Wie Sie mit TaxDome das Mandanten-Onboarding automatisieren

Sogar vor der Pandemie hatten moderne Unternehmen, die digitale Tools nutzen, die Telearbeit als Teil ihres Betriebs eingeführt. Aber die COVID-19-Pandemie hat uns gezeigt, dass die Fähigkeit ortsunabhängig zu arbeiten zu einer elementarischen Notwendigkeit geworden ist, um das Überleben des Unternehmens zu sichern. Die Notwendigkeit, den Betrieb zu modernisieren, wächst mehr denn je. Eine effiziente Lösung ist die Automatisierung der Arbeitsabläufe der Buchhaltung, um die Leaderfassung und das Mandanten-Onboarding zu verbessern.

Hier sehen wir uns an, wie Sie eine All-in-One-Plattform für Steuerberater, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer verwenden können, um diesen Prozess zu optimieren.

Heute stellen wir Ihnen eine einfache Checkliste für das Onboarding eines neuen Mandanten vor.

Weitere Ideen finden Sie in anderen Vorlagen für Checklisten für das Mandanten-Onboarding und in unserem Webinar zur Optimierung Ihrer Steuererklärung.

Optimierung der Leaderfassung

Der erste Schritt im Prozess ist, wenn ein neuer Mandant sich bei Ihnen anmelden möchte. Mit dem TaxDome-Anmeldeformular können Sie die Lead-Erfassung optimieren. Das Anmeldeformular ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Fragen für Mandanten einzurichten, damit Sie wissen, welche Dienstleistungen sie benötigen, Kontaktinformationen zu speichern und andere Aktionen in Abhängigkeit von ihrem Feedback automatisch auszulösen.

Wenn ein neuer Mandant zum Beispiel antwortet, dass er an einer Steuererklärung interessiert ist, können Sie ihm automatisch einen Fragebogen zusenden, sobald er sich bei Ihrer Kanzlei angemeldet hat. Wenn er sich für eine Buchhaltung interessiert, kann er einen anderen Fragebogen und Vertrag erhalten, und wenn er nur Informationen über Ihr Unternehmen wünscht, können Sie automatisierte E-Mails versenden, in denen die verschiedenen von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und Preislisten erläutert werden. In allen Fällen können Sie sich selbst aus der anfänglichen Stufe der Informationen herausnehmen und die Automatisierung zu Ihrem zuverlässigen Assistenten machen. 

Ein Beispiel für ein Anmeldeformular. Erstellen Sie individuelle Fragen, um die Bedürfnisse Ihrer Mandanten zu ermitteln.

Neben E-Mails, Verträgen, Fragebogen usw. können Sie diesen Schritt auch nutzen, um Ihre CRM-Eingaben zu automatisieren. Sie können Mandanten auch automatisch Tags zuweisen, je nach ihren Antworten: z. B. „neuer Mandant“, „Buchhaltung“, usw. Tags sind wichtig, da sie Ihnen helfen, Mandanten in Ihrem CRM schnell automatisch zu organisieren und die richtigen Mandanten zu finden, Ihren Workflow zu segmentieren und die gezielte Kommunikation durch automatisierte Aktionen zu erleichtern, die durch die Antworten der Mandanten ausgelöst werden. 

Der obige Link kann als eigenständiger Link verwendet werden, den Sie Ihren Mandanten zur Verfügung stellen, oder als „Anmelden“- oder „Loslegen“-Link auf Ihrer Website. Wenn Sie noch keine Website haben, bietet TaxDome einen Website-Builder (mit Hosting), der im Preis enthalten ist – das Hosting Ihrer Website bei TaxDome ist für die Nutzung der in diesem Artikel beschriebenen Tools nicht erforderlich.

Sehen Sie sich an, wie Total Tax Services das Mandanten-Onboarding automatisiert hat.

Dokumente überprüfen

Angenommen, der Mandant hat sich für eine bestimmte Dienstleistung entschieden, an der er interessiert ist, dann ist es am besten, wenn man sich gegenseitig besser kennenlernt. Das Versenden von Willkommens-E-Mails und -Nachrichten ist eine der besten Methoden, um Erwartungen zu wecken und eine starke Kommunikation im Namen Ihres Unternehmens zu vermitteln. Sie können den Prozess rationalisieren, indem Sie automatisch Willkommens-E-Mails versenden, sobald sich ein neuer Mandant anmeldet. 

Sie müssen dem Mandanten nicht nur Informationen über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen, sondern auch Informationen von ihm einholen. Mit TaxDome können Sie dies in einem einfach zu bedienenden, mobilfreundlichen Format tun, indem Sie Fragebogen automatisch versenden. Fragebogen (manchmal auch als Formulare bezeichnet) sind anpassbar und können so ausführlich oder allgemein sein, wie Sie möchten. 

Durch die Verwendung von Bedingungen können Fragebogen persönliche oder telefonische Interviews ersetzen und auf der Grundlage der Antworten des Mandanten Folgefragen stellen. Wenn jemand angibt, ein Unternehmen zu haben, können Sie ihn bitten, seine Gründungsunterlagen hochzuladen, wenn jemand Kinder hat, können Sie ihn bitten, deren Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern anzugeben usw. Genau wie in Ihrem Büro, aber alles automatisiert. Mandanten lieben diese Fragebogen, da sie sie auf ihrem Handy ausfüllen können und sich nie um das Speichern kümmern müssen, da alle Antworten automatisch gespeichert werden.

Sehen Sie sich unser Webinar darüber an, wie Sie Ihren Mandanten mit TaxDome Fragebogen ein optimales Nutzererlebnis bieten können.

Vertrag gesendet

Verträge definieren die Beziehung zwischen Kanzlei und Mandant und schützen Ihre Kanzlei im Falle von Unstimmigkeiten. Die Ausarbeitung und Versendung von Verträgen für jede angebotene Dienstleistung und jeden Mandanten, mit dem Sie zu tun haben, kann jedoch zeitaufwändig sein. 

TaxDome hilft Ihnen, den gesamten Prozess zu automatisieren – Mandanten erhalten automatische Push-Benachrichtigungen über Verträge, die von ihnen unterzeichnet werden müssen, und wenn dies geschehen ist, werden Sie benachrichtigt. Wenn Sie die Unterschrift eines Ehepaars benötigen, sendet TaxDome die Verträge an beide und weist sie darauf hin, wo sie unterschreiben müssen.

TaxDome ist vollständig mobilfreundlich und umfasst intuitive mobile Apps für iOS und Android, mit denen Sie Ihren Mandanten die Servicequalität bieten können, die sie im Jahr 2022 erwartet haben.

Die Mandanten erhalten ein Popup-Fenster, das sie über Ihren Vertrag informiert, und können ihn sofort unterschreiben.

Vorbereitung

Inzwischen haben Sie bereits alle Antworten und Dokumente, die Ihnen Ihre Mandanten geschickt haben, automatisch in ihren Mandantenprofilen sortiert und die Verträge sind unterschrieben. TaxDome bietet einen intelligenten Inbox+ der einen 360°-Blick auf alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen ermöglicht. 

Sie können wählen, ob Sie eine Steuererklärung selbst vorbereiten oder Mitarbeitern eine Aufgabe zuweisen und deren Fortschritt verfolgen. Wenn Sie „automatisch verschieben“ nutzen, kann dies alles automatisch geschehen.

Rechnung gesendet

Mit TaxDome-Automatisierungen können Sie Rechnungen automatisch versenden, einschließlich der Möglichkeit, Rechnungen nach Einzelheiten aufzuschlüsseln.

Und jetzt kommt das Beste: Sie können Ihre vorbereitete Steuererklärung mit der Rechnung verknüpfen, so dass Ihre Mandanten erst dann darauf zugreifen können, wenn sie Sie bezahlen. Keine Forderungsprobleme mehr – mit TaxDome werden Sie immer bezahlt.

Elektronisch unterschreiben

Sobald Sie die Steuererklärung vorbereitet haben, müssen Sie die Unterschrift einholen. In TaxDome stehen Ihnen unbegrenzt viele E-Signaturen zur Verfügung, und auch KBA ist möglich. Bereiten Sie das Formular in Ihrer Steuersoftware vor, drucken Sie es in TaxDome aus und fordern Sie es zur Unterschrift an. Sie können Unterschriften von Einzelpersonen, Ehepaaren oder mehreren Mitarbeitern eines Unternehmens anfordern. Sobald Ihr Mandant unterschrieben hat, ist es Zeit für die elektronische Einreichung! 

Elektronische Einreichung

Jetzt ist es an der Zeit, die Steuererklärung elektronisch einzureichen. Wir empfehlen auch, automatische E-Mails zu versenden, um die Mandanten zu informieren, dass ihre Steuererklärung elektronisch eingereicht wird.

Optimieren Sie die Art und Weise, wie Sie und Ihr Team die Aufnahme von Mandantenverwalten. TaxDome wird Ihnen Zeit sparen und Ihre Gesamteffizienz verbessern. Starten Sie mit unserer Demo.