Requisitos de assinatura digital para contadores na UE: guia completo

As assinaturas digitais revolucionaram o setor contábil, ajudando os contadores a abandonar os processos legados baseados em papel e a adotar fluxos de trabalho digitais contínuos. Mas, embora pareçam simples à primeira vista, as assinaturas digitais são mais desenvolvidas do que parecem. 

Neste artigo, exploraremos os requisitos legais das assinaturas digitais na União Europeia (UE), os diferentes tipos de assinaturas digitais disponíveis e como os contadores podem usá-las com eficiência.

Entendendo as assinaturas digitais na UE

Graças às assinaturas digitais, já não é mais necessário imprimir um documento, assiná-lo com uma caneta física e depois enviá-lo pelo correio ou digitalizá-lo. Os contadores podem assinar documentos e formalizar contratos usando um dispositivo qualquer, em poucos segundos. 

No entanto, substituir a caneta e o papel por uma marca digital gera uma série de preocupações quanto à validade e à autenticidade. Se um documento pode ser assinado em qualquer dispositivo com apenas alguns cliques, como podemos ter certeza de que ele foi assinado pela pessoa certa e não por outra pessoa? 

Para responder a essa pergunta, foram criadas normas para garantir que as assinaturas digitais atendam a requisitos rigorosos de verificação e segurança. Isso permite que os contadores e outros profissionais solicitem assinaturas digitais que sejam legalmente vinculativas e confiáveis.

Assinatura digital e assinatura eletrônica – qual é a diferença?

Os termos “assinatura digital” e “assinatura eletrônica” costumam ser usados de forma intercambiável, mas têm significados ligeiramente diferentes. Entender a diferença entre os dois é fundamental para escolher o software de assinatura eletrônica correto e garantir a conformidade com a legislação pertinente. 

Assinatura eletrônica

Uma assinatura eletrônica, também conhecida como e-signature, é um termo amplo que abrange vários métodos diferentes usados para capturar o consentimento ou a aprovação de um signatário em um documento digital.  

Assinatura digital

Uma assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa técnicas criptográficas para garantir digitalmente a identidade do signatário, tornando-a inviolável e impossível de ser falsificada. Como resultado, as assinaturas digitais são usadas em campos profissionais e em setores altamente regulamentados, inclusive na contabilidade.

O que é o regulamento eIDAS?

Na UE, a regulamentação para ID eletrônica, autenticação e serviços de confiança, conhecida como eIDAS, define os padrões para transações eletrônicas, incluindo assinaturas, carimbos de data e hora, selos e documentos. A eIDAS entrou em vigor há quase uma década e tem como objetivo garantir que as interações digitais entre empresas sejam confiáveis, rápidas, seguras e eficientes. 

Apesar de sair da UE, o Reino Unido adotou uma versão alterada da eIDAS, conhecida como UK eIDAS, que mantém vários dos principais aspectos da versão original da UE. 

Os diferentes tipos de assinaturas eletrônicas na Europa

A eIDAS divide as assinaturas eletrônicas em três categorias diferentes: assinaturas eletrônicas simples (SES), assinaturas eletrônicas avançadas (AdES) e assinaturas eletrônicas qualificadas (QES). Cada tipo tem um peso jurídico diferente e oferece níveis diferentes de garantia de validade. Vejamos cada um deles com mais detalhes.

Assinaturas eletrônicas simples (SES)

SES é a forma mais básica de assinatura eletrônica disponível. Em vez de exigir autenticação forte do signatário ou verificação de identidade, SES exige apenas o conhecimento do endereço de e-mail do signatário ou a confirmação de que ele recebeu um código de acesso exclusivo antes de assinar. 

Assinaturas eletrônicas avançadas (AdES)

AdES representa um avanço comparado ao SES, exigindo o cumprimento de regras mais rigorosas em relação à confiança, validade e segurança dos dados. De acordo com a eIDAS, há três requisitos principais para a AdES:

1. O signatário deve estar vinculado à assinatura por meio de um identificador exclusivo – entenda como uma caneta digital de propriedade do signatário
2. O signatário tem controle exclusivo sobre essa “caneta digital” – ninguém mais pode acessá-la
3. A assinatura deve ser capaz de detectar se foi adulterada

Assinaturas eletrônicas qualificadas (QES)

QES vai um pouco mais longe, atendendo a todos os três requisitos do AdES, mas também usando certificados qualificados e verificação multifatorial para identificar o signatário. 

Adicionalmente, a QES utiliza terceiros, conhecidos como provedores de serviços de confiança qualificados, para verificar a identidade do signatário. Isso proporciona uma camada adicional de garantia, dando as QES o mais alto nível de segurança e confiabilidade possível para assinaturas eletrônicas na UE. Na verdade, as QES são as únicas assinaturas eletrônicas explicitamente reconhecidas pela eIDAS como sendo legalmente equivalentes às assinaturas manuscritas.

De que forma os contadores podem usar as assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas, e as assinaturas digitais em particular, são uma mudança radical para os contadores, permitindo eliminar os processos desatualizados baseados em papel e adotar fluxos de trabalho totalmente digitais. 

As assinaturas eletrônicas podem ser usadas para assinar qualquer tipo de documento ou formulário eletrônico. Porém, como cada tipo de assinatura digital tem seus próprios benefícios, algumas são mais adequadas para determinados casos de uso do que outras. Confira alguns exemplos: 

• Em que situações podemos usar as SES? Os contadores normalmente usam as SES para transações cotidianas e contratos diários de vendas e compras. Eles também podem ser incorporados em formulários simples que exigem uma assinatura eletrônica, como questionários usados para coletar documentos ou informações de clientes.
• Em que situações a AdES pode ser usada? Uma vez que a AdES oferece um nível mais alto de segurança e garantia, os contadores podem usá-la para assinar contratos, acordos e outros documentos legais semelhantes. 
• Em que situações a QES pode ser usado? Como a forma mais segura e confiável de assinatura digital, os contadores podem usar QES em transações de alto valor ou em qualquer documento ou processo sujeito a requisitos regulamentares rigorosos.

É legal usar assinaturas eletrônicas para fins contábeis e fiscais?

Sim, é legal usar assinaturas eletrônicas para fins contábeis e fiscais, mas os requisitos legais específicos para uma assinatura eletrônica dependem da jurisdição, do tipo de documento e do setor ou transação a que ele se refere.

Para fins contábeis e fiscais, QES é o melhor método. Como mencionamos anteriormente, é o único tipo de assinatura digital que tem equivalência legal explícita a uma assinatura manuscrita, o que significa que é juridicamente vinculativa e o mais confiável e segura possível.

Como o processo de verificação QES envolve um terceiro de confiança, os provedores de assinaturas eletrônicas tendem a cobrar uma taxa por QES para cobrir os custos associados a esse processo. Por esse motivo, é melhor usar uma SES, que tende a ser gratuita, para assinar documentos menos importantes, como formulários para reunir documentos de clientes.

Como criar uma assinatura eletrônica

Embora existam várias soluções alternativas gratuitas que você pode usar, tais como assinar à mão, digitalizar e fazer upload de uma imagem da sua assinatura, isso consome muito tempo e é visto como pouco profissional. Para criar assinaturas digitais eficazes e juridicamente vinculativas em grande escala, você precisa ter o software certo. 

Há muitas ferramentas autônomas de gerenciamento de documentos e assinatura eletrônica, como DocuSign, Adobe Acrobat Sign e Dropbox Sign, que podem ser integradas ao seu software de contabilidade existente. Como alternativa, você pode usar um software abrangente de gerenciamento, como TaxDome, que oferece assinaturas eletrônicas juridicamente vinculadas juntamente com uma série de ferramentas criadas para automatizar seus fluxos de trabalho de contabilidade.

Quais são os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas oferecem uma ampla gama de benefícios para as empresas de contabilidade, desde a redução de custos e o aumento da eficiência até processos mais ecológicos. Confira algumas das principais vantagens: 

• Maior eficiência: contadores e clientes podem assinar documentos em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo com apenas alguns cliques, sem a necessidade de perder tempo imprimindo, digitalizando ou postando documentos
• Redução de custos: embora o software de assinatura eletrônica tenha um custo, você economiza dinheiro em papel, tinta e equipamentos de impressão, sem mencionar o tempo que você liberará com a digitalização
• Maior segurança e conformidade: embora as assinaturas QES tenham equivalência legal às assinaturas manuscritas, elas são, na verdade, mais seguras e confiáveis porque não podem ser falsificadas
• Trilhas de auditoria incorporadas: a maioria dos softwares de assinatura eletrônica fornece trilhas de auditoria detalhadas, incluindo registros de data e hora, facilitando o processo de auditoria.
• Conveniência e acessibilidade: a possibilidade de assinar documentos em qualquer lugar com acesso à Internet revolucionou os negócios, especialmente para os clientes, que agora esperam uma experiência digital perfeita ao interagir com sua empresa
• Benefícios ambientais: as assinaturas eletrônicas minimizam a necessidade de papel e outros suprimentos físicos, o que ajuda a reduzir sua pegada de carbono

Práticas recomendadas para a implementação de assinaturas eletrônicas

Os benefícios que descrevemos acima não são garantidos. Para concretizá-los, você precisa implementar as práticas recomendadas. Nesta seção, destacamos algumas medidas que podem ser tomadas para integrar as assinaturas eletrônicas aos seus fluxos de trabalho contábeis de forma eficaz.

Compreender os requisitos legais e regulatórios

Convém se familiarizar com as normas relevantes para as assinaturas digitais e como elas se aplicam ao trabalho que você realiza como contador. Isso também o ajudará a escolher o software certo.

Na UE e no Reino Unido, seria o eIDAS, mas se você tiver clientes nos EUA, também precisará analisar a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) bem como a Lei Uniforme de Transações Eletrônicas (UETA).

Escolha a solução certa de assinatura eletrônica

Não há dois provedores de assinatura eletrônica iguais. Alguns são ferramentas autônomas de assinatura eletrônica, enquanto outros são plataformas abrangentes de gerenciamento. Alguns oferecem apenas SES básico, enquanto outros oferecem QES juridicamente vinculativo. Alguns vêm com limites rígidos de assinaturas eletrônicas, enquanto outros oferecem assinaturas eletrônicas ilimitadas. 

Dedique um tempo para pesquisar as diferentes opções disponíveis. Compare-as com suas metas profissionais, requisitos legais e orçamento. Também recomendamos verificar as avaliações de usuários online para ter uma ideia do que os clientes atuais pensam.

Estabeleça políticas e procedimentos claros

Considerando os rigorosos requisitos legais associados às assinaturas eletrônicas, é importante estabelecer políticas e procedimentos claros que respondam a perguntas como:

• Como as assinaturas eletrônicas se encaixam em seus fluxos de trabalho contábeis atuais?
• Que tipo de assinatura eletrônica (SES, AdES, QES) você usará em diferentes situações?
• Quem está autorizado a criar e solicitar assinaturas eletrônicas?

Forneça treinamento detalhado

A implementação bem-sucedida de um novo sistema de assinatura eletrônica requer treinamento detalhado sobre como usar o software, bem como sobre os requisitos legais e as repercussões de não segui-los. Para aumentar a eficiência, certifique-se de que os funcionários tenham conhecimento de como integrar as assinaturas eletrônicas aos fluxos de trabalho existentes.

Apresentamos TaxDome: software de assinatura digital para contadores – e muito mais!

TaxDome suporta todos os três tipos de assinatura eletrônica descritos no eIDAS. Você obtém SES ilimitado e gratuito como parte de sua licença TaxDome, enquanto AdES e QES cobram uma pequena taxa por assinatura para cobrir o processo de verificação. Para nossos clientes sediados nos EUA, também oferecemos autenticação baseada em conhecimento (KBA) para garantir a conformidade com o IRS. 

Além de atender aos padrões eIDAS, todas as nossas assinaturas eletrônicas atendem aos principais requisitos da Lei ESIGN e da UETA, garantindo que seus fluxos de trabalho de documentos e assinaturas eletrônicas sejam seguros, protegidos e estejam em conformidade com a legislação.

Para obter mais informações sobre como o AdES e o QES funcionam na TaxDome, consulte este artigo.

TaxDome é muito mais do que apenas um software de assinatura eletrônica. Como uma plataforma abrangente de gerenciamento, você tem todas as ferramentas necessárias para gerenciar seus clientes, equipes, projetos, documentos e fluxos de trabalho. Ao contrário de muitos sistemas de assinatura eletrônica, TaxDome foi projetado especificamente para contadores, com recursos como:

• Modelos de assinatura específicos do setor
• Integração perfeita com software contábil e fiscal
• Pagamentos recorrentes com assinaturas eletrônicas integradas
• Fluxos de trabalho automatizados que enviam automaticamente solicitações de assinatura eletrônica quando determinadas ações são acionadas

Conclusão

As assinaturas eletrônicas permitem que os contadores e seus clientes assinem documentos em qualquer dispositivo de forma rápida. No mundo digital de hoje, isso é mais do que apenas um recurso interessante – é uma exigência. Em termos simples, as empresas que continuarem a usar formulários em papel e assinaturas escritas à mão ficarão ultrapassadas.

Para implementar assinaturas eletrônicas de forma eficaz em sua empresa, é necessário o planejamento, a preparação e o treinamento corretos. Mas talvez o fator mais importante a ser considerado seja a tecnologia que você usa. 

Com a TaxDome, você obtém assinaturas eletrônicas em conformidade com a lei – incluindo SES, AdES e QES – juntamente com uma série de recursos avançados de gerenciamento de documentos. 

Mas isso não é tudo. Diferentemente das ferramentas autônomas de assinatura eletrônica, TaxDome é uma plataforma abrangente de gerenciamento, fornecendo todas as ferramentas e processos necessários para administrar uma empresa de contabilidade altamente eficiente e lucrativa. 

Para comprovar, solicite uma demonstração!