Atualização de Setembro de 2023

Temos o prazer de anunciar que lançámos uma integração direta com o IRS, permitindo que as empresas acedam às transcrições do IRS diretamente a partir de TaxDome, apenas disponível para empresas dos EUA. Adicionalmente, este mês assistiu-se a uma série de melhorias e lançamentos de funcionalidades interessantes, incluindo uma forma mais fácil para os clientes pagarem faturas, repetições automáticas se os pagamentos recorrentes falharem, e uma série de melhorias para gerir o trabalho agendado (recorrências de trabalho) a uma escala global e dentro de cada conta individual.

Também lançámos melhorias significativas no nosso CRM, portal do cliente e mensagens do cliente, bem como algumas melhorias de UX como parte do Projeto Apollo, a nossa iniciativa contínua para otimizar a experiência do utilizador TaxDome para empresas e clientes.

Dê uma espreitadela:

A nossa Comunidade com Acesso Antecipado teve acesso às seguintes novas funcionalidades, que estarão disponíveis para lançamento regular em breve:

• Propostas e cartas de compromisso (anteriormente Contratos): as empresas podem agora definir expectativas, apresentar os seus serviços e assegurar pagamentos atempados – tudo num único local (mais informações neste vídeo sobre propostas)
• Nova aplicação móvel do cliente para iOS e Android: com uma página inicial renovada, separadores reorganizados, uma interface de conversação melhorada e muito mais
• Visão geral das etiquetas: os utilizadores podem agora ver como as etiquetas são utilizadas no seu espaço de trabalho 

Veja um vídeo com uma visão geral de todas as nossas novas funcionalidades e melhorias:

➕ Integração direta com o IRS, apenas disponível para empresas dos EUA

Aceder às transcrições diretamente a partir de TaxDome

Graças à nossa nova integração com o IRS, pode agora aceder às informações financeiras essenciais dos seus clientes através de TaxDome. Isto não só poupa tempo, como também aumenta a produtividade e reduz a carga administrativa durante a época fiscal.

Eis como funciona: 

• Faça o download das transcrições diretamente de TaxDome sem visitar o site do IRS
• Introduza o seu login dos serviços electrónicos do IRS – a informação será guardada para acesso futuro
• Receber alertas quando as novas transcrições forem diferentes das versões anteriores

Saiba mais sobre como funciona a nossa nova integração com o IRS >>

💰 Tempo e faturação

Os clientes podem pagar faturas sem iniciar sessão

Os seus clientes podem agora pagar faturas sem terem de entrar no portal do cliente TaxDome. Eis como funciona:

• O seu cliente recebe um e-mail com a fatura
• Ao clicar em Pagar agora, o seu cliente é encaminhado para a página de pagamentos recentemente concebida

• Introduz os dados bancários ou do cartão e de seguida clica em Pagar fatura

Esta melhoria torna o pagamento de faturas mais fácil e rápido para os clientes. Podem também enviar o link para o seu cônjuge, parceiro de negócios ou qualquer outra pessoa que deva efetuar o pagamento.

Como membro da equipa, pode copiar o link de pagamento do seu espaço de trabalho e enviá-lo por e-mail ou por uma aplicação de mensagens para receber o pagamento ainda mais rapidamente.

Também atualizámos a página de faturas e o fluxo do utilizador. Se forem emitidas várias faturas, os clientes podem liquidá-las com um único clique.

Esta atualização está atualmente disponível para faturas únicas, e temos planos de disponibilizá-la para faturas recorrentes em versões futuras. 

Adicionar lembretes a modelos de faturas

Pode agora definir lembretes de faturas ao nível do modelo. Basta ativar a opção Enviar lembretes aos clientes e selecionar quando e quantos lembretes pretende enviar. As faturas criadas com este modelo incluirão automaticamente os lembretes que definiu no modelo.

Se utilizar este modelo num projeto, por exemplo, os lembretes que definir serão adicionados por predefinição. Se desejar, pode ajustar as definições dos lembretes ao adicionar a automatização Enviar fatura – ou desativá-los completamente.

Mais informações sobre como adicionar lembretes aos modelos de faturas >>.

Atualizações de faturas recorrentes

Existem duas atualizações para as faturas recorrentes: nova tentativa automática quando um pagamento falha e os clientes podem atualizar os métodos de pagamento.

Se uma tentativa de pagamento de uma fatura recorrente falhar, faremos agora quatro tentativas, as últimas três com 24 horas de intervalo. Esta atualização elimina a necessidade de perseguir manualmente um pagamento falhado, dando aos seus clientes tempo para verificarem o seu saldo ou os detalhes do cartão.

Em segundo lugar, os clientes podem agora atualizar os dados de pagamento em qualquer altura, e não apenas se um pagamento de uma fatura recorrente não for efetuado.

Saiba mais sobre as repetições automáticas de pagamentos falhados >>

Uma forma mais simples de criar registos de tempo múltiplos

Facilitámos a apresentação de vários registos de tempo adicionando dois novos botões ao botão Guardar existente:

• Guardar e criar outro
• Guardar e duplicar

Assim, em vez de criar manualmente vários registos de tempo novos, pode agora guardar o seu registo atual e simultaneamente criar um novo com um único clique. O novo registo pode estar em branco (ou seja, pronto a ser preenchido) ou ser um duplicado da versão guardada.

Esta melhoria poupa-lhe tempo e reduz o número de cliques quando regista vários registos de tempo.

Saiba como funcionam os novos botões nos registos de tempo >>

Selecione os pagamentos a enviar para QuickBooks Online

Agora tem mais flexibilidade para controlar os pagamentos de TaxDome que são sincronizados com QuickBooks Online.

Nas definições da sua empresa, uma nova opção permite-lhe evitar a sincronização de pagamentos manuais por predefinição.

Ao criar pagamentos manuais individuais, pode também selecionar uma caixa para excluir pagamentos específicos da sincronização.

Tudo o que precisa de saber sobre a sincronização de pagamentos com QBO >>

Visualize trabalhos que estão ligados a registos de tempo

Melhorámos a experiência do utilizador na forma como os registos de horas são apresentados. Assim que associar um trabalho a um registo de horas, este aparecerá na coluna TRABALHOS (ver abaixo).

Esta atualização torna mais fácil ver quantos trabalhos estão ligados a um determinado registo de tempo. Em vez de passar por cada registo individualmente para encontrar esta informação, tem agora uma visão global.

Saiba mais sobre a vinculação de trabalhos a registos de tempo >>

🚀 Projeto Apollo

Criar consultas complexas com filtros renovados

Em setembro, lançámos o Projeto Apollo, uma iniciativa de usabilidade concebida para o ajudar a si e aos seus clientes a trabalharem de forma mais rápida e eficiente.

Como parte desta iniciativa, foram lançados novos filtros, que permitem criar consultas complexas com várias condições (é, não é, maior que, menor que, etc.). Estes novos filtros serão adicionados a outras áreas do seu espaço de trabalho, sendo a primeira versão para a página Contas. Tal como anteriormente, pode guardar os filtros para aceder-lhes rapidamente no futuro.

Exemplo: encontrar novos clientes com a etiqueta “IRS2023” que não estejam atribuídos ao José, à Maria ou ao João – e que tenham pedidos de assinatura eletrónica pendentes

Saiba mais sobre o Projeto Apollo: consulte a publicação no blogue sobre a iniciativa, com um webinar aprofundado no interior >>

📞 CRM

Aplicar etiquetas durante a importação

Fizemos também uma melhoria importante no nosso CRM, permitindo-lhe aplicar etiquetas de conta e de contacto durante a importação. 

Anteriormente, a forma mais simples era criar todas as suas etiquetas em TaxDome, segmentar um CSV em partes separadas para cada etiqueta e depois importar cada segmento separadamente. Agora, pode evitar esta solução, adicionando uma coluna para etiquetas no seu ficheiro CSV e escolhendo a opção Etiquetas durante o processo de mapeamento. Para aplicar várias etiquetas, separe-as com vírgulas na folha de cálculo. 

🤖 Fluxo de trabalho

Nova página de recorrências de trabalhos: visualize e gira todos os calendários de trabalhos em todas as contas

Para melhorar o fluxo de trabalho e a sua supervisão, adicionámos uma nova página de recorrências de tarefas onde pode ver e gerir todos os calendários de tarefas, em todas as contas, num único local.

Na página de novas recorrências de trabalho, é possível:

• Obter uma visão geral dos horários dos colaboradores e monitorizar todas as recorrências de tarefas numa única tabela
• Filtrar horários por responsável, nome da conta, recorrência seguinte e muito mais
• Alterar horários individuais ou utilizar a edição em massa para modificar vários horários com um só clique
• Simplificar a elaboração de relatórios – exportar calendários de recorrência como ficheiros CSV para uma análise aprofundada

Esta atualização simplifica e acelera o processo de adição de novas recorrências de tarefas, reduzindo o número de passos e fornecendo uma visão geral dos fluxos de trabalho agendados existentes.

Saiba mais sobre a página de recorrências de trabalhos >>

Fazer a gestão da recorrência de tarefas na vista de conta

A página de recorrências de tarefas permite-lhe ter uma visão panorâmica de todas as tarefas agendadas na sua empresa, com a capacidade de as detalhar. Também pode ver e gerir as recorrências de tarefas quando trabalha no contexto de uma conta.

Esta melhoria é particularmente útil para os membros da equipa que interagem principalmente com TaxDome através das páginas de perfil do cliente. Para além da página de calendário geral, é agora muito conveniente ver e gerir todos os trabalhos planeados no seu espaço de trabalho.

Saiba como configurar trabalhos recorrentes aqui >>

📚 Documentos

Os clientes podem organizar os documentos e escolher subpastas quando efetuam o upload

Os clientes podem agora optar por fazer o upload de documentos para qualquer pasta a que tenham acesso, incluindo subpastas, ajudando a manter o seu DMS organizado.

Anteriormente, os clientes não dispunham desta opção e só podiam fazer o upload de documentos para a pasta principal. Se quisesse que esses ficheiros estivessem numa subpasta, teria de os mover manualmente. Esta atualização poupa-lhe o tempo e o incómodo envolvidos nesse processo. 

Para saber mais sobre como os clientes podem fazer o upload de documentos, clique aqui >>.

🏢 Gestão da empresa

Exigir 2FA para toda a equipa

Os proprietários de empresas podem agora tornar obrigatória a utilização de autenticação de dois fatores (2FA) por todos os membros da equipa quando iniciam sessão em TaxDome. 

Isto proporciona uma camada extra de segurança em toda a sua organização. 

Saiba mais sobre como configurar a 2FA para os membros da equipa aqui>>

Tudo o que foi dito acima – e mais 73 ajustes e correções! Junte-se à nossa Comunidade no Facebook para fazer perguntas, solicitar funcionalidades ou conversar com outros utilizadores de TaxDome. 

Na eventualidade de não ter tido oportunidade de acompanhar, aqui está um resumo das principais características que abordámos na nossa publicação anterior.