6 Tactieken Om Situaties Te Voorkomen Waarbij “Klanten Niet Betalen” Nadat U Uw Werk Hebt Gedaan

Als fiscalist of accountant zult u waarschijnlijk te maken krijgen of al te maken hebben gehad met klanten die niet op tijd betalen of die voor verricht werk zelfs helemaal niet betalen. Wat doet u als een klant u niet betaalt? Dit kan frustrerend zijn en uw cashflow beïnvloeden, vooral als u het geld niet vooraf bij uw cliënten int. 

Of u nu een registeraccountant, boekhouder of accountant bent, het creëren en in stand houden van een stabiele cashflow is een voortdurende inspanning die slimme oplossingen vereist om ervoor te zorgen dat u altijd op tijd betaald krijgt voor voltooid werk, elke keer weer. Hier bieden we enkele inzichten in het voorkomen van “klanten die niet betalen”-situaties en hoe u uw betalingsproces kunt automatiseren. 

Waarom klanten soms niet betalen voor verleende diensten

Als u situaties hebt meegemaakt waarin klanten niet betalen voor geleverde diensten, moet u zichzelf een paar vragen stellen. Waarom gebeurt dit? Wat kan ik doen als een klant niet betaalt? 

Als u de juiste antwoorden krijgt, kunt u uw interne processen verbeteren en toekomstige problemen voorkomen. Hier volgen enkele mogelijke redenen waarom u problemen zou kunnen ondervinden met de betaling van klanten. 

• Geen duidelijk betalingsbeleid 
• Problemen met de cashflow van klanten
• Gebrek aan duidelijke communicatie
• Gebrek aan urgentie aan beide kanten
• Fouten in het facturerings- en afbakeningsproces
• Betalingsgeschillen
• Klant is oneerlijk
• Gebrek aan verschillende betalingsmogelijkheden

Hoe Voorkomt U Situaties Waarbij Klanten Niet Betalen

Onthoud altijd dat u het recht heeft om te beloond te worden voor de tijd en moeite die u in een project of opdracht van een klant steekt. Maar dit alleen is niet genoeg om ervoor te zorgen dat klanten betalen voor het geleverde werk. Laten we eens kijken naar enkele oplossingen om dergelijke problemen te voorkomen. 

Zorg voor een duidelijk betalingsbeleid 

Een van de eerste dingen die u moet doen voordat u klanten diensten aanbiedt, is ervoor zorgen dat u een duidelijk betalingsbeleid en werkcontract hebt. Een betalingsstructuur helpt dergelijke situaties te voorkomen en voorkomt dat klanten om welke reden dan ook volledige betaling achterhouden. In een contract worden de details en verwachtingen van alle betrokken partijen uiteengezet. Het biedt ook een zekere mate van rechtsherstel in geval van contractbreuk, bijvoorbeeld wanneer een klant niet betaalt.

Maak het betalingsproces eenvoudig voor klanten

Maak het betalingsproces voor klanten eenvoudig, en de kans is groot dat ze op tijd zullen betalen. Overweeg een centrale betalingsoptie in uw klantenbeheerportaal op te nemen. Door alle facturen en betaalopties op één plek te hebben, wordt het voor klanten eenvoudiger om openstaande facturen te betalen. Een oplossing zoals TaxDome, alles-in-een software voor registeraccountants, boekhouders en accountants, vereenvoudigt dit proces en zorgt ervoor dat u uw facturen voor elke opdracht betaald krijgt.

Factureer elke klant nadat het werk is voltooid

Wanneer u dagen of weken nadat het werk is voltooid facturen stuurt, daalt de waarde van de verleende diensten in de ogen van de klant met elke dag die voorbijgaat. Als er factureringsproblemen, fouten en vertragingen zijn tijdens het betalingsproces, zal er extra kritisch naar uw factuur worden gekeken. 

Klanten factureren bij voltooiing van het werk is de beste optie om er zeker van te zijn dat u op tijd betaald wordt. Voor grotere projecten is tussentijdse facturering op vooraf vastgestelde tijdstippen een uitstekende optie die veel klanten ook op prijs zullen stellen. 

Met TaxDome kunt u het betalingsproces automatiseren en vooruitbetalingen automatisch in rekening brengen. U kunt ook documenten koppelen aan facturen, zodat klanten het document wel kunnen zien, maar er pas bij kunnen als ze de factuur betaald hebben. Documenten worden onmiddellijk ontgrendeld nadat de factuur is betaald. 

Bekijk hoe uw collega’s sneller betaald werden door documenten aan rekeningen te koppelen:

Ontdek hoe u de cashflow van uw bedrijf kunt optimaliseren!

Bied klanten betalingsopties aan

Het is van cruciaal belang om klanten de betalingsmogelijkheden te bieden die zij wensen. Denk aan creditcardbetalingen, standaard chequebetalingen, overschrijvingen en online betalingsverwerkers. TaxDome kan eenvoudig worden geïntegreerd met Stripe, CPACharge, en QuickBooks Online, zodat u zowel creditcard als e-check (ACH betalingen) opties aan uw klanten kunt aanbieden. Een optie tot termijnbetaling bij grotere projecten is voordelig omdat u vooraf betaald krijgt. 

Uw relatie met klanten blijft ook positief zelfs wanneer zij cashflow problemen kennen. U kunt met deze optie ook gemakkelijker meer werk genereren en situaties voorkomen waarin een klant u voor uw werk niet betaalt.

Herinner klanten eraan om u te betalen

Zorg ervoor dat u uw klant in elke fase van de projectworkflow op de hoogte houdt en statusupdates biedt. Laat hen weten wanneer het werk voltooid zal zijn en wanneer facturatie plaatsvindt. 

Een vriendelijke herinnering dat een rekening verschuldigd is vormt de eerste stap. In de meeste gevallen zullen ze na een vervolgbericht per e-mail betalen. Met TaxDome’s geautomatiseerde herinneringen kunt u gemakkelijk honderden klanten opvolgen zonder een vinger uit te steken. Of gebruik gewoon een Beveiligd Bericht om die vergeetachtige klanten te sms’en.

Als ze niet reageren kun je bellen om te vragen naar hun tevredenheid over uw werk, financiële problemen, of een andere reden waarom ze niet betalen. Als een klant niet betaalt en e-mails of telefoontjes negeert, eis dan krachtiger om betaling en stel een ultimatum. Schrijf zonodig een aanmaningsbrief om te laten zien dat het u menens is. Als herhaalde pogingen niet werken, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. 

Breng kosten in rekening voor te late betaling

Geen enkele klant wil boetes voor te late betaling betalen, maar door boetes voor te late betaling in rekening te brengen weerhoudt u klanten ervan facturen te laat te betalen. Dit moet worden ondersteund door een betalingsbeleid of servicevoorwaarden om ervoor te zorgen dat u uw facturen betaald krijgt na voltooiing van elke taak.

U kunt uw betalingsproces automatiseren om alle rompslomp te vermijden

TaxDome is een volledig geïntegreerde oplossing voor al uw behoeften op het gebied van klantenbeheer, inclusief factuur- en betalingsbeheer. Het is de perfecte tool wanneer u slimmer wilt omgaan met uw facturatiebehoeften. TaxDome’s eenvoudige, intuïtieve en mobielvriendelijke klantportaal maakt het u gemakkelijk om altijd betaald te krijgen en debiteuren en handmatige reconciliatie te vergeten. 

Hier volgt hoe TaxDome u helpt situaties te voorkomen waarin een klant niet betaalt voor geleverd werk: 

• U kunt het betalingsproces automatiseren en vooruitbetalingen automatisch in rekening brengen.
• U kunt documenten aan facturen koppelen, zodat klanten het document wel zien, maar er pas bij kunnen als ze betaald hebben. Documenten worden onmiddellijk ontgrendeld nadat de factuur is betaald. 
• U kunt TaxDome eenvoudig integreren met Stripe, CPACharge, of gebruik maken van ACH betalingen (dit laatste werkt alleen in de VS)
• U kunt klanten automatisch pushnotificaties sturen om hen te verwittigen wanneer hun facturen klaar zijn om betaald te worden.

Bekijk hoe Joseph & Hetrick, LLC vermijdt om achter klanten aan te gaan:

Klaar om te beginnen? Begin vandaag nog met een gratis proefperiode van twee weken – geen creditcard nodig. Hulp nodig of heeft u vragen? Doe mee aan onze live demo voor meer informatie of spreek vandaag nog met een echte persoon.