Athene Group: hantera ett team med över 100 anställda på 10 kontor i 3 länder med TaxDome

Athene Group tillhandahåller tjänster inom redovisning och finans samt ERP (Enterprise Resources Planning), främst till små och medelstora företag. Företaget grundades 2003 och har kontor i tre länder – Norge, Sverige och Polen – med över 100 anställda och 1 700 kunder.

Företagets huvudfokus är att leverera förstklassiga digitala tjänster till sina kunder, tillsammans med en varaktig personlig upplevelse.

Deras utmaning

Athene Group började nyligen leta efter en molnbaserad lösning för att kommunicera med sina kunder och hantera känslig information samtidigt som de följde kraven i GDPR.

TaxDome visade sig vara det svar som Athene Group letade efter. Vi har pratat med en av företagets partners i Oslo-divisionen, Are Berg Hjelle, och han berättade hur TaxDome gav företaget en smidig kundportal, kraftigt påskyndade onboardingprocessen och ersatte flera ledningssystem med en lösning.

De erbjuder sina kunder ett smidigt och säkert sätt att kontakta sina revisorer via en onlineportal:

“Kunderna kan chatta med oss via mobilen eller en laptop, när som helst. Revisorerna kan svara snabbare, enklare och får en bättre förståelse för kunden.”

Övergången från flera uppgifts- och dokumenthanteringssystem till en enda lösning:

“Innan TaxDome använde vi ett system för att hantera känsliga dokument (GDPR), ett system för att dela dokument, ett system för uppgiftshantering, ett system för tidsregistrering… Att samla allt i ett enda system istället för 10 olika känns underbart.”

Förkortad onboardingtid för kund:

“Vi har nu en direkt, snabb kundkonfiguration även för större kunder: den tar bara några minuter. I genomsnitt tar det två till tre minuter att onboarda en kund.”

Lösningen

Athene Group har uppnått följande genom att använda TaxDome:

• Snabb och transparent kommunikation mellan kund och revisor via en lättillgänglig kundportal och mobilapp
• Konsoliderad tech stack: TaxDome har ersatt flera administrativa system som Athene Group tidigare använde
• Intuitiv kundonboarding: många kunder kunde registrera sig för portalen utan några instruktioner från företaget
• Kontinuitet i den operativa verksamheten: om Athene skulle byta projektledare – eller om någon projektledare slutade på företaget – blev det mycket enklare att överföra kunddokument och kommunikation till en ny projektledare

GDPR-kompatibel snabb och transparent kommunikation

Revisorer hanterar känsliga data på ett professionellt sätt varje dag. Men det är inte alltid så lätt när kommunikationen med kunderna är utspridd över flera kommunikationskanaler och en e-postlåda. Och säkerhetsnivån som dessa kanaler medför är ibland otillräcklig. TaxDomes kundportal tog därför itu med en stor smärtpunkt för oss. Athene Groups partner Are Berg Hjelle kommenterar:

“En kundportal hjälper oss med GDPR, att hantera känslig information, dela dokument med kunder och hålla känsliga konversationer.

“Vi är nöjda med att kunna skapa vår egen white label, personliga kundportal med TaxDome. Kunderna kan chatta med oss via mobilen eller en laptop, när som helst. Revisorerna kan svara snabbare, enklare och får en bättre förståelse för kunden. De får också bättre kontroll över dokumenten, samtidigt som de uppfyller GDPR-kraven.”

Så här använde Eiden Tax and Accounting TaxDomes kundportal och övergick till ett pappersfritt arbetssätt >>

Konsoliderad tech stack för projektledning, dokument, kommunikation och mer

“Vi behövde ett system som kunde hantera hela produktionen. Det finns många bra system för uppgiftshantering, dokumenthanteringssystem, kundportaler… Men problemet var att det inte gick att integrera dem.

Innan TaxDome använde vi några olika system för uppgiftshantering. Vi förlitade oss på Google Docs, SharePoint – men de hade alla lokala servrar. Det innebar en enorm risk för oss.”

Athene Group tog uppgiften att välja en ny plattform på största allvar. De testade över 100 mjukvarusystem i olika länder och med olika upplägg. TaxDome erbjöd något som inget av dessa system klarade av: en allt-i-ett-lösning för att hantera kundkommunikation, lagra dokument och överblicka arbetet. 

Hur Bender CPA valde TaxDome som ett enda system för allt redovisningsarbete >>

Intuitiv kundonboarding och att skapa SOP:er

Med TaxDome reducerade Athene Group onboardingtiden till bara ett par minuter för sina kunder. Partnern Are Berg Hjelle förklarar hur det här hjälpte företaget att både skala upp sina team på flera platser – och säkerställa samma höga kvalitet:

“Vi finns i tre olika länder – i sju eller åtta olika städer. Det är viktigt för oss att upprätthålla samma höga kvalitetsnivå på alla kontor.

Snabbare onboarding innebär att vi uppfyller kvalitetskraven och har kontroll över alla våra deadlines, team och medarbetare – på alla kontor. Det hjälper oss att hantera våra team och växa snabbare.”

Kontinuitet i den operativa verksamheten med personalomsättning och teamtillväxt

Projektledning utan en mjukvarulösning har ofta att göra med personen som skapade processerna. Om den personen lämnar företaget är det mycket som kan gå snett. Are Berg Hjelle beskriver hur Athene Group undvek ett sådant scenario med TaxDome:

“[Innan TaxDome] varje gång vi bytte projektledare för en kund hade vi problem med att flytta hela projektet till det ansvariga teamet, inklusive att flytta dokumenten till rätt plats.

Det var en massa krångel. I TaxDome fungerar allt det här sömlöst. Vi kan hantera en kund på ett ställe och både dokument och åtkomsträttigheter uppdateras automatiskt baserat på vem som har åtkomst till kunden. Så TaxDome hjälper oss att minska tiden som vi lägger på administration överlag” 

Så här minskade Boundless Tax sin administrativa börda och fick mer effektivt arbete gjort med hjälp av TaxDome >>

Resultaten

Athene Group började leta efter en plattform för redovisning eftersom företaget behövde en kundportal för att kommunicera med kunder och utbyta dokument, samt skydda känslig information. TaxDome levererade en sådan portal – och mycket mer därtill.

Redovisningsbyrån ersatte andra system för verksamhetsstyrning, som varken var integrerade med varandra eller särskilt säkra. TaxDome erbjuder en heltäckande lösning som samlar de viktigaste funktionerna – kundkommunikation, dokumenthantering och arbetsflöde – under ett tak.

Dessutom har Athene Group avsevärt förkortat onboardingtiderna för sina kunder – och skalat upp sin egen verksamhet. TaxDomes intuitiva gränssnitt innebär att både kunder och anställda snabbt kan förstå hur de ska interagera med plattformen.

Avslutningsvis har Athene Group förenklat processerna för sina egna revisorer. Projekt och kunder är inte längre beroende av individer, utan istället av åtkomsträttigheter. När en förändring sker inom företaget ligger både dokument och kundkommunikation kvar på samma plats: det enda som behövs är en uppdatering av åtkomsträttigheterna.

Nästa steg för Athene Group är att integrera TaxDome över hela organisationen – i alla länder och för varje team. Are Berg Hjelle förväntar sig att detta kommer att gå bra – bolagets chefer har tyckt att TaxDome är lätt att ta till sig:

“Konsulterna och teamledarna behöver inte någon större utbildning för att börja använda TaxDome. Jag tycker att det är fantastiskt att det är så lätt att komma igång för de anställda. Det är också enkelt för konsulterna att börja använda det när det behövs.”

Har du en smärtpunkt i din verksamhetsstyrning som du skulle vilja ta itu med? Vi kommer att delta i årets Overskudd 2023 – träffa oss där så hjälper vi gärna till!