Warum Steuerberater ein CRM brauchen: Die wichtigsten Vorteile für Ihre Kanzlei

Wenn Sie eine Steuerkanzlei leiten, stehen Ihre Mandanten im Mittelpunkt Ihres Handelns. Doch den Überblick über sämtliche Daten, die Kommunikation und die Arbeitsabläufe zu behalten, kann zu einem echten Problem werden. Hier macht das richtige CRM für die Steuerberatung den Unterschied aus. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie das richtige CRM Ihre Steuerberatung effizienter machen und Wachstum beflügeln kann.

Was ist ein CRM für die Steuerberatung?

CRM steht für „Customer Relationship Management“. CRM-Tools helfen Unternehmen dabei, alle ihre Interaktionen mit aktuellen und möglichen zukünftigen Mandanten zu verfolgen. Ein CRM für die Steuerberatung erfüllt all diese Funktionen, allerdings mit einem entscheidenden Unterschied: Es wurde speziell für Steuerberater und angrenzende Berufsbilder entwickelt. 

Das bedeutet, dass Sie neben den Kontakten und dem Kommunikationsverlauf auch die wichtigsten buchhalterischen Daten im Auge behalten und bestimmte branchenspezifische Arbeitsabläufe optimieren können. Einige CRM-Systeme können zum Beispiel die Fakturierung und Rechnungsstellung automatisieren.

Vorteile der Verwendung eines CRM für Steuerberater

Verbesserte Teamarbeit, optimierte Prozesse und besserer Service sind nur einige der vielen Vorteile. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, warum ein CRM für Steuerberater-Kanzleien jeder Größe ein Muss ist.

1. Zentralisieren Sie Ihr Mandantenmanagement

Ein branchenspezifisches CRM fasst Ihre Mandantendaten und -dateien zusammen, damit Sie sie für wichtige Geschäftsfunktionen nutzen können, z.B.:

• Marketing: Greifen Sie auf Lead-Quellen, Marketing-Kampagnendaten und frühere Kommunikation zu, um die Ansprache zu personalisieren.
• Kontoverwaltung: Bewahren Sie alle Dokumente und Unterlagen Ihrer Mandanten an einem Ort auf, um sich einen Überblick über die einzelnen Mandate zu verschaffen.
• Vertrieb: Verfolgen Sie die Interessen Ihrer Mandanten und deren Umsatzprognosen, um den Customer Lifecycle besser verwalten zu können.

Durch die Verbindung des CRM mit Ihrer Steuer-, Buchhaltungs- und anderen Abrechnungssoftware können Sie problemlos Daten über alle Plattformen hinweg austauschen. So erhalten Sie einen vollständigen, kompakten Überblick über jede Mandantenbeziehung. Mit dem richtigen CRM sind die Tage voller unzähliger E-Mails und Dateiversionen vorbei. 

2. Automatisieren Sie Routineaufgaben

Ein CRM-System optimiert verschiedene sich wiederholende Prozesse und schafft so Zeit für wichtigere Aufgaben. Einige Systeme sind beispielsweise in der Lage, Forderungen und Mahnungen zu versenden. Die fortschrittlichsten Tools können Daten und Dokumente, die über Formulare und Fragebögen übermittelt werden, automatisch speichern und verarbeiten. 

So entfällt die manuelle Dateneingabe und -verwaltung, was viel Zeit spart.

3. Arbeiten Sie effektiver im Team zusammen

Sie müssen sich nicht mehr durch Posteingänge oder gemeinsame Ordner wühlen, um die neuesten Mandantendaten zu finden. Alle relevanten Daten sind an einem Ort verfügbar, auf den das gesamte Team zugreifen kann. Einige CRM-Systeme ermöglichen Ihrem Team auch die direkte Kommunikation innerhalb des Systems und die Verwendung von Tags zur Prozessoptimierung.

Der einfache Zugang erleichtert die Kommunikation und Koordination innerhalb Ihrer Kanzlei. Ihre Mitarbeitenden können sich schnell einen Überblick über den Verlauf und den Status eines Mandanten verschaffen. Dadurch werden Missverständnisse oder doppelte Arbeit vermieden.

4. Sichere Datenspeicherung

Einer der Hauptgründe für den Einsatz eines modernen CRM in Steuerberater-Kanzleien sind die Vorteile der Cloud-Technologie. Solche Lösungen machen das Management von Mandantenbeziehungen zugänglicher und sicherer denn je. 

Heutige Cloud-basierte CRM-Systeme bieten:

• Regelmäßige Updates mit den neuesten Funktionalitäten und Sicherheitsprotokollen
• Ermöglichung von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen, Einsparung von kostspieligen Büroflächen bei gleichbleibender Produktivität

Und dank fortschrittlicher Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Backups sind sensible Mandantendaten stets geschützt. Ihre Daten bleiben sicher, auch bei räumlich getrennten mobilen Teams.

5. Werden Sie schneller und besser als andere Kanzleien

Dank zentralisierter Daten, Automatisierung und effizienter Zusammenarbeit kann Ihr Team umgehend auf Anfragen von Mandanten reagieren und qualitativ hochwertige, konsistente Leistungen erbringen. Dieses Maß an Professionalität und mandantenorientierter Arbeitsweise bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Erhöhte Mandantenzufriedenheit und -bindung
• Verbesserte Reputation
• Positive Bewertungen und Weiterempfehlungen durch zufriedene Mandanten
• Erheblicher Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung und Bindung von Mandanten

Viele CRM-Lösungen bieten auch White-Label-Optionen, die es Ihnen ermöglichen, das Logo und die Farben Ihrer Kanzlei einzufügen, um Ihre Markenidentität zu stärken.

6. Optimieren Sie Ihre Umsätze und Erträge

Ein CRM verfolgt jede Interaktion und aktualisiert automatisch den Status, wenn Leads oder Mandanten das System durchlaufen. Da Sie den gesamten Customer Lifecycle kennen, behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftschancen:

• Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über vielversprechende Leads und setzen Sie entsprechende Prioritäten bei der Nachverfolgung
• Identifizieren Sie Cross-Selling- oder Upselling-Möglichkeiten mit bestehenden Kontakten
• Analysieren Sie Trends und identifizieren Sie Bereiche, in denen Ihre Prozesse verbessert werden können.

Durch dieses optimierte Vertriebsmanagement können Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Vertriebsaktivitäten maximieren und so den Umsatz Ihrer Steuerkanzlei steigern.

7. Treffen Sie fundierte, datengestützte Entscheidungen

Ihr CRM sammelt eine Fülle von Daten, die Sie nutzen können, um bessere Entscheidungen zu treffen. Visuelle Dashboards und Berichte geben Ihnen einen Überblick über wichtige Kennzahlen wie die abrechenbaren Stunden und die Projektrentabilität. Viele CRMs nutzen sogar künstliche Intelligenz, um automatisch nützliche Berichte für Sie zu erstellen. 

Anhand dieser Daten können Sie die stärksten und schwächsten Bereiche Ihrer Kanzlei ermitteln. Manche Dienstleistungen sind möglicherweise profitabler als andere, manche Mandate dauern im Durchschnitt länger. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Prozesse und die Ressourcenzuweisung optimieren. So können Sie Ihre Abläufe kontinuierlich verbessern.

CRM in Aktion: Effizienzsteigerung in allen Bereichen

Wie sich ein CRM-System für Steuerberater in der Praxis auswirkt, zeigt die Erfolgsgeschichte von Numeralis, einer dänischen Online-Steuerkanzlei.

Nachdem Munim Hassouni in seinen früheren Positionen die Fallstricke unorganisierter Steuerberatungsprozesse erlebt hatte, wollte er unbedingt solche Ineffizienzen bei der Gründung seiner eigenen Kanzlei vermeiden.

Er entschied sich für TaxDome, eine Plattform zur Kanzlei-Verwaltung mit umfangreichen CRM-Funktionen. Die automatisierten Workflows von TaxDome, das einfache Onboarding und die rechtsverbindlichen E-Signaturen ermöglichten es Numeralis, effizient zu wachsen. Die Ergebnisse sind bemerkenswert:

• Einfache und klare Tool-Landschaft – mit lediglich TaxDome und einem Rechnungsprogramm
• Weniger Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben wie E-Mails und Mandantenfragen
• Höhere Effizienz durch Automatisierung einfacher Tätigkeiten
• Skalierbare Prozesse, um schnell und einfach mehr Mandanten zu verwalten

Dazu Munim: „Ich bleibe bei TaxDome, weil es sich wie eine Komplettlösung anfühlt. TaxDome hat alle Funktionen, die man braucht, und ist sehr einfach einzurichten.“

Die wichtigsten Erkenntnisse

Mit dem richtigen CRM können Sie die Abläufe in Ihrer Kanzlei und die Beziehungen zu Ihren Mandaten verbessern:

• Zentralisierung von Daten für eine 360-Grad-Sicht auf alle Mandantenbeziehungen
• Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
• Leichtere nahtlose Zusammenarbeit im Team
• Sichere Speicherung und Verwaltung sensibler Mandantendaten
• Bessere, weil datengestützte Entscheidungen

Wählen Sie ein CRM, das auf die Bedürfnisse von Steuerberatern zugeschnitten ist. Mit dem richtigen Tool kann Ihre Kanzlei langfristig wachsen, eine wachsende Zahl von Mandanten zufriedenstellen und sich im Markt absetzen.