Belangrijkste kenmerken van praktijkbeheersoftware voor accountants

Nu accountants meer dan ooit op technologie vertrouwen, is het kiezen van de juiste praktijkbeheersoftware een van de belangrijkste beslissingen die uw accountantskantoor kan nemen. Software voor praktijkbeheer combineert meerdere tools in één platform, zodat u uw technologie kunt consolideren, gegevens kunt centraliseren en processen kunt stroomlijnen.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste functies die u kunt verwachten van accounting praktijkbeheersoftware — en hoe ze u kunnen helpen efficiëntere workflows te creëren. 

Laten we er eens in duiken.

Project- en taakbeheer

Boekhouden bestaat uit veel bewegende delen, waarbij teams meerdere klanten, projecten en taken tegelijk beheren. Zonder de juiste technologie kan het een uitdaging zijn om alles bij te houden. Dit kan leiden tot fouten of vertragingen. 

Met software voor praktijkbeheer kun je projecten en taken toewijzen en de voortgang bijhouden. Dit brengt een nieuw niveau van transparantie en zichtbaarheid in het werk, zodat teamleden op elk moment kunnen zien wie waar aan werkt. 

De best praktijkbeheerplatforms bieden ook taakautomatisering. In TaxDome kun je als onderdeel van een bredere geautomatiseerde workflow automatisch taken aanmaken en toewijzen. Dus als een opdracht bijvoorbeeld in de fase “aangifte voorbereiden” van een aangifte-workflow komt, wordt de toegewezen accountant automatisch op de hoogte gebracht van de taak.

Teambeheer

Effectief teambeheer is essentieel voor een goed functionerende boekhoud- of accountantspraktijk. Met software voor praktijkbeheer kun je in vogelvlucht zien waar je team aan werkt, accountants toewijzen aan verschillende taken of klanten en toegangsrechten op een gedetailleerd niveau instellen. Accountants kunnen ook via interne chats met elkaar communiceren. 

Sommige platforms doen er nog een schepje bovenop door teamanalyses en dashboards aan te bieden, zodat je een realtime overzicht hebt van de werklast en hulpmiddelen. In TaxDome kun je zelfs standaard werkprocedures (SOP’s) maken om je team door de interne processen te leiden.

Workflow automatisering

Of het nu gaat om communicatie met klanten of het bijwerken van gegevens, boekhouden zit vol met repetitieve taken. Het automatiseren van deze taken bevrijdt accountants van alledaags werk, zorgt voor consistentie in processen en elimineert het risico op fouten. De beste software voor praktijkbeheer automatiseert niet alleen afzonderlijke taken, maar hele werkstromen.

Laten we het voorbeeld nemen van het voorbereiden van belastingaangiften. Afgezien van het invullen van het formulier, kunnen de meeste stappen — waaronder met klanten communiceren, offertes en opdrachtbrieven sturen, documenten verzenden en om betalingen vragen — volledig geautomatiseerd worden. 

In TaxDome kun je workflows maken die uit meerdere fasen bestaan. Elke fase kan zijn eigen automatiseringen bevatten die in werking treden wanneer een opdracht die fase binnengaat. Zodra bepaalde taken zijn voltooid, gaat de opdracht automatisch naar de volgende fase, waarbij een nieuwe ronde van automatiseringen in gang wordt gezet — en ga zo maar door. 

Je kunt ook sjablonen gebruiken voor e-mails naar klanten, offertes, taken, facturen en zelfs hele workflows — en deze met shortcodes aanpassen. Het resultaat is een naadloos geautomatiseerd proces waarbij alles op de automatische piloot verloopt. En hier profiteren niet alleen accountants van. Omdat alle communicatie geautomatiseerd en gepersonaliseerd is, blijven klanten van alles op de hoogte.

Documentbeheer

Accountants hebben met veel documenten te maken, waarvan er veel zeer gevoelige persoonlijke of financiële informatie bevatten. Daarom is effectief documentbeheer een prioriteit voor accountantskantoren. 

Software voor praktijkbeheer fungeert als een centraal punt voor al je klantdocumenten, zodat je gemakkelijk documenten kunt uploaden, delen en er op grote schaal aan kunt samenwerken

 — zonder afbreuk te doen aan de beveiliging. In plaats van te moeten springen tussen aparte documentbeheer- en CRM-systemen, heb je nu één enkele bron van waarheid. 

Sommige platforms bieden beveiligde klantenportalen, waar klanten gemakkelijk documenten kunnen uploaden, beheren en elektronisch ondertekenen. Zo wordt documentbeheer een gezamenlijke inspanning van klanten en accountants. 

Extra documentgerelateerde functies waar je op moet letten zijn wettelijk bindende e-handtekeningen, pdf-editors en ingebouwde Offertes. TaxDome biedt zelfs een Windows app waarmee je mappen in bulk kunt uploaden, bestanden kunt bekijken en bewerken, documenten aan opdrachten kunt koppelen en e-handtekeningen kunt aanvragen zonder in te hoeven loggen op de TaxDome werkruimte.

Klantenbeheer

Software voor praktijkbeheer biedt de hulpmiddelen en processen die je nodig hebt om relaties met klanten effectief te beheren. De meeste platforms worden geleverd met een CRM, waar je alle gegevens, dossiers, documenten en communicatie van klanten op één plek kunt beheren. 

Aan de klantzijde bieden praktijkbeheerplatforms zoals TaxDome ook klantenportalen. Dit zijn beveiligde werkruimten waar klanten met het kantoor kunnen communiceren, taken kunnen bekijken, documenten kunnen uploaden en betalingen kunnen doen — op elk apparaat, overal.

Klantenportalen tillen klantenbeheer naar een hoger niveau en bieden klanten een naadloze digitale ervaring en één aanspreekpunt voor al hun boekhoudkundige behoeften. 

Tijdinvoer en facturering

Accountantskantoren werken vaak op basis van factureerbare uren, dus een effectief tijdregistratiesysteem is essentieel om te weten hoeveel u uw klanten moet factureren. Het helpt ook om een duidelijker beeld te krijgen van hoe productief boekhoudteams zijn. In combinatie met tijdinvoer en facturering kun je je tijdinvoergegevens gebruiken om automatisch nauwkeurige facturen te genereren en te versturen. 

Door dit proces te automatiseren is het niet meer nodig om handmatig facturen te maken en te versturen, en met een platform zoals TaxDome kun je facturatie inbouwen in je geautomatiseerde workflows. Je kunt ook betalingsvoorwaarden en facturering vaststellen tijdens de offertefase, met de optie om eenmalige of terugkerende facturen op te stellen. Je kunt zelfs in de vorm van een aanbetaling vooraf geld innen.  

Als het gaat om betaald worden, kun je met de meeste praktijkbeheersystemen veilig betalingen verwerken. In TaxDome kun je bijvoorbeeld creditcards, betaalpassen en SEPA-betalingen accepteren door je Stripe-account te koppelen.

Rapportage

Met al die tools en processen onder één dak bevat praktijkbeheersoftware een enorme hoeveelheid gegevens. Met rapportagemogelijkheden kun je de kracht van die gegevens benutten en omzetten in krachtige inzichten die slimmere besluitvorming in je hele bedrijf mogelijk maken. 

Met de beste platforms voor praktijkbeheer kun je in je gegevens duiken om inzichten te krijgen in de productiviteit van je team, inkomsten, voltooiing van taken en nog veel meer. Je kunt er ook aangepaste rapporten mee genereren en exporteren.

Prijsstelling

De prijs is niet echt een kenmerk, maar het is toch een belangrijke factor om in overweging te nemen bij het kiezen van software voor het beheren van boekhoudkundige praktijken. 

De prijs verschilt van product tot product. De meeste softwareleveranciers bieden prijsniveaus, waarbij duurdere niveaus een breder scala aan functies ontsluiten. Soms zijn er ook verschillende prijsniveaus voor verschillende teamgroottes. Andere aanbieders, zoals TaxDome, houden het eenvoudig met voor alle klanten één enkel prijsplan — dus of je nu alleen werkt of een multinationaal belastingkantoor hebt, je hebt toegang tot dezelfde geweldige tools.

Het is ook belangrijk om op verborgen kosten te letten. Sommige aanbieders brengen extra kosten in rekening bij bepaalde diensten, productfuncties of uitbreidingen, en de werkelijke kosten kunnen veel hoger zijn dan waarmee op de website wordt geadverteerd.

Conclusie

Software voor praktijkbeheer combineert meerdere mogelijkheden op één plek. Hierdoor kun je niet alleen je boekhoudpakket vereenvoudigen, maar het zorgt ook voor meer samenhangende processen, gecentraliseerde gegevens en een superieure ervaring voor zowel boekhouders/accountants als klanten.

We hebben in dit artikel een aantal van de belangrijkste functies van praktijkbeheersoftware besproken, maar deze lijst is lang niet volledig. Wanneer je beslist welke oplossing voor jou geschikt is, raden we je aan de tijd te nemen om je specifieke behoeften en doelen te begrijpen. 

Het kiezen van het juiste platform voor praktijkbeheer is immers een van de belangrijkste beslissingen die je bedrijf kan nemen.