Viktige funksjoner i programvare for firmastyring for regnskapsførere

Regnskapsførere er mer avhengige av teknologi enn noensinne, og det å velge riktig programvare for firmastyring er en av de viktigste beslutningene regnskapsbyrået kan ta. Programvare for firmastyring kombinerer flere verktøy i én enkelt plattform, slik at du kan konsolidere den tekniske stakken, sentralisere data og effektivisere prosesser.

I denne artikkelen går vi gjennom de viktigste funksjonene du kan forvente av programvare for regnskapsføring – og hvordan de kan hjelpe deg med å skape en mer effektiv workflow.

La oss ta et dypdykk.

Prosjekt- og oppgavestyring

Regnskapsføring innebærer mange bevegelige deler, og teamene må håndtere flere kunder, prosjekter og oppgaver samtidig. Uten riktig teknologi kan det være vanskelig å holde oversikt over alt dette, noe som kan føre til feil eller forsinkelser.

Med programvare for firmastyring kan du tildele prosjekter og oppgaver og følge med på fremdriften. Dette gir et nytt nivå av åpenhet og synlighet i arbeidet, slik at teammedlemmene til enhver tid kan se hvem som jobber med hva.

De beste plattformene for firmastyring tilbyr også automatisering av oppgaver. I TaxDome kan du automatisk opprette og tildele oppgaver som en del av en større automatisert workflow. Når en jobb for eksempel går inn i fasen “utarbeide selvangivelse” i en workflow for en selvangivelse, blir den tildelte regnskapsføreren automatisk varslet om oppgaven.

Teamledelse

Effektiv teamledelse er avgjørende for et velfungerende regnskapsbyrå. Med en programvare for firmastyring kan du få oversikt over hva teamet ditt jobber med, tildele regnskapsførere til ulike oppgaver eller kunder og angi tilgangsrettigheter på detaljnivå. Regnskapsførerne kan også kommunisere med hverandre via interne chatter.

Noen plattformer går enda lenger ved å tilby team-analyser og dashbord som gir deg oversikt over arbeidsmengde og ressurser i sanntid. I TaxDome kan du til og med opprette standardprosedyrer (SOP-er) som veileder teamet ditt gjennom interne prosesser.

Workflow-automatisering

Regnskapsarbeidet er fullt av repetitive oppgaver, enten det dreier seg om å kommunisere med kunder eller oppdatere data. Ved å automatisere disse oppgavene frigjøres regnskapsførerne fra mundant arbeid, prosessene blir mer konsistente og risikoen for feil elimineres. Den beste programvaren for firmastyring automatiserer ikke bare enkeltoppgaver, men hele workflows.

La oss ta skattemeldingen som eksempel. Bortsett fra selve utfyllingen av skjemaet, kan de fleste trinnene – inkludert kommunikasjon med kunder, utsendelse av tilbud og kundeavtaler, innhenting av dokumenter og betalingsanmodninger – gjøres fullstendig automatiserte. 

I TaxDome kan du opprette workflows som består av flere trinn. Hvert trinn kan inneholde egne automatiseringer som utløses når en jobb går inn i det aktuelle trinnet. Når visse oppgaver er fullført, går jobben automatisk videre til neste trinn og utløser en ny runde med automatiseringer – og så videre.

Du kan også bruke maler for e-poster til kunder, tilbud, oppgaver, fakturaer og til og med hele workflows – og tilpasse dem ved hjelp av shortcodes. Resultatet er en sømløs, automatisert prosess der alt går på autopilot. Og dette er ikke bare en fordel for regnskapsførere. Når all kommunikasjon er automatisert og personalisert, er kundene alltid oppdaterte.

Dokumenthåndtering

Regnskapsførere håndterer mange dokumenter, og mange av dem inneholder svært sensitiv personlig eller økonomisk informasjon. Dette gjør effektiv dokumenthåndtering til en prioritet for regnskapsbyråer. 

Programvare for firmastyring fungerer som et sentralt knutepunkt for alle kundedokumentene dine, slik at du enkelt kan laste opp, dele og samarbeide om dokumenter i stor skala – uten at det går på bekostning av sikkerheten. I stedet for å måtte hoppe mellom ulike dokumenthåndterings- og CRM-systemer, får du én enkelt kilde for sannhet. 

Noen plattformer tilbyr sikre kundeportaler der kundene enkelt kan laste opp, administrere og e-signere dokumenter. Dette gjør dokumenthåndtering til et samarbeid mellom kunder og regnskapsførere. 

Andre dokumentrelaterte funksjoner du bør se etter, er juridisk bindende e-signaturer, PDF-redigeringsprogrammer og innebygde tilbud. TaxDome tilbyr til og med en Windows-app som gjør det mulig å masseopplaste mapper, vise og redigere filer, koble dokumenter til jobber og be om e-signaturer uten å måtte logge inn på TaxDome-arbeidsområdet.

Kundeadministrasjon

Programvare for firmastyring gir deg verktøyene og prosessene du trenger for å håndtere kunderelasjoner på en effektiv måte. De fleste plattformer leveres med et CRM-system, der du kan administrere all kundedata, dokumentasjon, filer og kommunikasjon på ett sted. 

På klientsiden tilbyr firmastyringsplattformer som TaxDome også kundeportaler. Dette er sikre arbeidsområder der kundene kan kommunisere med firmaet, se oppgaver, laste opp dokumenter og foreta betalinger – uansett hvilken enhet de bruker eller hvor de befinner seg.

Kundeportaler tar kundehåndteringen til et nytt nivå og gir kundene en sømløs digital opplevelse og ett kontaktpunkt for alle deres regnskapsbehov.

Tidsregistrering og fakturering

Regnskapsfirmaer benytter ofte fakturerbare timer, så et effektivt tidsregistreringssystem er avgjørende for å vite hvor mye man skal fakturere kundene. Det gir også et klarere bilde av hvor produktive regnskapsteamene er. I kombinasjon med tids- og faktureringsfunksjoner kan du bruke tidsregistreringsdataene til å generere og sende nøyaktige fakturaer automatisk. 

Ved å automatisere denne prosessen slipper du å opprette og sende fakturaer manuelt, og med en plattform som TaxDome kan du integrere fakturering i den automatiserte workflowen. Du kan også fastsette betalingsvilkår og fakturering allerede i tilbudsfasen, med mulighet for å opprette engangsfakturaer eller gjentatte fakturaer. Du kan til og med motta forskuddsbetaling i form av et depositum.

Når det gjelder betaling, gir de fleste styringssystemer deg mulighet til å behandle betalinger på en sikker måte. I TaxDome kan du for eksempel ta imot kreditt- og debetkort samt SEPA-betalinger ved å koble til Stripe-kontoen din.

Rapportering

Med alle disse verktøyene og prosessene samlet under ett tak, inneholder firmastyringsprogramvaren en enorm mengde data. Med rapporteringsfunksjoner kan du utnytte kraften i disse dataene og omdanne dem til innsikt som kan bidra til smartere beslutninger på tvers av hele firmaet ditt. 

De beste firmastyringsplattformene gir deg mulighet til å dykke ned i dataene for å få innsikt i teamproduktivitet, inntekter, oppgaveløsning og mye mer. De lar deg også generere og eksportere tilpassede rapporter.

Priser

Prising er ikke akkurat en funksjon, men det er likevel en viktig faktor å ta hensyn til når du velger programvare for regnskapsføring. 

Prisene varierer fra produkt til produkt. De fleste programvareleverandører tilbyr ulike prisnivåer, der de høyere prisnivåene gir tilgang til et bredere spekter av funksjoner. Noen ganger er de ulike prisnivåene også tilpasset forskjellige teamstørrelser. Andre leverandører, som TaxDome, gjør det enkelt med én enkel prisplan for alle kunder, slik at du får tilgang til de samme gode verktøyene uansett om du jobber alene eller er et multinasjonalt skattefirma.

Det er også viktig å se etter skjulte kostnader. Noen leverandører tar ekstra betalt for visse tjenester, produktfunksjoner eller tillegg, og de reelle kostnadene kan være langt høyere enn det som annonseres på nettstedet.

Konklusjon

Programvare for firmastyring kombinerer flere funksjoner på ett sted. Dette forenkler ikke bare regnskapsteknologien, men sørger også for mer enhetlige prosesser, sentraliserte data og en bedre opplevelse for både regnskapsførere og kunder.

I denne artikkelen har vi tatt for oss noen av de viktigste funksjonene i programvare for firmastyring, men listen er ikke uttømmende. Når du skal finne ut hvilken løsning som passer for deg, anbefaler vi at du tar deg tid til å sette deg inn i dine egne spesifikke behov og mål. 

Når alt kommer til alt, er det å velge riktig firmastyringsplattform en av de viktigste beslutningene firmaet ditt kan ta.