Numeralis: Opstart af en ny virksomhed, der er sat i stilling til vækst

Stiftet: 2022

Størrelse: Lille firma

Beliggenhed: København

Tjenester: årsregnskaber, bogføring, regnskabsaflæggelse og rådgivning, lønningslister, skattearbejde

Begyndte at bruge TaxDome: 2022

____________________________

Med mere end 20 års erfaring i branchen ved Munim Hassouni om nogen, hvad der skal til for at drive en succesfuld regnskabsvirksomhed.

Efter at have brugt sin karriere på at arbejde for en række forskellige virksomheder, besluttede han sidste år at udnytte de erfaringer, han havde gjort sig undervejs, og starte sin egen virksomhed – Numeralis.

Numeralis holder til i København og er et fuldstændigt online regnskabsfirma. Numeralis yder i øjeblikket tjenester til mere end 20 klienter, der fordeler sig ca. 50-50 mellem enkeltmandsvirksomheder og selskaber. Numeralis tilbyder en række regnskabstjenester, herunder:

• Årsregnskaber
• Bogføring
• Regnskabsaflæggelse og rådgivning
• Lønningsliste
• Skat for små virksomheder
• Skattearbejde

Vi satte os ned med Munim for at finde ud af, hvordan TaxDome har hjulpet ham med at opbygge en visionær og effektiv regnskabsvirksomhed.

Udfordringen: at drive en yderst effektiv online regnskabsvirksomhed

I løbet af sin karriere har Munim set, hvad der kan ske, når regnskabsteams kæmper med at blive organiserede og effektive.

I de tidligere virksomheder, jeg arbejdede for, modtog vi for mange opkald, for mange e-mails, for mange chats. Vi var altid bagefter.

Denne kaotiske tilgang er symptomatisk for forældede og ineffektive processer. Når regnskabsfolk bruger så meget tid på at besvare e-mails og opkald, er der mindre tid til at fokusere på det egentlige regnskabsarbejde. 

Situationen blev ikke bedre af, at Munims tidligere virksomheder havde svært ved at finde en teknologi, der fungerede hensigtsmæssigt, hvilket blot resulterede i mere forvirring og afbrydelser.

I den sidste virksomhed, jeg arbejdede for, kunne ejeren godt lide at skifte mellem CRM-løsninger. Så vi var omkring stort set alt, hvad der var at prøve. Vi prøvede så mange systemer – CentreCRM, Podio og nogle andre.

Da Munim startede sin egen virksomhed, ville han undgå de problemer, han havde oplevet i tidligere virksomheder. I stedet for konstant at skulle kæmpe for at følge med i klienternes beskeder og forespørgsler, ville han i stedet være et skridt foran. Han vidste, at valget af den rigtige teknologi var nøglen til at drive en strømlinet online regnskabsvirksomhed.

Læs også: Find ud af hvordan Bender CPA opgraderede en enkeltmandsvirksomhed med minimale omkostninger.

Løsningen: en komplet platform til styring af regnskabsworkflows

I stedet for at vælge flere enkeltstående værktøjer til opbygning af et kompliceret sæt af teknologier til regnskab, besluttede Munim sig for at vælge en komplet platform til virksomhedsstyring, hvor han kunne håndtere alt samlet på ét sted – TaxDome.

Jeg holder fast i TaxDome, fordi det virkelig føles som værende komplet. Du har alt, hvad du har brug for, lige foran dig. De andre [software] var alle gode til noget, men have mangler på noget andet – ikke mindst brugervenlighed. TaxDome er brugervenligt. Det har alle de funktioner, du har brug for, og er meget nemt at sætte op.

Lad os dykke længere ned i de specifikke TaxDome-værktøjer og -funktioner, der har hjulpet Munim med at opbygge en regnskabsvirksomhed, hvor der er styr på det hele. 

Automatiserede workflows

Efter at have oplevet, hvad der sker, når regnskabsteams bliver overbelastede med håndtering af uendelige kundeanmodninger, opkald og beskeder, var Munim meget opsat på at udnytte TaxDomes automatiserede workflows. 

Denne funktion giver dig mulighed for at opbygge pipelines, der kan tilpasses. Når et klientprojekt kommer ind i pipelinen, udløses visse automatiseringer – f.eks. udsendelse af en velkomstmail. Når visse handlinger er gennemført, rykker projektet videre til næste fase i pipelinen og udløser den næste runde af automatiseringer.

Munim fandt hurtigt ud af, at automatiserede workflows var en gamechanger for hans virksomhed, så han kunne reducere den tid og det manuelle arbejde, der var forbundet med regnskabsprocesser som bogføring, årsrapporter og selvangivelser.

Workflows er fantastiske – meget fleksible og nemme at sætte op. Og du kan stort set sætte dem op på alle mulige måder, så de passer til dine egne behov.

Læs også: find ud af, hvordan Sydney H. Highly CPA benyttede TaxDomes automatiserede workflows til at klare udfordringerne i løbet af skatteåret.

Strømlinet onboarding

Munim bruger ikke kun TaxDomes automatisering af workflows til at hjælpe eksisterende kunder mere effektivt – han udnytter det også til at få nye kunder hurtigere ind i sit firma.  

Onboarding af kunder er en vigtig, men ofte overset proces. Det er første gang, kunderne interagerer med din virksomhed – og førstehåndsindtrykket betyder noget. Uden den rette teknologi kan onboarding være unødvendigt tidskrævende og indviklet. Men med TaxDome kan du automatisere næsten alle de trin, der er involveret i onboarding.

I TaxDome kan du tilpasse de onboarding-trin, som en klient tager fra første kontakt til at blive en officiel klient, der underskriver en aftale med dig.

At automatisere din onboardingproces for klienter handler ikke kun om at spare tid. Det handler også om at give kunderne en overlegen oplevelse. I dag forventer folk problemfri interaktion med virksomheder – og regnskab er ingen undtagelse. TaxDome giver dig mulighed for at leve op til disse forventninger. 

Normalt tager onboarding meget lang tid, men med TaxDome kan kunderne blive onboardet meget hurtigt. Det giver et godt indtryk og viser kunderne, at de er kommet til en virksomhed, der ved, hvad de laver.

Læs også: Se, hvordan Athene Group reducerede onboarding-tiden med TaxDome.

Problemfri digitale signaturer

At få dokumenter underskrevet er normalt en hæmsko i den effektive proces. Uden et værktøj til digital underskrift kan det tage dage at sende en aftale ud og få den underskrevne version retur. 

Forskellige værktøjer til digital underskrift løser dette problem, men de kan også gøre dine workflows mere komplicerede, da du er nødt til at skifte mellem din software til dokumenthåndtering, dit PDF-redigeringsprogram og din software til digital underskrift. 

TaxDome løser dette problem ved at samle alle disse værktøjer. Du kan administrere dokumenter, knytte dem til projekter, redigere PDF-filer og anmode om juridisk bindende digitale underskrifter – alt sammen på ét sted. Det forenkler ikke kun dit dokumentworkflow, men gør det også lettere for dine klienter, som nemt kan se og underskrive dokumenter i TaxDomes klientportal eller ved hjælp af vores nye klientmobilapp. 

Klienterne kan logge ind og se en kontrakt. Og det er så nemt for dem at underskrive den. De behøver ikke at printe den ud, underskrive den, scanne den og sende den tilbage. Det hele sker på et par minutter.

Resultaterne

Ved at benytte TaxDome og de funktioner, vi beskrev ovenfor, har Numeralis været i stand til at: 

• Strømline sin tech stack til regnskab
• Bruge mindre tid på administrative opgaver og kommunikation
• Øge effektiviteten over hele linjen
• Opbyg meget skalerbare processer

Lad os se nærmere på, hvordan disse fordele er blevet realiseret, og hvilken indflydelse de har haft på teamet.

En strømlinet tech stack til regnskab

Valget af TaxDome har gjort det muligt for Munim at holde sin tech stack til regnskab simpel, mens han stadig har adgang til alle de værktøjer og funktioner, han har brug for til at drive et visionært regnskabsfirma.

I stedet for at vælge, implementere og betale for flere forskellige værktøjer, bruger han nu kun to til at styre det hele: en platform til firmastyring og et regnskabsprogram.

Vi har et regnskabssystem, der hedder Economic, og det er ikke meningen, at det skal erstattes af TaxDome. Så har vi TaxDome. Det er stort set alt, hvad jeg bruger. Det er egentlig ret simpelt. Men jeg har arbejdet for andre virksomheder, og der var tingene ikke så enkle, som de er nu med TaxDome.

Mindre tid brugt på administration og kommunikation

TaxDomes automatiserede workflows har hjulpet med at reducere den tid, Munim og hans team bruger på gentagne manuelle opgaver, såsom at udarbejde og sende kundeaftaler, e-mails og fakturaer.

Automatiserede workflows sikrer, at alt går som smurt. Klienterne holdes automatisk orienteret i alle faser, og Munims teammedlemmer har fuld indsigt i, hvad der skal gøres og hvornår. Som et resultat bruger teamet meget mindre tid på at besvare spørgsmål fra klienter eller kommunikere internt om opgaver.

Vi bruger meget mindre tid på at tale med hinanden og meget mindre tid på at tale med klienterne. Takket være workflows er det meget nemt at vide, hvor man står med alting. Man kan faktisk indhente det forsømte. Det betyder, at det er dig, der ringer til klienterne, ikke dem, der ringer til dig.

Øget effektivitet

Automatisering af workflows i bogholderiet resulterer i øget effektivitet. Med al den tid, der spares på gentagne manuelle opgaver, kan Numeralis-teamet fokusere på at holde styr på det egentlige regnskabsarbejde. 

Som et resultat har Munim været i stand til at opbygge en virksomhed, der adskiller sig fra dem, han arbejdede for tidligere – og han har aflivet et par myter i processen.

Et regnskabsfirma behøver ikke altid at være bagud med tingene. Du behøver ikke altid at jagte deadlines. Du behøver ikke at modtage utallige opkald og e-mails. Det behøver ikke at være sådan. Det er bare en myte.

Skalerbare processer

Da Numeralis stadig er en ny virksomhed, planlægger Munim at betjene sine eksisterende kunder så godt som muligt og finjustere sine regnskabsworkflows ved hjælp af TaxDome. Når tiden kommer til at udvide sin kundebase, ved han, at de automatiserede workflows, han har på plads, vil gøre det muligt for ham at skalere sin virksomhed problemfrit.

Med andre ord behøver flere kunder ikke at betyde en enorm stigning i arbejdet. Når TaxDomes workflows er sat op, kan du tilføje så mange projekter, du vil, og al kundekommunikation, dokumenthåndtering og opgavestyring kan håndteres automatisk.

Jeg har ikke markedsført så meget endnu. Jeg planlægger at arbejde med det, jeg allerede har, og at arbejde på TaxDome for at gøre det bedre, før jeg fokuserer på at markedsføre og øge antallet af klienter, jeg har. Men jeg ved med sikkerhed, at med TaxDome bliver det meget, meget lettere at administrere flere klienter. Det er der med sikkerhed.

Læs også: se, hvordan Evolution Accounting & Consulting fik deres firma til at vokse til mere end 1000 klienter ved hjælp af TaxDome.