BHR Finans & Regnskap AS: Oppnå effektivitet og vekst på 9 % over 12 måneder med TaxDome

Bemanning: 13 ansatte

Beliggenhet: Kontorer i Sandefjord og Sandnes, Norge

Tilbudte tjenester: regnskapsføring, selskapsregistrering, lønnstjenester, rådgivning

Begynte å bruke TaxDome: 16. desember, 2022

Vekststatistikk: 20 nye kunder det siste året

____________________________

Møt Ekaterina Verulidze, daglig leder i BHR Finans & Regnskap, et regnskapsbyrå basert i Norge. Med kontorer i Sandefjord og Sandnes er BHR Finans & Regnskap AS et mellomstort selskap med 13 ansatte som betjener rundt 250 kunder i flere bransjer, blant annet bygg og anlegg, transport og maritim sektor.

BHR Finans & Regnskap AS tilbyr en rekke tjenester – fra bokføring og lønn til økonomisk rapportering og årsregnskap. BHR Finans & Regnskap AS hjelper også internasjonale kunder med å registrere seg hos Skatteetaten og deres ansatte med det nødvendige papirarbeidet.

I lys av EUs nye anti-hvitvaskingsdirektiv har Norge oppdatert hvitvaskingsloven med strengere krav til kundekontroll og transaksjonskontroll.

For å sikre at selskapet var godt rustet til å hjelpe kundene med å oppfylle de nye kravene, søkte BHR Finans & Regnskap en løsning som kunne effektivisere og organisere deres prosesser.

La oss høre fra Ekaterina om hvordan TaxDome hjalp BHR Finans & Regnskap med å oppnå nettopp dette.

Utfordringen

Manuell, flertrinns onboarding-prosess

Alt fra kundekontroll til kontraktssikring ble gjort for hånd over flere systemer. Ekaterina bemerket at:

Jeg hadde faktisk en manuell liste over de nye kundene som kom inn. Og så måtte jeg finne en Excel-tabell og markere alle trinnene som måtte utføres.

Når flere nye kunder skulle betjenes samtidig, ble denne prosessen enda mer utfordrende: Den var sårbar for menneskelige feil, i tillegg til ekstremt tidkrevende, på grunn av den store mengden administrative oppgaver dette innebar.

Se hvordan Tatsiana Bender bruker TaxDome til å automatisere dokumentasjonsinnsamlingen for sine 100+ kunder>>.

Mangel på tilsyn

Uten en konsolidert løsning var statusen for hver enkelt kunde spredt over flere steder, og teamet måtte sjekke dem alle, som Ekaterina fortalte:

Jeg måtte også sjekke både Excel og kvalitetssikringssystemet hver eneste gang for å få full oversikt…

Hun legger til at det viktigste aspektet ved prosessen er “å oppnå kontroll og så å beholde kontrollen over statusen når det er så mange forskjellige kunder”.

Selv om denne tilnærmingen fungerte i begynnelsen, krevde effektiv skalering at denne desentraliserte prosessen ble strømlinjeformet inn i ett system.

Se hvordan et firma betjener 1700 klienter gjennom konsolidering av tech stacks for prosjektstyring, dokumenter, kommunikasjon og andre funksjoner i TaxDome>>.

Betjening av kunder fra ulike land

I tillegg ble det enda mer komplisert å imøtekomme behovene til kunder fra forskjellige land. Det var nå nødvendig med flere språk og tilpassede dokumenter, spørreskjemaer og e-poster. Manuell oppretting av personlig tilpasset materiale ble en stor belastning for firmaets ansatte.

Løsningen

Automatisert arbeidsflyt for onboarding av kunder

Med TaxDomes nettstedintegrasjon utløses nå arbeidsflyten for onboarding automatisk når nye kunder sender inn forespørsler. Som firmaets daglige leder forklarte det:

Et av målene våre er å vokse… Og jeg mener den aller første kundeopplevelsen da er svært viktig.

TaxDomes innebygde påminnelser og statusvarsler gir økt transparens og effektiviserer sporingen av hver enkelt klients utvikling uten manuelt tilsyn. Denne automatiseringen suppleres av TaxDomes Inbox+-funksjon, som sentraliserer viktige kundeinteraksjoner, inkludert innsending av skjemaer, dokumentgodkjenninger, nye meldinger og mer.

Inbox+ er mer enn bare varslinger – den fungerer som et samlet knutepunkt for fullføring av oppgaver, dokumenttilgang og kommunikasjon med kunder, slik at alt som har med et prosjekt å gjøre, er samlet på ett sted.

Oversikt over alle kundens prosesser

I sin jakt etter bærekraftig vekst valgte BHR Finans & Regnskap AS TaxDome som sitt sentralsystem og enkelte sannhetskilde til å spore all kundeinformasjon og alle dokumenter – slik at de kunne opprettholde oversikten… Som Ekaterina fortalte:

Med TaxDome fikk vi oversikt over hele prosessen … TaxDome har hjulpet oss oppnå en god og strukturert oversikt.

Dette ble muliggjort gjennom TaxDomes pipelines, som er visualiseringer av prosjekter med spesifikke stadier. Etter hvert som jobbene gjennomgår de forhåndsdefinerte trinnene i pipelinen, får teamene oversikt over hvor hver enkelt kundeoppgave befinner seg.

Se hvordan TaxDome gir Polaris Tax & Accounting oversikt over alle oppgaver, jobber og arbeidsflyter>>

Tilpassing og skreddersydde opplevelser

Å betjene en mangeartet kundekrets krever tilpasningsdyktighet – tilpasning av språk, dokumenter og prosesser på farten. TaxDome ga BHR Finans & Regnskap den fleksibiliteten de trengte for å kunne betjene kunder over hele verden.

TaxDomes flerspråklige funksjoner sparer dyrebar tid og sikrer en positiv opplevelse for globale kunder. Ekaterina kommenterte at:

Kundene er utrolige glade når de får informasjon på sitt eget språk.

Firmaet har også økt effektiviteten ved å opprette tilpassede e-poster og skjemaer. TaxDomes skjemaer forenkler for eksempel spørreundersøkelsesprosessen: I stedet for generiske PDF-skjemaer tilpasser skjemaene seg i sanntid med betinget logikk for å vise kun relevante spørsmål basert på kundens svar.

Og TaxDomes allsidighet går enda lenger – du kan bygge fullt tilpassede arbeidsflyter til å håndtere unike kundeprosesser. Betinget logikk basert på tildelte tagger gjør det mulig å legge til spesialiserte trinn, for eksempel ekstra dokumentasjonskrav eller utsendelse av skreddersydde e-poster.

Bli med på vårt webinar hver tirsdag og få ekspertveiledning om hvordan du kan bruke automatisering til å håndtere interne prosesser>>

Skalerbarhet som følge av en forbedret kundeopplevelse

• Betydelige tidsbesparelser: Automatisering eliminerer manuelt administrativt arbeid, slik at firmaet kan allokere ressurser til vekst og betjening av flere kunder.
• Enklere å skaffe nye kunder: Nye kunder kan fullføre onboarding-prosessen med en automatisk trinnvis veiledning på sitt eget språk.
• Et forbedret profesjonelt image: Personlige e-poster og automatiske påminnelser i god tid, i tillegg til en merkevarebasert nettside, gjør at firmaet fremstår som mer profesjonelt og troverdig for nye kunder.

Med intelligente arbeidsflyter, en konsolidert visning og muligheten til å skreddersy etter behov, hjalp TaxDome BHR Finans & Regnskap med å forbedre kundeopplevelsen, i tillegg til å muliggjøre skalerbarhet og vekst.

Hvis du også har som mål å skalere driften din effektivt, kan TaxDome være et godt alternativ for å effektivisere arbeidsflyt og frigjøre den tiden du trenger. Kontakt oss for en personlig demo.