BHR Finans & Regnskap AS: ökad effektivitet och 9% tillväxt på 12 månader med TaxDome

Personal: 13 anställda

Plats: kontor i Sandefjord och Sandnes i Norge  

Tjänster som tillhandahålls: redovisning, företagsregistrering, lönetjänster, rådgivning 

Började använda TaxDome: 16 december 2022

Tillväxtstatistik: 20 nya kunder det senaste året

____________________________

Ekaterina Verulidze är VD för BHR Finans & Regnskap, en redovisningsbyrå i Norge. Med kontor i både Sandefjord och Sandnes är BHR Finans & Regnskap AS ett litet företag med 13 anställda som arbetar med cirka 250 kunder från olika branscher, inklusive bygg, transport och sjöfart.

BHR Finans & Regnskap AS erbjuder en rad olika tjänster – från bokföring och löner till finansiell rapportering och årsredovisning. De hjälper även internationella kunder att registrera sig hos den norska skattemyndigheten, och deras respektive anställda med pappersarbetet som krävs.

Mot bakgrund av EU:s senaste direktiv mot penningtvätt har Norge uppdaterat sina lagar mot penningtvätt med strängare krav på kundkännedom och transaktionskontroll. 

För att säkerställa att företaget kan hjälpa sina kunder att uppfylla de nya kraven sökte BHR Finans & Regnskap en lösning för att effektivisera och organisera sina processer.

Läs Ekaterinas berättelse om hur TaxDome hjälpte BHR Finans & Regnskap att uppnå detta.

Utmaningen

En manuell onboardingprocess i flera steg

Allt från kundkontroller till att säkra kontrakt gjordes manuellt i flera olika system. Ekaterina noterade följande:

Jag hade faktiskt en manuell lista över alla nya kunder som kommit in. Därefter var jag tvungen att hitta en Excel-tabell och markera alla steg som behövde utföras.

När flera nya kunder skulle hanteras samtidigt blev processen ännu mer utmanande: den blev då mer sårbar för mänskliga misstag och tog väldigt lång tid, eftersom det handlade om så många administrativa uppgifter.

Ta del av hur Tatsiana Bender använder TaxDome för att automatisera insamlingen av underlag för sina 100+ kunder>>

Bristande översyn

Utan en samordnad lösning kunde statusen för varje kund finnas på flera ställen, och teamet behövde granska dem alla, som Ekaterina förklarade:

Jag var tvungen att kontrollera både Excel och kvalitetssäkringssystemet varje gång för att få en överblick…

Hon betonade att den viktigaste aspekten av processen är att “få kontroll och ha kontroll över statusen när det finns så många olika kunder”.

Även om hennes upplägg fungerade inledningsvis, behövde de effektivisera den decentraliserade processen till ett enda system, för att kunna skala upp verksamheten.

Upptäck hur en byrå hjälper sina 1 700 kunder genom att konsolidera sin tech stack för projekthantering, dokument, kommunikation och andra funktioner inom TaxDome>>

Att leverera till kunder från olika länder

Att dessutom tillgodose behoven hos kunder från olika länder komplicerade saker och ting ytterligare. Det fanns nu ett behov av fler språk, samt språkanpassade dokument, frågeformulär och e-postmeddelanden. Att skapa kundanpassat material manuellt innebar en extra belastning för personalen på byrån.

Lösningen

Automatiserade arbetsflöden för kundonboarding

Med TaxDomes webbplatsintegration aktiveras nu arbetsflöden för onboarding automatiskt när nya kunder skickar in förfrågningar. Företagets VD förklarade det så här:

Ett av våra mål är att växa… Och jag tycker att den första kundupplevelsen är avgörande.

TaxDomes inbyggda påminnelser och statusmeddelanden ökar transparensen och effektiviserar uppföljningen av varje kunds resa utan manuell tillsyn. Denna automatisering kompletteras av TaxDomes funktion Inbox+, som centraliserar viktiga kundinteraktioner, inklusive formulärinlämningar, dokumentgodkännanden, nya meddelanden och mycket mer.

Inbox+ är mer än bara aviseringar – den fungerar som en gemensam hubb för att slutföra uppgifter, visa dokument och kommunicera med kunder, så att allt som rör ett projekt finns samlat på en och samma samarbetsyta.

En överblick över alla kunders processer

I sin satsning på hållbar tillväxt valde BHR Finans & Regnskap TaxDome som sitt centraliserade system och enda sanningskälla för att spåra all kundinformation och alla dokument – så att de kunde behålla tillsynen. Ekaterina delade med sig:

Med TaxDome lyckades vi få en översyn över hela processen… TaxDome har hjälpt oss att få en bra och strukturerad helhetsbild.

Detta blev möjligt tack vare TaxDomes pipelines, som visualiserar projekt med specifika faser. När ett jobb går igenom fördefinierade stadier i pipelinen får teamen en överblick över var varje kunduppdrag befinner sig.

Se hur TaxDome ger Polaris Tax & Accounting en överblick över alla deras uppgifter, jobb och arbetsflöden>>

Kundanpassning och skräddarsydda upplevelser

Att arbeta med en varierad kundkrets kräver flexibilitet – speciellt i att anpassa språk, dokument och processer efter behov. TaxDome gav flexibiliteten som BHR Finans & Regnskap behövde för att kunna hjälpa kunder över hela världen.

TaxDomes flerspråkiga funktioner frigör värdefull tid samtidigt som de säkerställer en positiv upplevelse för globala kunder. Ekaterina kommenterade:

Kunder blir väldigt nöjda när de får information på sitt eget språk.

Företaget har dessutom blivit effektivare genom att skapa anpassade e-postmeddelanden och formulär. TaxDomes formulär förenklar till exempel processen med kundformulär: istället för generiska PDF-formulär kan TaxDomes formulär anpassa sig i realtid med villkorslogik så att endast relevanta frågor visas baserat på kundens svar.

Och TaxDomes användbarhet sträcker sig än längre – du kan bygga helt anpassade arbetsflöden för att hantera unika kundprocesser. Villkorslogik baserad på tilldelade taggar gör det möjligt att lägga till specialanpassade steg, t.ex. extra dokumentationskrav eller att skicka skräddarsydda e-postmeddelanden.

Delta i vår webinar varje tisdag för att få experthjälp i hur du kan använda automatisering för att hantera dina interna processer>>

Skalbarhet genom förbättrade kundupplevelser

• Stora tidsbesparingar: automatisering eliminerar manuellt administrativt arbete så att företaget kan allokera resurser till tillväxt och fler kunder
• Enklare kundanskaffning: nya kunder kan genomföra onboardingprocessen med hjälp av automatiserad vägledning på sitt eget språk
• Förstärkt professionell image: personliga e-postmeddelanden och automatiska påminnelser, i kombination med den varumärkesanpassade webbplatsen, gör att byrån framstår som mer professionell och trovärdig för nya kunder

TaxDome hjälpte BHR Finans & Regnskap att förbättra kundupplevelsen och möjliggöra skalbarhet och tillväxt, med hjälp av intelligenta arbetsflöden, en samordnad vy och möjligheten att skräddarsy efter kundens behov.

Om du också vill skala upp din verksamhet på ett effektivt sätt kan TaxDome hjälpa dig att effektivisera dina arbetsflöden och frigöra tid till det du behöver. Kontakta oss för en personlig demo.