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Équipe : 13 employés
Emplacement : bureau à Sandefjord et Sandnes en Norvège
Services fournis : comptabilité, enregistrement d’entreprise, services de fiche de paie, conseil
Date de début de l’utilisation de TaxDome : 16 Décembre 2022
Statistiques de croissance : ajout de 20 nouveaux clients au cours de l’année écoulée
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Rencontrez Ekaterina Verulidze, directrice générale de BHR Finans & Regnskap, un cabinet comptable basé en Norvège. Avec des bureaux à Sandefjord et à Sandnes, BHR Finans & Regnskap AS est un cabinet de taille moyenne de 13 employés qui sert environ 250 clients dans de nombreux secteurs, notamment la construction, le transport et la marine.
BHR Finans & Regnskap AS propose une gamme de services allant de la tenue de la comptabilité et de la paie à l’établissement de rapports financiers et de comptes annuels. Elle aide également les clients internationaux à s’enregistrer auprès de l’administration fiscale norvégienne et leurs employés à remplir les formalités administratives requises.
À la lumière des récentes directives européennes contre le blanchiment d’argent, la Norvège a mis à jour sa loi contre le blanchiment d’argent afin d’inclure des exigences plus strictes en matière de diligence raisonnable à l’égard des clients et de vérification des transactions.
Pour s’assurer que le cabinet est bien positionné pour aider ses clients à se conformer aux nouvelles exigences, BHR Finans & Regnskap a cherché une solution pour rationaliser et organiser ses processus.
Ekaterina nous explique comment TaxDome a aidé BHR Finans & Regnskap à atteindre cet objectif.
Le défi
Processus d’onboarding manuel en plusieurs étapes
De la vérification des clients à l’obtention des contrats, tout était fait à la main à l’aide de plusieurs systèmes. Comme l’a fait remarquer Ekaterina :
J’avais une liste manuelle des nouveaux clients qui arrivaient. Ensuite, je devais aller sur un tableau Excel et marquer toutes les étapes à suivre.
Lorsqu’il s’agit de servir plusieurs nouveaux clients à la fois, ce processus devient encore plus difficile : il est vulnérable aux erreurs humaines et prend énormément de temps, compte tenu du volume de tâches administratives qu’il implique.
Manque de supervision
Sans solution uniformisée, le statut de chaque client existait à plusieurs endroits, et l’équipe devait tous les vérifier, comme l’a expliqué Ekaterina :
Je devais vérifier Excel et le système d’assurance qualité à chaque fois pour obtenir une vue d’ensemble….
Elle a ajouté que l’aspect le plus important du processus est « d’avoir le contrôle et de maîtriser le statut lorsqu’il y a tant de clients différents ».
Bien que cette approche ait fonctionné dans un premier temps, une mise à l’échelle efficace a nécessité la rationalisation de ce processus décentralisé au sein d’un système unique.
Servir des clients de différents pays
En outre, le fait de répondre aux besoins de clients originaires de différents pays a encore compliqué les choses. Il fallait désormais plus de langues, ainsi que des documents, des questionnaires et des e-mails personnalisés. La création manuelle de documents personnalisés met à rude épreuve le personnel du cabinet.
La solution
Flux de travail automatisés pour l’accueil des clients
Grâce à l’intégration du site Web de TaxDome, les flux de travail d’accueil sont désormais automatiquement déclenchés lorsque de nouveaux clients soumettent des demandes. Comme l’explique le directeur général du cabinet:
L’un de nos objectifs est de nous développer… Et je pense que la première expérience du client est très importante.
Les rappels intégrés et les notifications d’état de TaxDome ajoutent de la transparence et rationalisent le suivi du parcours de chaque client sans supervision manuelle. Cette automatisation est complétée par la fonction Inbox+ de TaxDome, qui centralise les interactions critiques avec les clients, y compris les soumissions de formulaires, les approbations de documents, les nouveaux messages et plus encore.
Plus que de simples notifications, Inbox+ sert de centre unifié pour terminer les tâches, consulter les documents et communiquer avec les clients, en gardant tout ce qui est lié à un projet dans un seul espace collaboratif.
Vue d’ensemble de tous les processus des clients
Dans sa quête de croissance durable, BHR Finans & Regnskap AS a choisi TaxDome comme système centralisé et source unique de vérité pour suivre toutes les informations et tous les documents de ses clients – afin de pouvoir maintenir la surveillance. Comme l’a dit Ekaterina :
Avec TaxDome, nous avons réussi à avoir une vue d’ensemble de tout le processus… TaxDome nous a aidés à avoir une bonne vue d’ensemble structurée.
Cela a été rendu possible grâce aux pipelines de TaxDome, qui sont des visualisations de projets à des stades particuliers. Au fur et à mesure que les projets progressent à travers des étapes prédéfinies du pipeline, les équipes ont une visibilité sur l’état d’avancement de la mission de chaque client.
Personnalisation et expériences sur mesure
Servir une clientèle diversifiée exige de l’adaptabilité – personnaliser les langues, les documents et les processus à la volée. TaxDome a fourni la flexibilité dont BHR Finans & Regnskap avait besoin pour soutenir ses clients dans le monde entier.
Les capacités multilingues de TaxDome permettent de gagner un temps précieux tout en garantissant une expérience positive pour les clients internationaux. Ekaterina a commenté:
Les clients sont très heureux de recevoir des informations dans leur langue.
Le cabinet a également amélioré son efficacité en créant des e-mails et des questionnaires personnalisés. Par exemple, les questionnaires de TaxDome simplifient le processus de questionnaire client : au lieu de formulaires PDF génériques, les questionnaires s’adaptent en temps réel avec une logique conditionnelle pour n’afficher que les questions pertinentes en fonction des réponses du client.
La polyvalence de TaxDome va encore plus loin : vous pouvez créer des flux de travail entièrement personnalisés pour gérer les processus uniques de vos clients. La logique conditionnelle basée sur les tags attribuées permet d’ajouter des étapes spécialisées, telles que des exigences supplémentaires en matière de documentation ou l’envoi d’e-mails personnalisés.
Croissance grâce à l’amélioration de l’expérience des clients
- Un gain de temps considérable : l’automatisation élimine les tâches administratives manuelles, ce qui permet au cabinet d’allouer des ressources à sa croissance et de servir davantage de clients.
- Acquisition plus facile de clients : les nouveaux clients peuvent suivre le processus d’intégration grâce à des conseils automatisés, étape par étape, dans leur langue.
- Amélioration de l’image professionnelle : les e-mails personnalisés et les rappels automatiques, ainsi que le site web de la marque, font apparaître le cabinet comme plus professionnel et plus crédible aux yeux des nouveaux clients.
Avec des flux de travail intelligents, une vue consolidée et la possibilité de s’adapter à leurs besoins, TaxDome a aidé BHR Finans & Regnskap à améliorer l’expérience de ses clients et à débloquer l’évolutivité et la croissance.
Si vous souhaitez également développer vos opérations de manière efficace, TaxDome peut vous aider à rationaliser les flux de travail et à libérer le temps dont vous avez besoin. Contactez-nous pour une démonstration personnalisée.
Mari Sam
Mari Sam est rédactrice de contenu chez TaxDome et se passionne pour la rédaction de textes convaincants. Son travail consiste à s'assurer que les clients de TaxDome utilisent pleinement les dernières fonctionnalités et améliorations de la plateforme. Grâce à une communication claire des mises à jour, des changements et des nouvelles capacités, Mari produit un contenu attrayant qui permet aux clients de tirer le meilleur parti de la plateforme.
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