September-Update 2021

In diesem Monat haben wir die Kommunikationsplattform, CRM und Workflow deutlich verbessert und einige kleinere, aber sehr gefragte Funktionen eingeführt.  Wir haben das In-App-Messaging überarbeitet und die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden durch die Einführung von „Chats“, ähnlich den „Threads“ in Tools wie Slack, noch einfacher gemacht.

Außerdem haben wir den Import aller relevanten Daten erleichtert, indem wir benutzerdefinierte Kontofelder für Importe hinzugefügt haben. Das Dokumententeam hat seine Arbeit aus dem Vormonat fortgesetzt und die volle Flexibilität der Dokumentenorganisation auf Ordnervorlagen und TaxDome Drivе ausgeweitet. Für den Workflow können Sie jetzt die Informationen, die Sie in den Auftragskarten sehen, individuell anpassen, so dass Sie so viele (oder so wenige) Informationen sehen können, wie Sie möchten. In der Entwicklung arbeiten wir derzeit an wiederkehrenden Rechnungen und Verbesserungen bei elektronischen Signaturen (Hinweis: Vorlagen!) 

📞 CRM 

Chat ähnlicher Messenger

Jetzt sehen Nachrichten noch mehr wie Chats aus. Der Bildschirm „Chats“ wurde komplett überarbeitet und ähnelt jetzt den „Threads“ in Tools wie Slack. 

Genau wie bei iMessage steht eine neue Nachricht ganz oben in der Liste, zusammen mit wichtigen Informationen (Anzahl der Anhänge, Aufgabenstatus, ob sie ungelesen ist usw.) Wir haben auch für mehr Echtzeit gesorgt: Wenn Sie oder Ihre Kunden Dokumente anhängen, wird dies als Benachrichtigung im Thread angezeigt, und bald werden Sie in Echtzeit sehen können, wann Ihre Kunden oder Kollegen gerade schreiben (…)

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Hinweis: Wenn zwei oder mehr Teammitglieder an der Diskussion teilnehmen, ist das Symbol „ungelesen“ ein individuelles Symbol 

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Importieren: Benutzerdefinierte Kontofelder hinzugefügt

Wenn Sie Kundendaten importieren, können Sie jetzt Informationen aus Ihrer Kalkulationstabelle mit benutzerdefinierten Kontofeldern verknüpfen (vorher konnten Sie nur benutzerdefinierte Kontaktfelder verknüpfen). Wenn Sie Informationen über Geschäftskunden hinzufügen, können Sie auch Felder wie EIN, Hauptansprechpartner, Unternehmensgröße, Unternehmenswebsite und andere relevante Informationen hinzufügen. Für ein persönliches Konto können Sie die Telefonnummer oder die Sozialversicherungsnummer direkt auf der Registerkarte „Info“ des Kontos anzeigen lassen.

Hinweis: Diese Funktion ist nicht nur für neue Kunden gedacht. Sie können den Import so oft wie nötig verwenden, um vorhandene Daten auszufüllen, auch für bereits bestehende Konten. Der neue Import füllt nur die leeren Felder aus, so dass Sie die vorhandenen Kundendaten so oft wie nötig mit neuen Details ergänzen können. 

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Standardbeauftragte werden automatisch neuen Konten zugewiesen

Teammitglieder, die als Standardbeauftragte festgelegt sind, werden jetzt automatisch neuen Konten zugewiesen, die entweder manuell oder durch den Import einer CSV-Datei erstellt werden.

Demnächst: die Möglichkeit, die Beauftragten für Konten während des Imports auszuwählen. 

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📚 Dokumenten-Workflow

Update für Top-Level-Ordner

Sie können jetzt in Ihren Ordnervorlagen Ordner der obersten Ebene erstellen, bearbeiten oder löschen, so dass die Funktion der bearbeitbaren Ordner der obersten Ebene vielen Kunden gleichzeitig zur Verfügung steht. Außerdem enthalten die Ordnervorlagen jetzt neue Tools zum Hochladen von Dateien, die denen auf der Registerkarte Dokumente ähneln. 

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Außerdem können Sie bearbeitbare Ordner der obersten Ebene im TaxDome-Laufwerk direkt in Ihrem Datei-Explorer verwenden. Sie können alle vorhandenen Ordner der obersten Ebene löschen oder umbenennen, mit Ausnahme des Standardordners, mit der Zugriffsebene Kunde kann anzeigen und bearbeiten. 

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Individuelle Einstellungen für Massen-Uploads von Dokumenten

Das Hochladen von Dokumenten ist jetzt nicht nur schneller, sondern auch individueller. Sie können zusätzliche Einstellungen wie die Anforderung einer Genehmigung, das Sperren von Dokumenten mit einer Rechnung, die Benachrichtigung von Kunden beim Hochladen usw. für jede Datei einzeln festlegen. 

Wenn Sie z. B. sechs Dokumente hochladen, können Sie die Kunden über drei davon benachrichtigen und das andere gleichzeitig mit einer Rechnung verknüpfen.

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Einstellungen zur Erinnerung an die Genehmigung von Dokumenten

Wenn Sie die Genehmigungsfunktion verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden Ihre Anfrage bearbeiten, indem Sie während des Hochladens „Erinnerungen“ aktivieren. Jetzt können Sie diese Funktion nutzen, wenn Sie viele Dokumente auf einmal mit weniger Klicks hochladen.

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Organizer

Ein paar kleinere Updates für Organizer, während wir an einer größeren Version arbeiten. Wir haben die Bedingungen um „Checkbox“-Fragen erweitert. Zuvor war dies nur über Ja/Nein-Fragen oder Optionsauswahl möglich. Mehr>> 

Wir haben auch die Flexibilität erhöht, die Einstellungen für Erinnerungen zu ändern, selbst nachdem ein Organizer versendet wurde; Sie können jetzt Erinnerungen für einen Organizer jederzeit ein- und ausschalten. Mehr>>

Eine kleine, aber sehr gefragte Funktion ist die Möglichkeit, Organizer vor dem Versenden in der Vorschau anzusehen. Wenn Sie im Begriff sind, einen Organizer zu versenden, können Sie alle Abschnitte und Fragen der ausgewählten Vorlage sehen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Zur Erinnerung: Wenn Sie Automatisierungen nutzen möchten, können Sie Organizer automatisch als Teil Ihres Workflows versenden lassen.

🤖 Workflow-Automatisierung 

Anpassen von Informationen in Auftragskarten

Für Ihre Auftragskarten steht jetzt eine größere Möglichkeit zur Anpassung zur Verfügung. Kurz gesagt: Sie entscheiden, was auf Ihren Auftragskarten angezeigt wird. Sie können jeden der folgenden wichtigen Datenpunkte, die direkt auf der Karte in jeder Pipeline angezeigt werden, einschalten: 

• Auftragsname
• Beschreibung 
• Priorität 
• Startdatum
• Fälligkeitsdatum
• Beauftragte (bald)

Sie können für jede Pipeline eine eigene Ansicht einrichten. Sie können die Fälligkeitsdaten für Buchhaltungsaufträge, das Startdatum, die Beauftragten für die Steuererklärung usw. anzeigen.

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Einige weitere Workflow-Aktualisierungen:

• Filter für überfällige Aufgaben: Sie können jetzt alle Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, auf einer Seite anzeigen. Mehr>>
• Filter für überfällige Aufträge: Sie können jetzt alle Aufträge in Ihrer Pipeline anzeigen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist. 

🔥 Sonstiges

• Vereinfachte Zugriffsrechte für Ihr Team: Damit Ihre Mitarbeiter Vorlagen für Aufgaben, Ordner, Nachrichten, Organizer, Aufträge, Rechnungen, Verträge und E-Mails erstellen, bearbeiten und löschen können, schalten Sie die Berechtigung Vorlagen verwalten ein. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team vorhandene Vorlagen anzeigen und verwenden kann, benötigen sie andere Berechtigungen. Mehr>>

Alle oben genannten Punkte sowie 56 weitere Verbesserungen und Korrekturen!

Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir in unserem letzten Beitrag vorgestellt haben.