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Ce mois est plein de changements. Nous avons introduit les logiques conditionnelles pour les sections entières et nous allons tenir un webinaire sur les questionnaires et les formulaires de client plus tard ce mois-ci. Les @Mentions ont été introduites — maintenant vous pouvez facilement communiquer avec votre équipe directement dans TaxDome.
Le système de gestion de documents amélioré: maintenant vous pouvez renommer et ajouter des dossiers de premier niveau. Aussi, un éditeur de PDF ajouté pour vos clients.
En ce moment, nous travaillons sur une application mobile pour les entreprises pour leur donner la possibilité de chatter avec les clients, vérifier les tâches dans Inbox+ et plus.
Lisez pour en savoir plus sur ce qui a changé dans TaxDome le mois dernier.
📒 Questionnaires
Sauts conditionnels pour des sections complètes
Les questionnaires TaxDome sont encore mieux avec l’introduction de la logique conditionnelle pour des sections entières. Pourquoi?
- Le total des questions que vous posez à vos clients peut être divisé par 10 ou plus.
- Vous pouvez désormais avoir un questionnaire adapté à tous au lieu de plusieurs questionnaires pour différents cas d’utilisation.
Vous pouvez avoir un questionnaire ou formulaire d’intégration pour tout le monde, car les clients voient seulement les questions dont ils ont besoin. Ça vous aide à être sur de poser toutes les questions pertinentes dont vous avez besoin pour être au courant des situations de vos clients.
Exemple: Vous demandez “Êtes-vous marié?” – si la réponse est “Oui”, les clients voient les questions additionnelles associées aux époux. Sinon, ils ne seront pas embêtés par des questions dont ils n’ont pas besoin. La même chose s’applique pour les questions sur les enfants, les prêts PPP, les revenus à l’étranger et bien plus.
Blocs de texte dans les questionnaires
La possibilité d’ajouter des blocs de texte avant toutes les questions ou avant une section particulière vous aide à laisser des notes aux clients ou mieux les guider à travers vos questions.
Note: vous pouvez aussi utiliser des sauts conditionnels pour les blocs de texte.
🤓 Gestions d’équipe
Les @Mentions pour l’équipe
Les @Mentions (ou tag) de collègues permettent à vos équipes de travailler encore mieux dans TaxDome. C’est une fonctionnalité longtemps demandée par notre communauté et nous sommes heureux de vous la présenter. Plus besoin de Slack ou de longs fils d’e-mails!
Les @Mentions vous aident à vous assurer que le travail soit fait et alerte rapidement votre équipe de potentiels problèmes si vous les détectez. Vous pouvez mentionner des collègues dans des notes de compte, des descriptions de tâches & des messages. Les collègues mentionnés recevront une notification par email et Inbox+.
L’application mobile pour les entreprises arrive bientôt. Restez connecté.
📚 Flux de documents
Les dossiers de premier niveau sont désormais modifiables
Vous avez désormais encore plus de contrôle sur l’ensemble de la structure de vos documents. Vous pouvez créer de nouveaux dossiers ou modifier la structure des dossiers existants (renommer, supprimer), ce qui vous permet de créer autant de dossiers de premier niveau que nécessaire et de les nommer comme vous le souhaitez.
Par exemple, vous pouvez renommer le dossier « Documents du client » en « Documents de Gerald Smith » afin que plusieurs contacts sachent où chercher leurs documents. Vous ne pouvez cependant pas supprimer un dossier pour les documents téléchargés par les clients.
Vous pouvez également créer plusieurs dossiers racines avec la même confidentialité. Par exemple, vous pouvez créer un dossier privé pour chaque employé : le dossier de Matt Jones, le dossier de May Williams, et ainsi de suite. Bientôt, vous serez en mesure de créer un modèle de dossier qui reflétera cette nouvelle structure.
Verrouiller des documents aux factures pendant le téléchargement
Vous pouvez désormais associer le document à une facture existante pendant le téléchargement dans un seul onglet — dans la barre latérale droite. Ou, si vous n’en avez pas encore créé un, vous pouvez le faire dans la même fenêtre. Le processus complet est bien plus rapide qu’auparavant. Quand vous avez terminé, vous restez sur la même page sans avoir perdu le contexte.
Et même plus de mises à jour sur la gestion de documents:
- Éditeur de PDF ajouté pour vos clients. Vos clients peuvent désormais compléter des formulaires PDF directement dans TaxDome. Les clients peuvent accéder à l’éditeur de PDF pour ces documents qu’ils peuvent modifier. En savoir plus>>
- Les contrats sont désormais modifiables. Vous pouvez faire des changements à vos contrats même s’ils sont déjà envoyés aux clients. Vous pouvez modifier votre contrat autant de fois que nécessaire jusqu’à la signature d’au moins un des contacts. En savoir plus>>
📞 GRC
Codes abrégés de contact et de date
Les codes abrégés de contact font passer vos e-mails groupés pour des messages personnalisés! Dorénavant, si vous envoyez un e-mail groupé ou un message au mari Bob et à la femme Mary — ils reçoivent tous les deux des salutations personnalisées.
Les codes abrégés de date vous aident à spécifier le mois ou l’année des documents que vous demandez. Par exemple,si vous demandez des documents de façon répétitive, e.g. relevé de banque, ajouter des codes abrégés de date pour que les messages, dans votre pipeline récurrent, fassent toujours référence au bon mois.
Bientôt: programmation des e-mails: envoyez des e-mails personnalisés à la date et heure précise à laquelle vous voulez qu’ils les reçoivent .
Création de message dans la barre latérale de droite
C’est pratique pour éviter de perdre le contexte du projet sur lequel vous étiez en train de travailler quand vous envoyez le message. Le résultat: moins de clics et moins d’interruption dans votre travail.
Bientôt, les messages sécurisés deviendront plus comme des chats comme tous les partis seront capables de voir quand une autre personne tape ou à télécharger des documents en temps réel. La possibilité d’envoyer des messages de façon groupée à plusieurs comptes en une seule fois se passera aussi dans la barre latérale de droite. Aussi, vous pourrez envoyer des messages en utilisant juste votre clavier avec ctrl + entrer.
✍️ Les signatures électroniques
Demande de signatures électronique mise à jour
Le processus de demande de signatures électroniques devient similaire à celui de DocuSign et d’autres outils: vous avez un menu glisser-déposer ou vous sélectionner premièrement un contact et puis choisissez les champs qu’ils doivent remplir:
- Signature de l’entreprise
- Signature du client
- Initiales
- Date
- Champs customisé (texte)
- Champs «texte» personnalisable dans les fichiers PDF. à part les signatures, les initiales et les dates vous pouvez désormais ajouter un champ de ‘texte’ personnalisable pour demander la SSN, le nom de jeune fille ou d’autres données.
- Les signatures d’entreprises peuvent être modifiées par un membre de l’équipe. Tous les membres d’équipes qui ont accès au document peuvent modifier, ajouter, ou supprimer les champs de signatures électroniques représentatives de la compagnie.
🤖 Automatisation de flux de travail
Modèles de projet par défaut
Le modèle de travail par défaut vous permet d’ajouter un contexte prédéfini aux travaux que vous ajoutez manuellement et par le biais d’automatisations. Vous spécifiez les dates d’échéance, les destinataires, les priorités, etc. et les tâches créées auront automatiquement ces détails.
Par exemple : vous pouvez créer un modèle de tâche pour la déclaration 1040 avec pour date limite le 15 avril, ou affecter votre comptable à toutes les tâches de comptabilité dans le modèle correspondant.
Note: si vous utilisez une automatisation de formulaire d’inscription, les modèles de tâches peuvent également être utilisés ici en fonction des réponses des clients. Par exemple, si un client répond qu’il a besoin de services de paie, la tâche est automatiquement créée dans le pipeline de paie avec le modèle de tâche de paie.
Voici plus de mise à jour sur le flux de travail:
- Associez les notes de compte aux tâches. Par exemple, si vous avez des informations sur le compte en banque d’un client stockés dans vos notes de compte, vous pouvez associer cette note à la tâche du compte correspondant. En savoir plus>>
- Automove quand la facture est payée. Quand vous associez des documents verrouillés à un projet activez Automove, une fois que la facture est payée, le projet se déplace automatiquement à l’étape suivante du pipeline. En savoir plus>>
💰 Facturation
Ce mois-ci les services détaillés ont été améliorés:
- Ajouter des services à vos contrats. Si vous envoyez vos contrats par automatisations, vous pouvez maintenant les détailler! Ajoutez simplement les services à vos modèles de contrats. En savoir plus>>
- Archiver les services qui ne sont pas pertinents . Vous pouvez désormais archiver vos services dépassés plutôt que de les supprimer.
- Copier des services à partir de QBO.Maintenant vous n’avez plus à ajouter des services à TaxDome manuellement — copier simplement vos services existant de QBO. En savoir plus>>
- Synchronisation des services avec QBO. Quand vous ajouter des nouveaux Services, ils sont automatiquement synchronisés avec votre compte QBO. De plus, les problèmes de synchronisation de QBO incluent maintenant ceux relatifs aux services. Vous pouvez rapidement résoudre les problèmes en modifiant votre service ou en le supprimant.
- Nouveaux filtres pour les factures. Vous pouvez toujours obtenir la liste des factures pour un service spécifique.
🔥 Autres
- Webinaire ‘6 Strategies pour gérer les clients qui ne vous paient pas ’. Rejoignez-nous le jeudi 9 septembre à 14h pour un webinaire CPE gratuit avec nos partenaires de CPACharge. Lors de ce webinaire, Ilya Radzinsky, cofondateur et directeur de l’exploitation de TaxDome, et Erika Segal, directrice associée de la marque CPACharge, discuteront de 6 stratégies pour éviter les situations de « client qui ne paie pas ». Ils examineront également comment vous pouvez automatiser votre processus de paiement afin d’éviter que cela ne se reproduise. Réservez votre place>>
- E-mails de services dans un langage spécifique. Vos clients peuvent désormais recevoir des e-mails du système de votre entreprise dans la langue de leur choix. Vous devez simplement spécifier la langue dans Paramètres> Mon compte. En savoir plus>>
Tout ce qui précède plus 67 autres modifications et corrections!
Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des fonctionnalités majeures, que nous couvrons dans l’article précédent.
Maria est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. Elle a travaillé sur la personnalisation du logiciel et au développement du produit, elle sait ce que les clients recherchent et comment aider une entreprise à réussir. Elle aime l'écriture. Quand elle n'écrit pas, elle est a la recherche de nouvelle thèse à tester.
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