Seminário Online e Perguntas e Respostas: Resumo de Produtos TaxDome 4º Trimestre

Organizámos recentemente um seminário online ao vivo que abrangeu cinco atualizações de produtos TaxDome que irão revolucionar a indústria e que estarão disponíveis para todos em breve. Mais de 2.000 pessoas juntaram-se ao cofundador e Diretor de Produto Ilya Radzinsky – obrigado a todos os que contribuíram para o sucesso do evento.

Se não conseguiu estar presente, não se preocupe – pode assistir a uma gravação completa do seminário abaixo. Para responder a algumas das perguntas que possa ter, também transcrevemos a sessão de perguntas e respostas nesta publicação do blogue.

Eis um breve resumo do que foi debatido:

• Comunicação SMS bidirecional
• Propostas e contratos
• Mercado TaxDome
• Relatórios (plataforma de análise com base em IA)
• Nova aplicação móvel para empresas

Deseja saber mais sobre as funcionalidades TaxDome? Agende uma demonstração com a nossa equipa de implementação:

Transcrição das perguntas e respostas

Segue-se a transcrição das perguntas e respostas do seminário online. Agrupámos as perguntas e respostas nas seguintes categorias para facilitar a sua navegação:

• Comunicação SMS
• Propostas e contratos
• Mercado TaxDome
• Relatórios e IA
• Faturação e pagamentos
• Tudo o resto

Comunicação SMS

Têm os clientes de fazer o download de uma aplicação para responder a mensagens SMS enviadas via TaxDome?

Não, os clientes podem responder e iniciar conversas tal como fariam normalmente com os seus telemóveis.

É possível enviar mensagens SMS através de automatizações?

Embora a versão inicial não inclua a automatização de SMS, planeamos incluí-la numa das futuras versões.

Com as mensagens SMS em massa, podem confirmar que os clientes só verão as suas próprias mensagens?

Sim, cada cliente receberá a sua própria mensagem SMS. Se responderem, essa linha de mensagem será visível apenas para o cliente e para si, e não para outros clientes. Pode utilizar códigos de texto para personalizar as mensagens em massa.

As SMS são diferentes da forma como atualmente comunicamos com os clientes através da TaxDome?

Sim, a comunicação por SMS permite-lhe contactar os seus clientes onde quer que estejam – nos respectivos telemóveis – de uma forma que lhes é muito familiar. E tudo isto sem que os seus clientes tenham de iniciar sessão no portal do cliente. Juntamente com os chats seguros e os e-mails sincronizados, tem agora acesso aos três canais de comunicação mais populares num único local.

Os clientes terão de optar pela comunicação por SMS?

Não é necessário fazer nada para que os seus clientes possam receber mensagens SMS da sua empresa. Quando se registam na TaxDome e aceitam os termos e condições, concordam em receber mensagens SMS da sua empresa.

Será possível enviar mensagens SMS utilizando etiquetas?

Sim. Pode filtrar a sua lista de clientes – por exemplo, por etiquetas – e depois enviar um SMS em massa para os contactos resultantes.

Haverá uma opção para desativar o envio de mensagens SMS se não o quisermos utilizar na nossa empresa?

Sim, claro. A comunicação por SMS é totalmente opcional – o utilizador opta por utilizá-la se quiser. Uma vez configurada, pode optar por desativá-la novamente em qualquer altura.

A comunicação SMS suporta o serviço de mensagens multimédia? 

Como a maioria das empresas utilizará SMS para enviar lembretes, este será o sistema principal utilizado e o serviço de mensagens multimídia não será suportado na primeira versão. Dadas as preocupações com as PII, recomendamos a utilização de chats seguros ou outras ferramentas seguras na TaxDome para trocar documentos e outras PII.

Precisamos de saber o fornecedor de telemóvel de cada cliente?

Para enviar uma SMS, basta saber o número de contacto do cliente. Não precisa de conhecer o operador.

Será necessário um número de telefone distinto para as SMS? Ainda tenho um do meu antigo software.

Como parte do processo de registo, ser-lhe-á fornecido um novo número de telefone para o envio de mensagens SMS. Não é possível reutilizar um número de telemóvel antigo.

As mensagens SMS estão por vezes associadas a problemas de segurança. Há alguma coisa a que devemos estar atentos ao utilizar as SMS na TaxDome?

As SMS são uma excelente forma de enviar lembretes, mensagens curtas ou um apelo à ação – as mensagens de texto têm taxas de abertura significativamente mais elevadas do que os e-mails tradicionais. Dito isso, não é ideal para enviar documentos ou outras informações confidenciais. Para isso, recomendamos a utilização da funcionalidade de chat seguro TaxDome. Como lembrete, pode enviar chats ilimitados.

Haverá um separador “Comunicações” no lado esquerdo para navegar corretamente nas mensagens em massa?

Sim, a nossa equipa está a trabalhar na reformulação da plataforma e na criação de secções globais que tornarão a navegação na TaxDome ainda mais fácil. O novo design está planeado para o início do próximo ano.

A comunicação por SMS suporta números de telemóvel de todos os mais de 25 países onde a TaxDome é usada?

A primeira iteração da comunicação por SMS estará disponível apenas para empresas nos EUA e no Canadá. Adicionaremos mais opções para os outros países em versões futuras.

Aqui nos EUA, tivemos de começar a criar “campanhas” e ter planos detalhados de como planeamos utilizar as SMS para fins comerciais. Será necessário fazê-lo para utilizar as SMS na TaxDome?

Ao configurar a comunicação por SMS na TaxDome, ser-lhe-á pedido que forneça todas as informações necessárias para o registo da campanha. Esta informação será verificada pela Twilio.

Quando serão lançadas as mensagens SMS? É necessário que o cliente se registe na TaxDome para receber mensagens SMS?

Planeamos lançar esta nova funcionalidade no final de dezembro. As mensagens SMS vão diretamente para o número de telemóvel de um contacto – não têm de estar a usar a TaxDome para receber o texto. No entanto, para enviar uma mensagem a um cliente, é necessário adicioná-lo como contacto numa conta na TaxDome.

Se enviarmos uma SMS e o cliente não pretender receber mais mensagens no futuro, podemos ter uma opção de desativação?

Esta opção não faz parte da versão inicial, mas se houver uma procura suficiente, iremos certamente analisá-la.

O histórico de SMS será guardado?

Com certeza! Encontrará o seu histórico de SMS no separador “Comunicação” do perfil do cliente.

As mensagens SMS aparecerão nas mensagens normais dos nossos telemóveis ou no portal TaxDome?                                                                                            

Serão exibidas no seu portal TaxDome no separador Comunicação para uma determinada conta de cliente. Também receberá notificações na TaxDome quando receber novas mensagens SMS dos seus clientes.

Poderão os clientes enviar-nos mensagens SMS sem que nós iniciemos a conversa?

Sim, uma vez que lhes forneça o número de telemóvel, podem enviar-lhe mensagens SMS.

Uma vez selecionado um número de contacto, o Twilio utilizará o mesmo número sempre que enviar uma mensagem de texto ao cliente?

Sim.

O novo número SMS vai receber chamadas telefónicas? Se sim, como é que responde, através da aplicação TaxDome? Se não, o que acontecerá quando alguém ligar para o número (em vez de enviar uma mensagem de texto)?

O número que recebe só estará disponível para mensagens SMS, não para chamadas. Se um cliente tentar ligar para o número, ouvirá uma mensagem de “número indisponível”.

Será cobrada uma taxa adicional pelo envio de mensagens SMS?

Sim. Será paga uma taxa à Twilio pelo registo e verificação da marca, juntamente com o número de contacto. Separadamente, as SMS serão faturadas com base na utilização, à semelhança do KBA.

Não tenho os números de contacto dos meus clientes na TaxDome. Existe uma forma fácil de os adicionar todos de uma vez ou tenho de adicionar cada número de contacto individualmente?

Consulte este artigo sobre como atualizar em massa os contactos existentes: CRM (Avançado).

Se eu decidir não utilizar o serviço de mensagens SMS, o cliente verá que a função existe mas não está disponível? Ou não existirá de todo?

O cliente não o verá se não estiver ativado. Esta funcionalidade é apenas do lado da empresa. Não é adicionado nenhum elemento ao portal do cliente.

Propostas e cartas de compromisso

A TaxDome integra-se com o Ignition para as propostas?

A TaxDome substitui o Practice Ignition por propostas incorporadas, sem custos adicionais.

As propostas e os contratos podem ser adicionados como automatizações nos fluxos de trabalho?

Sim, podem ser adicionadas como automatizações. As propostas e os contratos substituem totalmente a anterior funcionalidade de contrato, com uma funcionalidade muito mais alargada.

As propostas e os contratos terão a capacidade para faturar mensalmente de forma automática?

Sim, já existe no Programa de Acesso Antecipado e será disponibilizado a todos os utilizadores nas próximas semanas.

As propostas e os contratos podem ser para qualquer tipo de atividade – por exemplo, contabilidade, consultoria?

Sim! As propostas e os contratos são totalmente personalizáveis e flexíveis. Pode adaptá-las às necessidades da sua empresa.

Podemos enviar aos clientes várias opções nas propostas e nos contratos, sendo depois faturados com base na sua seleção?

Parece querer saber mais sobre “Pacotes” – planeamos adicionar a capacidade de permitir que os clientes escolham entre vários pacotes de uma proposta no primeiro semestre de 2024.

Podemos desativar as opções de pagamento nas propostas e nos contratos? Nem sempre pretendemos cobrar de imediato.

Sim, as propostas e os contratos são totalmente personalizáveis. Se não desejar cobrar de imediato, pode optar por enviar uma tabela de preços dos seus serviços em vez de uma fatura. Se optar por esta opção, poderá criar faturas posteriormente com um único clique.

Será possível imprimir as propostas e os contratos num PDF com um aspeto profissional?

Concerteza.

As faturas geradas automaticamente através das Propostas e Contratos serão automaticamente associadas ao cartão de trabalho que deu origem à proposta?

Sim – se uma proposta e uma fatura única foram criadas através da automatização do fluxo de trabalho, serão automaticamente associadas a um trabalho. No entanto, se as faturas únicas ou recorrentes foram criadas como parte de uma proposta, não serão automaticamente associadas a um trabalho. Pretendemos adicionar esta funcionalidade no futuro.

Serão disponibilizadas mais opções para diferentes tipos de letra, cores e outros elementos de design nas Propostas e Contratos?

O editor de propostas tem atualmente um tipo de letra de base, no entanto, tencionamos adicionar mais funcionalidades de personalização, incluindo tipos de letra e elementos de design, num futuro próximo. Recomendamos vivamente a utilização de opções multimédia para promover a sua marca – logótipos e especialmente vídeos.

Se agora podemos diferenciar e personalizar as cartas de compromisso, isso significa que podemos determinar que cartas são enviadas automaticamente nos projetos?

Sim! Pode personalizar todas as automatizações e modelos que utiliza.

Mercado TaxDome

Poderemos pré-visualizar o conteúdo de um modelo antes de o comprarmos no Mercado TaxDome?

Os modelos no Mercado TaxDome terão conteúdo em vídeo e capturas de ecrã, assim como descrições detalhadas.

Haverá modelos para os impostos canadianos no Mercado TaxDome?

Sim! Haverá vários modelos. Se desejar adicionar os seus próprios modelos ao Mercado TaxDome, pode ser um criador!

Poderemos saber quem criou os modelos no Mercado TaxDome?

Sim, verá o nome do criador.

A atual biblioteca de modelos TaxDome será substituída pelo Mercado TaxDome?

Sim, está correto.

Os utilizadores poderão avaliar ou rever os modelos e ferramentas disponíveis no Mercado TaxDome?

Sim, os utilizadores poderão escrever comentários e deixar classificações.

Relatórios e IA

Os relatórios estão disponíveis para todos ou apenas para o proprietário e o administrador?

A secção de relatórios estará disponível para proprietários e administradores por predefinição. O acesso pode ser concedido aos funcionários numa base individual.

Por norma, necessitamos de relatórios antes das reuniões que derivam dos fluxos de trabalho TaxDome. Será possível?

Sim! Poderá criar relatórios sobre praticamente todos os dados TaxDome, incluindo faturas, entradas de tempo, trabalhos, tarefas e projetos (fluxos de trabalho).

Quando é que vamos ver mais integração de IA na plataforma para além dos relatórios?

Iremos adicionar mais funcionalidades e integrações nos próximos meses , a nossa equipa está sempre à procura de opções adicionais e funcionalidades de IA. Fique atento para obter mais informações!

Pago aos meus preparadores fiscais uma percentagem da taxa que faturam. Podemos agora obter receitas dos membros da equipa?

Pode sempre fazê-lo – mas agora vai poder fazê-lo de forma ainda mais eficiente, utilizando as funcionalidades de elaboração de relatórios com base em IA abordadas neste seminário online.

Aplicações móveis para empresas e clientes

Existe uma forma de fazer o upload de documentos para uma pasta de cliente através da aplicação móvel da empresa?

Atualmente não, mas a boa notícia é que em breve lançaremos uma versão atualizada da aplicação móvel para empresas que lhe permitirá fazer o upload e visualizar documentos. A nova aplicação móvel para empresas foi abordada neste seminário online.

Existe alguma forma de os clientes transferirem um PDF de várias páginas na aplicação móvel ou apenas uma página de cada vez?

Os clientes podem transferir PDFs com qualquer número de páginas – não há limite. Podem também utilizar o scanner nativo. Seguem-se os links para as aplicações móveis para clientes iOS e Android!

Existe algum modelo de e-mail para apresentar a aplicação?

Sim! O modelo na antiga biblioteca de modelos chama-se “EN (US) Introducing TaxDome -intro email” – EN significa Inglês. Adicionámos também este PDF, que recomendamos que envie aos seus clientes. Descreve a aplicação móvel e outras melhorias para mostrar aos clientes como a sua empresa está a investir na sua experiência.

Faturação e pagamentos

Poderemos receber pagamentos ACH?

Sim, já pode aceitar ACH e outros débitos bancários na TaxDome (leia mais sobre pagamentos ACH) — para além de pagamentos com cartão de crédito.

Como é que se marca uma fatura como paga?

Para marcar uma fatura como paga, tem de criar um pagamento manual. Para o fazer, navegue para +NOVO na parte superior da barra lateral esquerda, selecione Pagamento e, em seguida, selecione a fatura que deseja marcar como paga. Pode ler mais sobre este processo aqui: Correção de faturas e pagamentos.

A TaxDome guarda as informações bancárias para pagamentos ACH ou com cartão de crédito?

Não, a TaxDome não guarda as informações bancárias. Mas se estiver a utilizar pagamentos automáticos, as informações de pagamento dos seus clientes serão guardadas na sua conta Stripe. Isto significa que os clientes só têm de introduzir as suas informações ACH ou de cartão de crédito uma vez, e todos os pagamentos futuros serão efetuados automaticamente.

Existe alguma opção para permitir que os clientes paguem as taxas de transação?

Ainda não, mas planeamos adicionar esta funcionalidade no futuro.

Vamos lidar com faturas recorrentes?

As faturas recorrentes já estão disponíveis como opção autónoma há algum tempo, mas agora adicionámos também esta funcionalidade às propostas e contratos, que estará disponível para todos os utilizadores na próxima semana!

O pagamento por cartão de débito já está disponível no Canadá?

Sim, já está disponível (leia mais aqui).

Já é possível aceitar débitos bancários através do Stripe na TaxDome?

Sim! Pode aceitar ACH e outros débitos bancários através do Stripe, para além dos pagamentos com cartão de crédito.

Existe alguma forma de oferecer um preço mais baixo se o cliente pagar através da sua conta bancária em vez de cartão de crédito?

De momento, não.

Tudo o resto

Existe algum prazo para o lançamento destes novos produtos?

Sim! Tudo o que consta deste seminário online está planeado para ser lançado nas próximas semanas.

Os lançamentos de produtos que abordou neste seminário online estão todos incluídos na nossa subscrição atual ou terão um custo adicional?

Todas estas novas funcionalidades estarão disponíveis para todos os utilizadores TaxDome sem qualquer custo adicional. As SMS terá uma taxa de utilização (semelhante ao KBA) e o Mercado terá modelos gratuitos e pagos. Todos os modelos TaxDome são gratuitos.

Podemos adicionar um link TaxDome ao nosso website para que os novos clientes possam transferir os seus documentos?

Sim. Para mais informações, consulte este artigo: Como obter documentos de clientes. 

Faz ideia de quando estará concluída a integração com o Xero?

Está nos nossos planos, a nossa equipa já se encontra a trabalhar arduamente para estabelecer esta integração, mas de momento não temos datas específicas para o seu lançamento.

Há algum plano para adicionar a lógica NÃO aos projetos e questionários quando se utilizam etiquetas?

Sim!

Quando será lançada a capacidade de as respostas do questionário atualizarem automaticamente os campos personalizados da conta?

Está previsto para o primeiro trimestre de 2024.

É possível eliminar ficheiros em massa na TaxDome?

Sim. Pode fazê-lo no navegador web ou no Disco TaxDome.

Existe uma componente de controlo de tempo na TaxDome?

Sim! Temos uma funcionalidade de registo de tempo.  Pode ver mais sobre isso aqui: Registos de tempo.

Existe alguma forma de limitar o que os funcionários da escrituração podem ver numa pasta de documentos de uma conta? Vi que posso limitar os funcionários a clientes específicos, mas não encontrei uma forma de os limitar apenas a algumas pastas dessa conta.Boa pergunta, estamos a trabalhar nisso! Poderá adicionar direitos de acesso granulares aos documentos para que os escriturários não vejam documentos aos quais não precisam de aceder.

Como é que os lembretes da TaxDome podem ser desativados automaticamente quando os clientes concluem a tarefa solicitada?

Consulte este artigo para obter informações sobre como configurar e parar os lembretes: Lembretes Manuais e Automáticos.  

Como é que enviamos e-mails em massa aos nossos clientes?

Está tudo descrito neste artigo de Ajuda: Enviar e-mails.

Onde podemos obter mais informações sobre as funcionalidades do módulo de recuperação de transcrições do IRS?

Consulte este artigo de Ajuda: Integração do IRS.. 

Estou sediado nos EUA, mas tenho vários clientes que falam russo. Para alguns deles, seria muito útil utilizar a TaxDome em russo.

Atualmente, oferecemos dinamarquês, neerlandês, inglês (EUA e Reino Unido), finlandês, francês, alemão, italiano, norueguês, português (incluindo português do Brasil), espanhol e sueco. Iremos adicionar mais línguas à medida que a procura aumentar. Pode solicitar novas funcionalidades no quadro de pedidos de funcionalidades (leia mais aqui).

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Teremos nas próximas semanas seminários online adicionais para explorar mais detalhadamente cada uma destas funcionalidades TaxDome, começando pelas Propostas e Contratos. Fique atento para obter mais informações e convites!