Hauptmerkmale von Kanzleimanagement-Softwares für Steuerberater

Da Steuerberater mehr denn je auf Technologie angewiesen sind, ist die Wahl der richtigen Kanzleimanagement-Software eine der wichtigsten Entscheidungen, die Ihre Kanzlei treffen kann. Eine Kanzleimanagement-Software kombiniert mehrere Tools in einer einzigen Plattform und ermöglicht es Ihnen, verschiedene Funktionen zu konsolidieren, Daten zu zentralisieren und Prozesse zu rationalisieren.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen vor, die Sie von Kanzleimanagement-Software erwarten können – und wie Sie damit effizientere Arbeitsabläufe schaffen können. 

Legen wir los.

Projekt- und Aufgabenmanagement

In der Steuerberatung gibt es viele bewegliche Teile, wobei die Teams mehrere Kunden, Projekte und Aufgaben gleichzeitig verwalten. Ohne die richtige Technologie kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten, was zu Fehlern oder Verzögerungen führen kann. 

Mit einer Kanzleimanagement-Software können Sie Projekte und Aufgaben zuweisen und den Fortschritt bis zur Fertigstellung verfolgen. Dies bringt ein neues Maß an Transparenz und Sichtbarkeit in die Arbeit, da die Mitarbeiter jederzeit sehen können, wer gerade woran arbeitet. 

Die besten Kanzleimanagement-Plattformen bieten auch eine Aufgabenautomatisierung. In TaxDome können Sie automatisch Aufgaben als Teil eines umfassenderen automatisierten Workflows erstellen und zuweisen. Wenn ein Auftrag beispielsweise in die Phase „Steuererklärung vorbereiten“ eines Steuererklärungs-Workflows eintritt, wird der zugewiesene Steuerberater automatisch über die Aufgabe benachrichtigt.

Mitarbeitermanagement

Ein effektives Mitarbeitermanagement ist entscheidend für eine gut funktionierende Kanzlei. Mit einer Kanzleimanagement-Software können Sie aus der Vogelperspektive sehen, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten, Beratern verschiedene Aufgaben oder Kunden zuweisen und Zugriffsrechte detailliert festlegen. Die Steuerberater können auch über interne Chats miteinander kommunizieren. 

Einige Plattformen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Teamanalysen und Dashboards anbieten, die Ihnen einen Echtzeitüberblick über die Arbeitsbelastung und die Ressourcen geben. In TaxDome können Sie sogar Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellen, die Ihr Team durch interne Prozesse leiten.

Workflow-Automatisierung

Ob es um die Kommunikation mit Kunden oder die Aktualisierung von Daten geht – die Steuerberatung ist voller sich wiederholender Aufgaben. Die Automatisierung dieser Aufgaben entlastet die Buchhalter von alltäglicher Arbeit, sorgt für einheitliche Prozesse und eliminiert das Fehlerrisiko. Die beste Kanzleimanagement-Software automatisiert nicht nur einzelne Aufgaben, sondern ganze Arbeitsabläufe.

Nehmen wir das Beispiel der Erstellung von Steuererklärungen. Abgesehen vom eigentlichen Ausfüllen des Formulars können die meisten Schritte – einschließlich der Kommunikation mit den Mandanten, dem Versenden von Angeboten und Verträgen, dem Erfassen von Dokumenten und dem Einfordern von Zahlungen – vollständig automatisiert werden. 

In TaxDome können Sie Arbeitsabläufe erstellen, die mehrere Stufen umfassen. Jede Phase kann ihre eigenen Automatisierungen enthalten, die ausgelöst werden, wenn ein Auftrag in diese Phase eintritt. Sobald bestimmte Aufgaben abgeschlossen sind, geht der Auftrag automatisch in die nächste Phase über und löst eine neue Runde von Automatisierungen aus – und so weiter.

Sie können auch Vorlagen für Kunden-E-Mails, Angebote, Aufgaben, Rechnungen und sogar ganze Arbeitsabläufe verwenden – und diese mit Shortcodes anpassen. Das Ergebnis ist ein reibungslos automatisierter Prozess, bei dem alles auf Autopilot läuft. Und das kommt nicht nur Steuerberatern zugute. Da die gesamte Kommunikation automatisiert und personalisiert ist, bleiben die Kunden jederzeit auf dem Laufenden.

Dokumentenmanagement

Steuerberater haben mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun, von denen viele hochsensible persönliche oder finanzielle Informationen enthalten. Daher ist ein effektives Dokumentenmanagement für Wirtschaftsprüfungsunternehmen von großer Bedeutung. 

Eine Kanzleimanagement-Software fungiert als zentraler Ort für alle Ihre Kundendokumente und ermöglicht Ihnen das einfache Hochladen, Freigeben und Bearbeiten von Dokumenten in großem Umfang – ohne Abstriche bei der Sicherheit. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Dokumentenmanagement- und CRM-Systemen hin- und herspringen, sondern haben eine einzigen Ort. 

Einige Plattformen bieten sichere Kundenportale, über die Kunden Dokumente hochladen, verwalten und elektronisch unterzeichnen können. Auf diese Weise wird die Dokumentenverwaltung zu einem gemeinsamen Unterfangen von Kunden und Buchhaltern. 

Weitere dokumentenbezogene Funktionen, auf die Sie achten sollten, sind rechtsverbindliche elektronische Unterschriften, PDF-Editoren und integrierte Angebote. TaxDome bietet sogar eine Windows-App an, mit der Sie Ordner hochladen, Dateien anzeigen und bearbeiten, Dokumente mit Aufträgen verknüpfen und E-Signaturen anfordern können, ohne sich in den TaxDome-Arbeitsbereich einloggen zu müssen.

Kundenmanagement

Softwares für das Kanzleimanagement bieten die Werkzeuge und Prozesse, die Sie benötigen, um Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten. Die meisten Plattformen verfügen über ein CRM, in dem Sie alle Kundendaten, Unterlagen, Dokumente und Mitteilungen an einem Ort verwalten können. 

Auf der Kundenseite bieten Kanzleimanagement-Plattformen wie TaxDome auch Mandantenportale an. Dabei handelt es sich um sichere Arbeitsbereiche, in denen Mandanten mit der Kanzlei interagieren, Aufgaben einsehen, Dokumente hochladen und Zahlungen leisten können – und zwar von jedem Gerät aus und überall.

Kundenportale heben die Kundenverwaltung auf die nächste Stufe und bieten den Kunden ein reibungsloses digitales Erlebnis und eine einzige Anlaufstelle für alle ihre Steueranforderungen. 

Zeiterfassung und Rechnungen

Steuerkanzleien arbeiten oft nach abrechenbaren Stunden, so dass ein effektives Zeiterfassungssystem entscheidend dafür ist, wie viel den Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Es hilft auch, ein klareres Bild davon zu bekommen, wie produktiv die Beraterteams sind. In Verbindung mit Zeit- und Abrechnungsfunktionen können Sie Ihre Zeiterfassungsdaten nutzen, um automatisch genaue Rechnungen zu erstellen und zu versenden. 

Durch die Automatisierung dieses Prozesses entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell zu erstellen und zu versenden, und mit einer Plattform wie TaxDome können Sie die Rechnungsstellung in Ihre automatisierten Arbeitsabläufe integrieren. Außerdem können Sie bereits in der Angebotsphase die Zahlungsbedingungen und die Rechnungsstellung festlegen, wobei Sie die Möglichkeit haben, einmalige oder wiederkehrende Rechnungen einzurichten. Sie können sogar im Voraus Geld in Form einer Anzahlung einfordern.  

Die meisten Kanzleimanagementsysteme ermöglichen Ihnen eine sichere Zahlungsabwicklung. In TaxDome können Sie zum Beispiel Kredit- und Debitkarten sowie SEPA-Zahlungen akzeptieren, indem Sie Ihr Stripe-Konto verbinden.

Reporting

Mit all diesen Tools und Funktionen unter einem Dach enthält die Kanzlei-Management-Software eine riesige Menge an Daten. Mithilfe von Reports können Sie diese Daten nutzen und in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln, die eine intelligentere Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen ermöglichen. 

Die besten Kanzleimanagement-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten zu analysieren, um Erkenntnisse über die Produktivität Ihres Teams, den Umsatz, die Erfüllung von Aufgaben und vieles mehr zu gewinnen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, individuelle Reports zu erstellen und zu exportieren. 

Preisgestaltung

Die Preisgestaltung ist zwar kein Feature, aber dennoch ein wichtiger Faktor bei der Auswahl einer Software für Kanzleimanagement.

Die Preisgestaltung unterscheidet sich von Produkt zu Produkt. Die meisten Software-Anbieter bieten verschiedene Preisstufen an, wobei die teureren Stufen eine breitere Palette von Funktionen freischalten. Manchmal sind die verschiedenen Preisstufen auch auf unterschiedliche Teamgrößen zugeschnitten. Andere Anbieter, wie z. B. TaxDome, bieten ein einfaches Preismodell für alle Kunden an, so dass Sie als Einzelunternehmer oder als multinationale Steuerkanzlei Zugang zu denselben wertvollen Tools haben.

Es ist auch wichtig, auf versteckte Kosten zu achten. Einige Anbieter verlangen für bestimmte Dienstleistungen, Produktfunktionen oder Zusatzmodule zusätzliche Gebühren, und die tatsächlichen Kosten können weit über den auf der Website angegebenen Wert hinausgehen.

Zusammenfassung

Kanzleimanagement-Software vereint mehrere Funktionen an einem Ort. Dadurch können Sie nicht nur Ihre Buchhaltungstechnik vereinfachen, sondern auch die Prozesse besser miteinander verknüpfen, die Daten zentralisieren und sowohl den Buchhaltern als auch den Mandanten ein besseres Erlebnis bieten.

Wir haben in diesem Artikel einige der wichtigsten Funktionen von Kanzleimanagement-Software vorgestellt, aber diese Liste ist nicht vollständig. Bei der Entscheidung, welche Lösung für Sie die richtige ist, empfehlen wir Ihnen, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele zu verstehen. 

Schließlich ist die Wahl der richtigen Kanzleimanagement-Plattform eine der wichtigsten Entscheidungen, die Ihr Unternehmen treffen kann.