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Este mês melhorámos os agendamentos de recorrência de trabalhos, facilitando a adição, remoção e modificação dos agendamentos em massa. As novas alterações incluem uma pesquisa avançada de contas e filtros, que o(a) ajudam a encontrar rapidamente as contas necessárias às quais poderá efetuar as repetições de trabalhos necessárias em cada intervalo desejado. Com base na automatização da assinatura electrónica, os modelos pré-selecionam automaticamente os signatários para as contas com uma única assinatura, podendo definir agora a prioridade dos signatários para as contas com múltiplas assinaturas. Nos documentos, atualizámos a interface do utilizador para incluir o número de pastas e de ficheiros contidos. Para as grandes empresas, implementámos a capacidade de adicionar Administradores de Empresa adicionais – replicando as capacidades anteriormente apenas atribuídas aos proprietários das empresas. Por último – a aplicação móvel empresarial suporta agora @mentions nas mensagens seguras e nas notas de conta.
Vejamos o que mais andámos a desenvolver no mês passado!
🤖 Automatização do Fluxo de Trabalho
Agendamentos recorrentes personalizados: pesquisa avançada e opções de filtro
Temos continuado em facilitar às empresas a criação de Trabalhos de modo a que estes se repitam precisamente como e quando deseja, e com os modelos predefinidos pretendidos.
Em primeiro lugar – facilitámos a adição, remoção e modificação dos agendamentos de trabalho em massa. Como pode ver neste vídeo – poderá filtrar as contas que cumpram determinados parâmetros, selecione tudo, e depois modifique-as de modo a selecionar os agendamentos recorrentes, modelos, responsáveis, entre outros.
Experiência do Utilizador: indique a automatização condicional na barra lateral
Adicionámos indicadores visuais que permitem identificar de forma rápida se as automatizações são condicionais e se só funcionarão se determinados parâmetros forem cumpridos.
📝 Gestão Documental
Automatização da assinatura eletrónica: prioridade do signatário e biblioteca de modelos
Acrescentámos a capacidade de definir a sequência desejada de signatários no documento. Esta atualização recupera automaticamente a informação do signatário da conta. Relativamente a todas as contas com um só signatário, o modelo recuperará automaticamente a respetiva informação. Para as contas com vários signatários, poderá agora definir a prioridade do signatário na conta, removendo quaisquer cliques adicionais após a aplicação do modelo de assinatura.
A interface do utilizador foi também melhorada de modo a colocar as assinaturas dos membros da empresa no fim da lista ‘Selecione o signatário’, colocando as assinaturas dos clientes em primeiro lugar (mais frequentemente utilizado do que as assinaturas da empresa).
Para o(a) ajudar a se iniciar, adicionámos modelos para os formulários mais utilizados (Modelo 3 do IRS, Modelo 1953 do IVA, e modelo 22 do IRC) que estão acessíveis através do botão Copiar da Biblioteca. Poderá utilizá-los tal como estão ou editá-los de acordo com as suas necessidades.
Saiba mais sobre como automatizar o fluxo de trabalho da assinatura eletrónica.
Dê uma vista de olhos: estamos a desenvolver a capacidade de assinar e reutilizar uma assinatura para os seus clientes, para que seja ainda mais rápido assinar documentos por via eletrónica no portal.
Contador de documentos e pastas
Uma nova coluna de “Contém” indica o número de documentos e subpastas de uma determinada pasta.
Os modelos de pasta foram reestruturados
Anteriormente, quando se aplicava um modelo de pasta, obtinha 3 pastas herdadas inesperadas. Esta situação foi corrigida. Agora, quando se aplica um modelo de pasta a uma conta, não serão criadas pastas excedentárias. Poderá modificar as pastas conforme desejar – a única pasta requerida é a pasta com acesso de leitura-escrita para os seus clientes (para que possam fazer o upload). Por predefinição, é denominada de, “Documentos uploaded pelo cliente”, mas pode renomeá-la para o que desejar.
Exemplo: O cliente cria um modelo de pasta por predefinição com as pastas A e B. Os documentos uploaded pelo cliente estarão lá por predefinição. Assim que o seu cliente, Bruno Silva, se registar no seu portal, a sua conta terá três pastas: A, B e documentos uploaded pelo cliente.
Como lembrete, poderá aplicar modelos de pastas às contas como automatizações: por exemplo, uma empresa tributária, quando inicia o trabalho na sua declaração fiscal de 2021, poderá querer adicionar uma pasta 2021 a essas contas, juntamente com o upload do seu PDF contendo a lista de tarifas de 2021.
📞 CRM
Melhorias nos códigos de texto
Continuamos a tomar medidas visando aumentar a personalização nas comunicações dos seus clientes melhorando os códigos de texto: “Olá [primeiro nome]”.
- Os códigos de texto estão agora unificados em todos os elementos do seu portal: contratos, emails, trabalhos, etc.
- Novos códigos de texto de data: atual (data, semana, mês, trimestre, ano), anterior (data, semana, mês, trimestre, ano) e seguinte (data, semana, mês, trimestre e ano).
- Novo código de texto de ‘Serviço’ foi adicionado aos contratos.
Como lembrete, poderá adicionar códigos de texto aos modelos, às ações pontuais e às ações em massa. Os elementos enviados anteriormente (isto é, um email enviado ou um contrato criado) não serão alterados se adicionar novos códigos de texto aos modelos existentes.
Dê uma vista de olhos: As empresas poderão utilizar qualquer campo de conta personalizado como um código de texto em contratos, emails, mensagens. Por exemplo, poderá criar contratos que digam [nome da empresa], [endereço da entidade], poderá enviar emails com, “O seu pagamento estimado é de [12022 IVA devido] entre outros!
A lista completa dos códigos de texto>>
💻 Aplicações
Solicite uma assinatura eletrónica na aplicação Windows
Poderá agora imprimir o modelo 3 do IRS (ou qualquer outro ficheiro que queira que o seu cliente ou equipa assine eletronicamente) diretamente a partir de qualquer programa fiscal e solicitar a assinatura eletrónica na aplicação windows sem ter de ir ao portal web.
Em futuros lançamentos, planeamos adicionar a capacidade de aplicar modelos de assinatura que já estão disponíveis na aplicação web.
Apoio em vários idiomas na aplicação Windows
A aplicação desktop Windows de TaxDome está agora disponível em 11 idiomas, incluindo Português, Francês, Alemão, Italiano, Espanhol, Inglês, Holandês, Finlandês, Dinamarquês e Sueco. Note que o idioma padrão para a aplicação Windows é o do seu sistema operativo Windows.
Aplicação móvel empresarial: @mentions aos membros da equipa
@Mentions facilita a colaboração entre colegas de equipa – quando etiquetado, o membro da equipa será notificado e colocado no contexto da comunicação. Poderá agora @mention os membros da sua equipa nas Mensagens Seguras e nas Notas de Conta na aplicação móvel empresarial.
📝 Portal do Cliente
Nova caixa de verificação: ‘Notifique a empresa quando concluir o seu upload’
Ao fazer o upload, os clientes têm agora uma caixa de verificação ‘Notificar a empresa quando concluir o upload’. Uma vez que os clientes efetuam frequentemente uploads de documentos fragmentados, as empresas têm vindo a procurar formas de identificar quando os seus clientes concluem os uploads. Recomendamos a utilização de questionários ou a utilização de tarefas de clientes (ambos, quando concluídos, poderão mover um Trabalho em frente e para a sua fila de revisão), mas para as empresas que não estão a utilizar a automatização do fluxo de trabalho ou os utilizadores do TaxDome Lite, esta atualização da interface do utilizador que fornece aos seus clientes uma forma fácil de os informar que concluiu o upload diretamente na janela do upload.
Planeamos novas atualizações para que os clientes possam facilmente informá-lo quando terminam, porém, queríamos conseguir isto antes do período fiscal. Quando os clientes assinam a caixa de verificação, é enviada uma notificação (email e Inbox+, dependendo das configurações individuais do utilizador) aos seguidores da conta.
🔥 Outros
- Nova função de Administrador de Empresa. Poderá agora conceder direitos de administração a utilizadores adicionais (para além do proprietário da empresa). Os administradores de empresa terão os mesmos direitos de acesso que os proprietários de empresa, excepto a capacidade de conceder e revogar direitos de administração a outros membros da empresa. Mais>>
- Relatórios para imprimir. Poderá agora imprimir e exportar relatórios para os Pagamentos e Faturas. Mais informação sobre a impressão e exportação de relatórios.
- Novo curso na Academia TaxDome: Como automatizar o seu fluxo de trabalho. Saiba como configurar, personalizar e afinar os projetos para automatizar a sua empresa, poupando mais de 20 mil euros por ano.
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No caso de não ter visto, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na publicação anterior.
Maria é uma digital marketer em TaxDome. Tendo trabalhado tanto em software personalizado como no desenvolvimento de produtos, ela sabe o que interessa aos clientes e como ajudar as empresas a ter sucesso. Aprecia todo o tipo de escrita. Quando não está a escrever, anda em busca de algo para testar.
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