4 Formas Sencillas de Obtener Documentos de Clientes (+3 Trucos para Automatizar el Flujo de Documentos)

Si su empresa fiscal o contable recibe regularmente documentos de los clientes, el software del portal de documentos del cliente puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero; y a mejorar la experiencia del cliente, todo al mismo tiempo. El proceso de enviar, recordar, esperar y luego verificar que todos los documentos se han recibido requiere mucho tiempo y recursos intensivos.

Cuando crea formas eficaces para que los clientes carguen documentos y para que los empleados supervisen los documentos, mejora todo el flujo de trabajo de su empresa.

Al utilizar los portales de documentos de clientes, creará formas para que sus clientes carguen documentos, sin necesidad de recordarles o de hacerles un seguimiento una y otra vez. Después de recibir los archivos de los clientes, puede incluso utilizar TaxDome para llevar su portal un paso más allá con la automatización del flujo de trabajo.

4 Formas de Obtener los Documentos de Clientes 

Los documentos de clientes son una parte importante de su flujo de trabajo. No puede hacer su trabajo sin ellos. Aunque hay muchas maneras de obtener los documentos que necesita, puede utilizar plataformas centralizadas como TaxDome para cargar y organizar los documentos de los clientes.

 1. Bandeja de Entrada Compartida con el Equipo y Sincronización del Correo Electrónico

Sincronizar su correo electrónico con TaxDome, puede ayudar a agilizar el proceso de carga de documentos. Cuando su correo electrónico está sincronizado, los archivos del cliente se cargarán en su perfil, en el CRM de TaxDome. Ya no es necesario que su equipo, «descargue desde aquí y lo cargue aquí», todo se guarda automáticamente. 

La sincronización funciona como una bandeja de entrada compartida para su equipo — no hay necesidad de CC a todos, todos los miembros del equipo con acceso al cliente podrán ver su comunicación por correo electrónico con el cliente. 

Al utilizar una bandeja de entrada compartida con el equipo y la sincronización del correo electrónico, podrá ahorrar tiempo mientras mantiene a todos los miembros de su equipo informados. 

2. Organizadores y Cuestionarios

Otra forma sencilla de obtener documentos de clientes es enviar cuestionarios que requieran la carga de documentos. Puede crear preguntas que requieran la carga de documentos. Si hace que estas preguntas sean obligatorias, los clientes no podrán saltarse estos pasos. 

TaxDome facilita la creación de cuestionarios mediante la herramienta Organizadores. Los organizadores agilizan el proceso de incorporación y facilitan la obtención de los documentos del cliente que necesita, sin tener que ir y venir múltiples veces.

Establezca para qué clientes estará disponible el Trabajo, la frecuencia de repetición, las fechas de inicio y fin, agregue automatizaciones.

La creación de plantillas personalizadas de Organizador facilita aún más la obtención de documentos de esta manera.

• Las plantillas de Organizador, pueden enviarse a varios clientes a la vez y mediante automatizaciones, por lo que su equipo ahorra tiempo valioso que puede dedicar a tareas más importantes. 
• A los clientes siempre se les envía un cuestionario y las preguntas importantes no se olvidan.
• Puede configurar recordatorios automáticos que avisen a los clientes olvidadizos por usted, así no tiene que recordar qué cliente le debe un organizador.

Los organizadores y los cuestionarios, son una forma estupenda de obtener información de sus clientes sin las frustrantes idas y venidas. Solicite información específica a sus clientes utilizando una plantilla, y dedique menos tiempo intentando obtener la información que necesita para hacer su trabajo.

Elija las mejores herramientas de creación de formularios en línea para agilizar su empresa. Obtenga más información en nuestra comparativa.

3. Carga Segura de Documentos

Algunos clientes no son tan expertos en tecnología como otros, pero usted sigue necesitando sus documentos. Si los clientes no pueden acceder al portal de documentos, pueden crear un enlace seguro que les permita arrastrar y soltar sus archivos para cargarlos. Una vez enviados los documentos, se puede revocar el acceso para mantener todo seguro.

Conozca cómo puede enviar los documentos de solicitud de los clientes no tan tecnológicos con cero esfuerzo de su parte:

4. Listas de Tareas Pendientes para clientes

Crear listas de tareas pendientes para los documentos de los clientes puede ser útil. Los clientes pueden ver todos los documentos que necesitan enviar y marcar las tareas como realizadas a medida que envían los archivos.

En TaxDome, puede utilizar mensajes seguros para enviar listas de tareas de verificación. Una vez que los clientes han marcado todos los elementos de la lista, su equipo recibe una notificación. Esto ahorra tiempo valioso, ya que no es necesario verificar continuamente si se han ingresado todos los documentos.

Las listas de verificación son una forma sencilla y familiar de obtener documentos de los clientes. Así es como funciona:

• Su equipo envía un mensaje directo con una lista de verificación a un cliente.
• El cliente carga el archivo en el mensaje.
• Incluso, pueden escanear y compartir los documentos directamente desde sus teléfonos móviles.
• El archivo se guarda automáticamente en la cuenta del cliente en su CRM.

Los miembros del equipo pueden enviar los mensajes manualmente, o pueden ser enviados automáticamente a través de la automatización para ahorrar tiempo. Por ejemplo, pueden enviar automáticamente mensajes con listas de verificación mensuales o trimestrales para obtener los documentos de sus clientes de nóminas o contaduría.

3 Trucos para Automatizar el Flujo de Documentos

¿Quiere agilizar el proceso de carga de documentos y ahorrar aún más tiempo? Aquí tiene tres trucos para automatizar el flujo de documentos.

1. Envíe Organizadores y Listas de Tareas Pendientes Masivas

La mayoría de los organizadores y listas de verificación son bastante similares — por lo que puede crearlos una sola vez y enviarlos a varios clientes de forma masiva. Por ejemplo, usted querrá pedir a sus clientes de contaduría los estados de cuenta bancarios y a sus clientes de impuestos sus 1040 anteriores.

Con TaxDome, puede enviar todo esto masivamente, de modo que varios clientes reciban el organizador o la lista de verificación al mismo tiempo. 

Ya sea que necesite recordar a sus clientes que faltan documentos, como si necesita que los clientes envíen sus 1040,  mensajes y organizadores masivos; le ahorrará tiempo valioso y le ayudarán a mantener las cosas organizadas.

2. Agregar Etiquetas para Facilitar el Filtrado

Los clientes tienen que cargar varios archivos a su empresa, y hacer un seguimiento de estas cargas puede ser tedioso.

Con TaxDome, puede aplicar etiquetas a los clientes cuando cargan documentos específicos. Puede nombrar una etiqueta como «Necesita 1040» o «Cargó extractos bancarios» para poder filtrarlos fácilmente más adelante.

3. Recordatorios Automáticos

A veces, los clientes necesitan un recordatorio para enviar sus documentos. Con TaxDome, usted puede establecer recordatorios automáticos para los clientes olvidadizos. Cuándo y con qué frecuencia enviar estos recordatorios depende completamente de usted.

Por ejemplo, si un cliente no responde a su mensaje «por favor, cargue los documentos» en cuatro días, recibirá un pequeño mensaje de recordatorio. También puede controlar la frecuencia con la que se envían los recordatorios, y así no bombardear las bandejas de entrada de los clientes con mensajes. 

Los recordatorios evitan que su equipo tenga que hacer llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos de seguimiento manualmente. Normalmente, basta con uno o dos correos electrónicos de recordatorio para que los clientes respondan e ingresen sus documentos.

Concluyendo

Los documentos de los clientes son una parte esencial de las operaciones diarias de una empresa contable o fiscal. Cuando se dispone de los sistemas adecuados, se puede ayudar a los clientes a proporcionar los documentos correctos, agilizar el proceso de documentación y mantener a todos los empleados al tanto sobre cuándo las cuentas de los clientes están listas para el siguiente paso.