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Ce mois-ci, nous avons amélioré les calendriers de récurrence des tâches en facilitant l’ajout, la suppression et la modification des calendriers en masse. Les nouveaux changements incluent la recherche de comptes et les filtres avancés, vous aidant à trouver rapidement les comptes nécessaires auxquels vous pouvez faire répéter les Jobs nécessaires à chaque intervalle souhaité. Grâce à l’automatisation de la signature électronique, les modèles présélectionnent automatiquement les signataires pour les comptes à signature unique, et vous pouvez désormais définir la priorité des signataires pour les comptes à signatures multiples. Dans les documents, nous avons mis à jour l’interface utilisateur pour inclure le nombre de fichiers contenus dans les dossiers. Pour les entreprises de plus grande taille, nous avons mis en place la possibilité d’ajouter des administrateurs supplémentaires – reproduisant ainsi les capacités qui n’étaient auparavant accessibles qu’aux propriétaires de l’entreprise. Enfin, l’application mobile du cabinet prend désormais en charge les @mentions dans les messages sécurisés et les notes de compte.
Voyons voir sur quoi d’autre nous avons travaillé au cours du mois dernier!
🤖 Automatisation du flux de travail
Calendriers de récurrence personnalisés : options de recherche et de filtre avancées.
Nous continuons à faciliter la tâche des cabinets qui souhaitent configurer des projets à récurrence exactement comme ils le souhaitent, quand ils le souhaitent, avec les modèles prédéfinis qu’ils souhaitent.
Tout d’abord, nous avons simplifié l’ajout, la suppression et la modification des calendriers de tâches en masse. Comme on peut le voir dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez tout d’abord filtrer tous les comptes qui répondent à certains paramètres, les sélectionner tous, puis les modifier pour sélectionner les calendriers de récurrence, les modèles, les attributaires, et plus encore.
UX : indiquer les automatisations conditionnelles dans la barre latérale
Nous avons ajouté des indicateurs visuels pour identifier rapidement si les automatisations sont conditionnelles et ne s’exécuteront que si certains paramètres sont comblés.
📝 Gestion des documents
Automatisation des signatures électroniques : priorité des signataires et bibliothèque de modèles.
Nous avons ajouté la possibilité de définir l’ordre souhaité des signataires tout au long du document. Cette mise à niveau récupère automatiquement les informations sur les signataires à partir du compte. Pour tous les comptes ne comportant qu’un seul signataire, le modèle récupère automatiquement ses informations. Pour les comptes comportant plusieurs signataires, vous pouvez désormais définir la priorité des signataires dans le compte, ce qui élimine les clics supplémentaires après l’application d’un modèle de signature.
En outre, l’interface utilisateur a été améliorée afin de placer les signatures des membres du cabinet à la fin de la liste « Choisir un signataire », ce qui donne la priorité aux signatures des clients (plus souvent utilisées que celles des cabinets).
En savoir plus sur l’automatisation du flux de signature électronique.
En avant-première : nous travaillons sur la possibilité de signer et de réutiliser une signature pour vos clients, ce qui leur permettra de signer électroniquement des documents encore plus rapidement sur votre portail.
Compteur de documents et de dossiers
Une nouvelle colonne « Contient » indique le nombre de documents et de sous-dossiers dans un dossier donné.
Restructuration des modèles de dossiers
Auparavant, lorsque vous appliquiez un modèle de dossier, vous receviez 3 dossiers hérités auxquels vous ne vous attendiez pas. Ce problème a été corrigé. Désormais, lorsque vous appliquez un modèle de dossier à un compte, aucun dossier supplémentaire ne sera créé. Vous pouvez modifier les dossiers autant que vous le souhaitez. Le seul dossier obligatoire est un dossier avec un accès en lecture-écriture pour vos clients (afin qu’ils puissent y effectuer des téléchargements). Par défaut, il est nommé « Documents téléchargés par les clients », mais vous pouvez le renommer comme vous le souhaitez.
Exemple : Vous créez un modèle de dossier par défaut avec les dossiers A et B. Les documents téléchargés par les clients s’y trouveront par défaut. Lorsque votre client, Bob Smith, s’inscrit sur votre portail, son compte comporte trois dossiers : A, B et Documents téléchargés par le client.
Pour rappel, vous pouvez appliquer des modèles de dossiers aux comptes en tant qu’automatismes : à titre d’exemple, pour un cabinet qui fait de la fiscalité, lorsque vous commencez à travailler sur vos déclarations fiscales 2021, vous pouvez ajouter un dossier 2021 à ces comptes, ainsi que le téléchargement de votre PDF de liste de prix 2021.
📞 CRM
Améliorations des Codes abrégés
Nous continuons à prendre des mesures pour accroître la personnalisation de vos communications avec les clients en améliorant les Codes abrégés : » Bonjour [prénom] « .
- Les codes abrégés sont désormais unifiés sur tous les éléments de votre portail : contrats, emails, emplois, etc.
- Nouveaux codes abrégés de date : actuel (date, semaine, mois, trimestre, année), précédent (date, semaine, mois, trimestre, année) et suivant (date, semaine, mois, trimestre et année).
- Nouveau code abrégé ‘Service’ ajouté aux contrats.
Pour rappel, vous pouvez ajouter des codes abrégés aux modèles, aux actions ponctuelles et aux actions en masse. Les éléments envoyés précédemment (c’est-à-dire un e-mail envoyé ou un contrat créé) ne changeront pas si vous ajoutez de nouveaux codes abrégés aux modèles existants.
En avant-première : Les entreprises pourront utiliser n’importe quel champ de compte personnalisé comme code abrégé dans les contrats, les e-mails et les messages. Par exemple, vous pourrez créer des contrats indiquant [nom de l’entreprise], [adresse de l’entité], vous pourrez envoyer des courriels avec « Votre paiement estimé est [q12022 taxe due] et plus encore !
La liste complète des Codes abrégés >>
💻 Applications
Demande de signature électronique dans une application Windows
Vous pouvez désormais imprimer des déclarations (ou tout autre fichier que vous souhaitez faire signer électroniquement par votre client ou votre équipe) directement à partir de n’importe quel programme fiscal et demander une signature électronique dans l’application Windows sans passer par le portail Web.
Dans les prochaines versions, nous prévoyons d’ajouter la possibilité d’appliquer des modèles de signature qui sont déjà disponibles sur l’application Web.
Support multilingue de l’application Windows
L’application Windows TaxDome est désormais disponible en 11 langues, dont l’anglais, le français, l’allemand, l’italien, l’espagnol, le portugais, le néerlandais, le finnois, le danois et le suédois. Notez que la langue par défaut de l’application Windows est celle du système d’exploitation de votre ordinateur.
Application mobile du cabinet : Coéquipiers @mentions
Les @mentions facilitent la collaboration entre coéquipiers – lorsqu’il est marqué, le membre de l’équipe est notifié et immédiatement mis dans le contexte de la communication. Désormais, vous pouvez @mentionner les membres de votre équipe dans les messages sécurisés et les notes de compte dans l’application mobile du cabinet.
📝 Portail client
Nouvelle case à cocher : » Notifier le cabinet que vous avez terminé le téléchargement « .
Lors du téléchargement, les clients peuvent désormais cocher la case « Notifier le cabinet que le téléchargement est terminé ». Comme les clients téléchargent souvent les documents au coup par coup, les cabinets ont cherché des moyens d’identifier quand leurs clients ont fini de les télécharger. Nous recommandons l’utilisation d’organisateurs ou de tâches client (qui, une fois terminées, peuvent faire avancer un projet et le placer dans votre file d’attente pour examen), mais pour les entreprises qui n’utilisent pas l’automatisation des flux de travail ou les utilisateurs de TaxDome Lite, cette mise à jour de l’interface utilisateur offre à vos clients un moyen facile de vous faire savoir qu’ils ont terminé directement dans la fenêtre de téléchargement.
Nous prévoyons d’autres mises à jour pour permettre aux clients de vous faire savoir facilement qu’ils ont terminé, mais nous voulions que cette mise à jour intervienne avant la date limite de dépôt des déclarations fiscales. Lorsque les clients cochent la case, une notification (courriel et Inbox+, selon les paramètres individuels de l’utilisateur) est envoyée aux suiveurs de compte.
🔥 Autre
- Nouveau rôle d’administrateur du cabinet. Vous pouvez désormais accorder des droits d’administrateur à des utilisateurs supplémentaires (au-delà du propriétaire du cabinet). Les administrateurs de cabinet auront les mêmes droits d’accès que les propriétaires de cabinet, à l’exception de la possibilité de donner et de révoquer les droits d’administration des autres membres du cabinet. Plus>>
- Rapports imprimables. Vous pouvez désormais imprimer et exporter des rapports pour les paiements et les factures. En savoir plus sur l’impression et l’exportation de rapports>>
- Nouveau cours de la TaxDome Academy : Comment automatiser votre flux de travail. Apprenez à mettre en place, personnaliser et ajuster les pipelines pour automatiser votre pratique et économiser plus de 20 000 $ par an.
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Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des principales fonctionnalités que nous avons abordées dans le post précédent.
Maria est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. Elle a travaillé sur la personnalisation du logiciel et au développement du produit, elle sait ce que les clients recherchent et comment aider une entreprise à réussir. Elle aime l'écriture. Quand elle n'écrit pas, elle est a la recherche de nouvelle thèse à tester.
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