Webinar en V&A: TaxDome Q4 product opsomming

We hebben onlangs een live webinar gehouden over vijf baanbrekende productupdates van TaxDome die binnenkort voor u allemaal beschikbaar zullen zijn. Meer dan 2000 mensen waren aanwezig bij medeoprichter en Chief Product Officer Ilya Radzinsky — dank aan iedereen die de tijd nam om het evenement tot zo’n succes te maken.

Als u er niet bij kon zijn, geen probleem — hieronder kunt u een volledige opname van de webinar bekijken. Om enkele van de vragen die u misschien hebt te beantwoorden, hebben we de vraag- en antwoordsessie ook in dit blogbericht getranscribeerd.

Hier volgt een kort overzicht van wat we hebben besproken: 

• Tweerichtings SMS-communicatie
• Offertes en opdrachtbrieven
• TaxDome Marktplaats
• Rapportages (AI-gestuurd analyseplatform)
• Nieuwe mobiele app voor bedrijven

Wilt u meer weten over deze interessante functies van TaxDome? Plan dan een demo met ons implementatieteam: 

V&A transcript

Hier vindt u het transcript met vragen en antwoorden van de webinar. We hebben de vragen en antwoorden gegroepeerd in de volgende categorieën zodat u er gemakkelijker doorheen kunt navigeren:

• SMS-communicatie
• Offertes en opdrachtbrieven
• TaxDome Marktplaats
• Rapportages en AI
• Facturering en betalingen
• Al het overige

SMS-communicatie

Moeten klanten een app downloaden om SMS-berichten van TaxDome te kunnen beantwoorden?

Nee, klanten kunnen antwoorden en gesprekken starten zoals ze dat normaal ook met hun mobiele telefoon doen.

Kun je met behulp van automatiseringen SMS-berichten versturen?

Hoewel de eerste release geen SMS-automatisering zal bevatten, zijn we van plan om dit in een van de toekomstige releases op te nemen.

Kunnen jullie voor bulk SMS-berichten bevestigen dat klanten alleen hun eigen berichten te zien krijgen?

Ja, elke klant ontvangt zijn eigen unieke SMS-bericht. Als zij die beantwoorden, is die berichtendraad alleen zichtbaar voor hen en u, niet voor andere klanten. U kunt shortcodes gebruiken om bulkberichten te personaliseren. 

Is SMS anders dan de manier waarop we momenteel via TaxDome met klanten communiceren? 

Ja, met SMS-communicatie kunt u uw klanten bereiken waar ze zijn — op hun telefoon — op een manier die voor hen zeer vertrouwd is. En dat allemaal zonder dat uw klanten hoeven in te loggen op hun klantenportaal. Samen met beveiligde chats en gesynchroniseerde e-mails heeft u nu op één plek toegang tot de drie populairste communicatiekanalen. 

Moeten klanten kiezen voor SMS-communicatie?

Uw klanten hoeven niets te doen om SMS-berichten van uw bedrijf te ontvangen. Wanneer zij zich bij TaxDome registreren en de algemene voorwaarden accepteren, gaan zij akkoord met het ontvangen van uw SMS-berichten.

Kunnen we SMS-berichten versturen met Tags?

Ja. U kunt uw klantenlijst filteren — bijvoorbeeld op tags — en vervolgens een bulk-SMS naar de resulterende contacten sturen.

Komt er een optie om SMS-berichten uit te schakelen als we dit in ons bedrijf niet willen gebruiken?

Ja, natuurlijk. SMS-communicatie is volledig optioneel — u bepaalt zelf of u het wilt gebruiken. Als het eenmaal is ingesteld, kunt u het op elk moment weer ongedaan maken.

Ondersteunt SMS-communicatie MMS (Multimedia Messaging Service)? 

Aangezien de meeste bedrijven SMS zullen gebruiken om herinneringen te versturen, zal SMS het belangrijkste systeem zijn dat gebruikt wordt en zal MMS niet ondersteund worden in de eerste versie. Gezien de bezorgdheid over PII raden wij aan om beveiligde chats of andere beveiligde tools binnen TaxDome te gebruiken om documenten en andere PII (Personal Identifiable Information) uit te wisselen.

Moeten we de mobiele telefoonprovider van elke klant kennen?

U hoeft alleen het telefoonnummer van de klant te weten om een SMS te versturen. U hoeft de provider niet te kennen.

Hebben we een apart telefoonnummer nodig voor SMS? Ik heb er nog een van mijn oude software.

Als onderdeel van het registratieproces krijgt u een nieuw telefoonnummer voor SMS-berichten. U kunt een oud telefoonnummer niet opnieuw gebruiken.

SMS-berichten worden soms geassocieerd met veiligheidsproblemen. Is er iets waar we op moeten letten bij het gebruik van SMS in TaxDome?

SMS is een geweldige manier om een herinnering, een kort bericht of een oproep tot actie te versturen — tekstberichten hebben een aanzienlijk hoger geopend-percentage dan traditionele e-mail. Het is echter niet ideaal voor het verzenden van documenten of andere gevoelige informatie. Hiervoor raden wij u aan de beveiligde chatfunctie van TaxDome te gebruiken. Ter herinnering: u kunt onbeperkt chats versturen.

Komt er een tabblad “Communicatie” aan de linkerkant om op de juiste manier door bulkberichten te navigeren?

Ja, ons team is bezig met het herontwerpen van het platform en het creëren van meer algemene secties die het navigeren door TaxDome nog gemakkelijker zullen maken. Het nieuwe ontwerp staat gepland voor begin volgend jaar.

Ondersteunt SMS-communicatie telefoonnummers uit alle meer dan 25 landen waar TaxDome wordt gebruikt?

De eerste versie van SMS-communicatie zal alleen beschikbaar zijn voor bedrijven in de VS en Canada. In toekomstige releases zullen we meer opties voor de andere landen toevoegen.

Hier in de VS moeten we beginnen met het opzetten van “campagnes” en gedetailleerde plannen hebben over hoe we SMS voor zakelijke doeleinden willen gebruiken. Zal dat vereist zijn voor het gebruik van SMS in TaxDome?

Wanneer u SMS-communicatie in TaxDome instelt, wordt u gevraagd om alle nodige informatie voor de campagneregistratie te verstrekken. Deze informatie wordt geverifieerd door Twilio.

Wanneer wordt SMS-berichtenverkeer vrijgegeven? Moet een klant aangemeld zijn bij TaxDome om SMS-berichten te ontvangen?

We zijn van plan om deze nieuwe functie eind december uit te brengen. SMS-berichten gaan rechtstreeks naar het telefoonnummer van een contactpersoon – zij hoeven TaxDome niet te gebruiken om de tekst te ontvangen. Om een klant een bericht te sturen, moet u hem of haar wel toevoegen als contact in een account in TaxDome.

Als we een SMS versturen en een klant wil in de toekomst geen SMS meer ontvangen, kunnen we dan een afmeldoptie instellen?

Deze optie maakt geen deel uit van de initiële release, maar als er genoeg vraag naar is, zullen we er zeker naar kijken.

Wordt de SMS-geschiedenis opgeslagen?

Absoluut! U vindt uw SMS-geschiedenis onder het tabblad “Communicatie” in het profiel van een klant.

Worden SMS-berichten weergegeven in onze normale berichten op onze telefoons of in het TaxDome-portaal?

Ze verschijnen voor een specifiek klantenaccount in uw TaxDome portaal onder het tabblad Communicatie. U krijgt ook meldingen in TaxDome wanneer u nieuwe SMS-berichten van uw klanten ontvangt.

Kunnen klanten ons SMS-berichten sturen zonder dat wij het gesprek beginnen?

Ja, zodra u hen het telefoonnummer geeft, kunnen zij u SMS-berichten sturen.

Als een telefoonnummer eenmaal is geselecteerd, gebruikt Twilio dan hetzelfde nummer elke keer dat het de klant sms’t?

Ja, dat klopt.

Ontvangt het nieuwe SMS-nummer telefoongesprekken? Zo ja, hoe antwoordt u dan, via de TaxDome app? Zo nee, wat gebeurt er als iemand het nummer belt (in plaats van sms’t)?

Het nummer dat u ontvangt is alleen beschikbaar voor SMS-berichten, niet voor oproepen. Als een klant het nummer probeert te bellen, krijgt hij of zij het bericht “nummer niet beschikbaar” te horen.

Zijn er extra kosten voor SMS-berichten?

Ja. Er wordt een vergoeding betaald aan Twilio voor merkregistratie en verificatie, samen met het telefoonnummer. SMS wordt apart gefactureerd op basis van gebruik, vergelijkbaar met KBA.

Ik heb de telefoonnummers van mijn klanten niet in TaxDome. Is er een gemakkelijke manier om ze allemaal tegelijk toe te voegen, of moet ik elk telefoonnummer afzonderlijk toevoegen?

Raadpleeg dit artikel over hoe u bestaande contacten in bulk kunt bijwerken: CRM (Geavanceerd).

Als ik besluit om geen SMS-berichten te gebruiken, zal de klant de functie dan wel zien, maar deze is dan niet beschikbaar? Of zal het er gewoon helemaal niet zijn?

De klant ziet het niet als het niet is ingeschakeld. Deze functie is alleen aan de ondernemerskant. Er wordt niets toegevoegd aan het klantenportaal.

Offertes en Opdrachtbrieven

Integreert TaxDome voor offertes met Ignition?

TaxDome vervangt Practice Ignition met ingebouwde offertes, zonder extra kosten.

Kunnen Offertes en Opdrachtbrieven als automatiseringen in workflows worden toegevoegd?

Ja, ze kunnen als automatiseringen worden toegevoegd. Offertes en Opdrachtbrieven vervangen volledig de functie Contracten die we eerder hadden, met een veel bredere functionaliteit.

Zullen Offertes en Opdrachtbrieven een maandelijkse automatische factureringsfunctie hebben?

Ja, dit bestaat al in het Vroegtijdige Toegangsprogramma en dit zal in de komende weken voor alle gebruikers beschikbaar zijn.

Komen Offertes en Opdrachtbrieven voor elk type bedrijf in aanmerking — bijv. voor boekhouding, accounting, advies?

Ja, dat klopt! Offertes en opdrachtbrieven zijn volledig aanpasbaar en flexibel. U kunt ze aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf.

Kunnen wij in Offertes en Opdrachtbrieven verschillende opties naar klanten sturen en dat zij dan op basis van hun keuze gefactureerd worden?

Het klinkt alsof u vraagt naar “Pakketten”— we zijn van plan om in de eerste helft van 2024 de mogelijkheid toe te voegen om klanten in een offerte uit meerdere pakketten te laten kiezen.

Kunnen we betalingsopties uitschakelen in Offertes en Opdrachtbrieven? We willen niet altijd meteen kosten in rekening brengen.

Ja, Offertes en opdrachtbrieven zijn volledig aanpasbaar. Als u niet meteen wilt factureren, kunt u ervoor kiezen om een prijslijst van uw diensten te sturen in plaats van een factuur. Als u voor deze optie kiest, kunt u later met één klik facturen maken.

Kunnen Offertes en Opdrachtbrieven worden afgedrukt naar een professioneel uitziende PDF?

Ja, dat kan.  

Worden facturen die automatisch worden gegenereerd via Offertes en Opdrachtbrieven automatisch gekoppeld aan de Opdrachtkaart waarvan de offerte afkomstig is?                                                                

Ja — als een offerte en een eenmalige factuur zijn gemaakt met behulp van workflowautomatisering, dan worden deze automatisch aan een opdracht gekoppeld. Als er echter als onderdeel van een offerte eenmalige of terugkerende facturen zijn aangemaakt, worden deze niet automatisch aan een opdracht gekoppeld. We bekijken of we deze functionaliteit in de toekomst kunnen toevoegen.

Zullen Offertes en Opdrachtbrieven meer opties hebben voor verschillende lettertypen, kleuren en andere ontwerpelementen?

De offerte-editor heeft momenteel één basislettertype, maar we overwegen om in de nabije toekomst meer aanpassingsmogelijkheden toe te voegen, waaronder lettertypen en ontwerpelementen. We raden sterk aan om multimedia-opties te gebruiken om uw merk te promoten — logo’s en vooral video’s.

Als we opdrachtbrieven nu kunnen differentiëren en aanpassen, betekent dat dan dat we kunnen kiezen welke automatisch in pijplijnen worden verzonden?

Jazeker! U kunt alle automatiseringen en de sjablonen die u gebruikt aanpassen. 

TaxDome Marktplaats

Kunnen we een voorbeeld bekijken van wat er in een sjabloon staat voordat we deze op TaxDome Marktplaats kopen?

Sjablonen in TaxDome Marktplaats zullen video’s en schermafbeeldingen bevatten, evenals uitgebreide beschrijvingen.

Komen er sjablonen voor Canadese belastingen in TaxDome Marktplaats?

Jazeker! Er zullen veel sjablonen zijn. Als u uw eigen sjablonen aan TaxDome Marktplaats wilt toevoegen, kunt u een ontwerper worden!

Kunnen we in TaxDome Marktplaats zien wie de sjablonen heeft gemaakt?

Ja, u ziet de naam van de ontwerper.

Wordt de huidige TaxDome sjabloonbibliotheek vervangen door TaxDome Marktplaats?

Ja, dat is juist.

Kunnen gebruikers de sjablonen en tools op TaxDome Marktplaats beoordelen?

Ja, gebruikers kunnen reviews schrijven en 1 tot 5 beoordelingen geven.

Rapportages en AI

Is rapportage voor iedereen beschikbaar, of alleen voor de eigenaar en admin?

Het rapportagegedeelte is standaard beschikbaar voor eigenaren en adminfuncties. Werknemers kunnen op individuele basis toegang krijgen.

Wij hebben meestal vóór vergaderingen rapporten nodig die zijn afgeleid van TaxDome-workflows. Zal dat mogelijk zijn?

Ja, u kunt rapporten maken over bijna alle gegevens in TaxDome, inclusief facturen, tijdregistraties, opdrachten, taken en pijplijnen (workflows).

Wanneer zullen we meer AI-integratie op het platform dan alleen rapportage zien?

We zullen de komende maanden steeds meer functionaliteit en integraties toevoegen, en ons team is altijd bezig met het toevoegen van extra opties en AI-functies. Houd het voor meer informatie in de gaten!

Ik betaal mijn belastingconsulenten een percentage van het honorarium dat zij in rekening brengen. Kunnen we nu inkomsten krijgen van teamleden?

U kon dat altijd al — maar nu kunt u het nog efficiënter doen met behulp van de AI-gestuurde rapportagefuncties die in deze webinar worden besproken.                                                    

Bedrijfs- en klant mobiele apps

Is er een manier om documenten te uploaden naar een klantenmap via de mobiele app van het bedrijf?

Op dit moment nog niet, maar het goede nieuws is dat we binnenkort een bijgewerkte versie van de mobiele app voor bedrijven gaan uitbrengen waarmee u documenten kunt uploaden en bekijken. De nieuwe mobiele app voor bedrijven werd in dit webinar behandeld.

Is er een manier voor klanten om een PDF met meerdere pagina’s te uploaden in de mobiele app, of slechts één pagina per keer?

Klanten kunnen PDF’s van elk aantal pagina’s uploaden — er is geen limiet. Ze kunnen ook de ingebouwde scanner gebruiken. Hier zijn de links naar de mobiele apps van de klant op iOS and Android!
Is er een e-mailsjabloon waarmee de app wordt geïntroduceerd?

Ja! Het sjabloon in de oude sjabloonbibliotheek heet “EN (US) Introducing TaxDome -intro e-mail” — EN betekent Engels. We hebben ook deze PDF toegevoegd, die wij u aanraden naar uw klanten te sturen. Hierin worden de mobiele app en andere klantgerichte verbeteringen beschreven om klanten te laten zien hoe uw bedrijf in hun ervaring investeert.

Facturering en betalingen

Kunnen we ACH-betalingen ontvangen?

Ja, u kunt al ACH- en andere bankafschrijvingen in TaxDome accepteren (lees meer over ACH-betalingen) — naast creditcardbetalingen.

Hoe markeer je een factuur als betaald?

Om een factuur als betaald te markeren, moet u een handmatige betaling aanmaken. Navigeer hiervoor naar +NIEUW linksboven op de zijbalk, selecteer Betaling en selecteer vervolgens welke factuur u als betaald wilt markeren. U kunt hier meer lezen over dit proces: Facturen en Betalingen Corrigeren.

Slaat TaxDome de bankgegevens op voor ACH- of creditcardbetalingen?

Nee, TaxDome slaat de bankgegevens niet op. Maar als u automatische betalingen gebruikt, worden de betalingsgegevens van uw klanten opgeslagen in uw Stripe-account. Dit betekent dat klanten slechts één keer hun ACH- of creditcardgegevens hoeven in te voeren, waarna alle toekomstige betalingen automatisch worden uitgevoerd.

Is er een optie om klanten voor transactiekosten te laten betalen                                                        

Nog niet, maar we zijn van plan om deze functie in de toekomst toe te voegen.

Gaan we terugkerende facturen aanpakken?

Terugkerende facturen zijn al een tijdje beschikbaar als een op zichzelf staande optie, maar we hebben deze functionaliteit nu ook toegevoegd aan Offertes en Opdrachtbrieven, die volgende week voor alle gebruikers beschikbaar zal zijn!

Is betalen met een debitcard nu beschikbaar in Canada?

Ja, dit is al mogelijk (lees hier meer).

Kunnen we nu in TaxDome met Stripe bankoverschrijvingen accepteren?

Ja! U kunt ACH- en andere bankoverschrijvingen accepteren via Stripe naast creditcardbetalingen.

Is er een manier om een lagere prijs te bieden als de klant met zijn bankrekening betaalt in plaats van met zijn creditcard?

Nee, op dit moment niet.

Al het overige

Is er een tijdlijn voor deze nieuwe productreleases?

Ja! Alles in deze webinar staat gepland voor release in de komende weken.

Zijn de productreleases die u in deze webinar hebt behandeld allemaal inbegrepen in onze huidige licentie, of kosten ze extra?

Al deze nieuwe functies zullen zonder extra kosten beschikbaar zijn voor elke TaxDome gebruiker. SMS zal een gebruiksvergoeding kennen (vergelijkbaar met KBA) en Marktplaats zal zowel gratis als betaalde sjablonen hebben. Alle TaxDome-sjablonen zijn gratis.

Kunnen we een TaxDome-link toevoegen aan onze website zodat nieuwe klanten hun documenten kunnen uploaden?Ja. Zie dit artikel voor meer informatie: Documenten opvragen bij klanten of derden. 

Enig idee wanneer de Xero-integratie voltooid zal zijn?

Dit staat in onze plannen, en ons team is al hard aan het werk om deze integratie op te zetten, maar we hebben op dit moment nog geen specifieke data voor de release.

Zijn er plannen om NIET logica toe te voegen aan pijplijnen en vragenlijsten bij het gebruik van tags?

Ja!

Wanneer komt u met de mogelijkheid voor vragenlijstantwoorden om automatisch aangepaste accountvelden bij te werken?

Dat staat gepland voor het eerste kwartaal van 2024.

Kunnen bestanden in bulk worden verwijderd in TaxDome?

Ja, natuurlijk. U kunt dit doen in de webbrowser of TaxDome Drive.

Heeft TaxDome een tijdregistratiecomponent?

Ja! We hebben een tijdregistratiefunctie.  U kunt daar hier meer over lezen: Tijdregistraties.

Is er een manier om te beperken wat boekhoudmedewerkers in een map met accountdocumenten kunnen zien? Ik heb gezien dat ik gewone medewerkers kan beperken tot bepaalde klanten, maar ik heb geen manier gevonden om hen te beperken tot bepaalde mappen binnen dat account.

Goede vraag, we werken hier op dit moment aan! U zult in staat zijn om granulaire toegangsrechten aan documenten toe te voegen, zodat uw boekhouders geen documenten zien waartoe ze geen toegang hoeven te hebben.

Hoe kunnen TaxDome herinneringen automatisch worden uitgeschakeld wanneer klanten de gevraagde taak hebben voltooid?

Bekijk dit artikel voor informatie over het instellen en stopzetten van herinneringen: Handmatige & Automatische Herinneringen.  

Hoe versturen we e-mails in bulk naar onze klanten?

Alles erover vindt u in dit Helpartikel: E-mails verzenden.

Waar kunnen we meer informatie krijgen over de functies van de IRS transcriptie opvraagmodule?

Lees hiervoor dit Helpartikel: IRS-Integratie. 

Ik ben in de VS gevestigd, maar heb veel Russischtalige klanten. Voor sommigen van hen zou het erg handig zijn om TaxDome in het Russisch te gebruiken.

Momenteel bieden we Deens, Nederlands, Engels (VS en Brits), Fins, Frans, Duits, Italiaans, Noors, Portugees (inclusief Braziliaans Portugees), Spaans en Zweeds. We zullen meer talen toevoegen naarmate de vraag ernaar toeneemt. U kunt nieuwe functies aanvragen op het Functie Verzoek board (lees hier meer).

 . . .

In de komende weken zullen we extra webinars organiseren om elk van deze boeiende TaxDome-functies in meer detail te verkennen, te beginnen met Offertes en Opdrachtbrieven. Houd het voor meer informatie en uitnodigingen in de gaten!