BHR Finans & Regnskap AS: opnår effektivitet til vækste 9% på 12 måneder med TaxDome

Medarbejderstab: 13 ansatte

Placering: kontorer i Sandefjord og Sandnes, Norway  

Tjenester der tilbydes: regnskabsførelse, selskabsregistrering, lønudbetaling, rådgivning 

Begyndte at bruge TaxDome: d. 16 december, 2022

Statistik for vækst: erhvervet 20 nye klienter det seneste år

____________________________

Mød Ekaterina Verulidze, den administrerende direktør hos BHR Finans & Regnskap, et revisionsfirma, der er hjemmehørende i Norge. Med kontorer i både Sandefjord og Sandnes er BHR Finans & Regnskap AS en mellemstor virksomhed bestående af 13 ansatte, der yder tjenester for omkring 250 klienter på tværs af forskellige industrier, deriblandt konstruktion, transport og søfart.

BHR Finans & Regnskap AS tilbyder en række tjenester – fra bogholderi og lønudbetaling til regnskabsaflæggelse og årsregnskab. De hjælper også internationale klienter med at registrere med den norske skatteforvaltning og deres ansatte med det nødvendige papirarbejde.

I lyset af den Europæiske Unions nylige direktiv mod hvidvaskning af penge har Norge opdateret sin hvidvasklov for at inkludere strengere krav til nødvendig omhu med kunder og transaktionskontrol.

For at sikre at virksomheden er godt udrustet til at hjælpe klienter med at efterleve de nye krav, søgte BHR Finans & Regnskap efter en løsning til at strømline og organisere sine processer.

Lad os høre fra Ekaterina om, hvordan TaxDome hjalp BHR Finans & Regnskap med at opnå dette.

Udfordringen

Manuel og flertrins onboardingproces

Fra kundetjek til sikring af kontrakter, alt blev gjort i hånden på tværs af diverse systemer. Som Ekaterina bemærkede:

Jeg havde faktisk en manuel liste over de nye kunder, der kom ind. Og så var jeg nødt til at finde en Excel-tabel og markere alle de trin, der skulle udføres.

Når adskillige nye klienter skulle betjenes samtidigt blev denne proces endnu mere udfordrende: sårbar over for menneskelige fejl og ekstremt tidskrævende på grund af mængden af administrative opgaver, det omfattede.

Find ud af, hvordan Tatsiana Bender bruger TaxDome til at automatisere processen ved indhentning af dokumentation fra hendes mere end 100 klienter>>

Mangel på tilsyn

Uden en samlet løsning fremgik status for hver klient forskellige steder, og teamet var nødt til at tjekke dem alle, som Ekaterina delte:

Jeg var nødt til at tjekke både Excel og kvalitetssikringssystemet hver gang for at danne mig et overblik….

Hun tilføjede, at det vigtigste aspekt ved processen er “at få kontrol og have kontrol over statussen, når der er så mange forskellige klienter.”

Hvor denne tilgang fungerede i starten, krævede en effektiv skalering derimod strømlining i ét system af denne decentraliserede proces.

Se, hvordan et firma varetager 1.700 klienters opgaver ved at sammenslutte sit sæt af teknologier til projektstyring, dokumenter, kommunikation samt andre funktioner inden for TaxDome>>

Betjene kunder fra forskellige lande

Derudover komplicerede det forholdene yderligere at tage sig af klienters behov fra forskellige lande. Der var nu brug for flere sprog, såvel som kundespecificerede dokumenter, spørgeskemaer og e-mails. At oprette personaliserede materialer manuelt belaster firmaets ansatte. 

Løsningen

Automatiserede workflows til onboarding af klienter

Med TaxDomes integration til hjemmeside bevirkes onboarding-workflows nu automatisk, når nye kunder indsender forespørgsler. Som firmaets administrerende direktør forklarede det:

Et af vores mål er at vækste…Og jeg mener, den første kundeoplevelse er meget vigtig.

TaxDome’s indbyggede påmindelser og statusnotifikationer tilfører gennemskuelighed og strømliner tracking af hver eneste klients rejse uden manuelt tilsyn. Denne automatisering komplementeres af TaxDomes Inbox+ funktion, der centrerer vigtige interaktioner med klienten herunder indsendelse af formularer, godkendelse af dokumenter, nye beskeder og meget mere. 

Inbox+ er mere end bare notifikationer. Det fungerer som et samlet knudepunkt for afslutning af opgaver, visning af dokumenter og kommunikation med klienter. Det holder alt, der relaterer sig til et projekt, samlet ét sted til samarbejde.

Overblik over alle klienternes processer

I deres søgen efter bæredygtig vækst besluttede BHR Finans & Regnskap AS sig for at bruge TaxDome som deres hovedsystem og eneste sandhedskilde til at tracke alle deres klientoplysninger og dokumenter – så de kunne fastholde tilsyn.. Som Ekaterina fortalte:

Med TaxDome lykkedes vi med at få et overblik over hele processen…TaxDome hjalp os med at opnå et godt og velstruktureret overblik.

Dette blev gjort muligt gennem TaxDomes pipelines, som er visualiseringer af projekter med særlige stadier. Efterhånden som arbejdsopgaver gennemgår fastlagte trin i pipelinen bevarer teams synligheden af, hvor hver klientopgave befinder sig.

Se, hvordan TaxDome skaber et overordnet overblik over alle opgaver, jobs og workflows for Polaris Tax & Accounting>>

Kundetilpassede og skræddersyede oplevelser

At betjene en mangfoldig kundekreds kræver tilpasningsevne – kundetilpasning af sprog, dokumenter og processer i farten. TaxDome leverede den fleksibilitet, som BHR Finans & Regnskap havde brug for til at yde sin service til klienter over hele verden.

TaxDomes flersprogede kompetencer sparer værdifuld tid, samtidig med det sikrer en positiv oplevelse for kunder på verdensplan. Ekaterina kommenterede:

Kunder bliver meget glade, når de modtager information på deres eget sprog.

Firmaet øger også sin effektivitet ved at oprette personaliserede e-mails og formularer. For eksempel simplificerer TaxDomes formularer spørgeskemaprocessen for klienten: modsat generiske PDF-formularer så tilpasser TaxDomes formularer sig i realtid ved hjælp af betingede formularfelter, så kun relevante spørgsmål vises baseret på klientens svar.

Og TaxDomes alsidighed rækker endnu længere – du kan opbygge fuldt ud kundetilpassede workflows til at håndtere unikke klientprocesser. Betinget logik baseret på tildelte tags gør det muligt at tilføje specialiserede trin, såsom ekstra dokumentationskrav eller sende individuelt tilpassede e-mails.

Deltag i vores webinar hver tirsdag og få ekspertvejledning om, hvordan du udnytter automatisering til at styre dine interne processer>>

Skalerbarhed som et resultat af forbedret klientoplevelse

• Markante tidsbesparelser: automatisering rydder alt manuelt kontorarbejde af vejen, hvilket gør det muligt for firmaet at allokere ressourcer til at vækste og varetage opgaver fra flere kunder
• Lettere erhvervelse af klienter: nye klienter kan gennemføre onboarding-processen med automatiseret trinvis vejledning på deres eget sprog.
• Forstærket professionelt image: rettidige og personaliserede e-mails samt automatiske påmindelser, i samspil med den brandede hjemmeside får du firmaet til at se mere professionelt og troværdigt ud for nye klienter

Gennem intelligente workflows, et samlet overblik og muligheden for at specialtilpasse til deres behov fik TaxDome hjulpet BHR Finans & Regnskap til at forbedre klientens oplevelse og åbne op for skalerbarhed og vækst.

Hvis du også stiler efter at skalere arbejdsprocesser effektivt, så kan TaxDome være et fremragende match til at hjælpe dig med at strømline workflows og frigøre den tid, du har brug for. Kontakt os for at få en personaliseret gennemgang.