Leitfaden zu EU-Anforderungen an die digitale Signatur für Steuerberater

Digitale Signaturen haben die Steuerberatungsbranche grundlegend verändert. Sie ermöglichen es sowohl Steuerberatern als auch Wirtschaftsprüfern, sich von altmodischen, papierbasierten Prozessen zu lösen und stattdessen auf effiziente, digitale Arbeitsabläufe umzusteigen. Doch hinter der scheinbar einfachen Technologie steckt weitaus mehr, als es auf den ersten Blick den Anschein hat.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Anforderungen an digitale Signaturen in der Europäischen Union (EU), stellen die verschiedenen Arten digitaler Signaturen vor und zeigen, wie Steuerberater diese effektiv in ihrer täglichen Arbeit einsetzen können.

Digitale Signaturen in der EU: Ein Überblick

Digitale Unterschriften haben den Signaturprozess grundlegend verändert. Anstatt Dokumente auszudrucken, mit einem physischen Stift zu unterschreiben und sie anschließend zu versenden oder einzuscannen, können Steuerberater und ihre Mandanten nun Vereinbarungen in Sekundenschnelle auf jedem beliebigen Gerät digital unterzeichnen.

Doch der Wechsel von Stift und Papier zu digitalen Signaturen bringt auch Fragen zur Gültigkeit und Authentizität mit sich. Wenn ein Dokument mit nur wenigen Klicks auf nahezu jedem Gerät unterschrieben werden kann, wie können wir sicherstellen, dass es tatsächlich von der richtigen Person unterzeichnet wurde und nicht von jemand anderem?

Um diese Unsicherheiten auszuräumen, wurden klare Vorschriften entwickelt, die gewährleisten, dass digitale Signaturen hohen Verifizierungs- und Sicherheitsstandards entsprechen. Dadurch können Steuerberater und andere Fachleute digitale Signaturen nutzen, die nicht nur rechtsverbindlich, sondern auch vertrauenswürdig sind.

Digitale Signatur und elektronische Signatur – was ist der Unterschied?

Die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden häufig synonym verwendet, doch sie unterscheiden sich in einigen wichtigen Aspekten. Das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend, um die passende E-Signatur-Software auszuwählen und sicherzustellen, dass alle relevanten gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur, oft auch als E-Signatur bezeichnet, ist ein übergeordneter Begriff, der verschiedene Methoden umfasst, mit denen die Zustimmung oder Genehmigung eines Unterzeichners zu einem digitalen Dokument erfasst wird. Elektronische Unterschriften können so einfach sein wie das Setzen eines Namens in einem Online-Formular oder das Anklicken eines Kästchens, um die Zustimmung zu bestätigen.

Digitale Signatur

Die digitale Signatur ist eine spezielle Form der elektronischen Unterschrift, die kryptografische Verfahren nutzt, um die Identität des Unterzeichners eindeutig zu bestätigen und die Integrität des signierten Dokuments zu schützen. Durch diese fortschrittliche Verschlüsselungstechnologie sind digitale Signaturen fälschungssicher und können nicht manipuliert werden. Daher sind digitale Signaturen besonders in hoch regulierten Branchen wie der Steuerberatung unverzichtbar, wo die Einhaltung strenger Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entscheidend ist.

Was ist die eIDAS-Verordnung?

Die eIDAS-Verordnung, offiziell als Verordnung über elektronische Identifizierungs- und Vertrauensdienste bekannt, legt in der EU die Standards für elektronische Transaktionen fest. Dazu zählen Signaturen, Zeitstempel, Siegel und Dokumente. Seit ihrem Inkrafttreten vor fast zehn Jahren sorgt die eIDAS-Verordnung dafür, dass digitale Interaktionen zwischen Unternehmen vertrauenswürdig, schnell, sicher und effizient ablaufen.

Verschiedene Arten elektronischer Signaturen in Europa

Die eIDAS-Verordnung unterteilt elektronische Unterschriften in drei Kategorien: einfache elektronische Signaturen (EES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Jede dieser Kategorien unterscheidet sich von ihrem rechtlichen Gewicht und ihrer Sicherheit hinsichtlich der Gültigkeit der Signatur. Lassen Sie uns die Unterschiede näher betrachten.

Einfache elektronische Signaturen (EES)

Die einfache elektronische Signatur (SES) stellt die grundlegendste Form der elektronischen Signatur dar. Im Gegensatz zu höheren Signaturstufen erfordert sie keine strenge Authentifizierung oder Identitätsprüfung des Unterzeichners. Stattdessen genügt es, dass der Unterzeichner seine E-Mail-Adresse kennt oder bestätigt, dass er vor der Unterzeichnung einen eindeutigen Zugangscode erhalten hat.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES)

FES ist eine Weiterentwicklung der EES und unterliegt strengeren Anforderungen in Bezug auf Vertrauen, Gültigkeit und Datensicherheit. Gemäß eIDAS müssen für die FES drei Hauptkriterien erfüllt werden:

1. Der Unterzeichner muss eindeutig mit der Signatur verknüpft sein – ähnlich wie ein digitaler Stift, der ausschließlich dem Unterzeichner gehört.
2. Der Unterzeichner muss die alleinige Kontrolle über diesen „digitalen Stift“ haben – niemand sonst darf darauf zugreifen können.
3. Die Signatur muss in der Lage sein, Manipulationen zu erkennen.

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

Die QES geht einen Schritt weiter als die FES, indem sie nicht nur alle drei Anforderungen der FES erfüllt, sondern auch qualifizierte Zertifikate und eine Multi-Faktor-Verifizierung zur Identifizierung des Unterzeichners einsetzt.

Zudem werden bei der QES Dritte, sogenannte qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter, zur Identitätsprüfung des Unterzeichners herangezogen. Diese zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen verleihen der QES das höchstmögliche Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit für elektronische Signaturen in der EU. Tatsächlich sind QES die einzigen elektronischen Signaturen, die gemäß eIDAS rechtlich mit handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt sind.

Wie können Steuerberater elektronische Signaturen verwenden?

Elektronische Signaturen, insbesondere digitale Signaturen, sind für Steuerberater eine revolutionäre Innovation, da sie den Weg für die Abschaffung veralteter papierbasierter Prozesse ebnen und vollständig digitale Arbeitsabläufe ermöglichen. 

Elektronische Signaturen können für das Unterzeichnen jeder Art von elektronischem Dokument oder Formular verwendet werden. Allerdings bringt jede Art von digitaler Signatur spezifische Vorteile mit sich, weshalb sich manche besser für bestimmte Anwendungsfälle eignen als andere. Hier sind einige Beispiele:

• Wann kann EES verwendet werden? EES eignet sich ideal für alltägliche Transaktionen und Routinevereinbarungen im Bereich Verkauf und Beschaffung. Steuerberater nutzen EES häufig in einfachen Formularen, die eine elektronische Unterschrift erfordern, wie etwa Fragebögen zur Sammlung von Dokumenten oder Informationen von Mandanten.
• Wann kann FES verwendet werden? FES bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit und ist daher gut geeignet für das Unterzeichnen von Verträgen, Vereinbarungen und anderen rechtlich relevanten Dokumenten.
• Wann kann QES verwendet werden? QES, die sicherste und vertrauenswürdigste Form der digitalen Signatur, wird von Steuerberatern für hochwertige Transaktionen oder Dokumente verwendet, die strengen regulatorischen Anforderungen unterliegen.

Dürfen elektronische Signaturen für Buchhaltungs- und Steuerzwecke rechtlich verwendet werden?

Ja, es ist legal, elektronische Signaturen für Buchhaltungs- und Steuerzwecke zu verwenden. Allerdings variieren die spezifischen rechtlichen Anforderungen je nach Rechtsordnung, Art des Dokuments sowie Branche oder Transaktion, auf die sie angewendet werden.

Für Buchhaltungs- und Steuerzwecke gilt die QES als Goldstandard. Sie ist, wie bereits erwähnt, die einzige Art der digitalen Signatur, die rechtlich ausdrücklich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Das bedeutet, sie ist rechtsverbindlich und bietet das höchstmögliche Maß an Vertrauen und Sicherheit.

Da am Verifizierungsprozess einer QES eine vertrauenswürdige dritte Partei beteiligt ist, erheben Anbieter von E-Signaturen in der Regel eine Gebühr pro QES, um die damit verbundenen Kosten zu decken. Daher ist es ratsam, für weniger wichtige Dokumente, wie beispielsweise Formulare zur Erfassung von Mandantenunterlagen, eine EES zu verwenden, da diese in der Regel kostenlos ist.

So erstellen Sie eine elektronische Signatur

Zwar gibt es verschiedene kostenlose Alternativen, wie das handschriftliche Signieren, Scannen und Hochladen eines Bildes Ihrer Unterschrift, doch diese Methoden sind zeitaufwendig und wirken oft unprofessionell. Um rechtsverbindliche digitale Unterschriften effizient und in großem Umfang zu erstellen, ist die richtige Software unerlässlich. Es gibt zahlreiche spezialisierte Tools für Dokumentenmanagement-Systeme und elektronische Signaturen, wie DocuSign, Adobe Acrobat Sign und Dropbox Sign, die sich in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Alternativ können Sie eine umfassende Steuerberater-Software wie TaxDome nutzen, die neben einer Vielzahl an Automatisierungstools auch rechtsverbindliche elektronische Signaturen bietet.

Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen?

Elektronische Signaturen bieten Steuerkanzleien eine Vielzahl von Vorteilen, von Kosteneinsparungen über Effizienzsteigerungen bis hin zu umweltfreundlichen Prozessen. Hier sind einige der zentralen Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Kanzleien und Mandanten können Dokumente überall, jederzeit und auf jedem Gerät mit nur wenigen Klicks signieren – ohne Zeit mit dem Drucken, Scannen oder Versenden von Dokumenten zu verschwenden
• Kosteneinsparungen: Zwar ist E-Signatur-Software mit Kosten verbunden, doch sparen Sie Geld für Papier, Tinte und Druckerzubehör, ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie durch die Digitalisierung einsparen
• Verbesserte Sicherheit und Compliance: Qualifiziert elektronische Signaturen sind zwar rechtlich gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften, aber tatsächlich sicherer und vertrauenswürdiger, da sie nicht gefälscht werden können
• Integrierte Prüfprotokolle: Die meisten E-Signatur-Softwares bieten detaillierte Prüfprotokolle, einschließlich Zeitstempel, die den Prüfprozess erleichtern
• Bequemlichkeit und Zugänglichkeit: Die Möglichkeit, Dokumente überall dort zu unterzeichnen, wo es einen Internetzugang gibt, ist ein entscheidender Faktor – insbesondere für Mandanten, die bei der Interaktion mit Ihrem Unternehmen ein nahtloses digitales Erlebnis erwarten
• Vorteile für die Umwelt: Elektronische Signaturen minimieren den Bedarf an Papier und anderen physischen Verbrauchsmaterialien, was zur Reduzierung Ihres CO2-Fußabdrucks beiträgt

Bewährte Verfahren für die Implementierung elektronischer Signaturen

Die genannten Vorteile ergeben sich nicht von selbst. Um sie zu nutzen, ist es wichtig, bewährte Verfahren anzuwenden. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Schritte vor, mit denen Sie elektronische Signaturen effektiv in Ihre Buchhaltungsabläufe integrieren können.

Verstehen Sie die rechtlichen und behördlichen Anforderungen

Es ist unerlässlich, sich mit den relevanten Vorschriften für digitale Signaturen und deren Anwendung in Ihrer Tätigkeit als Steuerberater vertraut zu machen. Dies hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch bei der Auswahl der richtigen Software. 

In der EU ist dies beispielsweise die eIDAS-Verordnung, während für Mandanten in den USA der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) sowie der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) relevant sind.

Verwenden Sie die für Sie passende Lösung für elektronische Signaturen

Nicht alle Anbieter elektronischer Unterschriften sind gleich. Während einige eigenständige EES-Tools anbieten, integrieren andere ihre Lösungen in umfassende Steuerberater-Software. Einige Lösungen beschränken sich auf einfache EES, während andere auch rechtsverbindliche QES unterstützen. Zudem unterscheiden sich die Anbieter hinsichtlich der Anzahl der monatlich verfügbaren Signaturen.

Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Recherche, wägen Sie verschiedene Optionen im Hinblick auf Ihre beruflichen Ziele, rechtlichen Anforderungen und Ihr Budget sorgfältig ab. Lesen Sie auch Nutzerbewertungen, um ein besseres Verständnis davon zu erhalten, wie bestehende Kunden die Software für Steuerberater einschätzen.

Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren fest

Angesichts der strengen gesetzlichen Vorgaben rund um elektronische Signaturen ist es entscheidend, klare Richtlinien und Verfahren zu etablieren, die grundlegende Fragen beantworten, wie:

• Wie fügen sich elektronische Signaturen in Ihre bestehenden Buchhaltungsprozesse ein?
• Welche Art von elektronischer Signatur (EES, FES, QES) wird in welchen Situationen verwendet?
• Wer ist berechtigt, elektronische Signaturen zu erstellen und zu beantragen?

Bieten Sie umfassende Schulungen an  

Für die erfolgreiche Implementierung eines neuen Systems zur elektronischen Signatur sind detaillierte Schulungen erforderlich. Diese sollten sowohl die Nutzung der Software als auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Folgen von Nichteinhaltung abdecken. Um die Effizienz zu maximieren, müssen Ihre Mitarbeiter verstehen, wie elektronische Signaturen nahtlos in ihre täglichen Arbeitsabläufe integriert werden können.

TaxDome: Ihre Lösung für digitale Signaturen und mehr!

TaxDome bietet Unterstützung für alle drei elektronischen Signaturarten, wie sie in der eIDAS-Verordnung beschrieben sind. Mit einer TaxDome-Lizenz erhalten Sie unbegrenzte EES kostenlos, während für FES und QES eine geringe Gebühr pro Signatur anfällt, um den Verifizierungsprozess abzudecken.

Neben der Einhaltung der eIDAS-Standards erfüllen alle unsere elektronischen Signaturen die Anforderungen des ESIGN-Gesetzes und des UETA. So wird sichergestellt, dass Ihre Signaturen und Dokumenten-Workflows auch in den Vereinigten Staaten stets sicher und gesetzeskonform sind.

Weitere Informationen zur Verwendung von FES und QES in TaxDome finden Sie in diesem Artikel.

TaxDome ist mehr als eine einfache E-Signatur-Software. Als umfassende Software für Steuerberater bietet TaxDome alle Tools, die Sie zur Verwaltung Ihrer Mandanten, Teams, Projekte, Dokumente, Aufgaben und Workflows benötigen. Anders als viele andere Signatur-Tools wurde TaxDome speziell für Steuerberater entwickelt und bietet Funktionen wie:

• Branchenspezifische Unterschriftenvorlagen
• Nahtlose Integration in Buchhaltungs- und Steuersoftware
• Wiederkehrende Zahlungen mit integrierten elektronischen Unterschriften
• Automatisierte Workflows, die E-Signatur-Anfragen automatisch versenden, sobald bestimmte Aktionen ausgelöst werden

Fazit

Elektronische Signaturen ermöglichen es Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern sowie ihren Mandanten, Dokumente schnell und auf jedem Gerät zu unterzeichnen. In der heutigen digitalen Welt ist dies nicht nur eine angenehme Zusatzfunktion – es ist eine Notwendigkeit. Kanzleien, die weiterhin auf papierbasierte Formulare und handschriftliche Unterschriften setzen, riskieren, den Anschluss zu verlieren.

Die erfolgreiche Implementierung elektronischer Unterschriften erfordert sorgfältige Planung, Vorbereitung und Schulung. Ein entscheidender Faktor ist jedoch die eingesetzte Technologie. Mit TaxDome erhalten Sie nicht nur rechtskonforme E-Signaturen – einschließlich EES, FES und QES – sondern auch eine Reihe leistungsstarker Funktionen für das digitale Dokumenten-Management.

Doch das ist noch nicht alles. TaxDome ist nicht nur ein eigenständiges E-Signatur-Tool, sondern eine umfassende Kanzleimanagement-Plattform, die alle Prozesse und Werkzeuge bietet, die Sie für den erfolgreichen Betrieb einer effizienten und profitablen Steuerkanzlei benötigen.

Überzeugen Sie sich selbst und fordern Sie noch heute eine Demo an!