Krav til digital signatur for regnskapsførere i EU: En omfattende veiledning

Digitale signaturer har revolusjonert regnskapsbransjen og hjulpet regnskapsførere med å forlate gamle papirbaserte prosesser til fordel for sømløse digitale workflower. Men selv om digitale signaturer kan virke enkle ved første øyekast, er det mye mer enn det man ser med det blotte øyet. 

I denne artikkelen ser vi nærmere på de juridiske kravene til digitale signaturer i EU, de ulike typene digitale signaturer som er tilgjengelige, og hvordan regnskapsførere kan bruke dem effektivt.

Hvordan forstå digitale signaturer i EU

Takket være digitale signaturer er det ikke lenger nødvendig å skrive ut et dokument, signere det med en fysisk penn og deretter poste det eller skanne det. I stedet kan regnskapsførere og kunder signere dokumenter og formalisere avtaler ved hjelp av en hvilken som helst enhet, i løpet av sekunder.

Men når penn og papir erstattes med et digitalt merke, oppstår det en rekke spørsmål rundt gyldighet og autentisitet. Hvis et dokument kan signeres på en hvilken som helst enhet med bare noen få klikk, hvordan kan vi da være sikre på at det er signert av den rette personen og ikke av noen andre?

For å svare på dette spørsmålet er det innført regler som sikrer at digitale signaturer oppfyller strenge krav til verifisering og sikkerhet. Dette gjør det mulig for regnskapsførere og andre profesjonelle aktører å be om digitale signaturer som er juridisk bindende og pålitelige.

Digital signatur og elektronisk signatur – hva er forskjellen?

Begrepene “digital signatur” og “elektronisk signatur” brukes ofte vekselvis, men de har litt forskjellige betydninger. Det er viktig å forstå forskjellen mellom de to begrepene for å kunne velge riktig programvare for e-signatur og sikre at man overholder relevant lovgivning. 

Elektronisk signatur

En elektronisk signatur, også kjent som e-signatur, er et vidt begrep som omfatter flere ulike metoder som brukes for å registrere en underskrivers samtykke eller godkjenning på et digitalt dokument. 

Digital signatur

En digital signatur er en type elektronisk signatur som bruker kryptografiske teknikker for å gi digital sikkerhet for underskriverens identitet, noe som gjør dem manipuleringssikre og umulige å etterligne. Derfor brukes digitale signaturer i fagområder og sterkt regulerte bransjer, blant annet regnskapsbransjen.

Hva er eIDAS-forordningen?

I EU fastsetter forordningen for elektronisk ID, autentisering og tillitstjenester (“regulation for electronic ID, Authentication and Trust Services”), kjent som eIDAS, standarder for elektroniske transaksjoner, inkludert signaturer, tidsstempler, segl og dokumenter. eIDAS trådte i kraft for snart ti år siden og har som mål å sikre at digitale interaksjoner mellom virksomheter er pålitelige, raske, sikre og effektive.

Til tross for at Storbritannia forlot EU, vedtok landet en endret versjon av eIDAS, kjent som UK eIDAS, som har beholdt mange av de viktigste aspektene ved den opprinnelige EU-versjonen.

Ulike typer elektroniske signaturer i Europa

eIDAS deler elektroniske signaturer inn i tre forskjellige kategorier: enkle elektroniske signaturer (Simple electronic signatures – SES), avanserte elektroniske signaturer (Advanced Electronic Signatures – AdES) og kvalifiserte elektroniske signaturer (Qualified Electronic Signatures – QES). Hver type har ulik juridisk tyngde og gir ulik grad av sikkerhet rundt gyldighet. La oss se nærmere på dem.

Enkle elektroniske signaturer (Simple electronic signatures – SES)

SES er den mest grunnleggende formen for e-signatur som finnes. I stedet for å kreve sterk autentisering av underskriveren eller identitetsbekreftelse, krever SES kun kjennskap til underskriverens e-postadresse eller bekreftelse på at vedkommende har mottatt en unik tilgangskode før signering.

Avanserte elektroniske signaturer (Advanced Electronic Signatures – AdES)

AdES er et steg opp fra SES, og krever strengere regler for tillit, validitet og datasikkerhet. Ifølge eIDAS er det tre hovedkrav til AdES:

1. Underskriveren må være knyttet til signaturen via en unik identifikator – tenk på dette som en digital penn som eies av underskriveren
2. Underskriveren har full kontroll over denne “digitale pennen” – ingen andre har tilgang til den
3. Signaturen må kunne avsløre om den har blitt manipulert

Kvalifiserte elektroniske signaturer (Qualified Electronic Signatures – QES)

QES går et skritt videre og oppfyller alle de tre kravene i AdES, men bruker i tillegg kvalifiserte sertifikater og flerfaktorverifisering for å identifisere underskriveren.

I tillegg bruker QES tredjeparter, såkalte kvalifiserte leverandører av tillitstjenester, til å verifisere underskriverens identitet. Dette gir et ekstra lag med sikkerhet, noe som gir QES det høyeste nivået av sikkerhet og pålitelighet som er mulig for e-signaturer i EU. QES er faktisk de eneste e-signaturene som eksplisitt anerkjennes av eIDAS som juridisk likeverdige med håndskrevne signaturer.

Hvordan kan regnskapsførere bruke elektroniske signaturer?

Elektroniske signaturer, og særlig digitale signaturer, er en game-changer for regnskapsførere, som kan kvitte seg med utdaterte papirbaserte prosesser og i stedet ta i bruk heldigitale workflower.

Elektroniske signaturer kan brukes til å signere alle typer elektroniske dokumenter eller skjemaer. Men fordi hver type digital signatur har sine egne fordeler, er noen mer egnet for visse bruksområder enn andre. Her er et utvalg eksempler: 

• Når kan SES brukes? Regnskapsførere bruker vanligvis SES til dagligdagse transaksjoner og løpende salgs- og innkjøpsavtaler. De kan også integreres i enkle skjemaer som krever e-signatur, for eksempel spørreskjemaer som brukes til å samle inn dokumenter eller kundeinformasjon.
• Når kan AdES brukes? Ettersom AdES gir et høyere nivå av sikkerhet og trygghet, kan regnskapsførere bruke dem til signering av kontrakter, avtaler og andre lignende juridiske dokumenter.
• Når kan QES brukes? Som den sikreste og mest pålitelige formen for digital signatur kan regnskapsførere bruke QES til transaksjoner av høy verdi eller dokumenter eller prosesser som er underlagt strenge regulatoriske krav.

Er det lovlig å bruke elektroniske signaturer for regnskaps- og skatteformål?

Ja, det er lovlig å bruke elektroniske signaturer til regnskaps- og skatteformål, men de spesifikke juridiske kravene til en elektronisk signatur avhenger av jurisdiksjonen, dokumenttypen og bransjen eller transaksjonen det gjelder.

For regnskaps- og skatteformål er QES gullstandarden. Som nevnt tidligere er det den eneste typen digitale signatur som har eksplisitt juridisk ekvivalens med en håndskrevet signatur, noe som betyr at den er juridisk bindende, og så troverdig og sikker som mulig.

Fordi QES-verifiseringsprosessen involverer en betrodd tredjepart, tar e-signaturleverandører ofte et gebyr per QES for å dekke kostnadene forbundet med denne prosessen. Derfor er det bedre å bruke en SES, som vanligvis er gratis, til signering av mindre viktige dokumenter, for eksempel skjemaer for innsamling av kundedokumenter.

Slik oppretter du en elektronisk signatur

Det finnes flere gratis løsninger, for eksempel å skrive for hånd, skanne og laste opp et bilde av signaturen, men disse er tidkrevende og fremstår som svært uprofesjonelle. For å skape effektive, juridisk bindende digitale signaturer i stor skala trenger du riktig programvare.

Det finnes mange frittstående verktøy for dokumenthåndtering og e-signatur, for eksempel DocuSign, Adobe Acrobat Sign og Dropbox Sign, som alle kan integreres med den eksisterende regnskapsprogramvaren din. Alternativt kan du bruke en omfattende programvare for firmastyring som TaxDome, som tilbyr juridisk bindende e-signaturer sammen med en hel rekke verktøy som er utviklet for å automatisere workflowen i regnskapet.

Hva er fordelene med å bruke elektroniske signaturer?

Elektroniske signaturer gir regnskapsfirmaer en lang rekke fordeler, fra kostnadsbesparelser og økt effektivitet til grønnere prosesser. Her er noen av de viktigste fordelene:

• Økt effektivitet: Regnskapsførere og kunder kan signere dokumenter hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhet med bare noen få klikk – ingen grunn til å kaste bort tid på å skrive ut, skanne eller legge ut dokumenter
• Kostnadsbesparelser: Selv om e-signaturprogramvare koster penger, sparer du penger på papir, blekk og utskriftsutstyr, for ikke å snakke om tiden du frigjør ved å gå over til digital signatur.
• Forbedret sikkerhet og samsvar: Selv om QES-signaturer er juridisk sett likeverdige med håndskrevne signaturer, er de faktisk sikrere og mer pålitelige fordi de ikke kan forfalskes
• Innebygde revisjonsspor: De fleste e-signaturprogrammer har detaljerte revisjonsspor, inkludert tidsstempler, noe som gjør revisjonsprosessen enklere
• Bekvemmelighet og tilgjengelighet: Å kunne signere dokumenter hvor som helst med internettilgang er en game-changer – spesielt for kunder, som nå forventer en sømløs digital opplevelse når de samhandler med firmaet ditt
• Miljøfordeler: Elektroniske signaturer minimerer behovet for papir og andre fysiske forsyninger, noe som bidrar til å redusere karbonfotavtrykket ditt

Beste praksis for implementering av elektroniske signaturer

Fordelene vi har skissert ovenfor, er ikke en selvfølge. For å realisere dem må du implementere beste praksis. I denne delen beskriver vi noen trinn du kan ta for å integrere e-signaturer i workflowen i workflowen på en effektiv måte.

Forstå de juridiske og regulatoriske kravene

Det er lurt å sette seg inn i regelverket for digitale signaturer og hvordan det gjelder for det arbeidet du gjør som regnskapsfører. Dette vil også hjelpe deg med å velge riktig programvare.

I EU og Storbritannia er dette eIDAS, men hvis du har kunder i USA, må du også ta hensyn til Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) og Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Velg riktig løsning for elektronisk signatur

Ingen e-signaturleverandører er like. Noen er frittstående e-signaturverktøy, mens andre er omfattende plattformer for firmastyring. Noen tilbyr bare grunnleggende SES, mens andre tilbyr juridisk bindende QES. Noen har rigide rammer for e-signaturer, mens andre tilbyr ubegrenset antall e-signaturer.

Bruk litt tid på å undersøke de ulike alternativene som finnes der ute. Vurder dem opp mot dine profesjonelle mål, dine juridiske krav og ditt budsjett. Vi anbefaler også at du sjekker ut brukeranmeldelser på nettet for å få en følelse av hva eksisterende kunder mener.

Etabler tydelige retningslinjer og prosedyrer

Med tanke på de strenge lovkravene knyttet til elektroniske signaturer er det viktig å etablere klare retningslinjer og prosedyrer som gir svar på spørsmål som for eksempel:

• Hvordan vil e-signaturer passe inn i din nåværende workflow i regnskapet?
• Hvilken type elektronisk signatur (SES, AdES, QES) vil du bruke i ulike situasjoner?
• Hvem har fullmakt til å opprette og be om elektroniske signaturer?

Gi grundig opplæring

En vellykket implementering av et nytt system for elektroniske signaturer krever grundig opplæring i hvordan programvaren skal brukes, samt i de juridiske kravene og konsekvensene av å ikke følge dem. For å øke effektiviteten må du sørge for at de ansatte vet hvordan de skal integrere e-signaturer i sine eksisterende workflows.

Vi introduserer TaxDome: Programvare for digital signatur for regnskapsførere – og mye mye mer!

TaxDome støtter alle de tre e-signaturtypene som er beskrevet i eIDAS. Du får ubegrenset gratis SES som en del av TaxDome-lisensen, mens AdES og QES begge har en liten avgift per signatur for å dekke verifiseringsprosessen. For våre USA-baserte kunder tilbyr vi også kunnskapsbasert autentisering (KBA) for å sikre samsvar med IRS.

I tillegg til å oppfylle eIDAS-standardene oppfyller alle e-signaturene våre de viktigste kravene i ESIGN Act og UETA, noe som sikrer at e-signatur- og dokument-workflowen din er trygg, sikker og i samsvar med loven.

For mer informasjon om hvordan AdES og QES fungerer i TaxDome, ta en titt på denne artikkelen.

TaxDome er imidlertid mye mer enn bare en programvare for e-signatur. Som en omfattende firmastyringsplattform får du alle verktøyene du trenger for å administrere kunder, team, prosjekter, dokumenter og workflows. I motsetning til mange andre e-signatursystemer er TaxDome utviklet spesielt med tanke på regnskapsførere, med funksjoner som f.eks:

• Bransjespesifikke signaturmaler
• Sømløs integrasjon med regnskaps- og skatteprogramvare
• Gjentatte betalinger med integrerte e-signaturer
• Automatiserte workflows som automatisk sender e-signaturforespørsler når visse handlinger utløses

Konklusjon

Elektroniske signaturer gjør det mulig for regnskapsførere og deres kunder å signere dokumenter på en hvilken som helst enhet i løpet av sekunder. I dagens digitale verden er dette mer enn bare et “nice-to-have” – det er en forventning. Firmaer som fortsetter å holde seg til papirbaserte skjemaer og håndskrevne signaturer, vil rett og slett bli akterutseilt.

For å implementere e-signaturer på en effektiv måte i firmaet ditt kreves det riktig planlegging, forberedelse og opplæring. Men den kanskje viktigste faktoren å ta hensyn til er teknologien du bruker.

Med TaxDome får du e-signaturer som er i samsvar med lovverket – inkludert SES, AdES og QES – i tillegg til en rekke kraftige dokumenthåndteringsfunksjoner.

Men det er ikke alt. I motsetning til frittstående e-signeringsverktøy er TaxDome en omfattende plattform for firmastyring, med alle de verktøyene og prosessene du trenger for å drive et svært effektivt og lønnsomt regnskapsfirma.

For å se det selv, be om en demo i dag!