Kundförfrågningar blev precis enklare: mallar, automatiseringar och massutskick

Att få information från kunder är en av de största smärtpunkterna för skatterådgivare, bokföringsansvariga och redovisningsekonomer världen över. På TaxDome strävar vi efter att tillhandahålla innovativa lösningar som förenklar och förbättrar din byrå. Därför lanserade vi kundförfrågningar tidigare i år – ett säkert och effektivt sätt att samla in ad hoc-information och dokument från kunder.

Efter att ha blivit en favorit bland företagen har vi gjort kundförfrågningar mer effektiva än någonsin med mallar, automatiseringar som går att anpassa och massåtgärder. Det gör det möjligt för företag att hantera komplexa kundbehov, från rådgivning till bokföring och, självklart, skattedeklarationer. 

Vad är en kundförfrågan?

För er som inte känner till kundförfrågningar är det en funktion för att snabbt och enkelt få ad hoc-information och dokument från kunder. Det är lika smidigt som att skicka ett chattmeddelande, men informationen är organiserad och spårbar, vilket säkerställer att all nödvändig information samlas in på ett effektivt sätt.

• Snabbt och anpassningsbart: kundförfrågningar är helt anpassningsbara och kan skickas direkt, vilket gör att du kan göra ad hoc-förfrågningar mitt under ett möte med kunden.
• Snabbare svar från kunder: skapa och skicka förfrågningar om information eller dokument direkt till kunder utan att de behöver logga in i TaxDome.
• Automatiserade arbetsflöden: koppla förfrågningar till specifika projekt, så att projektet kan gå vidare automatiskt när den efterfrågade informationen har tillhandahållits.

Dessutom värnar vi alltid om säkerheten av dina data. Kundförfrågningar är helt säker att använda när du kommunicerar med kunder:

• Alla data som överförs via kundförfrågningar krypteras från början till slut. Det säkerställer att endast auktoriserade parter kan komma åt den delade informationen, vilket innebär ett robust skydd mot obehörig åtkomst.
• Med SOC 2-certifiering har TaxDome verifierats av en oberoende part för att tillhandahålla branschledande säkerhet för alla verktyg som vänder sig till kunder, inklusive kundförfrågningar.
• TaxDome-plattformen har 2FA- och SSO-mekanismer för att ge ett extra lager av säkerhet.

Kundförfrågningar samarbetar med våra formulär och kunduppgifter för att du ska kunna få information från dina kunder på ett enkelt sätt. De kompletterar våra befintliga funktioner och ger en helhetssyn på kundhanteringen. Våra formulär hjälper dig att skicka ut registreringsformulär för nya kunder, medan uppgifter påminner dina kunder om att ta hand om viktiga arbetsuppgifter – till exempel att fylla i ett behörighetsformulär på sin banks hemsida. Kundförfrågningar hjälper dig att få svar på förtydligande frågor under projektets gång och säkerställer att du har allt du behöver för att hålla igång dina projekt och göra dina kunder nöjda.

Kundförfrågningar 2.0: snabbare, smartare och mer skalbart

Med våra senaste uppdateringar – mallar, automatiseringar och massutskick – har vi röjt undan alla hinder. Tillsammans med de redan kraftfulla funktionerna som finns i TaxDome gör uppgraderingarna det möjligt för företag att hantera komplexa processer, skala upp och leverera en förhöjd kundupplevelse utan extra stress.

Återanvändbara mallar

Vissa förfrågningar används ofta. Det kan gå åt värdefull tid till att manuellt upprepa dem. Med mallar för kundförfrågningar kan du eliminera den här ineffektiviteten genom att standardisera och återanvända förfrågningar som skickas ofta.

Mallarna gör det enklare att regelbundet be om information, som uppdaterade lönesammanfattningar eller specificerade körsträckor från kunder som reser i jobbet. De hjälper dig att skapa tydliga och korrekta förfrågningar som alla kunder uppskattar.  

Så här använder du mallar

1. Navigera till Kundförfrågningar och skapa en ny förfrågan.
2. Lägg till dina frågor, instruktioner eller dokumentkrav.
3. Spara begäran som en mall, som kan hanteras och redigeras senare från fliken Mallar.
4. När du behöver mallen kan du välja den, tilldela den till en kund eller ett projekt och skicka den. För återkommande ärenden kan du länka mallar till arbetsflöden för att automatisera processen.

Anpassningsbara automatiseringar

Automatiseringar utgör grunden för vad vi på TaxDome erbjuder företagen. Med kundförfrågningarnas förbättrade anpassningsmöjligheter kan företag nu helt integrera förfrågningar i sitt arbetsflöde – från förfrågningar som når ett specifikt kluster av kunder ner till en enda återkommande kunds unika behov. 

Oavsett om du behöver begära inventeringar i slutet av månaden under ett återkommande bokföringsuppdrag eller underlag för välgörenhetsdonationer när du beräknar en skattedeklaration, ger kundförfrågningar dig informationen som du behöver, när du behöver den och utan att du behöver begära den manuellt varje gång. Så här fungerar det:

1. Skapa en mall för kundförfrågningar för att standardisera förfrågningar som skickas ofta.
2. Tilldela mallen till ett visst steg i din pipeline för arbetsflödet.
3. Aktivera automove-funktionalitet så att projektet går vidare till nästa fas när en kund slutför begäran.
4. Övervaka statusen för förfrågningar och deras motsvarande projekt i realtid för att hålla teamet på rätt spår.

Massutskick

Att skicka samma förfrågan till flera kunder kan snabbt bli repetitivt och ineffektivt. Med massutskick av förfrågningar kan du skicka en enda förfrågan till flera kunder samtidigt. Oavsett om du arbetar med fastighetsmäklare som behöver rapportera körjournaler eller kunder som hyr ut fastigheter vid sidan av och behöver tillhandahålla redogörelser för hyresintäkter och kostnader, garanterar massutskick att alla relevanta kunder omfattas utan extra ansträngning.

Så här gör du massutskick

1. Navigera till avsnittet Kundförfrågningar och skapa eller välj en mall för förfrågningar.
2. Använd flervalsfältet för att välja de kunder eller specifika kontaktpersoner som du vill ha med.
3. Skicka begäran med en enda åtgärd, så får varje kund en egen individuell kundförfrågan för spårning och svar.
4. Övervaka utvecklingen i realtid för att säkerställa att alla svar har mottagits och redovisats.
5. Se till att du har skapat och sparat en mall för kundförfrågan innan du fortsätter med massutskick. På så sätt har du mallen redo att använda när du behöver den.

Hur svarar kunder på förfrågningar?

Kunderna kan svara på dina förfrågningar på flera olika sätt. Som alltid kan de svara via kundportalen eller via vår populära mobilapp för iOS och Android, där de får en push-notis och kan svara när de är på språng.

Dessutom har du möjlighet att diktera om du vill att kunden ska kunna svara på förfrågan utan att behöva logga in. När du skickar en förfrågan har du full kontroll över behörighetsinställningarna i varje kundförfrågan. Du kan välja ”Kräv inloggning” om du vill att kunderna ska behöva logga in för att besvara kundförfrågan, eller välja bort det om du vill göra det enklare för kunderna att besvara förfrågan.

TaxDome är byggt för dig

På TaxDome bygger vi programvara som uppfyller behoven hos dagens redovisningsexperter och kunder, och dessutom kontinuerligt anpassas för att uppfylla morgondagens behov. TaxDome är byggt för alla er som använder oss för att komma ur de ändlösa e-postkedjorna och kalkylbladen som slukar er tid och begränsar ert utrymme att växa.

Vi vill samarbeta med er för att bygga en bättre redovisningsbransch. Om ni inte är en del av TaxDome Community ännu kan ni boka en gratis demo och bli en av 10 000+ företag över hela världen som omdefinierar vad det innebär att arbeta som redovisningskonsult.