijkse routinewerkzaamheden en samenwerking tussen teams in combinatie met de nieuwste technologie.

Stel het u zo eens voor: u heeft misschien één applicatie om belangrijke documenten met betrekking tot uw klanten te archiveren. Misschien heeft u ook een andere of meerdere toepassingen/manieren om met uw klanten te communiceren. U gebruikt misschien ook nog andere software om klanten uw belangrijke documenten te laten ondertekenen, waarna u dat document handmatig naar de archieftoepassing moet halen. Hoe communiceren deze software en toepassingen met elkaar? Als een klant een e-mail stuurt met een belangrijk document, wordt dat dan automatisch in de documentopslag opgeslagen? Dit klinkt niet praktisch, maar toch is dit voor de meeste accountantskantoren de dagelijkse realiteit.

Laten we een voorbeeld uit de praktijk geven:

Accountantskantoor A heeft een zakelijke klant X. Hun belangrijkste manier van communiceren is via e-mail, telefoontjes en WhatsApp. Ze hebben afgesproken dat het meeste materiaal dat nodig is voor het uitvoeren van de normale boekhouding rechtstreeks in de boekhoudsoftware wordt gedeeld. Elke maand hebben ze een vergadering om te praten over de voortgang van de zakelijke activiteiten van klant X. Deze klant X stuurt regelmatig e-mails en WhatsApp-berichten met bijlagen, foto’s van bonnen en vouchers, notulen van bestuursvergaderingen die door de aanwezigen moeten worden ondertekend en meer belangrijke documenten die moeten worden opgeslagen of behandeld door accountantskantoor A. Het accountantskantoor A ontvangt op regelmatige basis ongeveer 100 e-mails, 20 telefoongesprekken en 50 WhatsApp-berichten per dag van al hun klanten. 

Klant X stuurt een e-mail naar accountantskantoor A met de notulen van de directievergadering die dezelfde dag is gehouden en die door alle partijen elektronisch moet worden ondertekend. Het accountantskantoor ontvangt de e-mail, leest deze, slaat het bijgevoegde document op de lokale schijf van hun computer op en uploadt het naar de software voor elektronische handtekeningen. Zij sturen het naar alle partijen die in de notulen van de vergadering staan vermeld voor een handtekening via de handtekeningsoftware. De handtekeningsoftware herinnert de klanten er niet automatisch aan om te tekenen, dus moet het accountantskantoor zelf controleren of alle partijen het document hebben ondertekend. 

Nadat uiteindelijk alle partijen het document hebben ondertekend, wordt accountantskantoor A op de hoogte gebracht en gaat het over tot de archivering van het document. Om het document te archiveren moet het accountantskantoor A het bestand met de handtekeningen downloaden van de handtekeningsoftware en het vervolgens verplaatsen naar de met de klanten gedeelde cloud-opslagruimte, Google Drive. Ze hebben in Google Drive voor elke klant een eigen map en om het document in de juiste map te plaatsen moeten ze de directory doorlopen en deze handmatig selecteren. Uiteindelijk vindt het document zijn weg naar de juiste map en wordt gearchiveerd. Het accountantskantoor stuurt een e-mail naar de klant dat de taak is voltooid en zij gaan verder met andere taken.

Klinkt dat bekend? Laten we eens kijken hoe hetzelfde proces kan worden uitgevoerd met behulp van de tools en functies van TaxDome:

Belangrijkste voordelen van software zoals die van TaxDome:

1. Al uw belangrijke documenten in een gedeelde ruimte voor uw team en klanten
   – Het uploaden van documenten via het white-label klantenportaal is nu heel eenvoudig
   – Audit trail en geschiedenis van wie wat bij welk document heeft gedaan
   – Veilige opslag in de cloud waarvan dagelijks een back-up wordt gemaakt
2. Gecentraliseerde communicatie met klanten
   – Instant messaging-tools geïntegreerd in het portaal
   – Automatische herinneringen die de omloopsnelheid van verzoeken voor belangrijke documenten van 1 week tot 1 dag kunnen verminderen
   – Geautomatiseerde verzending van berichten en e-mails met geïntegreerde taken voor klanten
   – Bijlagen van e-mails automatisch in de eigen map van klanten opslaan

Terug naar ons voorbeeld. Zakelijke klant X stuurt bijvoorbeeld een e-mail naar accountantskantoor A met de notulen van een bestuursvergadering die door alle partijen elektronisch moeten worden ondertekend. Het accountantskantoor opent TaxDome en ontvangt de e-mail rechtstreeks in het platform. Vervolgens slaan ze het bijgevoegde document op en uploaden het naar de ingebouwde software voor elektronische handtekeningen. De handtekeningsoftware is geïntegreerd met TaxDome en herinnert alle partijen er automatisch aan om te ondertekenen, waardoor er minder follow-up nodig is.

Nadat alle partijen het document hebben ondertekend, wordt accountantskantoor A op de hoogte gebracht en kan het document in de beveiligde cloudopslag van TaxDome worden gearchiveerd. Het document wordt eenvoudig opgeslagen in de juiste klantmap, aangezien TaxDome het mogelijk maakt om bestanden eenvoudig te organiseren en te categoriseren.

Tot slot stuurt het accountantskantoor een kennisgeving naar klant X dat de taak is voltooid, allemaal binnen TaxDome. Geen gehannes meer tussen verschillende platforms en handmatig georganiseer, aangezien TaxDome alle communicatie, documentbeheer en boekhoudtaken op één plaats stroomlijnt.

Met TaxDome is het hele proces efficiënter, veiliger en minder tijdrovend, waardoor het de ideale oplossing is voor accountantskantoren die hun workflow willen verbeteren.

Het centraliseren van de communicatie met klanten en het delen van documenten is essentieel voor elk accountants-, boekhoud- of belastingadvieskantoor. Het verbetert niet alleen de efficiëntie, maar zorgt er ook voor dat alle belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk en georganiseerd op één plaats is. TaxDome is praktijkbeheersoftware die een gecentraliseerd platform biedt voor communicatie met klanten en het delen van documenten, waardoor het in de sector een ideale oplossing voor professionals is.

Kijk hoe Kalle Granlund (TaxDome), Janne Fredman (Taloushallintoliitto) en Marko Salo (Tilitoimisto Smartoffice Oy) ingaan op het in een accountantskantoor gebruik maken van software als TaxDome:

De video bevat een interview met Janne Fredman, toonaangevend expert in accounting en software van Taloushallintoliitto, en Marko Salo van Tilitoimisto Smartoffice Oy, een klant van TaxDome, over het belang van naadloze documentoverdracht en communicatie tussen accountantskantoren en hun klanten. Het TaxDome-team belichtte de voordelen van het gebruik van een gecentraliseerd platform zoals TaxDome voor communicatie met klanten en het delen van documenten en hoe het de efficiëntie en organisatie van Tilitoimisto Smartoffice Oy verbeterde. De video is een geweldige bron voor iedereen die meer wil weten over de praktische voordelen van het gebruik van TaxDome in een accountantskantoor.

Daarnaast biedt TaxDome ook een reeks andere functies zoals taak- en afspraakbeheer, tijdregistratie en rapportage. Deze functies helpen de algemene productiviteit en efficiëntie te verbeteren, zodat bedrijven efficiënter en effectiever kunnen werken.

Al met al is TaxDome een krachtige praktijkbeheersoftware die een gecentraliseerd platform biedt voor communicatie met klanten en het delen van documenten. Door de communicatie en het delen van documenten te stroomlijnen, helpt het de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en het accountants-, boekhoud- en belastingadviesproces te stroomlijnen.

Voor meer informatie en om TaxDome in actie te zien, bezoekt u onze website en maakt u een afspraak voor een demo. Probeer TaxDome vandaag nog en verbeter uw workflow.