Tre modi sicuri per condividere documenti con i clienti fiscali

Gli studi di contabilità e di commercialisti hanno bisogno di un modo veloce e sicuro per condividere file con i clienti. La condivisione dei documenti è, dopo tutto, una parte vitale del tuo servizio. Tuttavia, se ti affidi a più servizi per condividere i documenti o il processo è complicato, i clienti potrebbero impiegare del tempo per rispondere o diventerebbe frustrante. I clienti vogliono anche essere rassicurati che i loro dati personali e sensibili siano protetti.

Quindi, qual è il modo migliore per condividere i documenti con i clienti? Ecco tre opzioni sicure.

Come condividere i documenti in modo sicuro

Molte aziende trascurano l’importanza di trovare una soluzione sicura e incentrata sul cliente per la condivisione dei file. La condivisione dei file può essere rischiosa se non si usa la soluzione giusta. Ecco perché:

I dati sensibili possono essere esposti

Non usare un servizio di condivisione file sicuro può esporre i dati sensibili del tuo cliente. Con la condivisione non protetta, parti non autorizzate possono involontariamente (o intenzionalmente) ottenere l’accesso ai dati del documento. 

I dati personali dei tuoi clienti devono essere protetti, e una condivisione di file poco attenta mette a rischio le loro informazioni.

Una singola violazione dei dati può portare a:

• Perdita di clienti
• Costi significativi
• Perdita di reputazione

Anche le più grandi aziende del mondo sono a rischio di attacchi informatici.

Sei a rischio di attacchi informatici

Oltre ad esporre i dati sensibili, la condivisione non protetta può anche aumentare il rischio di attacchi informatici, come gli attacchi man in the middle o accesso negato. 

La condivisione sicura dei documenti può aiutare a ridurre il rischio di attacchi informatici e l’esposizione di dati sensibili. Ecco tre modi per condividere documenti in modo sicuro.

1. Protezione del cloud

Un modo per condividere documenti in modo sicuro è attraverso il cloud. Google Drive, Firefox Send e Microsoft OneDrive sono solo alcuni esempi di servizi cloud che ti permettono di condividere file in modo sicuro con i tuoi clienti.

I servizi cloud sicuri criptano i file mentre vengono caricati o scaricati e mentre sono memorizzati. La crittografia può aiutare a proteggere i tuoi file dagli hacker. I documenti archiviati nel cloud sono accessibili in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Anche se comodo e gratuito o a basso costo, ci sono alcuni svantaggi nell’uso dei servizi cloud. Google Drive, per esempio, richiede di condividere manualmente l’accesso per ogni singolo file. Poiché non c’è modo di automatizzare la condivisione dei file, il cloud può essere un’opzione noiosa e dispendiosa in termini di tempo.

Anche l’errore umano è una preoccupazione. Più grande è il tuo staff, maggiore è il rischio che qualcuno condivida un file con la persona sbagliata o che si dimentichi di condividerlo del tutto. 

La protezione di base del cloud, utilizzando i servizi di cui sopra, non è sufficienti da sola per offrire a te e ai tuoi clienti una vera sicurezza. Invece, dovresti usare una soluzione che:

• Si adatta alla crescita del tuo business.
• Automatizza il flusso di lavoro senza compromettere la sicurezza.
• Si integra perfettamente nel tuo flusso di lavoro esistente.

La protezione del cloud può essere sufficiente per alcuni file, ma non è sufficiente per la vera protezione dei dati sensibili dei clienti. Inoltre, quando la reputazione della vostra azienda è in gioco, è importante guardare oltre i metodi di condivisione dei documenti e la sicurezza di base.

2. Documenti protetti da password

Un altro modo per condividere i documenti in modo sicuro è attraverso la protezione con password. Per esempio, i clienti possono scaricare i file, ma devono inserire una password per accedervi. La protezione con password significa che solo il cliente, che ha accesso alla password, può visualizzare il documento.

Adobe e Dropbox sono due servizi che offrono la condivisione protetta da password.

Il vantaggio principale di questa opzione è che limita l’accesso. Se i clienti usano computer condivisi, la protezione con password assicura che nessun altro possa aprire o visualizzare il file. La protezione con password dei file può anche aiutare a costruire la fiducia tra i clienti. 

Anche se le password aggiungono un ulteriore livello di sicurezza, aggiungono anche un passo in più al processo di condivisione. Le password devono essere condivise in modo sicuro. Se i clienti hanno l’abitudine di perdere o dimenticare le password, la condivisione dei file può diventare rapidamente complicata e dispendiosa in termini di tempo. 

Le password deboli possono anche aumentare il rischio che gli hacker o altre persone non autorizzate abbiano accesso al file. Se le password finiscono nelle mani sbagliate, parti non autorizzate possono ottenere l’accesso alle informazioni del cliente. Questo scenario può accadere se:

• Le password non sono condivise in modo sicuro
• I clienti scrivono o salvano le password e altri possono accedervi

Anche servizi come Dropbox o Adobe hanno un costo aggiuntivo che può variare da circa €20 al mese a quasi €200 al mese.

La spesa aggiuntiva e l’ostacolo in più per accedere al file rendono la protezione con password una soluzione non ottimale.

I file protetti da password offrono una sicurezza sub-ottimale per i dati sensibili dei clienti. Invece, è meglio usare una soluzione robusta che si integri perfettamente nel tuo flusso di lavoro.

3. Portale clienti sicuro

I portali sicuri per i clienti, come TaxDome Client Portal, offrono il meglio dei due mondi (cloud e protezione con password) senza tutti i mal di testa e i problemi delle prime due opzioni di questo elenco. I documenti possono essere caricati e essere accessibili in modo sicuro da una piattaforma centrale a cui è facile accedere in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo. 

I tuoi clienti possono scansionare, caricare, approvare e firmare elettronicamente i documenti all’interno di un unico hub.

Invece di usare più servizi, che possono facilmente creare confusione e frustrazione, i clienti possono accedere a un’unica piattaforma per accedere a tutto ciò di cui hanno bisogno. I clienti hanno bisogno di una sola password per accedere, caricare e firmare i documenti. Le fatture possono anche essere pagate tramite un portale clienti sicuro. Con la possibilità di utilizzare Face ID e l’accesso tramite smartphone, i clienti non devono nemmeno preoccuparsi di ricordare le password.

In TaxDome, i documenti sono criptati e archiviati in modo sicuro sul cloud. L’archiviazione su cloud significa che i file sono accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Ogni volta che nuovi documenti vengono caricati e condivisi, i clienti vengono avvisati, in modo che possano agire immediatamente. 

Invece di dover fare i salti mortali, i clienti possono accedere direttamente al portale per accedere, scaricare e caricare i file. Questo approccio semplificato alla condivisione dei file fa risparmiare ai clienti tempo e frustrazione.

E se un file dovesse essere condiviso con una terza parte?

Il portale clienti sicuro di TaxDome rende facile anche la condivisione sicura dei file con terze parti. Basta creare un link di condivisione e aggiungere una data di scadenza. La parte avrà accesso al file solo fino alla data di scadenza. 

Le date di scadenza aggiungono un ulteriore livello di sicurezza quando si condividono i file con terze parti e garantiscono che solo le parti giuste abbiano accesso per un tempo limitato.

Conclusione

La condivisione dei documenti è una parte fondamentale dell’attività di uno studio contabile. Sia che i clienti condividano i documenti con te o che tu condivida i file con il cliente, la sicurezza è una priorità assoluta.

Incorporare un portale clienti TaxDome sicuro e completamente personalizzato per condividere documenti con i clienti e tenere al sicuro le informazioni sensibili significa utilizzare una soluzione all-in-one che è stata costruita da zero per essere sicura.