Moet U Uw Bedrijf naar de Cloud Verhuizen?

Alles gaat tegenwoordig online. Bedrijven vormen hierop geen uitzondering: steeds meer bedrijven verplaatsen hun gegevens van interne servers naar softwareleveranciers in de cloud. Voor degenen onder u die de sprong nog niet hebben gewaagd, lijkt het misschien overweldigend. Maar vroeg of laat zult u de stap wel moeten zetten. De overstap van uw belastingzaken naar de cloud kan een van de beste zakelijke beslissingen zijn die u ooit zult nemen.

Hoe makkelijker het voor uw klanten is, hoe groter de kans is dat ze vaste klanten en loyale voorstanders worden. Dit is een groot voordeel dat u kunt verwachten wanneer u overstapt op cloud software zoals TaxDome. Door te verhuizen naar de cloud zult u ook veel besparen op uw uitgaven, de algehele efficiëntie van uw organisatie verbeteren en uw winst vergroten. 

In de huidige door technologie gedomineerde samenleving is het verhuizen van uw bedrijf naar de cloud iets dat uiteindelijk onvermijdelijk is. Laat TaxDome u stap voor stap helpen en neem uw fiscale bedrijf mee naar de toekomst.

Cloud vs. server technologieën

Tot nu toe installeerden de meeste bedrijven hun software op interne servers. Die bevonden zich meestal in een kast, achterkamertje of soms zelfs in een grotere speciale ruimte. Afhankelijk van de specifieke softwareovereenkomst is een licentie nodig voor de serverinstallatie of voor elk van de gebruikers ervan. En de organisatie is verantwoordelijk voor het beheer van de software, de beveiliging ervan en de updates. Dit alles leek zeer veilig.

Nou, niet echt. Nu we de cloud hebben kunnen we de knelpunten van het vorige systeem duidelijker zien.

Met een SaaS (Software as a Service), bespaart u uzelf de complicaties van het allemaal zelf doen. In plaats daarvan betaalt u een extern bedrijf die de software die u nodig hebt al host en die u een platform biedt.

U gebruikt de software en slaat uw gegevens op, allemaal via het internet. En in plaats van voor de kosten van een volledig softwarepakket en talrijke licenties te betalen, werkt SaaS op abonnementsbasis. U betaalt voor wat u gebruikt, en alleen voor de toegang die u nodig hebt.

De groei van SaaS is onmiskenbaar: verwacht wordt dat de markt vóór 2022 meer dan 160 miljard dollar zal bedragen.

Samenvattend, dit is hoe uw bedrijf van het gebruik van SaaS en cloud-technologieën profiteert:

1. Toegankelijk via computer, smartphone of tablet overal waar u een internetverbinding hebt.
2. U hoeft geen software te installeren of hardware in te stellen.
3. Op abonnementsbasis.
4. Versleutelde cloudgegevens.
5. Goedkoop. U betaalt voor wat u nodig hebt, en de kosten van beveiliging, updates, en onderhoud zijn inbegrepen.
6. Opslag is praktisch ongelimiteerd.

Een online e-commerce bedrijf starten is tegenwoordig de norm, maar hoe zit dat met belastingondernemingen? TaxDome gebruiker Dane Janas vertelde in een interview over zijn reis van eenmanszaak naar eigenaar van een virtueel bedrijf. Lees over zijn Grenzeloze Belastingervaring in onze blog.

Belangrijkste zaken van uw belastingpraktijk die kunnen worden bijgewerkt met TaxDome

Er is geen betere tijd dan nu om uw bedrijf vooruit te helpen. Laten we eens kijken naar een aantal van de TaxDome functies, die hoe u uw fiscale praktijk runt aanzienlijk kunnen vereenvoudigen.  

Klantenlijst beheer

Voorbij zijn de dagen van het gebruik van desktop Excel, papieren documenten, gedeelde google docs, die waarschijnlijk handmatig worden geüpdatet. Welkom bij de cloud-gebaseerde klantenlijst – alle belangrijke informatie binnen handbereik, georganiseerd en filterbaar. 

U kunt niet alleen uw klanten taggen en klanten vinden met actie-items (bijvoorbeeld: klant heeft gereageerd op uw open vragen), maar u kunt ook met één muisklik acties zoals bulkberichten uitvoeren, en alle informatie wordt naadloos bijgewerkt. Bovendien kunt u met een aanpasbare CRM uw eigen velden aanmaken, zodat u alle gegevens die u nodig hebt op één plek hebt.

Filter klantenlijsten, tag uw klanten, en vereenvoudig management met Aanpasbare CRM.

Communicatie met klanten

Goed communiceren met uw cliënten is absoluut essentieel voor het succes van uw belastingonderneming. Tijd is geld, zeker als het om belastingen gaat. Met TaxDome bieden wij een moderne en gebruiksvriendelijke manier van communiceren. 

Belastingondernemingen die overstappen op de cloud kunnen profiteren van een geheel nieuwe manier van communiceren: een klantenportaal waar uw klanten kunnen inloggen en documenten op hun telefoon kunnen scannen, betalingen kunnen verrichten en al uw vragen kunnen beantwoorden.

Ingebouwde mobiele docs scanner maakt het overbrengen van documenten naar TaxDome binnen enkele seconden mogelijk.

Met een klantportaal kan uw klant zijn zaken op elk moment raadplegen en toegang krijgen tot zijn dossier en betalingsgeschiedenis. 

Een klantportaal kan uw bedrijf een grotere cashflow en snellere betalingen van klanten opleveren. Online betalingen worden voor alle soorten bedrijven standaard. Hoe eenvoudiger het voor uw klanten wordt om u te betalen, hoe minder openstaande vorderingen u zult hebben. Het is ook eenvoudig om herinneringen en notificaties naar uw klanten te sturen wanneer de betalingstermijn is verstreken. 

Uw klanten ontvangen push notificaties wanneer hun facturen klaar staan om betaald te worden.

Klant Dataverzameling en beheer 

Met TaxDome is het mogelijk om klantgegevens elektronisch te verzamelen en te beheren, allemaal op één plek. Uw workflow is nu papierloos, zodat u zich meer kunt richten op uw bedrijf. Als u bestaande bedrijfssystemen heeft die klantgegevens bevatten, is het eenvoudig om uw klantenlijst vanuit de bestaande software direct in TaxDome te importeren.

U kunt eenvoudig bestanden van uw PC slepen naar TD slepen

Door papierloos te gaan met TaxDome kunt u al uw belangrijke documenten en bestanden elektronisch in de cloud opslaan. Niet alleen zal uw hele bedrijf beter georganiseerd worden, maar u zult ook het milieu helpen door het verminderen van de CO2-voetafdruk van uw bedrijf. Hier zijn een paar manieren waarop het verzamelen en beheren van klantgegevens zal verbeteren door het verplaatsen van uw bedrijf naar de cloud:

• Makkelijke toegang tot documenten: U bent niet langer tijd kwijt met het doorspitten van uw archiefkasten om de documenten van uw klant terug te vinden. De cloud werkt in realtime bij, dus u hoeft zich niet bezig te houden met meerdere versies van documenten en de problemen die komen kijken bij versiebeheer.
• U bespaart waardevolle tijd: In plaats van alle documenten die u nodig hebt om uw werk voor uw klanten af te ronden te faxen, te organiseren en op te sporen, kunt u uw tijd besteden aan productievere taken en uw factureerbare uren verhogen zonder dat u meer tijd op kantoor hoeft door te brengen.
• Verbeterde databeveiliging: Uw belangrijke bedrijfsbestanden vertrouwelijk houden is erg belangrijk. Door te investeren in diensten van een top cloud provider als TaxDome, investeert u in een geheel veilig netwerk. Als er op kantoor iets gebeurt met uw computer of fysieke bestanden, kunt u er zeker van zijn dat ze in de cloud zijn opgeslagen..

Personeelsmanagement

Het is gemakkelijk om overweldigd te raken door de enorme hoeveelheid informatie, vooral tijdens het drukke belastingseizoen. Daarom is het van vitaal belang is om jezelf te omringen met een geweldig team. Met TaxDome kunt u cliënten toewijzen aan specifieke teamleden, taken delegeren en gebruiksrechten beperken om klantinformatie op een “need-to-know” basis te houden. 

Wijs taken aan een teamlid of -leden toe en houd de voortgang bij.

U kunt ook interne brondocumenten (eigen spreadsheets, bronbestanden van belastingprogramma’s) delen en onderhouden. Met onze gedeelde Inbox+, kunt u uw bestaande e-mailaccounts koppelen en heeft u toegang tot alle e-mail interacties tussen uw klanten en medewerkers. Het is uw bedrijf, en met TaxDome behoudt u de mogelijkheid om te groeien waarbij u volledige controle over uw bedrijf behoudt. 

U kunt op één plek alle notificaties zien alsmede de antwoorden van de klanten.

Sommige bedrijven zijn nadat ze TaxDome in hun gebruikelijke workflow geïmplementeerd hadden hier al in geslaagd. Brooklyn FI is een perfect voorbeeld van hoe een start-up zijn bedrijf kon laten groeien met behulp van TaxDome software. Lees over Brooklyn FI Experience in onze blog.

Workflow Management Geautomatiseerd

Administratief werk is voor alle bedrijven een noodzakelijk kwaad, maar het kan zeker productieve tijd kosten als het niet goed wordt beheerd. 

Met TaxDome kunt u al uw administratieve taken eenvoudig vereenvoudigen en automatiseren. Uw belastingpraktijk zal als een goed geoliede machine draaien. Workflowtools bieden tal van voordelen, maar hier zijn een paar van de belangrijkste: 

• Verbeterde klant onboarding: TaxDome vindt het belangrijk dat u tijd bespaart, en daarom hebben we een gids opgesteld over hoe u nieuwe klanten kunt binnenhalen zonder er ook maar iets voor te hoeven doen. U kunt de stap-voor-stap instructies in onze blogpost vinden: Hoe u met TaxDome klant onboarding automatiseert.
• Grotere transparantie van zaken: TaxDome beschikt over een uniek en eenvoudig te gebruiken dashboard dat alle taken weergeeft die momenteel in behandeling zijn. Al uw teamleden die bij TaxDome zijn ingevoerd, kunnen in real-time wijzigingen in hun werk zien. U kunt zelfs meldingen instellen voor specifieke taken om uw teamleden te laten weten dat iets hun aandacht vereist. Meer transparantie in uw dossiers betekent dat u minder tijd kwijt bent aan teamvergaderingen om iedereen bij te praten. Het betekent dat alle neuzen van uw hele team altijd dezelfde kant op staan. TaxDome geeft u gemoedsrust omdat u weet dat uw team volledig op de hoogte is van de lopende taken.

Houd voortgang van uw taken bij door pijplijnen te gebruiken.

• Gemakkelijk werk delegeren: Aan het hoofd staan van uw bedrijf brengt heel wat verantwoordelijkheid met zich mee. Het is onrealistisch te verwachten dat u alle taken die nodig zijn om uw bedrijf te runnen in uw eentje kunt afhandelen. Dat betekent dat het delegeren van werk een echt noodzakelijk is. Stelt u zich eens voor dat u een one-stop-shop heeft voor alle taken waar u en uw team mee bezig moeten zijn. TaxDome biedt een workflow tool die u in staat stelt om gemakkelijk werk te delegeren. Met de dashboard tool kunt u unieke taken voor individuele teamleden creëren, de voortgang van het werk dat ze doen bijhouden, en met uw hele team communiceren. In plaats van vergaderingen te plannen om samen met uw team de bal aan het rollen te brengen, kunt u werk aan hen delegeren en ze met een simpele muisklik aan het werk zetten.

• Superieure taakmanagement: Wanneer de verantwoordelijkheden zich beginnen op te stapelen, is het gemakkelijk om overweldigd te raken. Als belastingdeskundige is het beheren van uw tijd en het prioriteren van werk essentieel voor uw algehele succes. Met een workflow  tool kunt u gemakkelijk prioriteiten stellen en tijdschema’s bepalen. Het kunnen versturen en ontvangen van bestanden binnen het platform is ook een groot pluspunt. In plaats van kostbare tijd te besteden aan het bepalen van de volgorde van de taken en deadlines die moeten worden uitgevoerd, kunt u met behulp van TaxDome’s taak-management tools direct aan de slag. 

Betalingssysteem

Het is vaak een voortdurende strijd om uw debiteurenadministratie in de gaten te houden. Natuurlijk willen we de cashflow verbeteren en de manier waarop we betaald worden stroomlijnen.

U kunt de manier waarop uw betaald wordt met TaxDome echter dramatisch verbeteren. De reden waarom dit werkt is dat TaxDome een snelle en makkelijke manier biedt om klanten via creditcard te laten betalen, vanuit het comfort van hun huis en zelfs vanaf hun mobiele telefoon.

Omdat uw klanten u met een simpele klik rechtstreeks via TaxDome kunnen betalen is het minimaliseren van uw openstaande facturen niet zo moeilijk als u misschien denkt. Dat betekent dat u niet langer handmatig facturen hoeft te e-mailen of tijd hoeft te besteden aan het verifiëren van al uw facturen. 

TaxDome ondersteunt reeds Stripe en CPACharge als betaaloplossingen en een integratie met QBO. We zijn ook blij om aan te kunnen kondigen dat de ACH oplossing binnenkort zal worden vrijgegeven. 

• Gestroomlijnde klantervaring: Tegenwoordig wil iedereen online kunnen betalen. Als u uw klanten niet de mogelijkheid biedt om u digitaal te betalen, zet u uw hele bedrijf op een achterstand. TaxDome biedt een gestroomlijnde klantervaring die het betalen voor uw diensten tot een werkelijk eenvoudig proces maakt.
• Stiptere betalingen: Het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk maken is een goede manier om ervoor te zorgen dat uw debiteuren op tijd betalen. Het laatste wat u wilt, is achter openstaande facturen aanzitten voor werk dat u eerder hebt voltooid. Door over te schakelen op online facturering vergroot u de kans dat uw gewaardeerde klanten u op tijd betalen. Maak het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk en pluk daar de vruchten van met TaxDome.