Vilka är de viktigaste funktionerna i mjukvara för verksamhetsstyrning inom redovisning?

Eftersom revisorer förlitar sig på teknik mer än någonsin är valet av rätt mjukvara för verksamhetsstyrning ett av de viktigaste besluten som din redovisningsbyrå kan fatta. Mjukvara för verksamhetsstyrning kombinerar flera verktyg i en enda plattform, så att du kan konsolidera din tech stack, centralisera data och effektivisera processer

I den här artikeln går vi igenom de viktigaste funktionerna som du kan förvänta dig av ett program för verksamhetsstyrning inom redovisning – och hur det kan hjälpa dig att skapa mer effektiva arbetsflöden. 

Låt oss dyka in.

Projekt- och uppgiftshantering

Redovisning består av flera rörliga delar, där teamen hanterar flera kunder, projekt och uppgifter samtidigt. Utan rätt teknik kan det vara svårt att hålla reda på allt, vilket kan leda till misstag eller förseningar. 

Med mjukvara för verksamhetsstyrning kan du tilldela projekt och uppgifter och hålla koll på hur arbetet fortlöper. Detta ger en ny nivå av transparens och synlighet i arbetet, så att teammedlemmarna kan se vem som arbetar med vad vid varje given tidpunkt. 

De bästa plattformarna för verksamhetsstyrning erbjuder också automatisering av uppgifter. I TaxDome kan du automatiskt skapa och tilldela uppgifter som en del av ett bredare automatiserat arbetsflöde. Så till exempel när ett projekt går in i fasen “förbered skattedeklaration” i ett arbetsflöde för skattedeklarationer kommer den tilldelade revisorn automatiskt att meddelas om uppgiften.

Att leda team

Effektiv teamledning är avgörande för en välfungerande redovisningsbyrå. Med ett program för verksamhetsstyrning kan du få en överblick över vad ditt team arbetar med, tilldela revisorer olika uppgifter eller kunder, och ange åtkomsträttigheter på detaljerad nivå. Revisorerna kan också kommunicera med varandra via interna chattar. 

Vissa plattformar går ett steg längre genom att erbjuda teamanalyser och instrumentpaneler som ger dig en realtidsvy av arbetsbelastning och resurser. I TaxDome kan du till och med skapa standardrutiner (SOP:er) som hjälper ditt team genom interna processer.

Workflow automation – automatisering av arbetsflöden

Oavsett om det handlar om att kommunicera med kunder eller uppdatera data, är redovisning fullt av repetitiva uppgifter. Att automatisera dessa uppgifter frigör revisorerna från rutinmässigt arbete, ger konsekventa processer och eliminerar risken för fel. Den bästa programvaran för verksamhetsstyrning automatiserar inte bara enskilda uppgifter utan hela arbetsflöden.

Ta exemplet med att förbereda skattedeklarationer. Förutom att faktiskt fylla i formuläret kan de flesta stegen – inklusive kommunikation med klienter, utskick av offerter och kontrakt, insamling av dokument och begäran om betalning – helt automatiseras. 

I TaxDome kan du skapa arbetsflöden som består av flera steg. Varje steg kan innehålla sina egna automatiseringar som triggas när ett projekt går in i det steget. När vissa uppgifter är slutförda flyttas projektet automatiskt till nästa steg, vilket utlöser en ny omgång automatiseringar – och så vidare.

Du kan också använda mallar för kundmejl, offerter, uppgifter, fakturor och till och med hela arbetsflöden – och anpassa dem med hjälp av shortcodes. Resultatet blir en sömlös automatiserad process där allt går på autopilot. Och detta gynnar inte bara revisorer. När all kommunikation är automatiserad och personlig hålls kunderna alltid uppdaterade.

Dokumenthantering

Revisorer hanterar en mängd dokument, varav många innehåller mycket känslig personlig eller ekonomisk information. Detta gör effektiv dokumenthantering till en hög prioritering för redovisningsbyråer. 

Ett program för verksamhetsstyrning fungerar som en central hubb för alla dina kunddokument, så att du enkelt kan ladda upp, dela och samarbeta kring dokument i stor skala – utan att kompromissa bort säkerheten. Istället för att behöva hoppa mellan separata system för dokumenthantering och CRM har du en enda sanningskälla. 

Vissa plattformar erbjuder säkra kundportaler där kunderna enkelt kan ladda upp, hantera och e-signera dokument. Detta gör dokumenthanteringen till ett gemensamt samarbete mellan kund och revisor. 

Ytterligare dokumentrelaterade funktioner att hålla utkik efter är juridiskt bindande e-signaturer, PDF-redigerare och inbyggda offerter. TaxDome erbjuder även en Windows-app som låter dig massuppladda mappar, visa och redigera filer, länka dokument till projekt och begära e-signaturer, allt utan att behöva logga in på TaxDomes arbetsyta. 

Kundhantering

Program för verksamhetsstyrning erbjuder de verktyg och processer du behöver för att hantera kundrelationer på ett effektivt sätt. De flesta plattformar har ett CRM-system där du kan hantera alla klientdata, register, dokument och kommunikation på ett och samma ställe. 

På klientsidan erbjuder plattformar för verksamhetsstyrning som TaxDome även kundportaler. Dessa är säkra arbetsytor där klienter kan interagera med byrån, se uppgifter, ladda upp dokument och göra betalningar – på vilken enhet som helst, var som helst.

Kundportaler tar kundhanteringen till nästa nivå och ger kunderna en sömlös digital upplevelse och en enda kontaktpunkt för alla redovisningsbehov. 

Tidsregistrering och fakturering

Redovisningsbyråer arbetar ofta med fakturerbara timmar, varför ett effektivt tidsregistreringssystem är avgörande för att förstå hur mycket kunderna ska faktureras. Det hjälper också till att få en tydligare bild av hur produktiva redovisningsteamen är. I kombination med tids- och faktureringsfunktioner kan du använda dina tidsregistreringsdata för att automatiskt generera och skicka korrekta fakturor. 

Genom att automatisera processen slipper du skapa och skicka fakturor manuellt, och med en plattform som TaxDome kan du bygga in fakturering i dina automatiserade arbetsflöden. Du kan också fastställa betalningsvillkor och fakturering under offertstadiet, med möjlighet att skapa engångsfakturor eller återkommande fakturor. Du kan till och med begära betalning i förskott i form av en deposition.  

Vad gäller betalning kan du i de flesta system hantera betalningar på ett säkert sätt. I TaxDome, till exempel, kan du acceptera kredit-, betalkort och SEPA-betalningar genom att ansluta ditt Stripe-konto. 

Rapportering

Med alla dessa verktyg och processer under ett och samma tak innehåller olika program för verksamhetsstyrning en enorm mängd data. Med rapporteringsfunktioner kan du utnyttja kraften i dessa data och omvandla dem till kraftfulla insikter som kan leda till smartare beslutsfattande i hela företaget. 

De bästa plattformarna för verksamhetsstyrning låter dig göra djupdykningar i dina data för att få fram insikter om teamets produktivitet, intäkter, slutförda uppgifter och mycket mer. De gör det också möjligt att generera och exportera anpassade rapporter. 

Prissättning

Prissättning är inte direkt en funktion, men det är ändå en viktig faktor att ta hänsyn till när man väljer program för att styra sin redovisningsverksamhet.

Priserna varierar från produkt till produkt. De flesta programvaruleverantörer erbjuder olika prisklasser, där de dyrare nivåerna ger tillgång till ett bredare utbud av funktioner. Ibland är de olika prisklasserna också anpassade till olika teamstorlekar. Andra leverantörer, som TaxDome, gör det enkelt för sig med en enda prisplan för alla kunder – så oavsett om du är en ensam företagare eller ett multinationellt skatteföretag har du tillgång till samma fantastiska verktyg.

Dessutom är det viktigt att hålla utkik efter dolda kostnader. Vissa leverantörer tar extra betalt för vissa tjänster, produktfunktioner eller tillägg, och den verkliga kostnaden kan vara betydligt högre än den som anges på webbplatsen. 

Avslutande ord

Mjukvara för verksamhetsstyrning kombinerar flera funktioner på en och samma plats. Det innebär att du kan förenkla din tech stack för redovisning, samtidigt som du får mer samordnade processer, centraliserade data och en bättre upplevelse för både revisorer och kunder.

I den här artikeln har vi gått igenom några av de viktigaste funktionerna i programvaror för verksamhetsstyrning, men listan är inte heltäckande. När du ska besluta vilken lösning som är rätt för dig rekommenderar vi att du tar dig tiden att förstå dina specifika behov och mål. 

Att välja rätt plattform för verksamhetsstyrning är trots allt ett av de viktigaste beslut som ditt företag kan fatta.