29 12 2020 / Productividad

¿Debería trasladar su negocio a la Nube?

¿Debería trasladar su negocio a la Nube?

Todo se está trasladando a internet. Los negocios no son la excepción, ya que cada vez hay más que mueven sus datos de servidores internos a proveedores de software en la Nube. Para aquellos que no han hecho el cambio, esto puede parecer agobiante. Aun así, tarde o temprano deberán migrar hacia la nueva tecnología. Trasladar su empresa fiscal a la nube puede ser una de las mejores decisiones que jamás tomará para su negocio. 

Entre más fácil sean las cosas para sus clientes, más probable es que vuelvan a trabajar con usted y se vuelvan promotores leales de la empresa. Este es uno de los enormes beneficios que puede esperar de la migración a un software en la nube como TaxDome. Además verá grandes ahorros en sus gastos operacionales, mejorará la eficiencia de su organización e incrementará sus ganancias al trasladarse a la nube. 

En el mundo de hoy, cada vez más dominado por la tecnología, la migración de su negocio a la nube debe ocurrir eventualmente. Deje que TaxDome le ayude paso a paso y lleve su negocio fiscal hacia el futuro.

Tecnologías de la Nube vs. servidores

Hasta el momento, la mayoría de negocios instalaban su software en servidores internos ubicados en algún closet, cuarto trasero o en espacios más grandes usados como depósitos. Dependiendo del acuerdo del software se necesitaban licencias para la instalación del servidor y cada uno de sus usuarios. Y cada organización era responsable de manejar el software, su seguridad y sus actualizaciones. Todo esto daba la impresión de ser muy seguro.

Pero realmente no es así. Ahora que tenemos el sistema de la nube, vemos más claramente los puntos conflictivos de su antecesor.

Con un SaaS (software como servicio) se eliminan las dificultades de encargarse usted mismo de todo. En vez, se le paga a una compañía externa que ya aloja el software que necesita y que le provee una plataforma para utilizarlo.

Utiliza el software y guarda todos sus datos a través de internet. Y en vez de cubrir los gastos de todo el paquete de software y varias licencias, SaaS funciona en base de suscripción. Paga por lo que use, y solo por el acceso que necesite. 

El crecimiento de SaaS es indiscutible, cuyo mercado mundial espera crecer a más de $160 billones para el 2022.

En resumen, estos son algunos de los beneficios que disfrutaría su empresa al usar SaaS y tecnologías de la nube:

  1. Acceso a través de computadoras, móviles o tabletas en cualquier lugar que tenga conexión a internet.
  2. No hay que configurar software o instalar equipos de hardware.
  3. Basado en suscripción
  4. Datos codificados en la nube
  5. Barato. Paga por lo que necesite, y los gastos de seguridad, actualizaciones y mantenimiento vienen incluidos.
  6. Almacenamiento prácticamente ilimitado.

Abrir comercios electrónicos por internet es la norma hoy en día, ¿pero qué hay de las empresas fiscales? Dane Janas, usuario de TaxDome, nos cuenta acerca de su transición desde profesional fiscal individual hacia jefe de una empresa virtual. Lea la entrevista acerca de la experiencia de su empresa, Boundless Tax, en nuestro blog.

Principales aspectos de su empresa fiscal que se pueden actualizar con TaxDome

No habrá mejor momento para impulsar su negocio que ahora. Aquí cubrimos algunas de las funciones de TaxDome que pueden simplificar considerablemente cómo usted gestiona su empresa fiscal. 

Gestión de listas de clientes

Olvídese de los días en los que usaba Excel, documentos en papel o Google Docs compartidos, que se tienen que actualizar manualmente. Bienvenido a la nueva lista de clientes basada en la nube- toda la información importante al alcance de sus manos, organizada y filtrable. 

No solo puede etiquetar a sus clientes y encontrar clientes con acciones pendientes (por ejemplo: el cliente A ha respondido a su pregunta), sino que también puede activar acciones masivas, como enviar el mismo mensaje a muchos destinatarios, con un solo click. Y toda la información se actualiza automáticamente. Además, el CRM personalizable le deja crear sus propios campos personalizados para asegurar que su lista incluye toda la información que le es relevante en un solo lugar.

Filtre la lista de clientes, etiquete sus clientes y simplifique su gestión con el CRM personalizable.

Comunicación con clientes

Buena comunicación con sus clientes es vital para el éxito de su negocio fiscal. El tiempo es dinero, particularmente cuando se trata de impuestos. Con TaxDome, le brindamos un medio de comunicación moderno y fácil de usar.

Las empresas fiscales que migran a la nube pueden aprovechar un medio de comunicación completamente nuevo- un portal de clientes donde ellos pueden entrar y escanear documentos directamente desde su móvil, pagar facturas y responder cualquier pregunta que usted tenga para ellos. 

El escáner de documentos móvil incorporado permite cargar documentos a TaxDome en segundos.

A través del portal de clientes, sus clientes pueden revisar el estado de sus proyectos en cualquier momento y acceder a todos sus documentos y a un historial de pagos.

Un portal de clientes le ofrecerá a su negocio mayor flujo de efectivo y pagos más eficientes.  Los pagos electrónicos rápidamente se están volviendo el estándar para cualquier tipo de negocio. Entre más fácil vuelva el proceso de pagos para sus clientes, tendrá menos pagos sin cobrar. También se vuelve muy fácil enviar recordatorios y notificaciones a sus clientes cuando deben pagar.

Sus clientes recibirán notificaciones push en el móvil cuando sus facturas deben ser pagadas.

Recolección y gestión de datos de clientes

Con TaxDome es posible recolectar y gestionar datos de clientes electrónicamente desde un solo lugar. Sus procesos ya no utilizarán miles de papeles, entonces puede enfocar su negocio más eficazmente. Si tiene otros sistemas donde antes guardaba información sobre sus clientes, es fácil importar desde otros programas directamente a TaxDome. 

Puede simplemente arrastrar y soltar archivos desde su computadora a TaxDome

Volverse 100% digital con TaxDome le brinda la posibilidad de archivar todos sus documentos y archivos importantes en la nube. Su negocio no solo se volverá más organizado, sino además más sostenible- estará disminuyendo su huella de carbono. En seguida algunas maneras como la recolección y gestión de datos de clientes mejorará con la transición a la nube:

  • Fácil acceso a documentos: Ya no tendrá que gastar tiempo buscando entre sus archivadores para encontrar los documentos de sus clientes. La nube se actualiza en tiempo real, así que tampoco tendrá que lidiar con varias versiones de los mismos documentos y con las confusiones que eso conlleva. 
  • Ahorro de su tiempo: En vez de estar enviando por fax, organizando y buscando los documentos que necesita para completar el trabajo de sus clientes, se pasará su tiempo en tareas más productivas y de más valor, aumentando sus horas facturables sin aumentar el tiempo que pasa en la oficina. 
  • Seguridad de datos mejorada: Mantener archivos importantes confidenciales es de vital importancia. Al invertir en un servicio de proveedor en la nube de renombre como TaxDome, está invirtiendo en una red completamente asegurada. Si algo le pasa a su computadora o a los archivos físicos en su oficina, puede estar tranquilo pues estarán respaldados confiablemente en la nube.

Gestión de empleados

Es fácil agobiarse con la cantidad de trabajo que puede llegar, especialmente durante la temporada fiscal, por lo cual es importante estar rodeado de un buen equipo. Con TaxDome se puede asignar clientes a miembros específicos, delegar tareas y restringir el acceso para mantener la información de clientes privada, disponible solo para los que la necesiten.

Asigne tareas a miembros de su equipo y monitoree su progreso.

También puede mantener y compartir archivos internos (como hojas de cálculo cerradas o archivos fuentes de programas fiscales). Con nuestro inbox compartido, puede conectar sus cuentas de correo electrónico y acceder a todas las interacciones entre sus clientes y empleados. Este es su negocio, y con TaxDome retiene la habilidad de crecer manteniendo todo el control.

Puede ver todas las notificaciones del equipo y todas las respuestas del cliente en un solo lugar.

Muchas compañías ya han sido exitosas luego de implementar TaxDome en sus procesos de trabajo. Brooklyn FI es un buen ejemplo de cómo una startup emergente puede hacer crecer su negocio usando el software de TaxDome. Lea acerca de la Experiencia de Brooklyn FI en nuestro blog.

Gestión de flujos de trabajo automatizada

El trabajo administrativo es un mal necesario para todos los negocios, pero fácilmente puede malgastar su tiempo si no es gestionado correctamente. 

A través de TaxDome puede simplificar y automatizar todas esas tareas administrativas. Su empresa fiscal funcionará como una máquina bien engrasada. Las herramientas de flujos de trabajo generan muchísimos beneficios, aquí están algunos de los más importantes:

  • Incorporación de clientes potenciada: TaxDome valora su tiempo y por eso hemos preparado una guía que explica cómo puede incorporar a nuevos clientes sin tener que mover un dedo. Puede descubrir  las instrucciones paso a paso en nuestro artículo: Cómo automatizar la incorporación de clientes con TaxDome.
  • Más transparencia de trabajo: TaxDome figura un panel de control único y fácil de usar, donde aparecen todas las tareas que se están llevando a cabo en la empresa. Todos los miembros del equipo que son parte de TaxDome podrán ver los cambios en cada proyecto en tiempo real. También se pueden configurar las notificaciones para tareas específicas, para avisar a cada empleado si algo requiere su atención. Más transparencia significa menos tiempo gastado en reuniones, actualizando a otros en que va cada proyecto. Significa que todo el equipo está en la misma página todo el tiempo. TaxDome le brinda confianza, ya que puede saber que todo el equipo está bien informado de todo lo que hay que hacer. 

Monitoree el progreso de sus trabajos creando proyectos automatizados

  • Delegación simplificada: Ser la cabeza de su empresa viene con muchas responsabilidades. Nadie espera que haga todo lo que se tiene que hacer usted mismo. Eso significa que delegar trabajo es una necesidad muy importante. Imagínese tener una plataforma que contiene y gestiona todas las tareas en las que deben estar trabajando usted y su equipo. TaxDome contiene una herramienta de flujos de trabajo que le permite delegar trabajo con facilidad. La herramienta le deja crear tareas específicas para cada miembro del equipo, monitorear el progreso de los empleados y comunicarse con todo el equipo. En vez de agendar reuniones para hablar todos juntos y dar instrucciones, puede delegar el trabajo e activar acciones automáticamente con un solo click.
  • Gestión de tareas mejorada: Cuando las responsabilidades se empiezan a apilar, es fácil agobiarse. Como asesor fiscal, es vital saber manejar su tiempo y priorizar el trabajo. Una herramienta de flujos de trabajo le permite fácilmente identificar prioridades y cronogramas. Poder enviar y recibir archivos en la misma plataforma también es una gran ventaja. En vez de gastar tiempo intentando definir el orden en el cual sus tareas y entregas se deben cumplir, puede agilizar el proceso y comenzar a trabajar inmediatamente utilizando las herramientas de gestión de tareas de TaxDome.

Sistema de pago

Tratar de ocuparse de sus pagos por cobrar puede ser un obstáculo sin fin. Claro está, todos queremos maximizar nuestro flujo de efectivo y agilizar la manera en que nos pagan.

Pues con TaxDome estos procesos de pago se pueden mejorar drásticamente. Esto se logra por medio de la opción rápida y fácil de usar que ofrece para que los clientes paguen con tarjeta de crédito cómodamente desde su casa, y aún desde sus móviles. Minimizar los pagos sin cobrar no resulta tan complicado como parecía, porque sus clientes le pueden pagar directamente en TaxDome con solo un click. Esto significa que ya no hay que enviar facturas manualmente o gastar tiempo conciliando cuentas.

TaxDome ya acepta pagos a través de Stripe y CPACharge y está integrado con QBO. También nos complace anunciar que una solución ACH vendrá pronto.

  • Experiencia para clientes agilizada: Hoy en día todo el mundo espera poder pagar a través de internet. Si no le ofrece a sus clientes una opción de pago electrónica pone a todo su negocio en desventaja. TaxDome ofrece una experiencia agilizada para sus clientes que hace que pagarle por sus servicios sea un proceso verdaderamente simple.
  • Pagos más puntuales: Facilitarle las cosas a sus clientes es una gran manera de asegurarse que le paguen a tiempo. Lo último que quiere tener que hacer es perseguir pagos por el trabajo que ya ha completado. Al migrar hacia la facturación electrónica, aumenta la posibilidad de recibir pagos más puntuales de sus clientes importantes. Facilite las cosas para sus clientes y disfrute de los beneficios con TaxDome.
Mary Cooper

Mary Cooper

Mary es una apasionada escritora técnica que se encarga de la documentación de apoyo, redes sociales y las publicaciones en el blog de TaxDome. Sabe con certeza que lo mejor que puede hacer para mejorar el mundo es seguir escribiendo, y así lo hace. Cuando no está en su escritorio, puedes encontrarla viajando, haciendo yoga, jardinería o divirtiéndose con sus hijos.

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