6 Taktiken zum Schutz vor „Nicht zahlenden Kunden“ nach getaner Arbeit

Als Steuerfachmann oder Rechnungsprüfer werden Sie wahrscheinlich oder sind Sie bereits auf Kunden getroffen, die nicht pünktlich zahlen oder sogar die geleistete Arbeit gar nicht bezahlen. Also was tun Sie, wenn Ihr Kunde nicht zahlt? Das kann frustrierend sein und sich auf Ihren Cashflow auswirken, besonders wenn Sie kein Geld im Voraus von Ihren Kunden verlangen. 

Ob Sie nun ein professioneller Wirtschaftsprüfer, Buchhalter oder Rechnungsprüfer sind, die Erstellung und Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Cashflows ist eine ständige Aufgabe, die eine intelligente Lösung fordert, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich für die geleistete Arbeit bezahlt werden, und das immer. Hier bieten wir Ihnen einige Lösungsvorschläge, um Situationen zu vermeiden, in den die Kunden nicht zahlen und wie Sie Ihren Zahlungsprozess automatisieren können. 

Warum Kunden für erbrachte Leistungen nicht bezahlen

Wenn Sie Situationen erlebt haben, in denen Kunden nicht für erbrachte Leistungen bezahlen, müssen Sie sich ein paar Fragen stellen. Warum ist das so? Was kann ich tun, wenn ein Kunde nicht bezahlt? 

Mit den richtigen Antworten können Sie Ihre internen Prozesse verbessern und zukünftige Probleme vermeiden. Hier sind einige der möglichen Gründe, warum Sie Zahlungsprobleme mit Kunden haben könnten.

• Keine klare Zahlungspolitik 
• Kunden-Cashflow-Probleme
• Fehlende Kommunikation
• Mangel an Dringlichkeit auf beiden Seiten
• Fehler im Abrechnungs- und Scoping-Prozess
• Unstimmigkeiten bei Zahlungen
• Kunde ist unehrlich
• Mangel an verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten

Wie können diese Situationen, in den die Kunden nicht zahlen vermieden werden

Denken Sie immer daran, dass Sie das Recht haben für die Zeit und Mühe, die Sie in ein Kundenprojekt oder eine Arbeit stecken, entschädigt zu werden. Aber das allein reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass die Kunden für die geleistete Arbeit bezahlen. Sehen wir uns einige Lösungen an, mit denen Sie solche Probleme vermeiden können. 

Eine klare Zahlungspolitik 

Eines der ersten Dinge, die Sie tun sollten, bevor Sie Kunden Dienstleistungen anbieten, ist sicherzustellen, dass Sie eine klare Zahlungspolitik und einen Arbeitsvertrag haben. Eine Zahlungsstruktur hilft, solche Ergebnisse zu vermeiden und verhindert, dass Kunden die volle Zahlung aus welchen Gründen auch immer zurückhalten. Ein Vertrag umfasst die Besonderheiten und Erwartungen aller beteiligten Parteien. Im Falle eines Vertragsbruchs bietet es auch eine gewisse rechtliche Absicherung, z. B. wenn ein Kunde nicht zahlt.

Machen Sie den Zahlungsvorgang so leicht wie möglich

Machen Sie den Zahlungsvorgang für Kunden so einfach wie möglich, und sie werden sehr wahrscheinlich pünktlich bezahlen. Ziehen Sie es in Erwägung, eine zentrale Zahlungsoption mit Ihrem Kunden-Management-Portal anzubieten. Es macht die Rechnungsbegleichung für den Kunden sehr viel einfacher, wenn Sie alle Rechnungs- und Zahlungsoptionen an einem Ort haben. Eine Lösung wie TaxDome, eine All-in-One-Software für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, macht diesen Prozess einfach und stellt sicher, dass alle Rechnungen für jeden Auftrag bezahlt werden. 

Stellen Sie jeden Kunden nach Abschluss der Arbeiten sofort eine Rechnung

Wenn Sie Rechnungen erst Tage oder Wochen nach Abschluss der Arbeit versenden, sinkt die Wertschätzung Ihrer Kunden mit jedem Tag. Wenn es während des Zahlungsprozesses zu Problemen, Fehlern und Verzögerungen kommt, wird Ihre Rechnung zusätzlich hinterfragt. 

Die direkte Abrechnung mit Kunden bei Abschluss der Arbeit ist die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Bei größeren Projekten ist die Zwischenabrechnung zu vorher festgelegten Zeitpunkten (auf Zeitbasis) eine hervorragende Option, die viele Kunden ebenfalls schätzen. 

Mit TaxDome können Sie den Zahlungsprozess automatisieren und Vorauszahlungen automatisch berechnen. Sie können Dokumente auch mit Rechnungen verknüpfen, sodass die Kunden das Dokument zwar sehen, aber bis zur Zahlung nicht darauf zugreifen können. Die Dokumente werden sofort nach dem Bezahlen der Rechnung entsperrt. 

Schauen Sie sich an, wie das Verknüpfen von Dokumenten und Rechnungen Ihren Kollegen zu schnelleren Zahlungen verholfen hat:

Erfahren Sie, wie Sie den Cashflow Ihres Unternehmens optimieren können!

Bieten Sie Ihren Kunden verschiedene Zahlungsoptionen an

Es ist entscheidend, den Kunden die gewünschten Zahlungsoptionen anzubieten. Erwägen Sie das Angebot von Kreditkartenzahlungen, Standard-Scheckzahlungen, Überweisungen und Online-Zahlungslösungen. TaxDome kann leicht mit DATEV, Zapier und anderer Steuersoftware online integriert werden, sodass Sie Ihren Kunden sowohl Kreditkarten- als auch eCheck (ACH) anbieten können. Eine Ratenzahlungsoption für größere Projekte ist von Vorteil, da Sie eine Vorauszahlung erhalten. 

Ihre Beziehung zu den Kunden bleibt auch dann gut, wenn sie Cashflow-Probleme haben. Außerdem können Sie mit dieser Möglichkeit mehr Arbeit generieren und Situationen vermeiden, in denen ein Kunde Sie nicht für Ihre Arbeit bezahlt.

Erinnern Sie Kunden daran, Sie zu bezahlen

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in jeder Phase des Projektablaufs mit Ihrem Kunden in Verbindung setzen und ihm ein Status-Update geben. Informieren Sie sie über abgeschlossene Arbeiten und über die Abrechnung. 

Der erste Schritt ist eine freundliche Erinnerung über die Fälligkeit der ersten Rechnung. In den meisten Fällen werden sie nach einer Follow-up-E-Mail zahlen. Mit den automatischen Erinnerungen von TaxDome können Sie problemlos Hunderten von Kunden eine Follow-up-E-Mail senden, ohne einen Finger krumm zu machen. Oder verwenden Sie einfach eine Secure Message, um vergessliche Kunden zu benachrichtigen.

Wenn sie das nicht tun, können Sie anrufen und nach ihrer Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit, finanziellen Problemen oder anderen Gründen fragen, warum sie nicht zahlen. Wenn ein Kunde nicht zahlt und E-Mails oder Anrufe ignoriert, fordern Sie die Zahlung nachdrücklicher und stellen Sie ein Ultimatum. Wenn nötig, schreiben Sie eine Mahnung, um zu zeigen, dass Sie es ernst meinen. Wenn wiederholte Versuche nicht funktionieren, ist es an der Zeit, ein Inkassobüro einzuschalten. 

Stellen Sie Verzugszinsen in Rechnung

Kein Kunde möchte am Ende Verzugszinsen zahlen, aber genau dies wird Kunden davon abhalten, die Rechnungen verspätet zu zahlen. Dies sollte in der Zahlungspolitik oder den Nutzungsbedingungen festgehalten werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungen nach Auftragsabschluss bezahlt werden.

Sie können Ihren Zahlungsprozess automatisieren, um den ganzen Ärger zu vermeiden

TaxDome ist eine vollständig integrierte Lösung für all Ihre Bedürfnisse, um Ihre Kunden zu verwalten, einschließlich der Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen. Es ist das perfekte Werkzeug, wenn Sie Ihre Rechnungsstellung intelligenter gestalten wollen. Das einfache, intuitive und mobilfreundliche Mandantenportal von TaxDome macht es Ihnen leicht, immer bezahlt zu werden und die Debitorenbuchhaltung und manuelle Abgleiche zu vergessen. 

Mit TaxDome können Sie Situationen vermeiden, in denen ein Kunde für abgeschlossene Arbeit nicht bezahlt:

• Sie können den Zahlungsvorgang automatisieren und automatisch Vorauszahlungen verlangen.
• Sie können Dokumente auch mit Rechnungen verknüpfen, sodass die Kunden das Dokument zwar sehen, aber bis zur Zahlung nicht darauf zugreifen können. Die Dokumente werden sofort nach dem Bezahlen der Rechnung entsperrt. 
• Sie können TaxDome problemlos in Stripe, CPACharge oder ACH-Zahlungen integrieren (Letzteres funktioniert nur in den USA).
• Sie können automatisch Push-Benachrichtigungen an Kunden senden, um diese zu benachrichtigen, wenn ihre Rechnungen zur Zahlung zur Verfügung stehen.

Schauen Sie sich an, wie Joseph & Hetrick, LLC es vermeiden, Kunden hinterherzulaufen:

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