Principais recursos de um CRM contábil: gerenciar o relacionamento com clientes

É fundamental ter o sistema de CRM certo para cultivar o relacionamento com os clientes, do primeiro contato à retenção de longo prazo. Para ajudar você a escolher a melhor solução, analisamos e comparamos os 10 melhores CRMs para contadores do setor.

Neste artigo, abordaremos os recursos que fazem com que um CRM contábil seja eficaz. Quer esteja comprando seu primeiro sistema ou atualizando um sistema existente, você saberá o que procurar para impulsionar sua empresa a novos patamares.

Integrações com os principais softwares

A tentativa de gerenciar os dados dos clientes em vários sistemas geralmente leva a ineficiências. Por isso, é importante que o CRM contábil se integre facilmente aos seus principais softwares: programas de preparação de impostos, serviços de processamento de pagamentos, aplicativos de negócios e muito mais.

Por exemplo, TaxDome oferece mais de 2.000 integrações com soluções fiscais e contábeis, provedores de pagamento, ferramentas de marketing, agendadores e muito mais. 

Ao conectar seu CRM a esses sistemas principais, você pode manter todas as informações do cliente centralizadas e atualizadas, permitindo que você trabalhe com mais eficiência e ofereça um serviço melhor e mais personalizado aos seus clientes.

Gerenciamento de clientes e contas

O gerenciamento de clientes é o objetivo principal de qualquer sistema de CRM. No entanto, o nível de detalhamento e sofisticação desse recurso é o que faz a diferença.

Rastrear facilmente detalhes de contato, histórico de comunicação, status da conta e outros dados importantes para clientes atuais e potenciais. Recursos avançados, como campos personalizados, etiquetas, filtros e ações em massa, podem ajudá-lo a configurar o CRM para se adequar aos fluxos de trabalho exclusivos da sua empresa.

Com TaxDome, você pode visualizar todas essas informações importantes, incluindo status, tarefas, responsáveis, etc., em um único painel. Isso simplifica o gerenciamento de todo o ciclo de vida do cliente, desde a captação inicial de clientes potenciais até a prestação contínua de serviços.

Automatização do fluxo de trabalho

A busca de documentos e a emissão de faturas são apenas duas das muitas tarefas administrativas repetitivas que os contadores precisam realizar diariamente. Para economizar seu tempo, um CRM eficaz deve simplificar pelo menos alguns desses processos, como:

• Integração de clientes, com modelos de e-mail e contratos, recursos de assinatura eletrônica e compartilhamento seguro de documentos
• Gerenciamento de dados, com a capacidade de armazenar automaticamente dados e documentos do cliente em um local centralizado
• Processos de pagamento, com recursos de controle de tempo, cobrança, faturamento e processamento de pagamentos online

Assim, você mantém os clientes no rumo certo, sem precisar de um contato manual constante da sua equipe.

Por exemplo, os recursos de automatização da TaxDome incluem a capacidade de notificar automaticamente os clientes sobre organizadores pendentes, contratos, faturas, mensagens de bate-papo, assinaturas, aprovações e muito mais. 

Colaboração da equipe

A contabilidade é um esporte de equipe, mas a comunicação isolada pode prejudicar até mesmo os profissionais mais talentosos. Um CRM eficaz deve fornecer as ferramentas de colaboração para manter sua equipe focada, alinhada e trabalhando em harmonia.

Isso inclui a capacidade de conectar tarefas, verificar responsabilidades e definir prazos para que todos saibam o que precisa ser feito. As permissões flexíveis baseadas em funções permitem controlar o acesso e a visibilidade em toda a equipe. E a capacidade de mencionar colegas em trabalhos, tarefas, bate-papos e outros contextos promove uma coordenação mais forte.

Com TaxDome, você pode ampliar as possibilidades de trabalho em equipe. Permite que os usuários “sigam” contas de clientes, mantendo-se atualizados sobre suas atividades. As notificações personalizáveis também ajudam todos a se manterem informados com base em suas preferências individuais. 

Ferramenta de autoatendimento do cliente

Ao capacitar os clientes para o autoatendimento, você pode liberar a sua equipe para se concentrar em trabalhos de maior valor. O cliente também se beneficia de uma experiência mais conveniente, pois acessa informações e executa tarefas importantes de forma independente, como upload de documentos ou pagamento de faturas.

Por exemplo, o portal do cliente da TaxDome permite aos clientes se comunicarem, assinarem documentos eletrônicos e até mesmo acompanharem o status de seu trabalho, tudo em um espaço de trabalho centralizado. 

Segurança

A segurança dos dados e a conformidade normativa são considerações essenciais para as empresas de contabilidade que lidam com informações financeiras confidenciais. Um bom CRM contábil deve fornecer:

• Gerenciamento seguro de documentos com criptografia e controles de acesso
• Cumprimento dos requisitos regulatórios, incluindo GDPR e SOC 2
• Autenticação de dois fatores e permissões baseadas em funções
• Portais de clientes e canais de compartilhamento de dados seguros
• Medidas de backup e recuperação de dados

Ao priorizar protocolos de segurança robustos, os escritórios de contabilidade podem proteger os dados dos clientes, reduzir os riscos e criar confiança em relação às práticas de manuseio de dados.

Desenvolvimento da marca

Certifique-se de que seu CRM fortaleça sua marca e não a prejudique. Você pode escolher um que permita adicionar a identidade visual da sua empresa à experiência voltada para o cliente, desde a página de login até o aplicativo móvel. Essas plataformas, tais como a TaxDome, parecem uma extensão de sua prática contábil, e não uma ferramenta de terceiros. 

Relatórios

Um CRM contábil é um verdadeiro tesouro com dados valiosos, desde a atividade do cliente até a produtividade da equipe. Porém, para aproveitar o verdadeiro poder dessas informações, você precisa de recursos robustos de geração de relatórios.

Em longo prazo, isso permitirá que sua empresa otimize os esforços de vendas e marketing, melhore o gerenciamento do ciclo de vida do cliente e aumente a receita. Com TaxDome, você pode visualizar todas as principais informações de sua empresa em um painel altamente personalizável, adicionando e excluindo widgets para exibir as métricas mais importantes. 

Principais conclusões

Um bom CRM contábil funciona como um centro para todas as informações, e-mails e tarefas relacionadas ao gerenciamento de clientes. Entre os recursos mais importantes estão:

• Integrações com software fiscal, sistemas de faturamento e outras ferramentas de contabilidade essenciais
• Recursos abrangentes de gerenciamento de clientes e contas
• Automatização do fluxo de trabalho para simplificar as tarefas de rotina
• Ferramentas colaborativas para trabalho em equipe contínuo
• Portais de autoatendimento para clientes
• Medidas robustas de segurança e conformidade
• Opções de personalização da marca
• Relatórios e análises detalhados

Ao avaliar as opções de CRM, procure uma solução que alcance o equilíbrio certo entre recursos robustos e acessibilidade para as necessidades da sua empresa. Não escolha simplesmente a opção mais barata ou mais cara – priorize o valor de longo prazo e a escalabilidade.

Reserve um tempo para avaliar minuciosamente seus requisitos, pesquisar os principais fornecedores de CRM e testar diferentes plataformas. Com o CRM contábil certo como a espinha dorsal de sua pilha de tecnologia, você estará bem equipado para prosperar em um mundo cada vez mais digital.