Lettera di incarico in contabilità: Cose da fare e non fare per proteggere il tuo studio

Se vuoi fornire delle certezze a te e ai tuoi clienti, è importante sapere come scrivere una lettera di incarico. I professionisti del settore fiscale che si chiedono cosa sia una lettera di incarico in contabilità devono imparare le “cose da fare e non fare” nelle lettere di incarico.

Ma prima di analizzare perché il tuo studio abbia bisogno di una lettera di incarico e come scriverne una, diamo un’occhiata a cosa sono queste lettere.

Che cos’è una lettera d’incarico per studi contabili o fiscali?

Una lettera di incarico è un contratto legalmente vincolante tra te e un cliente. La lettera definisce il vostro rapporto e include dettagli come i seguenti:

Gli studi dovrebbero richiedere a tutti i clienti di firmare una lettera di incarico.

Perché gli studi hanno bisogno di lettere d’incarico con ogni cliente

Ogni cliente dovrebbe firmare una lettera di incarico prima di qualsiasi lavoro, perché stabilisce le responsabilità del tuo studio e l’ambito del lavoro da svolgere. Queste lettere sono legalmente vincolanti.

Una volta firmate, il tuo studio beneficia di:

• Meno malintesi 
• Accordo legalmente vincolante firmato da tutte le parti
• Aspettative delineate chiaramente 

Il tuo cliente non può tornare e richiedere un lavoro al di fuori dell’ambito della lettera di incarico. È possibile elencare molteplici servizi all’interno della lettera, ma spesso è meglio che ogni servizio abbia la propria lettera d’incarico per motivi di chiarezza.

Cose da fare nelle lettere d’incarico

Le lettere d’incarico devono essere scritte correttamente per poterle sfruttare al meglio. Le sezioni giuste con la giusta formulazione sono la chiave. Alcune delle cose da fare all’interno della tua lettera dovrebbero includere quanto segue:

Stabilire le aspettative

Le aspettative dovrebbero essere delineate nel modo più chiaro e completo possibile. Si dovrebbero stabilire le seguenti aspettative:

• Tempistica. Assicurati di includere la tempistica per il lavoro da eseguire quando tutti i documenti e gli obblighi del cliente sono soddisfatti. Questo può includere delle tappe.
• Tariffe. Il prezzo e i termini di pagamento dovrebbero essere inclusi. Se vengono forniti più servizi, assicurati di fornire una ripartizione dei prezzi.
• Scadenze. Quando sarà completato il lavoro? Dovresti aggiungere delle clausole che dichiarino che il cliente deve fornire tutti i documenti necessari prima di una certa ora e data affinché la scadenza venga rispettata.
• Ambito. Lo scopo del lavoro e i servizi specifici che offri dovrebbero essere inclusi.

Stabilire le tue aspettative per il cliente e identificare le aspettative che il cliente dovrebbe avere per il tuo servizio, aiuta ad eliminare i malintesi.

Responsabilità

Sia tu che il cliente avrete delle responsabilità che devono essere rispettate. Quando ci si impegna in un contratto, le responsabilità dovrebbero includere informazioni e dettagli pertinenti, come i seguenti:

• Il cliente ha la responsabilità di fornire informazioni accurate
• Il cliente ha la responsabilità di fornire tutti i documenti finanziari
• Lo studio ha la responsabilità di fornire report e/o documenti
• Informazioni su una comunicazione tempestiva da ciascuna parte
• E altro ancora a seconda delle circostanze individuali

Se dedichi del tempo a delineare le responsabilità di entrambe le parti, l’intero rapporto con il cliente sarà migliore.

Dettagli del servizio

Il tuo studio può offrire diversi servizi per soddisfare le esigenze dei tuo clienti. I dettagli del servizio possono aiutare a prevenire malintesi e a chiarire ulteriormente le aspettative. Anche le scadenze e le strutture tariffarie possono essere incluse in questa sezione.

TaxDome può aiutarti ad elencare i servizi nella tua lettera di incarico.

È possibile impostare e inviare contratti in modo facile utilizzando TaxDome. Specificando i servizi, ti assicurerai che entrambe le parti comprendano e accettino pienamente il servizio che viene reso. 

Lettere di incarico annuali

Ogni anno, dovresti creare nuove lettere di impegno. Il tuo servizio si evolve e cambia durante l’anno, e inviando nuove lettere, potrai essere sicuro di:

• Limitare la tua responsabilità riguardo gli anni precedenti
• Aggiungere eventuali aumenti di prezzo che possono essersi verificati

Se i tuoi servizi sono cambiati o il tuo cliente non ha più bisogno di un certo servizio, le lettere di incarico annuali possono garantire che tu non sia più responsabile per questi servizi.

Inviare lettere di incarico in modo rapido

I clienti hanno bisogno del tuo servizio adesso, ma devi anche prendere il tempo per assicurarti che al tuo cliente sia stato fatto un onboarding rigoroso. 

Perché non aggiungere la tua lettera d’incarico nel processo di onboarding?

Abbiamo scritto un intero articolo sull’argomento: Come automatizzare l’onboarding dei clienti con TaxDome. Dovresti inviare una lettera d’incarico non appena il cliente avrà completato il processo di onboarding.

Più velocemente tutti firmano, meglio è.

Una volta firmata la lettera, potrai iniziare a fornire servizi, e il cliente riceverà un servizio rapido.

Aggiungi questi extra

Dovresti prendere in considerazione l’aggiunta di alcuni, se non tutti, dei seguenti elementi nella lettera:

• Politiche di conservazione dei documenti
• Clausola di interruzione lavoro
• Conseguenze e spese associate ai pagamenti in ritardo
• Menzione che l’accuratezza del lavoro dipende dai fatti forniti dal cliente

Cose da non fare in una lettera d’incarico:

Sai cosa includere nella tua lettera di incarico, ma ora è il momento di imparare cosa non dovresti fare. A volte, i piccoli errori possono fare una grande differenza nella soddisfazione e nell’esperienza del cliente.

Alcune delle cose da evitare quando si scrivono e si inviano lettere di impegno sono le seguenti:

Invio di Google Docs

Google Docs è ottimo per molte cose, ma non fare affidamento sul servizio per le tue lettere. Invece, puoi usare un servizio come TaxDome che ti permette di:

• Mettere il tuo brand sulla tua lettera d’incarico
• Personalizzare la tua lettera di incarico

La tua attività e i tuoi servizi sono unici, e vuoi usare una piattaforma come TaxDome che ti dia il pieno controllo sulla creazione e sul branding della tua lettera.

Obbligare a firmare fisicamente un documento

Firmare fisicamente un documento non è necessario o nemmeno pratico quando il cliente non è nel tuo ufficio. Quando obblighi i clienti a stampare e firmare la tua lettera, rimanderanno questo processo fino a quando avranno del tempo libero.

Il periodo di attesa non è vantaggioso né per te né per i tuoi clienti.

Invece, utilizza la firma elettronica e permetti ai tuoi clienti di firmare i documenti subito dopo aver fatto l’onboarding.

Se usi già TaxDome, puoi richiedere ai tuoi clienti di firmare la loro lettera di incarico direttamente dal portale clienti.

Qual è la differenza di tempo tra la firma di un documento fisico e la firma elettronica? 

• I clienti impiegano 37 minuti a firmare elettronicamente contro i 5 giorni della firma fisica.
• Le firme elettroniche riducono anche drasticamente gli errori di firma.

Se stai ancora richiedendo copie fisiche dei documenti ai clienti, assicurati di passare alla firma elettronica.

“Clausole “in vigore

Dovresti creare un contratto evergreen che tenga aggiornata la tua responsabilità. Se hai un contratto che afferma che è in vigore fino a quando una parte annulla il contratto, questo può portare a potenziali vuoti di responsabilità. 

Un linguaggio considerato “onnicomprensivo”

Il linguaggio utilizzato nella tua lettera di incarico deve essere conciso e preciso. Se sei troppo vago o ti riferisci al lavoro con un linguaggio che è considerato onnicomprensivo, si espanderà la portata del lavoro fornito.

Vuoi che l’ambito del lavoro sia scritto così chiaramente in modo da non lasciare spazio a fraintendimenti su ciò che è richiesto al tuo studio.

Aggiungere il gergo

Il tuo cliente non è così esperto e, nella maggior parte dei casi, non avrà familiarità con il gergo legale o contabile come te. Come professionista della contabilità, è facile dimenticare che i clienti potrebbero non capire le abbreviazioni o il linguaggio complicato che aggiungi nella tua lettera di incarico.

Pertanto, assicurati di rivedere la tua lettera e rimuovi (o spiegare chiaramente) quanto segue:

• Gergo legale 
• Abbreviazioni
• Termini che solo un commercialista potrebbe conoscere

Assicurati che i tuoi clienti possano leggere e capire la lettera di incarico nella sua interezza, e modificala se necessario.

Non promuovere i tuoi servizi

Alcuni studi utilizzano la lettera di incarico come una sorta di spinta finale alla vendita, e questo è il momento peggiore per cercare di vendere ai clienti servizi aggiuntivi. La tua lettera di incarico è un contratto e non dovrebbe mai essere utilizzata per la promozione o la vendita.

Quando esamini la tua lettera, chiediti se ogni sezione delinea i servizi esattamente a ciò che il cliente ha richiesto oppure no.

Ora che sai come scrivere una lettera di incarico, è importante implementare i processi che assicurino che tutti i clienti firmino prima che qualsiasi servizio venga fornito. Da un punto di vista commerciale, la tua lettera protegge te e il tuo cliente – è conveniente per tutti.