Warum SMS nicht sicher für die Kundenkommunikation ist

Das Versenden von SMS an Kunden ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, weil es die einfachste Methode ist, mit den Kunden von unterwegs zu kommunizieren. Texte und Push-Benachrichtigungen haben eine hohe Reaktionsfähigkeit (es gibt unzählige Statistiken zum Vergleich von E-Mail und SMS) und es ist bequem für Ihre Klienten. 

Ist es aber für Ihr Unternehmen optimal und bequem? Erfüllt es die Sicherheitsempfehlungen des IRS und schützt es die Kundendaten? Und gibt es bessere Möglichkeiten, denselben mobilfreundlichen Chat anzubieten, jedoch mit weitaus mehr Funktionalität und Sicherheit? 

TaxDomes “Sichere Nachrichten” machen genau das. Sie erlauben Ihnen und Ihr Team, Zeit zu sparen und besser organisiert zu sein, während die Kunden mit Ihnen von ihren Telefonen aus kommunizieren können.

Die Nutzung von Messaging-Apps hat sich seit 2011 verzehnfacht (während SMS zurückgegangen ist): Warum?

Betrachten wir zunächst einmal die SMS & WhatsApp. Nach Angaben von Statista erreichte die Anzahl der versendeten SMS-Nachrichten in den USA im Jahr 2011 ihren Höhepunkt. 

Quelle: https://www.statista.com/chart/12109/

Seit dieser Zeit ist die Nutzung von WhatsApp um mehr als das 10-fache gestiegen. 

Warum finden Milliarden von Menschen Whatsapp bequemer als SMS? Es bietet weitaus mehr Funktionalität und Vorteile, wobei die Benutzerfreundlichkeit erhalten bleibt. Wir werden dies analysieren, um zu sehen, warum TaxDomes “Sichere Nachrichten” die nächste Stufe der Kommunikation für jedes moderne Unternehmen ist.

SMS ist nicht sicher

Datensicherheit ist in der heutigen Zeit das A und O. Die IRS veröffentlicht unzählige Dokumente und Best Practices für die Sicherheit von Kundendaten, und dennoch werden offensichtliche Risiken ignoriert. SMS (und E-Mail) sind keine sicheren Kommunikationsmethoden für geschützte Daten. Es ist eine Sache ein Abendessen zu planen, es ist eine andere, per SMS nach einer Sozialversicherungsnummer zu fragen. 

TaxDomes “Sichere Nachrichten” sind, wie der Name schon sagt eine sichere und mobilfreundliche Alternative, um sicherzustellen, dass Sie effektiv mit Kunden kommunizieren können, in dem Modus ihrer Wahl (Mobiltelefon), während Sie die Kundendaten schützen und sich an die Empfehlungen der IRS halten.

Ihre Kunden erhalten eine mobile Push-Benachrichtigung und eine E-Mail, wenn Sie eine sichere Nachricht senden.

SMS hat keine Dokumentenintegration

Wenn ein Kunde eine Datei per SMS schickt, müssen Sie (oder jemand, der es bezahlt) dieses Dokument manuell herunterladen und es richtig ordnen. Dies ist nicht nur unsicher (siehe vorheriger Absatz), sondern auch mühsam und zeitaufwendig.

Mit TaxDome wird alles, was Ihre Kunden Ihnen schicken in dem Konto hinterlegt und Sie können schnell darauf zugreifen. Kein manuelles „Speichern und manuelles Organisieren von Dateien“ mehr nötig.

SMS erinnert Ihre Kunden nicht automatisch

Haben Sie jemals vergessen, auf eine Nachricht zu antworten? Das haben wir alle mal. Und den Kunden hinterherzulaufen, hassen wir alle sogar noch mehr. Mit TaxDomes “Sichere Nachrichten” können Sie „Auto-Nag“ einrichten und Kunden automatisch erinnern. Kein manuelles Nachfassen und kein Erinnern mehr, wer was mitbringen muss. Texte (und sogar Whatsapp) bieten diese Funktionalität nicht.

Beispiel für Nachrichtenerinnerungen.

Sie können vollständig steuern, wie oft Erinnerungen gesendet werden und wie oft (vielleicht möchten Sie es auf 3 begrenzen? Vielleicht 10?) Sie mit Ihren Kunden kommunizieren (auch automatisch), genauso wie Sie es wünschen. 

SMS hat keine Aufgabenlisten

Haben Sie jemals eine Kettennachricht gestartet und 5 Nachrichten später sind Sie mit einigen Folgefragen vom Thema abgekommen, und Ihr Empfänger hat nun vergessen, was Sie von ihm wollten? Eine SMS ist eine lange ungeordnete Aneinanderreihung von Nachrichten. 

Mit TaxDome verlieren Ihre Kunden nie den Überblick über das, was Sie von ihnen verlangen. Unabhängig von dem aktuellen Thema und von Ihren Nachrichten wird ihre offene Aufgabenliste immer noch sichtbar und leicht zugänglich von den sicheren Nachrichten aus sein sowie absolut sichtbar in ihrer To-do-Liste.

Bei SMS fehlt die Organisation

Wenn Kunden auf Nachrichten antworten, müssen Sie ihre Antworten manuell sortieren. Eine lange Aneinanderreihung von Texten ist schwer zu durchschauen, besonders in einem geschäftlichen Kontext. 

TaxDomes sichere Nachrichten ermöglichen es Ihnen, neue Threads für verschiedene Themen zu starten (und dies kann automatisiert werden, sodass Sie jeden Monat eine neue Nachricht mit Ihrer aktualisierten Aufgabenliste senden können). Sie können Nachrichten archivieren, und in 6 Monaten, wenn Ihr Unternehmen gewachsen ist und Sie neue Mitarbeiter haben, können diese den Kommunikationsverlauf im Kundenprofil leicht einsehen.

SMS ist nicht tot; es hat seinen Nutzen

Und auch SMS haben noch Ihre Berechtigung. Es ist ganz einfach. Jeder weiß, wie sie funktionieren und es ist keine Schulung erforderlich. Außerdem haben einige Menschen vielleicht immer noch ältere Telefone und möchten keine Apps installieren.

Aus diesem Grund wird TaxDome im Jahr 2022 SMS als Kommunikationsmittel hinzufügen – aber wir sind der Meinung, dass Steuerfachleute SMS als Backup und nicht als primäre Kommunikationsart betrachten sollten, aufgrund der oben genannten Dinge.