Principais funcionalidades de um software de gestão para contabilistas

Os contabilistas dependem cada vez mais da tecnologia, pelo que escolher um software de gestão empresarial adequado é uma das decisões mais importantes que a sua empresa de contabilidade pode tomar. O software de gestão empresarial combina várias ferramentas numa única plataforma, permitindo-lhe consolidar a sua pilha tecnológica, centralizar dados e simplificar processos.

Neste artigo, iremos analisar as principais funcionalidades de um software de gestão para empresas de contabilidade e como estas podem ajudá-lo a criar fluxos de trabalho mais eficientes. 

Vejamos.

Gestão de projetos e tarefas

A contabilidade envolve uma série de elementos móveis, com equipas que gerem vários clientes, projetos e tarefas em simultâneo. Sem a tecnologia adequada, manter o controlo de tudo pode ser um desafio, levando potencialmente a erros ou atrasos.

Um software de gestão empresarial permite-lhe atribuir projetos e tarefas bem como acompanhar o progresso até à sua conclusão. Assim, o trabalho adquire um novo nível de transparência e visibilidade, permitindo aos membros da equipa ver quem está a trabalhar no quê, em qualquer altura.

As melhores plataformas de gestão também oferecem a automatização de tarefas. Em TaxDome, pode criar e atribuir automaticamente tarefas como parte de um fluxo de trabalho automatizado mais amplo. Assim, quando um trabalho entra na etapa “preparar declaração fiscal” de um fluxo de trabalho de declaração fiscal, por exemplo, o contabilista responsável será automaticamente notificado da tarefa.

Gestão de equipas

A gestão eficaz da equipa é crucial para o bom funcionamento de um escritório de contabilidade. Com um software de gestão empresarial, pode obter uma visão geral do trabalho da sua equipa, atribuir contabilistas a diferentes tarefas ou clientes e definir direitos de acesso a um nível granular. Os contabilistas também podem comunicar uns com os outros através de chats internos. 

Algumas plataformas vão mais além, oferecendo análises e painéis de controlo da equipa, dando-lhe uma visão em tempo real das cargas de trabalho e dos recursos. Na TaxDome, pode até criar procedimentos operacionais normalizados (SOPs) que ajudam a orientar a sua equipa em processos internos.

Automatização do fluxo de trabalho

Quer se trate de comunicar com os clientes ou de atualizar dados, a contabilidade está repleta de tarefas repetitivas. A automatização destas tarefas liberta os contabilistas do trabalho quotidiano, proporciona consistência aos processos e elimina o risco de erro. O melhor software de gestão empresarial não automatiza apenas tarefas individuais, mas também fluxos de trabalho completos.

Vejamos o exemplo da preparação das declarações fiscais. Para além do preenchimento do formulário, a maior parte das etapas — que incluem a comunicação com os clientes, o envio das propostas e cartas de compromisso, a recolha de documentos e o pedido de pagamento — podem ser totalmente automatizadas.

Em TaxDome, pode criar fluxos de trabalho que incluem várias etapas. Cada etapa pode conter as suas próprias automatizações que são acionadas quando um trabalho entra nessa etapa. Uma vez concluídas determinadas tarefas, o trabalho passa automaticamente para a etapa seguinte, acionando uma nova ronda de automatizações — e assim sucessivamente. 

Também pode utilizar modelos para e-mails de clientes, propostas, tarefas, faturas e até mesmo fluxos de trabalho completos – e personalizá-los utilizando códigos de texto. O resultado é um processo automatizado sem falhas, em que tudo funciona em piloto automático. E isto não beneficia apenas os contabilistas. Com toda a comunicação automatizada e personalizada, os clientes estão sempre bem informados.

Gestão de documentos

Os contabilistas lidam com uma grande quantidade de documentos, muitos dos quais contêm informações pessoais ou financeiras altamente sensíveis. Este facto obriga a que a gestão eficaz de documentos seja uma prioridade para as empresas de contabilidade.

Um software de gestão empresarial funciona como uma plataforma central para todos os documentos dos seus clientes, permitindo-lhe fazer o upload, partilhar e colaborar facilmente com documentos em grande escala, sem comprometer a segurança. Em vez de ter de alternar entre sistemas de gestão de documentos e CRM distintos, passa a ter uma única fonte de informação.

Algumas plataformas oferecem portais de cliente seguros, onde os clientes podem fazer upload, gerir e assinar documentos com facilidade. A gestão de documentos passa assim a ser um esforço de colaboração entre clientes e contabilistas.

Outras funcionalidades relacionadas com documentos a ter em conta incluem assinaturas eletrónicas juridicamente vinculativas, editores de PDF e propostas integradas. A TaxDome oferece ainda uma aplicação para Windows que lhe permite fazer o upload de pastas em massa, visualizar e editar ficheiros, associar documentos a trabalhos e solicitar assinaturas eletrónicas sem ter de iniciar sessão no espaço de trabalho da TaxDome.

Gestão de clientes

Um software de gestão empresarial fornece as ferramentas e os processos de que necessita para gerir eficazmente as relações com os clientes. A maioria das plataformas inclui um CRM, onde pode gerir todos os dados, registos, documentos e comunicações dos clientes num único local.

Do lado do cliente, as plataformas de gestão, como a TaxDome, também oferecem portais de cliente. Estes são espaços de trabalho seguros onde os clientes podem interagir com a empresa, visualizar tarefas, fazer upload de documentos e efetuar pagamentos – em qualquer dispositivo, em qualquer lugar.

Os portais de clientes elevam a gestão de clientes a um novo patamar, proporcionando-lhes uma experiência digital perfeita e um ponto de contacto único para todas as suas necessidades contabilísticas.

Controlo do tempo e faturação

As empresas de contabilidade funcionam frequentemente com base em horas faturáveis, pelo que ter um sistema eficaz de controlo de tempo é fundamental para saber o valor a faturar aos clientes. Também ajuda a obter uma imagem mais clara da produtividade das equipas de contabilidade. Quando associado a capacidades de controlo de tempo e faturação, pode utilizar os seus dados de controlo de tempo para gerar e enviar automaticamente faturas precisas.

A automatização deste processo elimina a necessidade de criar e enviar faturas manualmente, com TaxDome, pode integrar a faturação nos seus fluxos de trabalho automatizados. Também pode estabelecer condições de pagamento e faturação durante o processo da proposta, com a opção de criar faturas únicas ou recorrentes. Pode até cobrar antecipadamente sob a forma de um depósito.

Quando se trata de ser pago, a maioria dos sistemas de gestão permitem-lhe processar pagamentos de forma segura. Em TaxDome, por exemplo, pode aceitar cartões de crédito, débito e pagamentos SEPA conectando a sua conta Stripe.

Relatórios

Com todas essas ferramentas e processos num único espaço, o software de gestão empresarial contém uma enorme quantidade de dados. Com as capacidades de elaboração de relatórios, pode aproveitar o poder desses dados, transformando-os em informações poderosas que podem conduzir a uma tomada mais inteligente de decisões na sua empresa.

As melhores plataformas de gestão permitem-lhe aprofundar os seus dados para obter informações relacionadas com a produtividade da equipa, receitas, conclusão de tarefas e muito mais. Também permitem gerar e exportar relatórios personalizados.

Preço

O preço não é exatamente uma funcionalidade, mas continua a ser um fator importante a considerar ao escolher um software de gestão de práticas contabilísticas.

O preço difere de produto para produto. A maioria dos fornecedores de software oferece níveis de preços, com os níveis mais caros a desbloquearem uma gama mais vasta de funcionalidades. Por vezes, os diferentes níveis de preços também se destinam a equipas de diferentes dimensões. Outros fornecedores, como a TaxDome, simplificam as coisas com um único plano de preços para todos os clientes – pelo que, quer seja um profissional independente ou uma empresa fiscal multinacional, terá acesso às mesmas excelentes ferramentas.

Também é importante ter em atenção aos custos ocultos. Alguns fornecedores cobram um suplemento por determinados serviços, funcionalidades do produto ou suplementos, e o custo real pode ser muito superior ao anunciado no website.

Conclusão

O software de gestão empresarial combina várias funcionalidades num único local. Não só permite simplificar o seu conjunto de tecnologias de contabilidade, como também garante processos mais unidos, dados centralizados e uma experiência superior para contabilistas e clientes.

Neste artigo, abordámos algumas das principais funcionalidades de um software de gestão empresarial, mas esta lista não é exaustiva. Ao decidir qual a solução mais adequada para si, recomendamos que dedique algum tempo a compreender as suas necessidades e objetivos específicos.

Afinal de contas, escolher a plataforma de gestão empresarial correta é uma das decisões mais importantes que a sua empresa pode tomar.