29 12 2020 / Produktivität

Sollten Sie Ihr Unternehmen in die Cloud verlagern?

Sollten Sie Ihr Unternehmen in die Cloud verlagern?

Alles wird inzwischen online gemacht. Unternehmen sind da keine Ausnahme, denn immer häufiger wandern die Daten von internen Servern zu Softwareanbietern in die Cloud. Für diejenigen unter Ihnen, die den Wechsel bislang noch nicht vollzogen haben, mag es überwältigend erscheinen. Aber früher oder später werden Sie den Schritt wagen müssen. Ihr Steuerunternehmen in die Cloud zu verlagern, könnte eine der besten Geschäftsentscheidungen sein, die Sie je treffen werden.

Je einfacher die Dinge für Ihre Kunden sind, desto wahrscheinlicher werden Kunden und loyale Geschäftspartner zu Ihnen zurückkehren. Dies ist ein großer Vorteil, den Sie erwarten können, wenn Sie auf eine Cloud-Software wie TaxDome umsteigen. Sie werden Ihre Ausgaben wesentlich reduzieren, und beim Wechsel in die Cloud werden Sie die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens und Ihre Gewinne steigern.

In der heutigen von der Technologie dominierten Gesellschaft ist die Verlagerung Ihres Unternehmens in die Cloud etwas, das irgendwann passieren muss. Lassen Sie sich von TaxDome Schritt für Schritt helfen und führen Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft.

Cloud vs. Server Technologien

Bisher haben die meisten Unternehmen ihre Software auf internen Servern installiert, die sich in einem Schrank, Hinterzimmer oder manchmal sogar in einem größeren, speziell dafür abgetrennten Bereich befinden. Abhängig von der jeweiligen Softwarevereinbarung wird eine Lizenz entweder für die Serverinstallation oder für jeden seiner Benutzer benötigt. Und eine bestimmte Abteilung ist für die Verwaltung der Software, ihre Sicherheit und Updates verantwortlich. Dies alles scheint sehr sicher zu sein.

Na ja, nicht ganz so sicher. Jetzt, wo wir die Cloud haben, sehen wir die Knackpunkte des bisherigen Systems deutlicher.

Mit einer SaaS (Software as a Service) sparen Sie sich den Aufwand, alles selbst zu erledigen. Stattdessen bezahlen Sie ein externes Unternehmen, das die benötigte Software bereits hostet und Ihnen eine Plattform zur Verfügung stellt.

Sie nutzen die Software und speichern Ihre Daten alle über das Internet. Und anstatt die Kosten für ein ganzes Softwarepaket und zahlreiche Lizenzen tragen müssen, funktioniert SaaS auf Abonnementbasis. Sie zahlen nach Bedarf – und nur für den Zugang, den Sie benötigen. 

Das Wachstum von SaaS ist unbestreitbar, der Markt soll bis 2022 auf über 160 Milliarden Dollar anwachsen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, so profitiert Ihr Unternehmen vom Einsatz von SaaS- und Cloud-Technologien: 

  1. Zugriff vom Computer, Smartphone oder Tablet. Von überall, wo Sie eine Internetverbindung haben
  2. Keine Installation einer Software oder das Einrichten einer Hardware
  3. Abonnementbasiert
  4. Verschlüsselte Cloud-Daten
  5. Günstig. Sie zahlen für das was Sie brauchen und die Kosten für Sicherheit, Updates und Instandhaltung sind bereits mitinbegriffen.
  6. Der Speicherplatz ist nahezu unbegrenzt

Ein E-Commerce-Geschäft online zu starten, ist heute die Norm, aber was ist mit Steuerkanzleien? TaxDome-Nutzer Dane Janas erzählte in einem Interview von seinem Weg vom Einzelkämpfer zum virtuellen Unternehmensinhaber. Lesen Sie über seine grenzenlosen Erfahrungen rund um Steuern in unserem Blog

Hauptbereiche Ihrer Steuerkanzlei, die mit TaxDome aktualisiert werden können

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Lassen Sie uns einige der TaxDome-Funktionen durchgehen, die den Betrieb Ihres Unternehmens erheblich vereinfachen können.

Kunden-Listenverwaltung

Vorbei sind die Zeiten, in denen Excel, Papierdokumente oder gemeinsam genutzte Google-Dokumente verwendet wurden, die wahrscheinlich manuell aktualisiert wurden. Willkommen bei der cloudbasierten Kundenliste – alle wichtigen Informationen auf einen Blick, organisiert und filtrierbar.  

Sie können nicht nur Ihre Kunden markieren und Kunden mit bestimmten Elementen finden (Beispiel: Kunde hat auf Ihre offenen Fragen geantwortet), sondern Sie können auch Aktionen wie Massennachrichten mit einem Mausklick durchführen, und alle Informationen werden nahtlos aktualisiert. Zusätzlich können Sie im anpassbaren CRM Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder erstellen, um sicherzustellen, dass Sie die benötigten Daten an einem Ort haben.

Filtern Sie die Kundenliste, kennzeichnen Sie Ihre Kunden und vereinfachen Sie die Verwaltung mit einer anpassbaren CRM-Lösung.

Kommunikation mit Kunden

Kommunikation mit Ihren Kunden ist absolut belebend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Zeit ist Geld, besonders wenn es um Steuern geht. Mit TaxDome bieten wir ein Kommunikationshilfsmittel, das modern und einfach zu nutzen ist.

Steuerunternehmen, die in die Cloud wechseln, können die Vorteile einer völlig neuen Art der Kommunikation nutzen – ein Kundenportal, in das sich Ihre Kunden einloggen und Dokumente mit ihren Telefonen scannen, Zahlungen abwickeln und alle Fragen, die Ihnen gestellt werden beantworten können. 

Eingebauter mobiler Dokumenten-Scanner ermöglicht die Übertragung von Dokumenten in TaxDome innerhalb von Sekunden.

Mit einem Kundenportal kann sich Ihr Kunde jederzeit in seinen Fall einloggen und hat Zugriff auf seine Akten und den Zahlungsverlauf. 

Ein Kundenportal bietet Ihrem Unternehmen einen erhöhten Cashflow und schnellere Kundenzahlungen. Online Zahlungen gehören bereits in allen unterschiedlichen Unternehmen zum Standard. Umso einfacher Sie es für Ihre Kunden machen Sie zu bezahlen, umso weniger offene Forderungen werden Sie haben. Es ist so einfach, Erinnerungen und Nachrichten an Ihre Kunden zu senden, wenn Ihre Zahlung fällig ist.

Ihre Kunden werden Push-Benachrichtigungen erhalten, wenn ihre Rechnungen bereit zur Zahlung sind.

Kundendatenerfassung und -verwaltung 

Mit TaxDome ist es möglich, alle Daten elektronisch an einem Ort zu erfassen und zu verwalten. Ihr Arbeitsablauf ist nun papierlos, sodass Sie sich nun noch mehr auf die wesentlichen Aspekte Ihres Unternehmens fokussieren können. Wenn Sie bestehende Geschäftsprogramme haben, die Kundeninformationen enthalten, ist es einfach Ihre Kundenliste aus der bestehenden Software direkt nach TaxDome zu importieren.

Sie können Dateien einfach zwischen Ihrem PC und TD hin- und herziehen und ablegen.

Auf das papierlose Arbeiten mit TaxDome umzustellen, bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Ihre wichtigen Dokumente und Dateien elektronisch in der Cloud zu speichern. Nicht nur Ihr gesamtes Unternehmen wird sehr viel organisierter sein, sondern Sie werden auch noch unserer Umwelt helfen, indem Sie den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens reduzieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie sich die Erfassung und Verwaltung von Kundendaten verbessern werden, wenn Sie Ihr Unternehmen in die Cloud verlagern:

  • Einfacher Zugriff auf Dokumente: Sie werden nicht länger Zeit damit verbringen, Ihre Aktenschränke zu durchstöbern, um die Dokumente Ihrer Kunden zu finden. Die Cloud aktualisiert in Echtzeit, sodass Sie sich nicht mit mehreren Dokumentenversionen und den Problemen herumschlagen müssen, die mit der Versionskontrolle einhergehen.
  • Sparen Sie Ihre wertvolle Zeit: Anstatt alle notwendigen Dokumente zu faxen, zu organisieren und zu suchen, um die Arbeit für Ihre Kunden abzuschließen, werden Sie Ihre Zeit mit produktiveren Aufgaben verbringen und Ihre abrechenbaren Stunden erhöhen, ohne mehr Zeit im Büro zu verbringen.
  • Erhöhte Datensicherheit: Die Geheimhaltung Ihrer wichtigen Geschäftsdateien ist der Schlüssel. Beim Investieren in die Dienstleistung eines Top-Cloud-Anbieters wie TaxDome, investieren Sie in ein absolut sicheres Netzwerk. Sollte Ihr Computer oder Ihre physischen Dateien im Büro beschädigt werden, können Sie sich darauf verlassen, dass sie in der Cloud gesichert sind.

Personalverwaltung

Es ist leicht, von der Masse an Informationen überwältigt zu werden, besonders während der stressigen Steuersaison, weshalb es so wichtig ist, sich mit einem großartigen Team zu umgeben. Mit TaxDome können Sie Kunden bestimmten Teammitgliedern zuweisen, Aufgaben delegieren und Nutzungsrechte einschränken, um Kundeninformationen nach dem Need-to-know Prinzip handzuhaben.

Teilen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt.

Sie können auch interne Quelldokumente (geschützte Tabellenkalkulationen, Quelldateien von Steuerprogrammen) freigeben und pflegen. Mit unserem gemeinsamen Posteingang+ können Sie Ihre bestehenden E-Mail-Konten verknüpfen und haben Zugriff auf alle E-Mail-Interaktionen zwischen Ihren Kunden und Mitarbeitern. Es ist Ihr Unternehmen, und mit TaxDome behalten Sie die Fähigkeit zur Weiterentwicklung, während Sie die komplett eigene Kontrolle behalten. 

Sie können alle Benachrichtigungen sowie die Antwort des Kunden an einem Ort sehen.

Einige Unternehmen haben bereits erfolgreich TaxDome in ihren üblichen Workflow implementiert. Brooklyn FI  ist ein perfektes Beispiel dafür, wie Start-ups mit der TaxDome-Software ihr Geschäft ausbauen können. Lesen Sie mehr über Brooklyn FI Experience in unserem Blog.

Automatisiertes Workflow-Management 

Verwaltungsarbeit ist ein notwendiges Übel für alle Unternehmen, aber sie kann Ihnen durchaus produktive Zeit stehlen, wenn sie nicht gut gehandhabt wird. 

Mit TaxDome können Sie alle Ihre administrativen Aufgaben leicht vereinfachen und automatisieren. Ihre Steuerkanzlei wird wie eine gut geölte Maschine laufen. Workflow-Tools bieten eine Menge Vorteile, aber hier sind ein paar der Wichtigsten: 

  • Steigerung des Kunden-Onboardings: TaxDome legt Wert darauf, Ihre Zeit zu sparen und in diesem Fall haben wir einen Leitfaden vorbereitet, wie Sie neue Kunden gewinnen können, ohne auch nur einen Finger zu rühren. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Blogbeitrag: Wie Sie das Kunden-Onboarding mit TaxDome automatisieren
  • Erhöhte Falltransparenz: TaxDome verfügt über ein einzigartiges und einfach zu bedienendes Dashboard, das alle aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben für Ihr Unternehmen anzeigt. All deine Teammitglieder, die in TaxDome eingerichtet sind, werden die Möglichkeit haben, die Echtzeit-Änderung in den zu Fällen sehen. Sie können sogar Benachrichtigungen für bestimmte Aufgaben einrichten, um Ihre Teammitglieder wissen zu lassen, dass etwas ihre Aufmerksamkeit erfordert. Erhöhte Transparenz in Ihren Fällen bedeutet, dass Sie weniger Zeit in Teambesprechungen verbringen, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Das heißt, dass das komplette Team immer auf dem gleichen Stand ist. TaxDome bietet Ihnen Sicherheit, da Sie wissen, dass Ihr Team umfassend über die anstehenden Aufgaben informiert ist.

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Aufträge mithilfe von Pipelines.

  • Delegieren Sie Arbeit mit Leichtigkeit: Die Leitung Ihres Unternehmens zu sein bringt eine Menge Verantwortung mit sich. Es ist unrealistisch zu erwarten, dass Sie alle Aufgaben, die für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind, allein bewältigen können. Das bedeutet, dass das Delegieren von Arbeit eine echte Notwendigkeit ist. Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben, an denen Sie und Ihr Team arbeiten müssen. TaxDome bietet ein Workflow-Tool an, mit dem Sie die Arbeit ganz einfach delegieren können. Mit dem Dashboard-Tool können Sie einzigartige Aufgaben für einzelne Teammitglieder erstellen, den Fortschritt der Mitarbeiter verfolgen und mit Ihrem gesamten Team kommunizieren. Anstatt Besprechungen zu planen, um sich mit Ihrem Team zu verbinden und den Ball ins Rollen zu bringen, können Sie ihre Arbeit delegieren und sie mit einem einfachen Mausklick starten.
  • Priorisiertes Aufgabenmanagement: Wenn sich die Aufgaben stapeln, ist man schnell überfordert. Als Steuerfachmann sind das Zeitmanagement und das Priorisieren der Arbeit der Schlüssel zum Erfolg. Mit einem Workflow-Tool lassen sich Prioritäten und Zeitpläne leicht ermitteln. Das Senden und Empfangen von Dateien direkt auf der Plattform ist ebenfalls ein großes Plus. Anstatt kostbare Zeit damit zu verbringen, die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben und Fristen festzulegen, können Sie mithilfe der Aufgabenmanagement-Tools von TaxDome sofort mit der Arbeit beginnen. 

Zahlungssystem

Es kann ein ständiger Kampf sein, sich um Ihre Forderungen zu kümmern. Natürlich ist alles, was wir wollen, den Cashflow zu steigern und die Zahlungen zu optimieren. 

Mit TaxDome können Sie jedoch die Art und Weise, wie Sie bezahlt werden, elementar verbessern. Der Grund, warum dies so gut funktioniert ist, dass TaxDome eine schnelle und einfache Möglichkeit für Kunden bietet, Sie direkt per Kreditkarte zu bezahlen, bequem von zu Hause aus und sogar von ihrem Mobilgerät. Die Minimierung Ihrer Forderung ist nicht so ein Kampf, wie Sie vielleicht denken, denn Ihre Kunden können Sie direkt über TaxDome mit nur einem einfachen Klick bezahlen. Das bedeutet keinen manuellen Versand mehr von E-Mails oder unnötigen Zeitaufwand mit dem Abgleich von Rechnungen. 

TaxDome unterstützt bereits Stripe und CPACharge als Zahlungsmethoden und eine Integration mit QBO. Wir freuen uns auch ankündigen zu können, dass schon bald die ACH-Zahlung eingeführt wird. 

  • Optimierung der Kundenerfahrung: Heutzutage erwartet jeder die Möglichkeit, Dinge online zu bezahlen. Wenn Sie Ihren Kunden nicht die Möglichkeit bieten, Sie digital zu bezahlen, ist das ein Nachteil für Ihr ganzes Unternehmen. TaxDome bietet eine optimierte Kundenerfahrung, die das Bezahlen für Ihre Dienstleistungen zu einem wirklich einfachen Prozess macht.
  • Mehr pünktliche Zahlungen: Die Dinge für Ihre Kunden so einfach wie möglich zu machen, ist ein guter Weg, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist ausstehenden Rechnungen für die bereits erledigten Arbeiten nachzulaufen. Durch die Umstellung auf Online-Rechnungsstellung und-Abrechnung erhöhen Sie die Chancen auf pünktliche Zahlungen von Ihren geschätzten Kunden. Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich und ernten Sie die Früchte mit TaxDome.
Mary Cooper

Mary Cooper

Mary ist eine leidenschaftliche technische Redakteurin, die sich bei TaxDome um das Hilfe-Entwicklungstool, Social Media und Blogbeiträge kümmert. Sie weiß genau, dass das Schreiben das Beste ist, was sie tun kann, um die Welt zu einem besseren Ort zu machen. Also macht sie es. Und wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzt, findet man sie auf Reisen, beim Yoga, bei der Gartenarbeit oder beim Herumspaßen mit ihren Kindern.

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