3 min
Henkilöstö: 13 työntekijää
Sijainti: toimistot Sandefjordissa ja Sandnesissa, Norjassa
Tarjottavat palvelut: kirjanpito, yritysten rekisteröinti, palkanlaskenta, veroneuvonta.
Aloitti TaxDomen käytön: 16. joulukuuta 2022
Kasvutilastot: Lisännyt 20 uutta asiakasta viime vuoden aikana
____________________________
Tutustu Ekaterina Verulidzeen, norjalaisen BHR Finans & Regnskap -tilitoimistoyrityksen toimitusjohtajaan. BHR Finans & Regnskap AS:llä on toimistot sekä Sandefjordissa että Sandnesissa. Se on 13 työntekijän yritys, joka tarjoaa monipuolisia taloushallintopalveluita noin 250 asiakkaalle eri toimialoilla, kuten rakennus-, kuljetus- ja merenkulkualalla.
BHR Finans & Regnskap AS tarjoaa laajan kirjon taloushallintopalveluita aina kirjanpidosta ja palkanlaskennasta tilinpäätökseen asti. Lisäksi se avustaa kansainvälisiä yritysasiakkaita rekisteröitymisessä Norjan verohallintoon ja heidän työntekijöitään vaadittavissa paperitöissä.
EU:n äskettäin antamien rahanpesun vastaisten direktiivien myötä Norja on päivittänyt rahanpesua koskevaa lainsäädäntöään, mikä sisältää tiukempia vaatimuksia asiakkaan tuntemiselle ja liiketoimien seulonnalle.
Varmistaakseen, että yrityksellä on vahvat valmiudet auttaa asiakkaita noudattamaan näitä uusia vaatimuksia, BHR Finans & Regnskap etsi ratkaisua prosessien selkeyttämiseksi ja organisoimiseksi.
Kuulemme nyt Ekaterina Verulidzelta, miten TaxDome auttoi BHR Finans & Regnskapia saavuttamaan tämän tavoitteen.
Haaste
Manuaalinen, monivaiheinen asiakkaan haltuunotto
Asiakkaan tunnistamisesta, tietojen keräämisestä, tervetuloviestinnästä sopimusten vahvistamiseen kaikki tehtiin manuaalisesti useissa eri järjestelmissä. Ekaterina kuvaili tilannetta seuraavasti:
Minulla oli luettelo uusista asiakkaista. Ja sitten minun piti löytää Excel-taulukko, jonne laittaa jokainen asiakas ja merkitä kaikki suoritettavat vaiheet manuaalisesti.’
Kun palveltiin useita uusia asiakkaita samanaikaisesti, prosessi muuttui entistä haastavammaksi: se oli altis inhimillisille virheille ja erittäin aikaa vievä, kun otetaan huomioon hallinnollisten tehtävien määrä.
Puutteellinen valvonta
Ilman yhtenäistä ratkaisua jokaisen asiakkaan tilat olivat hajallaan useissa eri paikoissa, ja tiimin täytyi tarkistaa ne kaikki, kuten Ekaterina kertoi:
Minun täytyi joka kerta tarkistaa Excel taulukko ja sähköposti ja laadunvarmistusjärjestelmä saadakseni kokonaiskuvan….
Hän korosti, että prosessin keskeinen näkökohta on “säilyttää hallinta ja kontrolli tilanteesta, kun asiakkaita on paljon.”
Vaikka tämä lähestymistapa toimi aluksi, yritystoiminnan kasvu edellytti hajallaan olevien prosessien virtaviivaistamista yhteen järjestelmään.
Asiakkaiden palveleminen eri maista
Lisäksi, eri maista tulevien asiakkaiden tarpeiden huomioon ottaminen monimutkaistaa asioita entisestään. Nyt tarvittiin useampia kieliä sekä räätälöityjä asiakirjoja, kyselylomakkeita ja sähköposteja. Henkilökohtaisten materiaalien manuaalinen luominen, ylläpitäminen ja vaiheiden seuranta kuormittaa yrityksen henkilökuntaa.
Ratkaisu
Automatisoidut työnkulut asiakkaiden haltuunottoon
TaxDomen verkkosivustointegraation ansiosta haltuunoton työnkulut käynnistyvät nyt automaattisesti, kun uudet asiakkaat lähettävät tiedusteluja. Kuten BHR Finans & Regnskap:n toimitusjohtaja kertoi:
Yksi tavoitteistamme on kasvattaa liiketoimintaa… Ja mielestäni ensimmäinen asiakaskokemus on erittäin tärkeä.
TaxDomen sisäänrakennetut muistutukset ja ilmoitukset virtaviivaistavat kunkin asiakkaan työnkulun seurantaa ilman manuaalista valvontaa. Tätä automaatiota täydentää TaxDomen Inbox+ -ominaisuus, joka keskittää kriittiset asiakasvuorovaikutukset, kuten lomakkeiden lähetykset, asiakirjojen hyväksynnät, uudet viestit ja paljon muuta.
Enemmän kuin vain ilmoitukset, Inbox+ toimii yhtenäisenä keskuksena tehtävien suorittamiseen, asiakirjojen tarkasteluun ja asiakkaiden kanssa viestimiseen, pitäen kaiken projektin liittyvän yhdessä paikassa.
Asiakaskäytäntöjen yleiskatsaus
Pyrkiessään kestävään kasvuun BHR Finans & Regnskap AS päätti hyödyntää TaxDomea keskitettynä järjestelmänä sekä kaikkien asiakastietojen ja -asiakirjojen seurannassa. Ekaterina kertoi:
TaxDomen avulla onnistuimme saamaan yleiskuvan koko prosessista… TaxDome on auttanut meitä saamaan hyvän ja jäsennellyn yleiskuvan.
Tämä oli mahdollista TaxDomen työnkulun avulla, jotka ovat visualisointeja projekteista, joissa on määriteltyjä vaiheita. Kun työt etenevät työnkulun ennalta määritettyjen vaiheiden läpi, tiimit säilyttävät selkeän näkyvyyden siitä, missä vaiheessa mikäkin asiakastoimeksianto on.
Tutustu, miten TaxDome tarjoaa Polaris Tax & Accountingille kattavan näkymän kaikkiin tehtäviin, projekteihin ja työnkulkuun.
Räätälöinti ja yksilölliset kokemukset
Monipuolinen asiakaskunta vaatii sopeutumiskykyä – kielten, asiakirjojen ja prosessien mukauttamista. TaxDomen joustavuuden avulla BHR Finans & Regnskap pystyi auttamaan asiakkaitaan maailmanlaajuisesti.
Se, että TaxDome tarjoaa palvelun yli 10 eri kielellä säästää arvokasta aikaa ja samalla he voivat varmistaa positiivisen kokemuksen globaaleille asiakkaille. Ekaterina kommentoi:
Asiakkaat ovat erittäin tyytyväisiä saadessaan tietoa omalla kielellään.
Yritys tehosti toimintaansa myös luomalla räätälöityjä sähköposteja sekä kyselyjä ja lomakkeita. Esimerkiksi TaxDomen kyselyt ja lomakkeet yksinkertaistavat tietojen ja aineiston keräämistä asiakkaalta: sen sijaan että käytettäisiin yleisiä PDF-lomakkeita, kyselyt ja lomakkeet mukautuvat reaaliaikaisesti ehdollisen logiikan avulla näyttämään vain olennaiset kysymykset asiakkaan vastausten perusteella.
Ja TaxDomen monipuolisuus on vieläkin parempi – voit rakentaa täysin räätälöityjä työnkulkuja standardoimaan haltuunottoprosessin kaikki eri vaiheet. Ehdollisen logiikan perusteella määritetyt tunnisteet mahdollistavat erityisten vaiheiden lisäämisen, kuten ylimääräisten asiakirjavaatimusten tai räätälöityjen sähköpostiviestien lähettämisen.
Asiakaskokemuksen paranemisen myötä skaalautuvuus kasvaa
- Merkittävät ajansäästöt: automatisointi poistaa manuaalisen hallinnollisen työn, mahdollistaen yrityksen resurssien suuntaamisen kasvuun ja useampien asiakkaiden palvelemiseen
- Helpompi asiakashankinta: uudet asiakkaat voivat suorittaa haltuunoton automaattisen vaiheittaisen ohjauksen avulla omalla kielellään
- Parempi ammattimainen imago: ajastetut henkilökohtaiset sähköpostiviestit ja automaattiset muistutukset sekä brändätty verkkosivusto antavat yrityksestä ammattimaisemman ja uskottavamman kuvan uusien asiakkaiden silmissä
Älykkäiden työnkulkujen, konsolidoidun näkymän ja tarpeiden mukaan räätälöitävissä olevien mahdollisuuksien ansiosta TaxDome auttoi BHR Finans & Regnskapia parantamaan asiakaskokemusta ja mahdollisti skaalautuvuuden ja kasvun.
If you also aim to scale operations efficiently, TaxDome may be a great fit to help you streamline workflows and free up the time you need. Contact us for a personalized demo.
Jos tavoitteenasi on tehostaa tilitoimistosi prosesseja, TaxDome on erinomainen ratkaisu auttamaan sinua virtaviivaistamaan työnkulkuja. Ota meihin yhteyttä ohjelmistoesittelyä varten
Mari Sam
Mari Sam toimii myös TaxDomen sisällöntuottajana ja hänellä on intohimonaan kiinnostavan tekstin luominen. Hänen vastuullaan on varmistaa, että TaxDomen asiakkaat hyödyntävät täysimääräisesti alustan uusimpia ominaisuuksia ja parannuksia. Mari tuottaa päivityksistä, muutoksista ja uusista ominaisuuksista selkeästi viestittyä ja mukaansatempaavaa sisältöä, jonka avulla asiakkaat saavat alustasta kaiken irti.
eBook on lähetetty
Pyyntösi käsittelyssä tapahtui virhe, yritä myöhemmin uudelleen.
