4 Semplici Modi Per Ottenere Documenti Dai Clienti (+3 Suggerimenti Per Automatizzare Il Tuo Flusso Di Documenti)

Se il tuo studio commercialista riceve regolarmente documenti dai clienti, il software del portale per i documenti dei clienti può aiutarti a risparmiare tempo, denaro e migliorare l’esperienza del cliente allo stesso tempo. Il processo di invio, promemoria, attesa e quindi di verifica della ricezione di tutti i documenti richiede molto tempo e risorse.

Quando si creano modi efficaci per i clienti di caricare i documenti e per i dipendenti di monitorare i documenti, si migliora l’intero flusso di lavoro del tuo business.

Utilizzando il portale per i documenti dei clienti, creerai modi per consentire ai tuoi clienti di caricare documenti senza doverli ricordare o avvisare più e più volte. Dopo aver ricevuto i file del cliente, puoi persino utilizzare TaxDome per portare il tuo portale un passo avanti con l’automazione del flusso di lavoro.

4 Modi per ottenere i documenti del cliente

I documenti dei clienti sono una parte importante del tuo flusso di lavoro. Non puoi fare il tuo lavoro senza di essi. Sebbene ci siano molti modi per ottenere i documenti di cui hai bisogno, puoi utilizzare piattaforme centralizzate come TaxDome per caricare e organizzare i documenti dei clienti.

 1. Posta in arrivo del team condivisa e sincronizzazione dell’e-mail

La sincronizzazione della tua e-mail con TaxDome può aiutare a semplificare il processo di caricamento dei documenti. Quando la tua e-mail è sincronizzata, i file dei clienti verranno caricati sul loro profilo sul CRM TaxDome. Niente più “scarica da qui e carica qui” per il tuo team: tutto viene salvato automaticamente.

La sincronizzazione funziona come una casella di posta condivisa per il tuo team: non c’è bisogno di inviare una copia a tutti, i membri del team con accesso ai clienti saranno in grado di vedere le tue comunicazioni tramite e-mail con loro.

Utilizzando una casella di posta condivisa del team e la sincronizzazione delle e-mail, sarai in grado di risparmiare tempo mantenendo tutti i membri del tuo team aggiornati.

2. Organizzatori e Questionari

Un altro modo semplice per ottenere i documenti del cliente è inviare questionari che richiedono il caricamento di documenti. Puoi creare domande che richiedono il caricamento di un documento. Se rendi queste domande obbligatorie, i clienti non possono saltare questi passaggi.

TaxDome semplifica la creazione di questionari utilizzando lo strumento Organizzatori. Gli Organizzatori semplificano il processo di onboarding e rendono facile ottenere i documenti di cui hai bisogno dal cliente senza troppi sforzi.

Imposta a quali clienti sarà disponibile il lavoro, la frequenza di ripetizione, le date di inizio e della fine, e le automazioni.

La creazione di modelli di Organizzatori personalizzati rende ancora più semplice ottenere documenti.

• I modelli di organizzatori, possono essere inviati a più clienti contemporaneamente e utilizzando le automazioni, il tuo team può risparmiare tempo prezioso e dedicarsi ad attività più importanti.
• Ai clienti viene sempre inviato un questionario e le domande importanti non vengono dimenticate.
• Puoi impostare promemoria automatici che inviano avvisi automatici ai clienti smemorati, in modo da non dover ricordare quale cliente deve mandare un organizzatore.

Gli organizzatori e i questionari sono un ottimo modo per ottenere feedback dai tuoi clienti senza il frustrante botta e risposta. Richiedi informazioni specifiche ai tuoi clienti utilizzando un modello e dedica meno tempo a cercare di ottenere le informazioni necessarie per svolgere il tuo lavoro.

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3. Caricamento sicuro dei documenti

Alcuni clienti non sono esperti di tecnologia come altri, ma hai comunque bisogno dei loro documenti. Se i clienti non riescono ad accedere al portale dei documenti, è possibile creare un link sicuro che consenta loro di trascinare e rilasciare i loro file per il caricamento. Una volta che i documenti sono stati caricati, l’accesso può essere revocato per mantenere tutto al sicuro.

Scopri come inviare una richiesta di documenti a clienti poco tecnologici con zero sforzo da parte loro:

4. Elenchi di cose da fare per i clienti

Creare elenchi di cose da fare per i documenti dei clienti può essere utile. I clienti possono vedere tutti i documenti che devono inviare, e spuntare le attività mentre inviano i file.

Su TaxDome, puoi utilizzare messaggi protetti per inviare checklist. Una volta che i clienti hanno selezionato tutti gli elementi nell’elenco, il tuo team riceve una notifica. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso perché non è necessario controllare continuamente se tutti i documenti sono stati inviati.

Le checklist sono un modo semplice e familiare per ottenere documenti dai clienti. Ecco come funzionano:

• Il tuo team invia un messaggio diretto con una checklist a un cliente.
• Il cliente carica il file nel messaggio.
• Possono persino scansionare e condividere documenti direttamente dai loro telefoni cellulari.
• Il file viene salvato automaticamente nell’account del cliente nel tuo CRM.

I messaggi possono essere inviati manualmente dai membri del team, oppure automaticamente tramite l’automazione per risparmiare tempo. Ad esempio, puoi inviare automaticamente messaggi con checklist mensili o trimestrali per ottenere i documenti dai tuoi clienti per i quali gestisci paghe o contabilità.

3 suggerimenti per automatizzare il flusso di documenti

Vuoi semplificare il processo di caricamento dei documenti e risparmiare ancora più tempo? Ecco tre suggerimenti per automatizzare il flusso di documenti.

 1. Invia organizzatori e checklist in blocco

La maggior parte degli organizzatori e delle checklist sono abbastanza simili, quindi puoi crearli una volta sola e inviarli a più clienti in blocco. Ad esempio, vorresti chiedere ai tuoi clienti riguardanti la contabilità gli estratti conto e ai tuoi clienti riguardanti le tasse i loro precedenti 730.

Con TaxDome, puoi inviare tutto questo in blocco, in modo che più clienti ricevano l’Organizzatore o la checklist contemporaneamente.

Se hai bisogno di ricordare ai clienti che mancano documenti o hai bisogno che i clienti inviino i loro 730, i messaggi di massa e gli organizzatori faranno risparmiare tempo prezioso e aiuteranno a mantenere le cose organizzate.

2. Aggiungi etichette per un facile filtraggio

I clienti devono caricare vari file, e tenere traccia di questi caricamenti può essere noioso.

Con TaxDome, puoi applicare etichette ai clienti quando caricano documenti specifici. Puoi nominare un’etichetta “Serve 730” o “Estratti conto bancari caricati” in modo da poterli facilmente filtrare in seguito.

3. Promemoria automatici

A volte, i clienti hanno bisogno di un promemoria per inviare i loro documenti. Con TaxDome puoi impostare promemoria automatici per i clienti smemorati. Quando e quanto spesso invii questi promemoria dipende completamente da te.

Ad esempio, se un cliente non risponde al tuo messaggio “cortesemente carica i documenti” entro quattro giorni, riceverà un breve messaggio di promemoria. Puoi anche controllare la frequenza con cui vengono inviati i promemoria, in modo da non riempire di messaggi le caselle di posta dei clienti.

I promemoria evitano al tuo team di dover effettuare telefonate o inviare email di follow-up manualmente. In genere, bastano una o due email di promemoria per far sì che i clienti si attivino e inviino i propri documenti.

Conclusioni

I documenti del cliente sono una parte essenziale delle operazioni quotidiane di uno studio commercialista. Quando disponi dei sistemi giusti, puoi aiutare i tuoi clienti a fornire i documenti giusti, semplificare il processo dei documenti e tenere aggiornati tutti i dipendenti quando gli account dei clienti sono pronti per il passaggio successivo.