Analiza datelor contabile: descoperiți competențele și instrumentele necesare pentru a reuși

În 2006, matematicianul britanic Clive Humby a declarat că „datele sunt noul petrol”. Aproape două decenii mai târziu, această afirmație s-a confirmat.

La fel ca petrolul, datele au devenit extrem de valoroase, capabile să alimenteze creșterea companiilor și industriilor. Totuși, datele brute nu au valoare în lipsa unei prelucrări adecvate. Ele trebuie rafinate și analizate pentru a deveni cu adevărat utile. Aici intervine analiza datelor.

În continuare, vom explora cum analiza datelor poate transforma domeniul contabilității, subliniind abilitățile și instrumentele esențiale pentru a valorifica datele în practica contabilă.

Ce este analiza datelor în contabilitate?

Analiza datelor este procesul de transformare a datelor brute în informații valoroase, implicând colectarea, prelucrarea și interpretarea acestora pentru a descoperi modele, corelații și tendințe relevante. Informațiile rezultate sunt prezentate prin vizualizări grafice precum diagrame și grafice, facilitând înțelegerea rapidă a datelor.

Această practică este extrem de utilă în toate domeniile, dar mai ales în contabilitate, unde poate aduce perspective importante asupra analizei financiare, detectării fraudelor, precum și performanței și rentabilității echipelor.

Înarmați cu aceste informații, contabilii pot lua decizii mai inteligente care să le ofere un avantaj competitiv. De exemplu, firmele bazate pe date sunt: 

• 23 de ori mai multe șanse de a atrage noi clienți
• 6 ori mai multe șanse de a-i fideliza
• 19 ori mai multe șanse de a deveni profitabil
• 58% mai multe șanse de a atinge obiectivele de venituri

Și aceasta este doar o privire de suprafață asupra valorii pe care analiza datelor o poate aduce practicii dvs. contabile.

Aplicații cheie ale analizei datelor în contabilitate

Acum că știm ce înseamnă analiza datelor în general, să analizăm câteva exemple specifice ale modului în care poate fi aplicată în contabilitate. 

Raportare și analiză financiară

Cu ajutorul tehnologiei potrivite, contabilii pot nu doar să automatizeze generarea rapoartelor financiare din datele contabile, ci și să transforme aceste date în informații valoroase despre performanța financiară, inclusiv:

• Analiză aprofundată: contabilii pot identifica tipare, anomalii și corelații, oferind astfel perspective asupra domeniilor care necesită îmbunătățiri sau care pot ridica semne de întrebare.
• Analiză predictivă: contabilii pot anticipa tendințele înainte ca acestea să se manifeste, permițând o prognoză mai precisă și mai sigură a performanțelor viitoare.

Toate acestea pot fi realizate în timp real, oferind contabililor o imagine clară și actualizată a poziției financiare a companiei în orice moment.

Detectarea fraudelor

În mod tradițional, contabilii trebuiau să analizeze manual seturi mari de date pentru a detecta fraudele, un proces consumator de timp și predispus la erori. Cu ajutorul analizei datelor, se pot examina rapid volume mari de informații, asigurând o precizie sporită și o mai mare rigurozitate în cadrul auditurilor financiare. Analiza datelor vă permite să:

• Detectați anomalii, modele neobișnuite și valori aberante în datele financiare
• Monitorizați activitățile financiare în timp real și semnalați tranzacțiile suspecte pe măsură ce apar
• Analizați datele istorice pentru a identifica factorii de risc și a implementa strategii de atenuare a acestora

Audit și conformitate

De asemenea, analiza datelor poate simplifica aproape toate aspectele procesului de audit, permițând contabililor să:

• Analizeze rapid seturi mari de date și să detecteze discrepanțele
• Monitorizeze conformitatea cu reglementările
• Creeze jurnale de verificare detaliate

Acest proces reduce sarcinile manuale laborioase pentru contabili, crescând totodată acuratețea și nivelul de detaliu al auditului.

Performanța firmei

Pe lângă activitatea contabilă propriu-zisă, firmele pot utiliza analiza datelor pentru a înțelege eficiența operațională, obținând informații precum:

• Performanța echipelor și a angajaților
• Identificarea clienților cei mai profitabili și cei mai puțin profitabili
• Serviciile care generează cele mai mari venituri
• Zonele în care se pot economisi timp și bani

Aceste informații ajută firmele de contabilitate să identifice ineficiențele și blocajele, să optimizeze procesele și să distribuie resursele mai eficient, ceea ce duce la o creștere a performanței și a profitabilității.

Instrumente și tehnologii pentru analiza datelor contabile

Capacitatea de a valorifica puterea datelor depinde în mare măsură de instrumentele pe care le utilizați. În această secțiune, vom explora câteva dintre tehnologiile esențiale care vă pot ajuta să transformați analiza datelor într-un avantaj strategic pentru firma dvs. de contabilitate.

Instrumente Business Intelligence (BI)

Instrumentele BI colectează, transformă și prezintă date din întreaga organizație, oferindu-vă informații valoroase care sprijină luarea unor decizii mai inteligente. Există numeroase opțiuni BI disponibile, iar printre cele mai populare se numără:

• Microsoft Power BI: Lider de piață în industria BI, Power BI oferă tablouri de bord interactive, vizualizări diverse, modelare predictivă și funcționalități bazate pe inteligență artificială. Este o platformă puternică, dar disponibilă doar pe Windows.
• Tableau: Un alt instrument BI de top, Tableau se remarcă prin capacitatea sa avansată de vizualizare și prin gestionarea eficientă a seturilor mari de date. Spre deosebire de Power BI, este compatibil cu toate sistemele de operare.
• Looker Studio: Cunoscut anterior ca Google Data Studio, Looker Studio este un instrument gratuit care permite crearea de tablouri de bord personalizate, conectabile la diverse surse de date.

Microsoft Power BI – platforma BI lider de piață.

Platforme de contabilitate și gestionare a activității

Deși instrumentele BI sunt o opțiune excelentă pentru majoritatea firmelor, acestea nu sunt destinate în mod special firmelor de contabilitate. Din fericire, majoritatea programelor de contabilitate sunt prevăzute cu capacități de analiză și raportare concepute special pentru contabili.

Platforma de contabilitate QuickBooks Online, lider de piață, de exemplu, oferă un instrument dedicat segmentării și analizei clienților, ajutându-vă să identificați modalități de a le oferi servicii mai eficiente. Xero, un alt program de contabilitate popular, oferă, de asemenea, un instrument de analiză care vă permite să preziceți viitorul flux de numerar, să urmăriți performanța financiară și să identificați tendințele.

Cele mai bune platforme de gestionare a activității oferă, de asemenea, instrumente puternice de analiză și raportare. De exemplu, TaxDome utilizează analize bazate pe inteligență artificială pentru a oferi informații valoroase despre performanța și profitabilitatea firmei dvs.

TaxDome reunește toate instrumentele necesare pentru gestionarea clienților, echipei, sarcinilor, documentelor și fluxurilor de lucru, într-o singură platformă. Aceasta centralizează o cantitate semnificativă de date, oferind perspective detaliate asupra performanței echipei, contribuției clienților, veniturilor, timpului alocat, facturării și multe altele.

Funcția de raportare și analiză a TaxDome, care afișează informații referitoare la venituri.

Inteligența artificială (AI) și machine learning (ML)

Instrumentele avansate valorifică puterea inteligenței artificiale pentru a oferi analize mai precise și inteligente. De exemplu, utilizând AI și algoritmi de machine learning, platformele de analiză pot evalua datele istorice pentru a anticipa tendințele și performanțele viitoare, schimbând fundamental modul în care firma dvs. își planifică strategia pe termen lung.

Majoritatea platformelor menționate anterior utilizează modele de machine learning pentru a genera informații bazate pe inteligență artificială. Totuși, AI poate îmbunătăți procesul de raportare în și mai multe moduri. De exemplu, funcția de raportare a TaxDome include un motor de căutare bazat pe AI, care vă permite să introduceți interogări specifice privind datele dorite. Inteligența artificială interpretează interogarea și furnizează instantaneu informații extrem de relevante, economisind timpul necesar căutărilor manuale.

Funcția de căutare bazată pe AI a TaxDome facilitează accesul rapid la informațiile esențiale din date.

De asemenea, puteți utiliza instrumente de inteligență artificială, precum ChatGPT și Claude AI, pentru a analiza seturi de date, a identifica tendințe și a genera rezumate. Totuși, aceste tehnologii sunt încă în faza de dezvoltare, iar limitele lor sunt încă în curs de explorare.

Competențe esențiale pentru contabili în era analizei datelor

Vestea bună este că tehnologia poate prelua o mare parte din sarcinile complexe atunci când vine vorba de analiza datelor. Cu toate acestea, rolul nostru rămâne esențial pentru a asigura utilizarea eficientă a datelor. În această secțiune, vom discuta câteva dintre competențele fundamentale de care contabilii au nevoie pentru a valorifica pe deplin acest val de date.

Analiza statistică

Cunoașterea noțiunilor de bază ale analizei statistice vă va ajuta să interpretați datele mai eficient. Înțelegerea conceptelor fundamentale, precum media, mediana, varianța și abaterea standard, vă oferă un avantaj, mai ales atunci când trebuie să prezentați rezultatele analizei altor persoane.

Vizualizarea datelor

Instrumentele de analiză transformă rapid informațiile în vizualizări de date, însă abilitatea de a alege cel mai eficient mod de a prezenta aceste date este extrem de valoroasă. De obicei, platformele de analiză oferă tablouri de bord personalizabile, permițându-vă să selectați cele mai potrivite vizualizări pentru situația dvs. Înțelegerea punctelor forte și limitărilor diverselor diagrame, grafice sau hărți termice vă ajută să comunicați informațiile într-un mod clar și impactant. Aceasta este o abilitate esențială pentru elaborarea de rapoarte financiare și pentru comunicarea cu părțile interesate, atât interne, cât și externe.

Gândire critică și rezolvarea problemelor

Tehnologia poate oferi informații valoroase, însă utilizarea eficientă a acestora depinde de capacitatea dvs. de a gândi critic. Este esențial să puteți folosi datele pentru a rezolva probleme, a optimiza procesele și a obține un avantaj competitiv. Abilitatea de a vedea imaginea de ansamblu și de a face conexiuni între date și provocările contabile din lumea reală vă va permite să vă dezvoltați activitatea și să aduceți soluții inovatoare.

Învățarea și perfecționarea continuă

Aceasta este mai degrabă o necesitate decât o simplă abilitate, însă dorința de a învăța și de a se adapta este crucială pentru a valorifica tehnologiile de ultimă oră, fie că vorbim despre analiza datelor, automatizare sau inteligență artificială. Contabilii care se mențin în fruntea inovațiilor și adoptă schimbările vor avea un avantaj competitiv clar față de cei care ezită să evolueze împreună cu noile tendințe.

Învățarea poate avea loc informal, la locul de muncă, prin explorarea diferitelor programe de analiză. Alternativ, contabilii pot urma o cale de învățare formală, obținând certificări precum:

• Certified Analytics Professional (CAP): O certificare profesională recunoscută care atestă că dețineți expertiza și competențele necesare pentru a deveni un specialist în analiza datelor.
• Power BI Data Analyst: Certificare Microsoft care validează competențele în utilizarea Power BI pentru analiza și vizualizarea datelor.
• Tableau-Certified Data Analyst: Dacă utilizați Tableau, această certificare asigură că stăpâniți pe deplin capacitățile platformei Tableau pentru analiza datelor.

Dacă doriți să învățați mai multe despre analiza datelor fără a urma una dintre certificările menționate, există o varietate de cursuri disponibile pe platforme precum Udemy și Coursera. Deși aceste cursuri nu sunt recunoscute profesional la același nivel, ele vă vor oferi competențele de bază necesare pentru a vă familiariza cu analiza datelor.

Indiferent de calea pe care o alegeți, o înțelegere solidă a analizei datelor și a aplicațiilor sale va adăuga o abilitate valoroasă în setul dumneavoastră de competențe.

Exemple de cursuri de analiză a datelor disponibile pe Udemy.

Viitorul contabilității cu ajutorul analizei datelor

Deși analiza datelor a devenit o practică tot mai frecventă în ultimul deceniu, impactul său asupra firmelor de contabilitate abia începe să fie realizat. Un număr tot mai mare de firme adoptă abordări bazate pe date, dar în ciuda acestui progres, analiza datelor este încă într-o fază incipientă. Importanța și influența sa vor continua să crească exponențial.

În această secțiune, vom explora viitorul și vom analiza câteva tendințe și previziuni-cheie care se vor contura probabil în următorii ani.

Creșterea automatizării analitice

Automatizarea va continua să redefinească toate aspectele contabilității, reducând semnificativ timpul dedicat sarcinilor manuale și permițând contabilior să se concentreze pe activități strategice și cu valoare adăugată. Acest fenomen se va extinde și în domeniul analizei contabile, unde procesele de analiză, vizualizare și raportare a datelor vor deveni din ce în ce mai automatizate, necesitând mai puțină intervenție umană.

Pe măsură ce tehnologiile avansează, algoritmii de inteligență artificială și machine learning vor monitoriza în mod continuu datele în timp real, oferind informații și alerte relevante pe măsură ce acestea apar. În viitor, contabilii ar putea beneficia chiar de asistenți AI personali care să îi ajute să fie mereu la curent cu schimbările și să optimizeze deciziile financiare.

Îmbunătățirea analizei predictive

Pe măsură ce tehnologiile evoluează, precizia și impactul analizelor predictive vor crește semnificativ, oferind firmelor de contabilitate o mai mare încredere în luarea deciziilor strategice. Aceste analize vor deveni din ce în ce mai sofisticate, furnizând perspective detaliate nu doar asupra tendințelor financiare și a previziunilor privind veniturile, ci și asupra satisfacției clienților, ratelor de fluctuație și altor factori critici care pot influența performanța generală a firmei.

Servicii mai personalizate pentru clienți

Conform unui studiu Forbes, 81% dintre clienți preferă companiile care oferă servicii personalizate. Analiza datelor va facilita acest lucru pentru firmele de contabilitate, ajutându-le să răspundă mai eficient așteptărilor clienților.

Modelele avansate de inteligență artificială vor colecta date din toate punctele de interacțiune cu clienții, oferind o înțelegere detaliată a nevoilor, preferințelor și riscurilor acestora. Astfel, contabilii vor putea oferi servicii personalizate care să sporească atât satisfacția, cât și loialitatea clienților. În plus, o mare parte din comunicarea cu clienții va fi automatizată, asigurându-se că aceștia sunt informați în mod constant pe parcursul colaborării cu firma dvs.

Evoluția rolului contabililor

Pe măsură ce analiza datelor transformă peisajul contabil, rolul contabililor va evolua semnificativ. Cu acces la informații în timp real, contabilii vor petrece mai puțin timp pe sarcini manuale și se vor concentra mai mult pe strategii, optimizarea proceselor și identificarea de noi oportunități de creștere. În consecință, abilitățile soft precum comunicarea, empatia și capacitatea de a explica concepte complexe într-un mod simplu vor deveni din ce în ce mai importante, contabilii devenind parteneri strategici esențiali pentru succesul firmelor.

În concluzie

Analiza datelor nu este doar o tendință sau un cuvânt la modă, ci un proces esențial care este aici să rămână. Pe măsură ce aproape toate procesele de afaceri implică tehnologie, volumul de date pe care le putem colecta și analiza crește exponențial – la fel și puterea analizei datelor.

Contabilii nu ar trebui să se teamă de schimbările aduse de o lume din ce în ce mai axată pe date, ci să le îmbrățișeze. Analiza datelor le oferă posibilitatea de a-și îmbunătăți activitatea, oferindu-le informațiile necesare pentru a lua decizii informate, a-și dezvolta afacerea și a răspunde cerințelor tot mai ridicate ale clienților. Un lucru este cert: contabilii și firmele care adoptă analiza datelor vor avea un avantaj semnificativ față de cei care nu o fac.

Pentru a descoperi cum TaxDome vă poate ajuta să transformați datele brute în informații valoroase ce conduc la performanță și profitabilitate, solicitați o demonstrație gratuită astăzi!