November 2022 Update

Wij zijn verheugd u de verbeteringen voor deze maand te kunnen geven voordat het belastingseizoen begint, dit om u te helpen het komende drukke seizoen zo soepel mogelijk door te komen. Dit is er nieuw.

In overeenstemming met onze visie om elk aspect van uw bedrijf in één portaal te organiseren, hebben wij een nieuwe sectie geïntroduceerd: namelijk documenten. Deze nieuwe, globale sectie bevat alle documenten van alle klanten van uw kantoor. Deze globale sectie sluit aan bij andere ‘globale’ secties: opdrachten, taken, facturen, tijdregistraties. In de toekomst zijn wij van plan globale secties toe te voegen voor andere gebieden (chats, contracten, enz.). 

Naarmate meer zaken digitaal worden, moeten chats interactief worden. Met deze release kunt u nu afbeeldingen en video’s insluiten, en video’s kunnen direct in de in-app viewer worden bekeken zonder nieuwe tabbladen te hoeven openen. Bovendien kunt u er nu voor kiezen om, indien gewenst, de volledige inhoud van het bericht in e-mailmeldingen te tonen.

Wij hebben ook de ‘Klaar met uploaden’-functionaliteit uitgebreid door middel van een knop in het klantenportaal. Deze functie is optioneel, maar wanneer ze deze inschakelen, hebben uw klanten een prominente knop ‘Klaar met uploaden’ in hun portaal. 

Daarnaast profiteren teams van een nieuwe knop ‘Toegang Vragen’, waarmee medewerkers gemakkelijker toegang kunnen krijgen tot delen van het systeem die voor hen niet beschikbaar zijn. 

Voorproefje: Wij werken aan de integratie van SMS in het pakket beschikbare communicatiemiddelen. Blijf op de hoogte! 

Laten we deze en vele andere verbeteringen eens in detail bekijken.

📚 Documentenbeheer

Globale Documenten: een meer gecentraliseerd en efficiënter documentenbeheer

Met de speciale sectie Documenten hebt u toegang tot alle documenten van alle klanten van uw kantoor. Dankzij de vernieuwde interface en de verbeterde navigatie vindt u nu sneller en gemakkelijker de bestanden die u nodig heeft.  

Globale documentenorganisatie

• Recent is een gloednieuwe weergave, gemaakt om toegang te krijgen tot de 100 meest recent bekeken/opgehaalde bestanden, voor alle klanten
• Documenten is een nieuwe interface om documenten in de context van één klant te bekijken. Vergelijkbaar met Windows Explorer of Mac Finder, kunt u met deze weergave schakelen tussen klantprofielen zonder de pagina te verlaten en naar de Klanten sectie te hoeven gaan. Daarnaast kunt u makkelijk documenten en mappen uploaden, mapsjablonen creëren en toepassen, handtekeningen vragen en alle overige acties uitvoeren.

• Prullenbak is de afvalbak van uw bedrijf – toegang tot alle verwijderde documenten van alle klanten van de laatste 120 dagen. Na 120 dagen worden documenten automatisch verwijderd. Meer over het verwijderen & herstellen van bestanden>>

Filteren van bestanden op accountnaam, datum of op basis van uw voorkeuren kunt u alle handtekeningen, alle goedkeuringen en recente acties van uw firma en klanten over een specifieke tijdsperiode van alle accounts vinden. Net als met andere filters, creëer sjablonen voor een snelle toegang tot uw favoriete views.

Lees in onze blog meer over hoe u tijd kunt besparen en slimmer kunt werken met Globale Documenten>>

Voorproefje: In de toekomst zijn wij van plan de sectie Documenten te verbeteren door subsecties ‘Handtekening’ en ‘Goedkeuringen’ toe te voegen, een nieuwe ‘zoeksuggestie’-tool in de zoekbalk te implementeren en nog veel meer. 

✉️ Beveiligde berichten

Meer interactieve Chats: sluit afbeeldingen en video’s in

Deze release heeft Beveiligde Berichten (Chats) beter gemaakt; nu is uw communicatie nog interactiever en dichter bij andere berichtentools zoals WhatsApp en iMessage.

• Met onze nieuwe in-app media viewer kunnen u en uw klanten alle bijgevoegde mediabestanden, afbeeldingen en video’s binnen de chat-thread bekijken. Hierdoor blijft u beter gefocust en hoeft u geen nieuw tabblad te openen.
• Afbeeldingen bijvoegen. U kunt tot 10 afbeeldingen bijvoegen in de formaten .png, .jpg, .jpeg, .gif en .svg. U en uw klanten kunnen ze roteren en in- en uitzoomen afhankelijk van de bestandsgrootte (bijv. schermafbeeldingen van bankafschriften).
• Video’s invoegen van YouTube, Loom, Vimeo and Google Drive in chats. Zo hebben klanten er direct en op elk later tijdstip toegang toe (bijv. onboarding-videohandleiding, overzicht van belastingaangiften, doorlopen van het proces van vooruitbetalen, enz.)
• Links hernoemen. U kon altijd al links aan chats toevoegen, maar nu kunt u kiezen welke tekst de klant te zien krijgt. In plaats van lange links zoals (https://www.google.com/search?q=yesterday+beatles) – kunt u bijvoorbeeld zeggen Ik ben gek op dit nummer!.

Voor meer details over het toevoegen van interactieve elementen aan uw chats, zie ons Help Centrum.

Voorproefje: De bovenstaande functies zijn tot nu toe aan chats toegevoegd, maar beeld- en video-ondersteuning zal universeel in TaxDome worden geïmplementeerd (in sjablonen, e-mails, enz.) 

Optie om de inhoud van het bericht in e-mailmeldingen te tonen

Eerder hebben wij deze mogelijkheid vrijgegeven om de zichtbaarheid van klanttaken te controleren in de corresponderende klantnotificaties. Deze werkwijze is tijdbesparend en productief gebleken, omdat uw klanten zich niet hoeven aan te melden op het klantenportaal om te weten wat er van hen verlangd wordt. 

Op basis van deze ervaring introduceren wij voor bedrijven, klanten en medewerkers de mogelijkheid om de inhoud van het bericht in de body van e-mails te controleren om zo de snelheid en efficiëntie van de communicatie te verbeteren. U kunt de functionaliteit in de Bedrijfsinstellingen inschakelen. Voor bedrijven die een hoger beveiligingsniveau wensen, is dit een optionele functie die u desgewenst kunt uitschakelen.

Zo ziet de e-mailmelding er voor uw klant uit:

Meer over de nieuwe instelling voor e-mailmeldingen in onze blog.

Voorproefje: SMS-communicatie komt nog voor het belastingseizoen! U zult klanten via SMS herinneringen en updates kunnen sturen en handmatig en automatisch teksten kunnen versturen. 

👨‍👩‍👧‍👧 Klantenportaal

Prominente “Klaar met uploaden” knop toegevoegd

Veel bedrijven worstelen met de vraag: “Hoe laat mijn klant me weten dat hij klaar is met het uploaden van documenten?”. Terwijl veel kantoren functies gebruiken die een duidelijke ‘voltooide’ status hebben, zoals organizers (die de klant kan indienen) en klanttaken (die de klant kan voltooien), hebben bedrijven die deze functies niet gebruiken meer ambigue workflows. Eerder dit jaar hebben we functies geïntroduceerd die gericht zijn op het oplossen van dit probleem, namelijk het selectievakje “Klaar met uploaden” dat verschijnt nadat een klant een document heeft geüpload. Uit tests en feedback is echter gebleken dat dit natuurlijk helpt, maar ook dat bedrijven op zoek waren naar een duidelijkere altijd zichtbare oplossing, dus niet alleen na een upload.

Met deze release kan een duidelijke ‘Klaar met uploaden’ knop aan uw klantenportaal homepage en Documentensectie toegevoegd worden. Wanneer hierop wordt gedrukt, worden medewerkers van uw team die het account volgen in hun Inbox+ en/of e-mail, afhankelijk van uw notificatie-instellingen op de hoogte gesteld. Deze functie is optioneel en kan worden in- of uitgeschakeld in uw Bedrijfsinstellingen.

Kom meer te weten over hoe het werkt in onze blog>>

Mogelijkheid om organizers te printen

Onze en uw klanten konden al langer organizers printen of ze direct vanaf TaxDome opslaan als PDF’s. Met de update van vandaag is dezelfde functionaliteit in het klantenportaal geïntroduceerd: klanten kunnen nu organizers afdrukken naar PDF’s en papieren exemplaren voor toekomstig gebruik bewaren.

Om meer over het printen van organizers te leren, gelieve klanten naar ons Helpcentrum te verwijzen>>

🤓 Teambeheer

‘Toegang vragen’ knop toegevoegd

Als u in een taak of bericht vermeld wordt waar u geen toegang toe heeft, dan kunt u er nu met één klik toegang voor aanvragen. Als u ooit Google-documenten hebt gebruikt, zult u merken dat deze functionaliteit er sterk op lijkt wanneer u een document opent dat nog niet met u is gedeeld. 

Wanneer u om toegang vraagt, wordt een kennisgeving naar uw teamleden gestuurd om u toegang te verlenen.

Wanneer bedrijfsmedewerkers vroeger taken kregen toegewezen, maar nog geen accounttoegang hadden, ontvingen ze een foutmeldingsbericht en vervolgens moesten ze met iemand contact opnemen. Deze flow is nu herontworpen en gestroomlijnd, de notificatie voor toegang komt via e-mail en Inbox+, waardoor u met één klik toegang kunt geven. 

Meer over het aanvragen van toegang>>

Teamtraining & samenwerking: Wiki Pages verbeterd

TaxDome’s Wiki Pages boost teamproductiviteit en waarborgt kwaliteitsoutput door SOP’s (standard operating procedures) op te nemen. Door alles in één systeem te integreren, bespaart u tot 37 uren per werknemer, per maand.

De update van vandaag stroomlijnt het aanmaken van een nieuwe Wiki-pagina zonder extra tabbladen te hoeven openen. Bovendien hebt u nu een Prullenbak-tabblad in the Wiki Pages interface. Hierin vindt u alle verwijderde Pages en relevante informatie over ze: de auteur (die de pagina gemaakt heeft), de titel, door wie en wanneer verwijderd, aantal dagen tot de pagina voorgoed verwijderd wordt. Standaard worden Pages na 120 dagen permanent verwijderd. 

Meer over het creëren van Wiki Pages>>

💰 Facturering

UX/UI-verbeteringen

Het is nu makkelijker om met autocomplete diensten aan facturen toe te voegen; begin met typen en het vervolgkeuzemenu zal alle opties laten zien die met uw zoekopdracht overeenkomen. 

Meer over betalingsverwerking in TaxDome>>

Voorproefje: Terugkerende facturen komen nog voor het belastingseizoen, waarmee uw firma betalingen (CC of ACH) op vooraf ingestelde schema’s kunt ontvangen!

✍️ E-handtekeningen

Intrekken van e-handtekeningen: klantnotificatie optioneel gemaakt

Wanneer eerder in behandeling zijnde handtekeningverzoeken ingetrokken werden, zou er per e-mail een kennisgeving worden gestuurd naar degenen die het document eerder elektronisch hadden ondertekend. Uit feedback van gebruikers bleek dat veel gebruikers liever hadden dat deze e-mailmelding optioneel was. Met deze versie kunt u de e-mailmelding nu in- of uitschakelen.

Kom meer te weten over het intrekken van handtekeningverzoeken in ons Help Centrum>>

🔥 Overig

• Nieuw: Vroege toegangsprogramma: wees de eerste om nieuwe functies te ontvangen – zie hoe u zich kunt aanmelden 
• Nieuw TaxDome Academy cursus: Factureringshandleiding, zie hoe bedrijven met succes de openstaande vorderingen verminderen en altijd op tijd betaald krijgen 

Al het bovenstaande—plus 56 meer tweaks en verbeteringen! Word lid van onze Facebook Community om vragen te stellen, functies aan te vragen of gewoon wat met uw collega’s te chatten. 

Voor het geval dat u het gemist heeft, volgt hier een samenvatting van de belangrijkste functies  die we hebben behandeld in ons vorige artikel.